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专卖店采购制度与流程

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2020年5月29日
文档仅供参考

专卖店采购制度与流程

此部分是针对专卖店的日常采购作业的管理性文件。

专卖店的采购必须建立在对市场需求和库存情况深入了解的基础上,科学有序的进行。在采购之前,专卖店的销售人员,应同下级经销商充分交流,准确预测市场需求的品种和数量。并同仓库管理员、店面管理员协商后,制定采购需求计划。

为保证专卖店采购作业的顺利进行,中联总部定期将产品的价格、新增种类、产品销售价格等信息发布给各专卖店。未来,专卖店也能够经过中联的网站,随时随地获取相关信息。专卖店结合需求计划和中联的供应信息,按以下规定进行采购。
本部分包括:
1、 专卖店期货采购作业管理
2、 专卖店补充采购作业管理
3、 专卖店紧急采购作业管理
4、 专卖店收货验货发现问题的处理办法
5、 专卖店间库存调配方法
6、 附录:采购流程中的相关表格专卖店期货采购作业管理

一、期货采购作业规定

1．期货采购是指专卖店向中联总部预期订购商品的活动;

2．专卖店每月订货一次,与每月十五前上报期货采购单,所采购的产品必须满足公司对种类覆盖面和最低采购量的规定。期货采购的到货周期预计为六十天;

3．公司总部在订单上报的三天内确认订单,并回传各专卖店。专卖店对确认订单进行核实无误后,盖章,回传公司总部,并付订金(暂定:订货额的30%)。此后,专卖店无权更改订单;

4．公司汇总各专卖店的正式订单,向厂家订货。在货到后,通知各专卖店汇款,总部收到汇款后发货。

二、期货采购流程(见下页)

否

专卖店
中联销售部
中联财务部
中联责任人
备注
当月15日前提交订单
确认
订单
交付
订金
确认?
收取
订金
汇总
订单
收到?
2
1
接受
货物
汇出
款项
买到?
退还订金
及利息
按单
分货
收到?
接收
汇款
损缺货
处理
损缺?
完 成
处理
3
4
5

迟滞款
处理
购买
货物
是
否

是
是
否
无
有
是
否

订单处理人员
订单处理人员
会计人员
采购人员
出货人员
滞款处理人员
损缺处理人员
会计人员
会计人员

1、期货订货单

2、订单确认缴付定金通知单

3、货到缴款通知单

4、出库单

5、损缺货处理申请表
专卖店补充采购作业管理

购买
货物
一、 补充采购作业规定

1． 补充采购是指特许经销商短期需求计划,一般指2-3周的采购期,是期货采购的补充;

2． 补充采购是一种非计划的采购行为,中联总部不能完全保证产品的供应,可是总部会积极组织商品货源;

3． 总部在收到专卖店补充订货单后,立即经过包括<专卖店间库存调配方法>等各种手段组织货源,并尽快将组织好的货物出库单通知专卖店;

4． 专卖店在收到出库单后,应在24小时内付款,总部收到汇款后立即发货;

5． 逾期不付款,总部按照专卖店取消本次补充订货处理。

二、补充采购流程(见下页)

专卖店
中联销售部
中联财务部
中联责任人
备注
取消此次订货
上报补充订单
总部确认
订单
交付
采购款
有货?
总部组织
货物
组货成功?
2
1
接受
货物
按单
发货
24小时内收到?
接收
汇款
损缺货
处理
损缺?
完 成
采购
3
4

有
无

是
否

无
有
是
否
专卖店间库存调配
收到无货通知

订单处理人员

采购人员

采购人员

会计人员

出货人员

订单处理人员

损缺货处理人员

1．补充订货单

2.出库单

3.无货通知单

4.损缺处理申请单
专卖店紧急采购作业管理

一、 紧急采购作业规定

1． 紧急采购作业指专卖店遇到超出预计的需求量,而库存不足,需要立即补货的活动;

2． 紧急采购是中联提供给加盟专卖店的一种服务,可是它一种非正常的行为,有可能是专卖店不重视期货订货,甚至是逃避经营风险的表现,因此公司总部规定:专卖店每月紧急采购不得超过2次,每次的采购量不得高于 上月同类产品销售额的10%;

3． 中联总部在收到专卖店紧急采购申请后,首先会核对专卖店的紧急采购资格,对符合规定的申请,总部将经过包括专卖店间库存调配等方法,尽速组织货源,维护专卖店的利益;

4． 专卖店在收到总部的出库单后,应在24小时内按照紧急采购价付款,总部收款后立即发货。
专卖店收、验货及发现问题的处理办法

一、 收验货规定

1． 专卖店和总部双方都应严格按照规定的办法进行收货、验货,以便顺利处理收验货过程中发现的问题;
2． 总部发货:总部出货人员按照出库单清点货物,在出库单上签字存档后,将出库单附于货物内,与承运商办理货物托运手续,并通知专卖店接货;
3． 专卖店接货:专卖店收到货物,在确认货运外包装无破损后,按照出库单和承运商的货运单,核对实物;
4． 发现实物与清单不符,专卖店应立即通知总部,分清责任后,分别处理。

专卖店间库存调配方法

一、 专卖店间库存调配规定

1． 专卖店间库存调配,是为满足部分专卖店补充采购和紧急采购的一种手段,是中联特许经营系统为加盟专卖店提供的降低经营风险、提高经营效率的一种服务;

2． 需求方专卖店向总部提出调配申请,总部在了解其它专卖店库存的情况下进行协调,根据供给方自愿的原则进行;

3． 需求方收到总部调配确认后,采用调配价(供方进价*1.05)从供方采购商品,并负担商品的运费;

总部不收取协调调配的服务费,可是会控制专卖店申请调配的次数,避免个别专卖店以此逃避经营风险的情况。
附录:
<中联汽配产品及销售价格通知单>
<专卖店月度采购计划书>
<专卖店期货采购单>
<专卖店期货采购确认单>
<专卖店补充采购单>
<专卖店紧急采购单>
<汽配产品出库单>
<产品问题处理申请表>
<专卖店间调拨汇报表>