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办公室出国管理职务说明书

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2020年4月19日
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办公室出国管理职务说明书
岗位名称
出国管理
岗位编号

所在部门
办公室
岗位定员
1
直接上级
行政副主任
职系
管理职系
直接下级

所辖人员

岗位分析日期
6月
本职: 负责申报出国任务、 办理护照, 办理签证等工作及文件管理、 综合管理。
职责与工作任务: 负责起草制订出国相关文件、 管理因公出国的相关事务
职
责
一
职责表述: 起草因公出国相关文件, 负责出国任务的申报。
工作时间百分: 14%
工作
任务
起草出国相关文件, 指导相关人员填写出国任务申请表, 按外事规定办理申报出国任务手续
频次: 日常
负责将出国任务申请表进行编号, 并登记归档, 并办理出国任务批件, 交由人力资源部办理出国政审手续, 并负责出国政审报送
频次: 日常
职
责
二
职责表述: 负责办理护照、 因公出国签证、 出境证明及出国团组统计等相关工作
工作时间百分比: 50%
工作
任务
提供办理护照、 因公出国签证、 出境证明所需各种表格, 指导出国人员填写并审核, 办理相关手续
频次: 日常
负责出国团组统计
频次: 日常
出国人员回国后, 负责及时收缴护照, 并定期进行护照的清理
频次: 不定期
职
责
三
职责表述: 按上级主管单位要求, 负责邀请函的办理并统计归档, 办理出国意见征询函
工作时间百分比: 24%
工作
任务
协助有关人员填写《被授权单位签证通知表》及其它相关表格
频次: 不定期
负责对所填内容进行核实, 办理相关手续并归档。
频次: 不定期
负责指导组团相关填写征询函内容, 并报出。
频次: 不定期
职
责
四
职责表述: 机要文件管理
工作时间百分比: 6%
工作
任务
负责机要文件的取送、 登记、 收发工作
频次: 每周三次
负责机要文件分类、 编号、 组卷、 复印副本。确定密级, 并办理入库移交手续
频次: 日常
负责分发无名印刷品、 国内外信函、 复印、 张贴、 查找收件人
频次: 日常
职
责
五
职责表述: 负责礼品的发放、 登记、 出、 入库工作
工作时间百分比: 2%
工作
任务
填写出库单、 经申领部门领导签字后方可出库。定期清点核实所管物品。提供各部门分摊费用数据, 移交主管人员核实分摊
频次: 不定期
职责六
职责表述: 完成上级领导交办的其它工作
工作时间百分比: 4%
权力:
出国任务申报的建议权
各种相关文档的管理权
办理出国签证、 做护照等事宜的督办权
相关部门对外联络权
相关工作建议权
权限内费用使用权
工作协作关系:
内部协调关系
事业部、 财务部、 经营计划部、 公司其它各部门
外部协调关系
集团公司外办、 国机集团人力资源部
任职资格:
教育水平
大学专科及以上学历
专业
管理及相关业务专业
培训经历
出国人员相关管理法规及制度, 档案管理、 行政管理、 简单外语水平。
经验
3年以上工作经验
知识
熟悉公派出国人员相关管理法规及制度, 熟悉档案法
技能技巧
具有一定的口头及文字表示能力, 计算机操作能力和工作协调能力。
其它:
使用工具设备
计算机、 传真机、 打印机、 Internet/Intranet网络、 文件柜及一般办公设备
工作环境
一般工作环境
工作时间特征
正常工作时间, 偶然加班
所需记录文档
出国任务申请表、 办理签证所需的表格、 邀请函、 被授权单位签证通知表、 出国意见征询函、 出国团组及人员统计、 礼品领取记录
备注