单据规范和填写的管理办法.doc
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1、单据规范和填写的管理办法(草案)为使公司单据填写更加规范, 提高工作效率, 特制定以下管理办法。以下凡是支出类单据统称“请款单”。 “请款单”由业务经办人负责填制,不得假借他人名义填报。1. 本人不能签核本人的“请款单”,也不能转移他人请款而本人签核。2. 请款的事项必须有证明人证实,证明人必须对自已所证明的事项负责。3. 发生的同一笔业务应按合计总额报批,不得为了逃避金额限制而分开报批。对违反规定的,财务人员有权且必须拒绝支付。4. 审核管理按分级负责、层层把关,由各部门主管负责进行一级审核,审核本部门人员费用报销的真实性、合理性、时效性;由财务对请款单后所附票据的金额、合理、合法性等进行二
2、级审核;视业务事项、金额及各级权限范围,由办公室、项目经理、总经理、董事长进行三级审核或最后的审核批准。 (一) 报销时限规定1. 所有发生的费用,应于15天内办理报销手续。否则视为自动放弃报销资格。2. 对预算范围内的费用报销严格执行总额控制原则。当年各项费用的报销时间截止到当年的12月31日,逾期报销的费用计入下一年度,并列入下一年度的预算开支额度内。(二) 报销单证取得规定1. 费用的发生应以经济业务必须发生而发生(即为经营服务)为原则。2. “请款单”后所付的原始凭证内容必须及时、真实、合理、合法、有效为原则。3. 发票必须以公司全称开具发票(除定额发票外),不得开具简称或其他抬头,发
3、票内容必须清淅明朗,否则无效。4. 发票内容应与实际发生业务内容一致,不得出现以其他发票冲抵报销现象。5. 如特殊情况无法取得票证的,在“请款单”后附上“支付证明”说明无法取得票证的理由,并由相关人员证明、由部门主管确认方可作为报销附件。(四) 请款单填写规定1. 所有“请款单”按规定填写完整,要求字迹工整,一律不允许涂改、跳行。2. 保证请款金额与所附单证金额一致,特殊情况应特别说明。3. “请款单”必须填写大、小写金额,并在大写金额首位数前填上封顶符号“”。4. 在填写“请款单”时,应将费用的发生事由、金额、时间、项目部门等要素填写齐全,并签上经办人的名字。5. “请款单”可以按每一笔业务
4、单独填制,也可以将若干笔不同的业务在同一张“请款单”上填制,但各笔业务的原始凭证不得混淆。6. 请款事项涉及到冲原预支款的,应在“请款单”中列明原借支金额,并附上“预支凭证”支款人报帐联。(五) 附件粘贴规定1. “请款单”附件的粘贴应以请款单的长和宽为标准。超过标准的附件应进行纵向或横向的折叠。2. 各种不能直接粘贴的原始单据应按类别分别粘贴好;如:公交车票、停车票、过桥路费等,以“梯形” 状方式粘贴,不得以订书针装订。3. 以上粘贴要求应与“请款单”保持整体的平整。个人工作业务总结本人于2009年7月进入新疆中正鑫磊地矿技术服务有限公司(前身为“西安中正矿业信息咨询有限公司”),主要从事测
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