第11章-ERP财务管理：会计总账.ppt

,会计总账子系统,讲师：,时间：,易飞,ERP,作业,1,自动分录子系统,这个系统和会计总账的关联非常重要。只要是和存货异动相关的单据，包括进货单、销货单、领料单、生产入库单等等；以及和账款有关的收款、付款等，都可以通过“自动分录子系统”自动生成分录底稿并抛转成会计凭证。,2,票据资金子系统,在“票据资金子系统”里，可以将票据系统里的应收票据、兑现状况，自动产生到“会计总账子系统”中。同时，应付票据的开票、兑现等状况也可以自动产生凭证。,3,设备资产子系统,在“设备资产子系统”里，可以将设备资产折旧，或变动数据，包括：设备资产的新购、改良、重估、报废、出售、调整等交易状况，产生会计凭证到“会计总账子系统”。,系统作用,记载企业在营运过程中的所有交易活动，同时也正确反应企业的财务状况和经营成果，并且可以提供正确的会计记录及财务报表。可以将过去人工处理的会计作业用计算机来取代，借着计算机大量储存、快速运算以及整批打印的优点，可以节省人力。日常繁琐的作业导入计算机后，可以通过系统来产生财务报表，进而提高工作效率，同时又能借此来重新检查企业的流程，让企业内的会计制度更健全。,1.提供符合国家标准会计核算软件数据接口，并支持多账套管理。,2.支持表结法和账结法，两种会计期末本年利润结转的方式。,3.可以进行多级核算项目管理，可以实现核算项目的多层级管理。,5.提供了预算管理的功能。,6.系统能提供月份、部门、年度对比等各式利润表。,7.可以做部门管理。如果企业划分了利润中心或者成本中心，只要在凭证上区分部门，后续就可以按照部门来个别分析损益状况。,8.提供报表格式的设定作业及打印作业，对于系统没有提供的报表您可以按照工作需要，自己来设定报表的格式内容。,9.提供了现金流量表，可以帮助您更好的分析及预测企业的经营状况。,系统特色,成功,集团,准备,在,2009,年,1,月“会计总账子系统”正式上线使用,，在正式启用之,前财务,人员需要,进行基础设置于期初开账,。,基础设置和期初开账过程中，需要执行的程序及其对应的操作目的，如图,1,2,3,4,设置财务参数,期初开账,会计总账子系统,设置会计参数,设置会计期间,录入会计科目,搜集资料,决定上线日期,搜集会计科目期末余额,基础数据设定,输入期初开账余额,作业重点,：,“会计总账子系统”要在,2009,年,1,月上线，要将,2008,年,12,月月底的会计科目期末余额导入系统。系统提供了“期初开账”作业，所以会计现行年月可直接设定为,2009-01,。,1.,设定参数、决定上线日期,2.,搜集,2008,年,12,月,31,的会计科目期末余额,可用如下格式收集余额数据,会计会计,会计科目,科目名称,方向,余额,币种,3.,基本数据的规划与输入,设置会计参数,设置会计期间,录入会计科目,（,1,）设置会计参数,作业重点,：,最先要确认财务结转方式，一经设定，不建议更改。,本期损益科目，当月结时将计算出的本期损益金额（收入减费用）结转至本科目；上期损益科目，则是为了年结时将本年度本期损益金额结转至本科目。,（,2,）设置会计期间,作业重点,：,开账前或新年度开始前必须先完成会计期间的设定。,总账里面设计到的日期都必须存在于会计期间哦,（,3,）录入会计科目,作业重点,：,开账前需先完成会计科目的规划及输入。请参照国家颁布的会计准则和标准。,（,4,）录入科目,/,部门限制,作业重点,：,会计科目做了部门管理的，可在此限定会计科目使用时所能输入的部门。截止限定部门编号输入“,zzzzzz,”表示此会计科目不做部门输入的限制。,4.,输入期初开账数据,作业重点,：,作业一开启，自动带出所有会计科目信息，并进入编辑状态。,开账年期，输入,2008-12,。,币种，显示“录入币种汇率”中设置的所有币种。汇率，显示“录入币种汇率”中币种对应的汇率。,将收集好的数据输入在“期初余额原币”字段中。,注：只有末级科目可以输入，统驭科目自动由其下末级科目金额加总显示。,输入完毕后，单击“保存”按钮保存,。,根据已经收集好的各科目余额数据，逐项输入到“期初开账”作业中,。,保存完毕后，单击“试算平衡”按钮，检查输入结果。,试算结果平衡，数据输入正确，然后单击“结束开账”按钮，开账数据正式写入账档。开账完毕。,注：结束开账后如需修改，可使用“取消结束”按钮。,系统作用,通常，企业每年都要确定经营策略及目标。然后经过部门沟通、协调，最后落实到每个科目的预算。进行预算管理，可以体现未来一年或数年的经营目标，并加以合理的目标分配管理，还可以比较预算与实际的差异，以预测企业未来的现金流量与利润。,易飞系统中的预算管理，是从会计科目的角度出发，进行管控的。以会计凭证上会计科目发生的金额多少，与会计科目制定的预算金额比较，来认定实际执行的结果。,预算管理,预算流程图,预算建立,录入预算名称,录入科目,/,部门预算,汇总部门预算,预算控制,录入会计凭证,预算分析,实际与预算对比财务报表,部门实际与预算对比损益表,预算变更,预算挪用,预算追加,成功集团要制定,2009,年办公费用（会计科目,550103,）的预算。需要控制预算的部门有总经理室、业务部、采购部和财务部。,预算建立,（,1,）设置会计参数,作业重点,：,在设置会计参数中启用预算管理，之后可选择预算超限管理，可根据管控的严格程度选择。,1.,基础资料设置,（,2,）录入会计科目,作业重点,：,1.,“,550103,办公费”需设置为预算管理。,2.,若只做公司预算，则不需要作部门管理。若预算需要管理到部门，则会计科目需要做部门核算管理。,（,3,）录入科目,/,部门限制,作业重点,：,哪些部门需要做办公费用的预算管理，在“录入科目,/,部门限制”中设置。换个角度说，做预算的部门，需要在部门限定范围内。,（,4,）录入预算名称,作业重点,：,哪些部门需要做办公费用的预算管理，在“录入科目,/,部门限制”中设置。换个角度说，做预算的部门，需要在部门限定范围内。,（,1,）设置会计参数,2.,输入各部门预算金额,1,2,3,4,5,6,作业重点,1.,新增，选择预算编号，在“会计年度”中输入预算年份，输入或开窗选择预算会计科目，科目余额类型会根据所选科目显示。,2.,预算种类，根据所作预算的范围选择，本业务情景中，需要选择“部门”。,3.,当“预算种类”选择“部门”时，才可输入要做预算的“部门编号”。,4.,年度预算，输入部门整年的预算额度。,追加金额、挪用金额会根据单身的“追加金额”和“挪用金额”加总显示。,可用预算，也是由单身“可用预算”加总显示。,5.,可用预算依据，选择“年”，以单头“年度可用预算”作为是否超预算,的判断依据；选择“期”，则以单身“每期可用预算”作为是否超预算的判断依据。,预算超限管理，分为三种：不控制、提示警告、和禁止业务发生。,6.,当单头输入完毕，鼠标移到单身，单击，程序会自动根据年度预算金额，平均分配各期预算金额，并产生十二期的数据。,当各部门的预算都分别输入完毕后，可通过“汇总各部门预算”作业来汇总，直接可以得到公司级的预算，无需再手工输入。,从作业菜单执行“会计总账子系统”,|,“预算管理”,|,“汇总各部门预算”作业，进入该作业界面。,3.,汇总各部门预算,作业重点,：,根据需要汇总的预算输入条件。单击“直接处理”。处理完毕后，自动生成“全公司”类别的预算记录。可回到“录入科目,/,部门预算”中查看结果。,成功集团业务部,4,月预算不足，经批准后，再增加预算,500,元。,预算变更,从系统主界面执行“会计总账子系统”,|,“预算追加”作业，,进入该作业界面。,作业重点,：,会计年度、期间，输入预算追加的准确月份。,单据审核后，预算追加即生效。,输入追加预算,查看科目,/,部门预算，确认挪用成功,系统中，对于预算超限的管理，分为三种：“,N.,不控制”，“,W.,提示警告”，和“,Y.,禁止业务发生”。如果选择“提示警告”的管理方式，那么在审核会计凭证时，如果遇到预算超限的情况，系统会有警告信息提示。,预算控制与分析,如果选择“禁止业务发生”，那么在审核会计凭证时，遇到预算超限的情况，系统会有错误提示，且这张凭证不能审核。,对预算进行报表分析，可以做预算的事后控制。对公司预算或部门预算的分析可以分别通过“实际与预算对比财务报表”和“部门实际与预算对比损益表”来实现。,1.,实际与预算对比财务报表,2.,部门实际与预算对比损益表,成功集团会计现行年月为,2009-01,。,1,月,10,日赊购商品,5000,元。,会计凭证建立,1.,录入会计凭证,从主系统界面执行“会计总账子系统”,|,“录入会计凭证”,作业，进入该作业界面，单击“新增”按钮，输入凭证信息,。,1,2,3,作业重点,1.,可开窗选取或手动输入凭证单别及日期。,2.,序号，程序自动产生，按照,0010,、,0020,、,0030,依次类推。,摘要，第一笔需手工输入，或通过,F2,键开窗选择常用语。第二、第三笔的摘要可通过,F3,键（选择复制）或,F4,键（复制上一笔）来输入。,会计科目，可直接手工输入，也可开窗选择。如果会计科目做了核算项目，程序还会自动弹出窗口让录入者输入核算项目。,借方金额、贷方金额，根据实际情况在借方或贷方输入金额数量。,3.,输入完毕后，保存，审核后会计凭证正式生效。,2.,常用凭证,（,1,）录入常用凭证,可将常用的凭证做成样板，后续可直接复制成新的凭证，减少输入数据的时间。,常用凭证输入有两种方式：,A,录入常用凭证,从作业菜单执行“会计总账子系统”,|,“凭证处理”,|,“录入常用凭证”作业，进入该作业界面。,B,复制现有会计凭证,A.,录入常用凭证,1,2,3,4,5,作业重点,1.,凭证种类，有转账凭证、现收凭证和现支凭证。,凭证编号，可以输入,6,位数字，用于常用凭证的编号。,2.,生效日期和失效日期，设定了常用凭证的生效时间区间。,3.,复制单别，这里设置的是将来复制时，产生的正式凭证单别。,4.,分类码，可以将常用凭证进行分类，后续执行复制作业时可用这个 字段做筛选条件。,例如：固定资产类、发薪凭证、领退料等。空白，表示不分类。,5.,在单身，我们可以像录入会计凭证一样，输入借贷方会计科目和金 额等信息。,B.,复制现有会计凭证,1,2,作业重点,：,1.,在,“,录入会计凭证,”,作业中，查询到要复制的凭证，单击工具栏上的按钮，然后从中选择,“,生成常用凭证,”,。,2.,在此窗口可以输入,“,凭证编号,”,，常用凭证的,“,生效日期,”,和,“,失效日期,”,等等信息。最后单击,“,确定,”,，就可以自动生成常用凭证了。,（,2,）复制常用凭证,将已有的常用凭证复制成正式的会计凭证。,常用凭证的复制有两种方式：整批复制和单笔复制。,A,整批复制,从作业菜单执行“会计总账子系统”,|,“凭证处理”,|,“复制常用凭证”作业，进入该作业界面。,B,单笔复制,A.,整批复制,作业重点,：,在“复制常用凭证”作业界面上进行条件的设置，直接处理完毕后，会将所有符合条件的常用凭证自动生成对应的会计凭证。,B.,单笔复制,1,作业重点,：,1.,进入,“,新增,”,状态，单击工具栏上的按钮，然后从中选择,“,调用常用凭证,”,。,2.,在新窗口中输入要调用的常用凭证信息。单击,“,确定,”,，会计凭证信息自动带入，确认无误后，保存即可。,2,3.,打印会计凭证,从作业菜单执行“会计总账子系统”,|,“凭证处理”,|,“打印会计凭证”作业，进入该作业界面进行条件设置，然后单击“预览”,。,打印预览结果,凭证过账,将已审核的会计凭证数据写入账档中，以便后续会计报表、会计月结时使用。,凭证过账方式有二种：单笔过账和整批过账。,1.,凭证过账,1.,单笔过账：就当前操作的凭证执行过账。,作业重点,：,单张会计凭证审核后，就可以用“凭证单笔过账,/,还原”按钮将凭证过账或还原。,场景：会计人员录入了一张会计凭证，并需要做过账处理。,2.,整批过账：将多张会计凭证一次完成过账处理。,1,2,3,场景：成功集团现要将,1,月份所有的会计凭证过账。,作业重点,1.,整批过账前确认,1,月的会计凭证已经全部审核。可使用“会计总账子系统”,|,“凭证处理”,|,“会计凭证明细表”作业，查看,01-01,至,01-31,，是否存在未审核的凭证。,2.,选择凭证日期，输入起,2009-01-01,止,2009-01-31,。,3.,单击,，凭证日期符合设置区间，并且已经审核的会计凭证就会自动显示出来。,4.,单击,“,直接处理,”,，选择凭证自动过账。,2.,凭证过账还原,作业重点,：,操作方法和“整批过账”作业相同。,注：已过账凭证无法撤销审核和修改。如需修改，可将凭证先过账还原。凭证修改后保存、审核，再执行“整批过账”，重新写入账档。,将已过账的会计凭证还原到未过账状态。,月结流程,凭证过账,会计月结,汇兑损益结转,自动转账,期间损益结转,账结法,月结,当所有的凭证过账之后，在执行,“,会计月结,”,作业之前，可以通过,“,自动转账,”,作业来完成一些费用的结转或分摊；如果系统除了本位币还有外币交易的话，还需再执行,“,汇兑损益结转,”,。表结法，在汇兑损益结转之后，即可进行会计月结。如果采用的是账结法，在汇兑损益结转之后，还需进行期间损益的结转。最后，再做会计月结。,每月底需将制造费用全部转入生产成本科目。,自动转账可以完成“费用分配”，如工资分配；“费用分摊”，如制造费用；“税金计算”，如增值税；“提取各项费用”，如提取福利费等的结转。,1.,自动转账,自动转账设置,1,2,3,4,4,5,作业重点,1.,手工输入转账编号，转账名称。,2.,转账类型选择“,1.,一般”，然后选择好凭证单别。,3.,单身选择要参与自动转账的会计科目。,4.,根据实际转入转出的情况设置借贷方向和转账方式及比率。,转账方式：转入、按比例转出余额、按比例转出借方发生 额、按比例转出贷方发生额、按公式转出。前,4,种，直接抓取对应的账册金额计算。按公式转出，则需在“公式”字段中自定义公式，然后根据公式计算抓取金额。,5.,各种核算项目，如客户、供应商、部门、人员等也可以设置，这样也能完成核算项目间的转账。,自动转账,作业重点,：,输入转账年期、凭证日期，选择此次转账的方式列表后，单击直接处理，自动转账完成。,可以根据结转设置自动生成期间损益凭证和汇兑损益结转凭证。,2.,损益结转,（,1,）汇兑损益结转,基础设置,设置会计参数,作业重点,：,会计总账子系统中要进行调汇，此处必须设置。,成功集团,1,月,31,日，将要对外币业务的汇兑损益做调整和结转。,录入币种汇率,作业重点,：,将要调整的汇率填写在当月的“调整汇率”字段中，后续调汇时使用的汇率就会根据生效日期从中抓取相应的调整汇率。,汇兑损益结转设置,作业重点,：,自动显示所有“外币核算”的会计科目。不可新增、删除，只能修改。在修改状态下，可以选择哪些科目需要参与调汇。,汇兑损益结转,1,2,3,4,5,2,6,作业重点,1.,转账类型选择,“,汇兑损益结转,”,。,2.,转账年期，默认会计现行年月。凭证日期，默认现行会计年月的最后一天。,3.,凭证单别，默认,“,设置会计参数,”,中设置的调汇单别。,4.,选择币种，可以选择需要调汇的外币币种。空白表示全部外币都需调整。,5.,摘要，根据,“,汇兑损益结转,”,的选择自动显示,“,期末汇兑损益结转,”,。,6.,单击,“,下一步,”,时，程序会检查以下内容：,A.,“,汇兑损益结转设置,”,中有需要损益结转的科目。,B.,现行会计年月是否有未过账凭证。,7,8,9,作业重点,：,7.,汇兑损益入账科目，默认显示,“,设置会计参数,”,中设置的科目。,8.,显示的科目信息是,“,汇兑损益结转设置,”,中设置需要做调汇的科目。,9.,单击,“,直接处理,”,，自动产生调汇会计凭证。,（,2,）期间损益结转,基础设置,设置会计参数,作业重点,：,账结法，每月月末，均需编制结转凭证，将账上结算出的各损益类科目余额，转入,“,本年利润,”,科目。各月均可通过“本年利润”科目，提供当月及本年累计的利润或亏损额。,使用账结法，必须设置“结转单别”。,成功集团,1,月,31,日，要对期间损益进行结转。,期间损益结转设置,作业重点,：,自动显示“资产损益类”为损益的会计科目。不可新增、删除，只能修改。在修改状态下，可以指定哪些会计科目要参与结转。并可以统一指定本年利润科目。所有损益类科目，都结转到指定本年利润科目。,期间损益结转,1,2,4,3,5,作业重点,1.,转账类型选择,“,期间损益结转,”,。,2.,凭证单别，只能使用结转类凭证,且此单别不同于,“,设置会计参数,”,中的,“,结转单别,”,。,3.,按科目余额方向反向结转，损益会计科目生成结转凭证时借贷余额的借、贷反向。,4.,摘要，选择,“,期间损益结转,”,时默认显示期间损益结转。,5.,单击,“,下一步,”,，自动显示需参加期间损益结转并且本期有异动的会计科目和金额。,6,作业重点,：,6.“,直接处理,”,，自动生成期间损益结转凭证。将会计凭证审核，过账即可。,将本月的月底数据结转更新至次月期初。,所有的会计凭证过账后，汇兑损益、期间损益也结转完毕过账后，即可执行“会计月结”作业。,3.,会计月结,作业重点,：,结转会计年度和月份自动默认会计现行年月，不可修改。,作业执行后会计现行年月自动加一。,1.,日报表：可将现金类科目在某日所发生的收支异动及余额打印成表。,报表介绍,作业重点,：,包含未过账凭证，此项可以选择是否要将还未过账的会计凭证数据也纳入报表显示。,报表处理结果,2.,试算表：将总分类账中所有科目的余额汇总列表，以查看其借方总额与贷方总额是否平衡。,作业重点,：,选择报表编号，这里使用的格式需要先在“录入报表格式”作业中设置，如下图所示。,录入报表格式界面,损益表和资产负债表的格式也在此作业中设置。,报表处理结果,2.,损益表：显示企业某一期间的经营成果，此表是由收益及费用所构成。,报表处理结果,2.,损益表：此报表可反应企业某一特定时日的财务状况，是对外公布财务状况以及会计师查账的重要报表之一。,报表处理结果,课后习题,1,成功集团在,2,月,10,日购买材料,6,000,，会计分录如下，请利用,“,录入会计凭证,”,作业，输入此笔交易数据。,借：,1211,原材料,6,000,21710101,进项税额,300,贷：,2121,应付账款,6,300,2,成功集团每月月底固定需录入厂房租金费用的会计凭证，会计分录如下，请利用,“,录入常用凭证,”,作业，输入此交易数据的样版凭证。,借：,4105,制造费用,10,000,贷：,2181,其他应付款,10,000,3,用习题,2,中的常用凭证生成会计现行年月的一张正式凭证，并使用单笔过账的方式过账。,4,请检查,2,月份输入的会计凭证都已审核，再执行,2,月所有会计凭证的过账处理。,