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船舶代理调度工作流程

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2020年4月19日
文档仅供参考

船舶代理调度工作
流程

一. 填制船舶调度日志和船舶动态表
1. 每天早上正常上班前,负责与港方联系,将船舶的进出港情况、作业余数、开/完工时间等记录在调度日志上。
2. 非节假日时间,根据调度日志填写当日的船舶动态表。动态表内容包括前24小时之内开航船舶的开航时间、完工时间、装/卸或数量、开往港,节假日后第一天上班还应包括节假日期间开航的船舶;今后24小时内预抵的船舶的来港任务、预抵时间;当日作业船泊的作业进度;锚地船舶情况等。
3. 复印船舶动态表交部门经理,由其分发给公司有关负责人。动态表能够以电子形式进行。
二. 来电处理
1. 收到船长/委托方关于船舶的确报电后,及时以电话形式将确报时间、吃水(如需要)等通知局调、海事值班室等有关方,并在该电文上注明接受电话人及通话时间。同时将确抵日期、吃水等需明确的事项记录在调度日志上。
2. 收到没有申报的船舶的来电,及时转计划委托人员。
3. 收到有借支要求、需加油等电文,及时通知对外结算人员由其进行必要的追加索汇工作,做好已通知记录。待财务落实费用后,通知有关的供方进行供应。
4. 接到船员入境的来电后,负责向来华船员经过总公司拍邀请电。
5. 收到委托方/船长的要求加水的来电,应以电话方式通知供方及时供应,并在原电文上注明做好已通知记录、或在单船作业记录上做记录。
6. 收到船方宣载或备妥装卸作业条件的来电,按港口惯例及时通知有关方,并在原电文上注明通知人及通知时间。
7. 收到需转船方的船员信件、电文、海图等,在单船作业记录上注明,以提示外勤转交,并将上述物品适当放置保管。对误投或收信不着的函件及时退还经理办。
8. 收到船长/委托方要求购买连云港及其它地方海图的来电后,通知海事总值班室送船,在原电文上注明通知人和通知时间。如在本港海事采购不着且船舶停靠时间允许,联系其它海图公司购买。如无法购买/购买不着,则复电告知。
9. 收到船长/委托方要求验舱、平舱、水尺公估的电文后,通知对外结算人员使其了解可能的费用发生情况。填写相应的申请转检验机构或装卸公司,做好通知记录,申请一份留底。
10. 及时处理部门经理转来的其它电文。
三. 发送信息
1. 指泊电
根据船长第一次确报电(来港近的也可根据委托方有关的确报电),以电报或电传形式向船长拍发指泊电。指泊时根据来船的吃水分别指定相应的锚地。如船舶来自国外港,同时索取电检资料。对大型卸货船询问前后吃水、TPC。
2. 抵港电
根据单船作业记录内容,在船舶抵港后及时(不晚于半个工作日)以书面形式向委托方报告如下内容:
1)抵港时间 2)船舶存油水
3)船舶前后吃水 4)预计靠泊/靠泊时间(如有)
5)开装/卸时间(如有) 6)预计完装/卸时间(如可预计)
3. 离港电
根据外勤的单船作业记录,在船舶开航后及时(不晚于半个工作日)以书面形式向委托方报告船舶离港情况,主要内容有:
1)装卸完时间 2)完装数量(仅装货船舶)
3)存油水量 4)前后吃水
5)离港时间 6)预抵下港时间
如果船舶的下一港为国内港口,同为PENAVICO代理,则船舶离港信息抄报下港代理。如港距短,可电话通知。
4. 在港动态电
4.1 对停靠作业、锚地作业,根据外勤人员或港方调度提供的最新船舶动态,每天至
少一次以书面形式向委托方报告船舶动态。
4.2 船舶靠泊作业后,及时(不晚于半个工作日)向委托方报告靠泊时间,开工时间
及预计完工时间
4.3 遇有严重影响装卸进度的作业停工情况,及时报告委托方。恢复作业后,作好作
业恢复的通知。
4.4 在本港进行非装卸作业(如加油、修理等)的船舶,根据委托方的具体要求向其
汇报有关动态。
4.5 按公司要求,向公司报在港船舶动态。
4.6 如有长期委托方要求定期定时向其报送港口有关动态,则按其要求报送。
4.7 根据情况,随时向有关发送消息。
5. 动态联系合格率
做好船舶信息的发送工作,保证船舶动态联系合格率不低于98%。动态联系合格率计算公式:资料齐全、联系及时的船舶艘数/代理船舶总艘次×100%。
四. 与口岸单位、船方、公司内部的信息联系与沟通
1. 与口岸单位的联系
得到港方调度的有关船舶作业计划安排后,立即将计划通知有关的检查单位;如有24小时之内无法靠泊的船舶,将该船舶的有关情况通知海事有关监督站,申请缓办进口手续;同时去海关码头值班室办理预办手续,在调度日志上做好记录。
收到来自船方、引水或其它方面报来的关于船舶在港发生碰撞、火灾、人员伤亡、共同海损和船员违章等紧急/突发情况后、立即告知部门经理,同时将情况通知口岸有关单位。在详细了解情况后以书面形式及时通知委托方,并在调度日志上作相应记录。
2. 与船方的联系
船舶抵港后,立即联系船长。除核对电检所需内容外,还应询问船舶准确接船、做好船舶开航安排、通知船舶移泊开航时间,作好已通知记录。
将办理电讯检疫的结果通知外勤,由其作好适当的安排和通知。
将有关恶劣天气(如台风、大雾)的消息及时通知外勤,要求其以有效途径通知有关船舶,作好防范措施,在调度日志上做好已通知记录和有关天气情况记录。
五. 船舶通知单的处理
1. 收到计划委托人员送来的船舶通知单后,根据船舶来港任务,准备单船作业档案单证, 如通知书,作业申请,吊杆负荷等。
2. 将船舶通知单有关内容填写到船舶预报表上。
六. 办理检疫手续
1. 航行国际航线、且上一港为国外港(包括港、澳地区)的所有中外船舶需要办理卫
生检疫手续。
2. 船舶抵港前,如有符合检疫单位电讯检疫要求的船舶资料(如上港港名及离港日期、船员人数、船舶吨位、来港任务、预抵时间、国内港口签发的卫生证书编号和有效期和签发港、除鼠证书的签发港和有效期等),能够提前办理电讯检疫。申办程序如下:
(1) 按照上述资料,填写电讯检疫申请单一式二份。
(2) 将电检单送呈检疫单位审批。
(3) 批准后,取回一份留底。
(4) 电讯检疫经过后,在调度日志或单船作业记录本上作好相应的记录。
3. 对于不具备电讯检疫的船舶,抵后将及时了解锚位,告检疫部门以便及时施检。
七. 进口/过境危险品申报
1. 从来电、记录、计划委托提供的船舶通知单等获悉有进口/过境的危险货物时,按照
国际海运危险货物规则的有关规定,填写船舶载运危险货物货物申报单,注明货名、
等级、联合国编号、国际危规页码、装港等海事要求列明的内容。
2. 危险货物申报单交通信员送海事审批。海事批准后留底一份,一份交外勤。交通讯
员在经理办单证转递交接本上做好交接记录,交外勤可采用在单船作业记录上注明
的交接方法。
3. 危险品申报工作应在船舶抵港前完成。申报应有具备申报资格的人员进行。
八. 归档
1. 将来电和发电留底交外勤一起存档。
2. 将有关船舶资料及时输入计算机,如抵/离港时间、来港任务、靠泊时间等,并进行有关的信息发送。