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办公自动化协会章程

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2020年4月19日
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办公自动化协会章程

第一章 总则

第一条 本协会由湖南机电职业技术学院人文科学系文秘班同学独立创办的大学生组织, 定名为”湖南机电职业技术学院办公自动化协会”( 以下简称OA协会) 。
1、 OA协会使命: ”增强人文科学系的影响力与号召力; 丰富大学生校园生活; 提高大学生动手能力, 让文秘班同学们提前适应顶岗实习时的必备工作, 把我校文秘学生培养成具有竞争能力、 符合社会需求、 理论与实践相结合的优秀文秘人员。”
2、 OA协会宗旨: ”营造学术工作氛围, 增进文秘同学理论与实践的结合, 培养学生具有良好的职业道德水平。”
3、 OA协会精神: ”认真 努力 团结 专业 ”
第二条 OA协会须对对全体会员负责, 选出的会长在本协会指导老师指导下, 组织内部各部门配合院团委学生会、 社团联合会和各系学生组织展开相关活动。
第三条 OA协会必须坚持正确方向, 以自身相关管理制度章程为基础, 在不违反国家法律、 学校有关规章制度下开展活动, 而且不能影响学校正常教学秩序。

第二章 办公自动化文化

第四条 OA协会必须坚持”以人为本,服务于全体学生及需要服务的各个办公教研室。”
第五条 聚有理想、 有热情、 有能力、 勇于面对挑战、 不怕挫折的有志之士。在致力于增长学生理论与实践相结合的综合能力的同时, 还要注重培养学生处事能力、 应变能力及引导学生培养良好的职业道德精神。
第六条 学长团是整个协会的主力军, 各学长要以身作则, 发挥自己才能, 带动所有会员活动, 共同营造浓厚的学习气氛与良好的工作坏境, 锻炼提高其综合能力。协会成员, 不论职务高低, 均受全体OA人员的监督。
第七条  力争把”OA协会”历届传承下去, 发展壮大完善起来, 成为人文系系文秘专业独特的战略平台。
第三章 组织制定
第八条 任命制度: 会长、 副会长由学长团投票选出, 其它相关部门负责人由学长团决定任命。
第九条 竞争制度: 重要位置、 重要活动负责人自我推荐, 经考核选拔, 能者居之。
第十条 工作制度: 会长、 副会长及相关部门人员只是负责日常行政管理工作, 任何工作及活动都需要各部门相互协调、 互相合作。
第十一条 决策制度: 一切重大决策有理事会决定, 最后经学长团商讨、 计划、 由具体部门负责实施。
第十二条  负责制度: 学长团对全体会计学生负责, 会长对协会和全体会员负责, 并对外代表本组织, 副会长协助会长开展工作, 各部部长对会长负责。
第十三条  奖励制度: OA协会内部日常行政管理权责明确, 对协会做出重大贡献者给予奖励。
第十四条  培养制度: 注重后续人才的锻炼培养, 着眼于长远发展。
第十五条  管理制度: 建立起具有约束力又不失亲和力, 并具有灵活性的管理制度, 体现”以人为本”, 确保组织活动顺利展开, 保证会员积极参加相关活动。
第十六条  新学长选拔制度: 以自愿申报形式; 要求曾积极参加协会的活动, 而且成绩优秀, 具有一定热情和能力; 在新学长选举大会上经过演讲并根据以往表现, 由指导老师和学长团共同投票决定。

第四章  导师、 学长原则

第十七条  OA协会由导师、 学长团、 各组织部和会员形成。
 1、 导师: 由以人文科学系周峰老师为首的全体文秘教研老师组成, 导师负责辅导学长团并传达相应理念指导学长团带动全系学生, 积极组织有关活动。
 2、 学长团: 由各学长组成, 第一届学长由自我申报, 老师推荐, 能者胜任, 往后每年初进行一次新老学长换届。
 第十八条  各导师不但在学习工作中指导带动学生, 而且生活中也会最大的关心帮助同学们, 真正是同学们的良师益友。
第五章 会员权利与义务

第十九条 凡报名OA协会学生均为OA协会会员。
第二十条  会员应享有以下权利:  
1、 会员参加会员大会时有权行使表决权、 选举权和拥有被选举权。
2、 会员有权参加协会的任何活动。 
3、 会员有对协会提出建议和实行监督的权利。
4、 优秀会员若符合规定可经过一定程序进入管理层的权利。
5、 会员入会自愿退会自由。
6、 会员有享受协会提供的各种优惠及奖励。
7、 会员若有不满有权直接向学长团或导师交流。
第二十一条  会员应履行以下义务:
1、 遵守国家法令、 学校规章制度以及本章程和其它有关规定。 
2、 积极执行本会做出的各项决议和安排的工作。
3、 积极参加协会组织的有关活动, 努力提高自己的办公水平。
4、 对于所分配的任务, 应及时完成, 若有不同意见, 可适当提出, 但应以集体利益为重。
5、 维护OA协会的形象和名誉, 会员间和睦、 团结。 
6、 如有需要愿为协会及时交纳会费。
7、 向广大同学宣传OA协会及组织的活动, 号召更多的学人了解并
参与进来。

第六章  组织结构及职能简介

第二十二条 OA协会的组织机构由秘书处、 组织部、 宣传部和外联部、 后勤部、 财务部组成。另设会长、 副会长、 秘书长以及各部部长, 虽有职务的设置但仅是为负责协会日常行政管理, 使协会更好的运营。所有部门以各学长为核心支柱, 负责开展各部活动。若要策划、 预备相关活动, 则由学长团共同商讨决定。
（一） 学长团:
学长由文秘专业大二以上优秀学生担任, 学长选拔详见第三章( 十六条)  新学长选拔制度, 学长是人文科学系学生中的先进分子, 学长在承担部门领导的同时需履行以下义务:
1、 带头履行各项规定的权利义务, 起领导表率作用。
2、 认真思考并策划特色活动、 经典活动, 为协会宗旨服务, 为协会目标使命服务。努力发展壮大协会, 提升协会的影响力, 提高个人综合能力。
3、 各学长应密切联系其下属的成员, 经常沟通, 发挥团队合作精神。
4、 学长在平时生活、 学习、 工作和活动中不能起表率作用, 经常不能按时完成任务且缺乏热情和责任心, 学长有权提出撤消其学长称号提案。
( 二) 会长: ( 1名)
1、 主持协会日常工作, 综合治理组织事务, 负责全局工作决策。
2、 对协会各项事议的召开及代表出席校内外活动或会议。
3、 领导和协调协会整体运作, 做好干部及学长思想教育工作, 总结工作经验、 教训, 促进干部工作能力的提高, 增加协会内部的凝聚力和战斗力。
4、 做好与院团委学生会、 社团联合会及各系协会沟通工作, 促进有关活动顺利展开。
5、 定时向院系和院团委老师汇报工作, 争取最大的理解和支持。
( 三) 副会长: ( 1名)
1、 协助会长工作, 遇会长不能行使职权时, 执行代表会长职权, 兼有协助会长统筹整个协会事务的任务。
2、 负责各部门协调工作, 并指导参与学长团工作。
( 四) 各部部长由学长团决定, 并服从组织安排, 开展日常工作。各部门要相互协调配合, 带领团队组织活动。
( 五) 秘书处
1、 记录每次组织会议及活动的内容、 形式等, 以及最终活动结果, 适时总结会议和活动的利弊, 及时反馈给各部门、 会长及学长团。
2、 起草和审核各类文件并负责分类存档各种资料、 文件收集等。
3、 负责会议召开前的时间、 地点并作好准备工作。会议召开期间, 负责会议记录, 考勤, 以备于会员考核。
4、 做好档案管理工作, 负责文档的整理, 归类和收存。
第二十三条  组织部
1、 组织部主要是组织日常工作形式开展相关活动, 组织部负责组织协会一切活动。
3、 组织部的具体活动由学长团共同负责, 在导师的指导下进行, 经过各种各样的事务操作来锻炼学生的实际业务处理能力, 让全体会员在大学里有更多的机会去参与将来走入社会要做的工作, 提高实际操作能力, 在竞争激烈的社会中拥有一席之地。
 第二十四条  宣传部
1、 宣传部主要负责各种活动的宣传和执行, 旨在提高会员的学术理论水平。
2、 宣传部主要活动有:
( 1) 专题讲座: 结合会计实际教学情况以及当前OA的最新动态,邀请校内外的专家主持讲座感受OA的最新脉搏。
( 2) 对外宣传OA协会, 制作宣传板及其院系与协会活动时的预祝板。
 第二十五条  外联部
1、 外联部主要以对外交流为目的而设的部门。
2、 对外交流部的具体工作如下:
( 1) 对外联络事务, 扩展OA协会与各协会及企业单位联系与协作并适当的负责对外宣传工作。
( 2) 举办相关活动时寻求赞助。
( 3) 在老师的帮助下与社会企业单位联系, 争取会员实习机会, 锻
炼提高沟通能力。
第二十六 财务部
（1） 财务部主要以对财务管理设立的一个部门。
（2） 管理协会经费的报销, 做好收入与开销记录。
（3） 做好活动经费的预算。
第二十七条 后勤部
（1） 后勤部主要是对活动场地卫生管理与活动时间安排而设。
（2） 管理好活动场地卫生及安排好搞卫生的会员。

第七章 会 议
第二十八条 会员大会
1、 为OA协会最高权利机构, 由全体会员组成, 并受导师指导。
2、 每学期会员大会至少召开一次, 由学长团负责召集开展。
3、 如遇下列情况, 召开临时会员大会:
  ( 1) 有三分之二以上学长要求时。
  ( 2) 会员人数三分之一以上书面联署, 提请会长召开。
( 3) 其它特殊情形。
4、 会员大会召开采用书面通知形式, 团体成员须按时参加, 杜绝无故迟到、 早退、 缺席等现象。
5、 实行准时实名签到制, 因故不能参加者, 须会前向会长或副会长书面请假
第二十九条  学长会议
1、 为更好管理并策划开展各项协会活动, 学长团需每月至少召开一次全体学长会议, 商讨决策各项事宜。
2、 若有临时需要, 会长可召集学长团开展会议。
3、 策划、 准备、 宣传、 开展一切协会活动均需学长会议讨论。
第三十条  会议要求
1、 所有会议召开须以书面形式通知, 特殊情况例外。
2、 会议成员须按时参加, 杜绝无故迟到、 早退、 缺席等现象, 因故不能参加会议的, 须会前以书面形式向会长或副会长请假。
3、 例会召开无故缺席三次以上者将取消其协会所有资格并严肃处理, 例会
迟到十分钟以上者按缺席处理, 特殊情况由学长团商讨决定。
4、 各项会议召开期间, 各成员应保持安静, 不准交头接耳、 嬉戏打闹, 手机一律关机或调成震动, 以上情况若被提请多次, 会后将做严肃处理。
5、 会议期间应做好会议记录, 如有问题须举手发言。会议结束之前, 每位参会人员均可就前期工作存在问题或后期工作设想提出自己合理化建议, 并按表现给予一定表扬。

第八章  经费形成与管理
第三十三条  经费来源( 提倡自给自足方式可适当拉赞助)
1、 必要时会员交纳会费( 特殊情况除外, 会费不得超过30元) 。 
2、 学院对其专项拨款和行政拨款。
3、 适当的社会赞助及社会实践取得的少量经费。
4、 会员所拉回的赞助, 20%为自己的报酬, 其余为协会经费。
第三十四条  经费管理
1、 所有组织经费收支均由财务部进行记帐登记管理, 并统一进行备案。
2、 所有财务实行公开透明化管理, 会员有权申请查看相关帐目, 申请须向会长书面提出。财务部按正常规定处理日常业务, 记帐、 登帐和编制报表等, 并要求在每学期末把有关资料及报告向学长团及导师呈现, 并以宣传报方式向全体会员公开。
3、 财务部若查实确属虚报经费, 则给予严肃处理, 并处以双倍罚款。
4、 协会开展活动前须有前期资金预算和后期财务结算的书面报告。
5、 重大经费支出须经以下程序: 活动成本预算—学长团审议—导师同意—会长签字—财务部长签字—领取预支款—活动展开—财务清算—审核无误后报帐。
6、 报帐所需发票或凭证需详细标明何时用, 用何处等内容, 并尽可能开正规发票, 发票或凭证上需有经受人的签名、 商家及地址等。支出人及报帐人均需在发票或凭证背面签名以示负责。各发票及相关资料均要移交档案部门存档。

本章程自 9月 20日起执行, 协会有权修改完善本章程并保留最终解释权。