企业物流部管理手册.doc

企业物流部管理手册

48
2020年5月29日
文档仅供参考

今麦郎公司制面事业部

物
流
部
管
理
手
册
目录
前 言
第一章 组织定位与职能
第二章　部门管理细则………………………………………………
一、物流部日常管理规定(重新拟定)…………………
二、物流部办公室5S管理制度…………………………………
第三章　组织结构、岗位描述、考核方案……………………………
一、物流部组织结构………………………………………………
1、物流部组织结构图………………………………………
2、外埠营运科结构图………………………………………
二、物流部岗位职责描述…………………………………………
1、物流部部长岗位职责……………………………………
2、综合管理部经理岗位职责……………………………………
3、运输公司经理岗位职责…………………………………
4、营运部经理岗位职责………………………………
5、外埠营运科长岗位职责
6、总部营运组长岗位职责…………………………………
7、信息管理组长岗位职责……………………………………
8、信息员岗位职责……………………………………
9、订单员岗位职责
10、办票员岗位职责……………………………
11、订单调度员岗位职责……………………………………
12、货物调度员岗位职责………………………………………
三、物流部考核方案
1、物流部部长考核方案………………………………………
2、综合管理部经理考核方案
3、运输公司经理考核方案
4、营运部经理考核方案
5、外埠营运科长考核方案
6、总部营运组长考核方案
7、信息管理组长考核方案
8、物流商考核方案
第四章　物流业务管理规范……………………………………………
一、订单管理规定…………………………
二、自提车管理规定…………………………………………
三、促销产品配发管理规定
第五章　物流业务标准流程…………………………………………………
一、订发货流程…………………………………………………
二、订单处理流程………………………………………………
三、司机装车流程
四、增值税票办理流程……………………………………………
五、运费报批流程
六、运价申请流程
七、物流商选择标准
八、招投标业务流程
第六章 物流业务各类表单

前 言
首先欢迎您加盟今麦郎食品有限公司物流部!
作为物流部这支团队一名成员,我们大家都要向实现为客户及物流商提供最优质服务的目标而努力。今麦郎物流部的每位员工都将有自己独特的机会,在与客户以及其它部门协作中树立我们的部门形象,这也使您的工作成为我们物流部最重要的工作之一。今麦郎物流部也将竭尽所能帮助您在工作岗位上得到发展,并为您的事业成功助一臂之力。
这是我们的员工手册,它能指导您了解公司的政策、我们部门的相关规定与工作要求。熟悉了这些内容后,您将对公司运作及物流管理风格有一个更清楚的认识,包括您对我们的期望和我们对您的期望。如果您有不明白的地方,请提出自己的疑问,我们希望您作为今麦郎物流部的一员而感到愉快。这支团队需要经过每位员工全力以赴地工作才能够做的更大、更强,您的力量及贡献是不容忽视的。
除了这本手册之外,您还要接受公司提供各类工作培训、业务学习等。此手册中规定的政策能够由物流部随时修订,由于经营环境在不断改变,因此这些政策也随之相应变化,不过,任何政策的变动都将及时通知您。
最后,感谢您为物流部的发展贡献自己的力量,让我们携手努力,共同撑起物流部远航的风帆!

今麦郎物流部部长:

第一章 组织定位与职能
一、组织定位
物流部是公司实现产品、原物料、宣传促销品等实物资源向销售区域或生产基地合理配送的功能性、服务性部门。
二、物流部职能
1、保持物流系统运作的高效率,与营销、计划、生产等各部门紧密协同,对各生产基地、经销商、直营公司等区域提供货物配送服务。
2、科学合理地进行产品的调配、运输,不断降低运营成本。
3、做好订单管理工作,提高订单发运的及时性和准确性。
4、整合所控车辆资源,实际物流对外创收。

第二章 部门管理细则

今麦郎食品有限公司制面事业部文件
文件名称
物流部日常管理规定
文件编号

拟定

签批

发文范围
本部各营运组、外埠各营运科
为净化工作环境,提高工作效率,特制订物流部日常管理规定如下:
一．考勤制度:
1、上班时间:上午8:00—12:00,下午(夏)14:00-18:00、(冬)13:30－17:30。
2、上班做到提前5分钟到岗,为工作做准备;下班推迟5分钟离开,为工作做总结。
2、组员请假需由经理同意,组长请假需由部长同意。私自休息者或先休息后请假者扣除一倍日工资。
3、上班无故迟到、早退超过半小时者,按旷工对待,旷工一天扣除三倍日工资。连续旷工三天、全年累计旷工七天以上者予以辞退。
4、上班期间,临时离岗者,需填写<离岗登记>,不知去向者,扣发半日工资,封顶50元;
5、上下班忘记打卡时,应填写<非正常出勤条>经科、组长签字证实后补办出勤,若未申请者,以旷工论。
6、打卡后外出办私事者,一经发现,扣发半日工资。
7、一般每周休息一天,由营运科、组长自行安排,并报综合管理部经理同意。
二．工作态度:
1、对待客户、物流商或司机朋友要热情周到,说话文明。
2、接电话要礼貌用语,先说”您好”,而后耐心听取客户要求,仔细介绍服务内容。接电话不耐心,处理电话要求不妥,随意搁电话者负激励20元。
3、处理客户或司机的各类工作问题要及时,不得无故推脱。
三．工作纪律:
1、上班时间不得做与工作无关的事,不得用办公电脑玩游戏、聊天、看影视、听音乐,违反规定者,第一次负激励100元,第二次做待岗处理。
2、鉴于公司网络通讯的不稳定性,已开通因特网的电脑,使用者不得利用网络从事与工作无关的事,一经发现负激励100元。
3、上班时间睡觉、私自离岗者,负激励100元,累计超过三次,予以辞退。
4、开会迟到一次负激励5元,开会期间手机响一次负激励10元。
5、工作日中午不允许喝酒,违者负激励100元/次。
6、办公区域内卫生未打扫者或卫生脏、乱、差,每次对部门主管负激励10元。
接收部门签收

今麦郎食品有限公司
文件编号

版 本
A/0
页 次
2/1
文 件 名 称
物流部办公室5S管理制度
文件类型
三级文件

为了给员工创造一个干净、整洁、舒适、合理的工作场所和空间环境,使公司办公管理及文化建设提升到一个新层次,特制定制度如下。
一、本制度试用范围:本制度适用于物流部本部及各外埠营运科全体员工。
二、整理
1. 每月对文件(包括电子文档)作盘点,把文件分为必要(有效)和不要(过期无效)的,不要的全部销毁。必要的文件存档。
2. 每月对表单记录(包括电子文档)作盘点,盘点后的有效表单记录统一装箱归档,总部填写标签后放置营业大厅西北角存放,外埠分厂自行安排。
3. 对所辖区域的物品、设备、空间做盘点,并区分其”要”和”不要”,分类如下:
(1)设备:电脑、打印机、文具、书籍等;
(2)空间:柜架、桌椅、铁皮箱等。
(3) 物品:个人用品、装饰品
4. 依据下列常见程度和使用频率标准决定物品的”要”与”不要” 。
常见程度
使用频率
处理方法
低
过去一年都没有使用过的物品,而且不能再用
丢弃
中
在过去的6个月中只使用过一次的物品
集中存放
一个月使用一次的物品
高
一周使用一次的物品
保存在办公桌或随身携带
每天都使用的物品
每小时都要使用的物品
5. ”不要”物品经部门主管判定后,集中退回集团仓库或报废。
三、整顿
1．办公室整顿:
(1)办公桌:桌面除文件、电脑、口杯、电话、文具外,不允许放其它物品;文具必须竖放。办公用品一般的常见品:笔、订书机、涂改液、即时帖、便条纸、橡皮、计算器,能够集中放在办公桌的一定区域内,电脑线、网线、电话线有序放置;人离开半小时以上应将桌面收拾干净;
(2)抽屉:抽屉里尽量不放办公用品。最下层抽屉能够放A4的文件、资料;把这个空间充分利用起来,能够放下面这些东西:个人的东西,个人的参考资料(文件夹、手册、商品目录等),文件卷宗(各种信息、草拟的文件材料等),空白稿纸、不常使用的文具等。
(3)坐椅:靠背、坐椅一律不能放任何物品,人离开时椅子调正,离开半个小时以上,椅子应放回桌洞内。定期对坐套进行清洗,保持干净;
(4)电脑:电脑置办公桌左前角,主机放置桌面下;
(5)垃圾篓:罩塑料袋,置桌子下右前角;
(6)桌洞下不得堆积杂物。
(7)衣服请置挂于衣架或抽屉内,严禁随意放在办公桌椅上。
修订日期
制定日期
年 月 日
核准
会审
初审
制定
①
②
③

实施日期
年 月 日

2．文件、资料管理整顿:
(1) 将文件按照待处理、处理中和已处理分类放置,另外还有机密类文件。根据应用情况应将分为每日必用、常见和常不用三种,常不用的文件要尽快处理;
(2)硬盘里的电子文档、资料分类必须条理清晰,电子文件需要永久、长期保存的,应形成纸质和办公软件等双套介质材料归档保存。对重要文件及数据必到制面事业部共享的计算机上备份;
3．电子邮件整顿:
办公自动化里面重要邮件应该及时备份;电脑硬盘中应专门建立一个文件夹,不能处理的邮件存放在里面;
四、清扫
清扫的对象主要是个人办公区域:桌面,桌洞;办公设备:电脑、传真机、复印机、打印机等等,清扫标准如下:
对象
清扫标准要求
周期
清扫时间
个人区域
桌面干净整洁、桌洞内无垃圾、无杂物遗落
每天5分钟清扫
每天上班前后5分钟
办公设备
主机和重点部位的正面、背面、送风口无污垢
每周一次
每周六下班前15分钟
文档
桌面、电脑中不能有失效文件,不可轻易看到机密文件;无超过保管期限的表单;无破旧的卡片、册子、档案、报刊等;无无用的手稿与工作无关的文件。
每月一次
月末
五、清洁
1．每天上班前对自己的卫生区进行清扫。
2．上班时间随时保持。
3．自我检查,对发现的不符合项随时整改。
4．下班前整理好当天的资料、文件、票据,分类归档。
5．下班后整理办公桌上的物品,放置整齐;整理好个人物品,定置存放。
六、素养
1．上班时间佩带上岗证,穿戴整洁的工作服,仪容整齐大方。
2．言谈举止文明有礼,对人热情大方,不大声喧哗。
3．工作时精神饱满,乐于助人。工作安排科学有序,时间观念强。
4．不串岗、不聚众聊天。
5．素养巡查:物流综合管理部每天对本部营运进行巡查,外埠由各科长自行检查。
七、惩罚条例
1、采取记分制,每人每月基准分100分,凡违反上述整理、整顿、清扫管理规范一次者扣5分。
2、物流综合管理部每天进行检查,对违规者在腾讯上予以公布。月末进行统计,对被扣5分者给予警告处分,被扣10分者扣发当月工资20元,15分者40元,以此类推。

第三章 组织结构、岗位描述、考核方案

一、 物流部组织结构
1、 物流部组织结构图

2、 外埠营运科结构图

二、 物流部岗位职责描述
1、 物流部部长岗位职责
一、岗位描述
提高客户服务满意度,减少客户投诉,降低运输成本,缩短订单完成时间,提高合格订单发运率,保证集团发货工作的正常运行。
二、岗位职责
1、物流部管理工作计划与费用预算的制定、审批和实施工作
2、物流系统的设计、调整,协调各部门对物流运输工作进行管理
3、监督物流职能部门工作的整体运作,制定物流发展规划,为物流工作做统筹安排

2、综合管理部经理岗位职责
一、岗位描述
提高订单合格率,经过考核及教育训练提高营运职工整体素质,负责对营运人员按管理目标进行考核,保证信息及计算机销售系统的正常运行,定期对营运工作流程的执行情况进行检查。
二 、岗位职责
1、对物流部全员进行考核、培训及薪资造发;
2、对承运商的服务进行追踪与考核;
3、对订单进行检查、审计并考核;
4、信息管理(掌控计划、仓储、市场、生产、车源等信息);
5、监督考核运费占比3%的管控及利润创收的实现;
6、负责对保险公司进行管理,并至年底收取保险返利4万元。

3、运输公司经理岗位职责
一、岗位描述
提高订单发运达成,减少车辆滞留时间,负责对对承运商进行考核,保证车源的及时、充分,对无车滞留订单进行监控,根据运输行情及时对运价进行调整。
二、岗位职责
1、负责物流公司业务管理、操作规程、费用管理、费用报批等实施管控;
2、在保证运费占比3%的前提下,对承运商收取一定比例的管理费用,对外承揽运输业务,为公司创收到年底收取46万元费用。

4、营运部经理岗位职责
一、岗位描述
负责集团所有的订单及货物调度工作,控制、分析调拨、违流运费,追踪总部及外埠各科组成品调拨及订单发运进程,减少缺品项发货,对生产计划的达成及订单批配程度,保证货源的准确及充分。
二、岗位职责
1、对营运部发运工作的管理,营销、计划、仓储、生产部门的协调;
2、保证市场订单需求的情况下运费占比控制在3%以内;
3、对外埠分厂的发运工作进行管理;
4、对公司所有的促销政策的执行情况进行监控、执行。

5、外埠营运科长岗位职责
一、岗位描述
提高客户服务满意度,减少客户投诉,降低运输成本,缩短订单完成时间,提高合格订单发运率,保证集团发货工作的正常运行。
二、岗位职责
1、降低运输成本,根据整体运输费用与销售额的比值,控制运输成本,使运输占比保持平衡。控制本部门每月整体运输费用占销售额比值不超标准。
2、对发货过程进行监督,保证发货工作的正常运行。
3、进行产销协调,保证发货的正常及订单发运的准确率。
4、对资金流进行管理,保证不出现呆死帐。
5、订单管理,保证订单的及时发运。

6、总部营运组长岗位职责
一、岗位描述
提高客户服务满意度,减少客户投诉,降低运输成本,缩短订单完成时间,提高合格订单发运率,保证集团发货工作的正常运行。
二、岗位职责
1、降低运输成本,根据整体运输费用与销售额的比值,控制运输成本,使运输占比保持平衡。控制本部门每月整体运输费用占销售额比值不超标准。
2、对发货过程进行监督,保证发货工作的正常运行。
3、对资金流进行管理,保证不出现呆死帐。
4、订单管理,保证订单的及时发运。
7、信息管理组长岗位职责
一、岗位描述
提高客户服务满意度,减少客户投诉,汇总各类销售数据及产品信息,对各类促销活动的配发及达成做监控、追踪。
二、岗位职责
1、监督各类数据的汇总及分析情况
2、对订单统计报表过程进行监督,保证发货数据的准确。
3、对各类促销产品进行管理,确保及时完成配发任务。
4、掌握各分厂每日的缺货信息。
5、完成各类文件的发放及内容传达、讲解。

8、信息员岗位职责
一、岗位描述
各类数据的汇总、产品配发达成率的追踪、各类支持性数据的收集。
二、岗位职责
1、与订单有关的各类报表的统计
2、各类数据的汇总及分析情况
3、对订单统计报表进行汇总,保证发货数据的准确。
4、对各类促销产品进行追踪、分析。
5、收集各分厂每日的缺货信息。
6、完成各类文件的发放及内容传达。

9、订单员岗位职责
一、岗位描述
负责客户订单接收、统计,以及各类促销的配发、追踪
二、岗位职责
1、接听客户电话,与客户沟通订货的基础信息,解答疑惑问题
2、审核订单要点,确定订货各项规则、指标的标准化。
3、与客户进行沟通补发品项的最后确认。
4、阶段性促销活动与客户的意愿沟通确定。
5、按规定流程向营运员进行转单,并跟踪订单的转、发情况。
6、检核发货后的订单合同修订情况,并依据合同修订作出缺品项记录,并作台帐登记。

10、办票员岗位职责
一、岗位描述
负责客户订单结算完成后的<运输协议>的填写工作,客户货款的上帐、增值税票的办理等业务。外埠公司办票员兼负货物调度员的职责。
二、岗位职责
1、在装订单的签收,并按日期及转单时间进行排序存放
2、出库单据、<订货记录表>及区域印章的回收
3、审核装车品项及数量,转由财务结算
4、在协议上注明随车所带物品,并与司机签订<货物运输协议>
5、货物保险的办理及审核,查询客户货款余额,并发放出门证
6、已发订单的修订及转接
7、<货物运输协议>的整理及保存
8、增值税票的办理
9、外埠办票员兼负货物调度员的职责
11、订单调度员岗位职责
一、岗位描述
负责各生产基地发货区域的划分,统计违流运输费用,以及非应发地订单的转接工作
二、岗位职责
1、各生产基地生产品项、运输价格等信息的收集
2、非应发地转单的确认及违流运输的管控
3、每月对各生产基地的违流运输费用及调拨费用进行汇总分析
12、货物调度员岗位职责
一、岗位描述
负责各成品库早库存的录入工作,并合理的分配各库的产品,掌握生产及生产变更情况,对补货及<发货通知单>的修改进行管理。
二、岗位职责
1、各成品库早库存的录入
2、掌握各厂的产能
3、生产计划变更的开单处理
4、货物紧缺时,掌握发货的坐标原则
5、认真审核发货通知单的各类信息
6、补货及修改<发货通知单>

三、 物流部考核方案
1、 物流部部长考核方案
一、订单合格率
得分＝当月合格订单/当月已发订单×30
二、订单完成时间
订单完成时间≤24小时得3分,24-48小时得2分,48-72小时得1分,72-96小时不得分,>96小时得-1分。订单完成时间考核得分＝平均每张订单得分×30/3
三、运费
标准＝运费/产值为3.0%,0.1%的差异对应4分的增减,得分＝20＋(3％－实际)×4000
四、发货
小品项产品、新品不按规定发货,条码完成率95％以下每低1％扣1分。得分＝10＋(实际完成率－95％)×100,封顶5分
五、综合评定
经过关键事件及每月述职由总经理副总经理进行综合评定
2、 综合管理部经理考核方案
一、订单合格率
得分＝当月合格订单/当月已发订单×36。本项最高36分,最低15分。
二、培训管理
平均人均受训率不得低于90％,每低一个百分点扣0.5分,扣完为止。
三、促销完成率
促销完成率考核得分＝当月促销完成率×考核分值。
3、 运输公司经理考核方案
一、运费占比
根据整体运输费用占销售额比值标准为3％,占比不超过3％得满分,每超出0.1％扣2分,低于3 %不奖分。
二、运费准确率
按照审付中心每月运费审核过程中纠错金额进行考核,每1000元扣1分,扣完为止。
三、物流商管理
按物流商考核细则对物流进行考核,计算出所有物流商平均得分,本项的考核得分＝物流商平均得分÷100×30分
4、 营运部经理考核方案
一、订单完成时间
每月对各科订单完成时间进行考核,订单完成时间24－48小时得3分,48－72小时得2分,72－96小时得1分,＞96小时得－1分。订单完成时间考核得分＝每张订单得分之和/订单张数/3×30
二、促销完成率
促销完成率考核得分＝当月促销完成率×考核分值。
三、运费考核
以前半年平均运费占比为标准,与标准持平得满分,比标准每增减0.5%,增减1.5分,扣完为止。

5、 外埠营运科长考核方案
一、订单合格率
得分＝当月合格订单/当月已发订单×36。本项最高36分,最低15分。
二、订单完成时间
订单完成时间≤24小时得3分,24-48小时得2分,48-72小时得1分,72-96小时不得分,>96小时得-1分。订单完成时间考核得分＝平均每张订单得分×30/3。最高36分,最低15分。
三、运费
运费占产值比(单独奖罚)
四、综合评定
经过关键事件及每月述职进行综合评定。
6、 总部营运组长考核方案
一、订单合格率
得分＝当月合格订单/当月已发订单×36。本项最高36分,最低15分。
二、订单完成时间
订单完成时间≤24小时得3分,24-48小时得2分,48-72小时得1分,72-96小时不得分,>96小时得-1分。订单完成时间考核得分＝平均每张订单得分×30/3。最高36分,最低15分。
三、运费
运费占产值比(单独奖罚)
四、综合评定
经过关键事件及每月述职进行综合评定。

7、 信息管理组长考核方案
1、报表及时性:根据报表操作时间流程表进行考核(有附表)。
2、报表的准确性:按照考核细则对数据的准确性进行核实,如出现错报、漏报按相应的标准扣分,扣完为止。
3、信息传递回馈率:以市场部所下发政策为准,对各组的信息传递回馈进行追踪,回馈率达到100％为达标,每低一个百分点扣0.25分,扣完为止。
4、促销进度达成率:以组为单位,对促销进度进行一天一追踪,三天一追踪。每一支促销产品结束按最终完成率达80％为达标,每低一个百分点扣0.15分,扣完为止。

8、 物流商考核方案
一、车辆到位率
车辆到位准时率＝按派车单要求时间到位车辆数量/派车单总需求车辆数量
(1)对未按派车单要求时间24小时内到位的对物流商负激励1000元/车, 48小时未到对物流商负激励1500元/车,超过48小时以上的每推迟24小时对物流商负激励增加500元/车。
(2)对超过三天以上车辆仍未到位的由营运科、组自行联系车辆进行发运,高出运费部分由物流商支付。
二、车型准确率
车型准确率＝按派车单要求车型到位车辆数量/派车单总需求车辆数量
(1)对于实际到位车型同派车单要求车型差异在2米以上的,差异每增加1米对物流商负激励100元/车·次。
(2)物流商必须使用符合食品运输的车辆,对使用违禁车辆、报废车辆、异形车辆的每次对物流商负激励500元。
(3)使用配载其它货物的车辆时必须向营运科、组长进行申请,经营运科、组长同意后方可使用,若未经同意使用配载其它货物车辆装车时,每发现一次对物流商负激励200元/车·次。
三、回单准时率
回单准时率＝规定时间内交回的货运协议数量/当月总承运协议数量
运输车辆到达客户处卸货完毕后,要求客户<货物运输协议>签章并带回公司存档,次月15号前必须将回单全部收回。未能及时收回按200元/单对物流商进行处罚,日后如出现客户与公司因收货问题产生的经济纠纷,以此作为追索物流商责任的依据。
四、到货准时率
到货准时率＝按运输协议要求时间到位车辆次数/物流商当月总发车次数
按照客户回单签收时间同运输协议要求到货时间做对比,对按未要求到货的为异常到货。对到货准时率低于95％的,每低1％对物流商负责激励200无。
五、运输正确率
运输正确率＝无差错运输次数/物流商当月总发车次数
要求物流商在装车时对装车品种及数量进行核实,营运科、组将对出现差错的次数进行记录,运输正确率每低于1％对物流商负激励200元。

第四章 物流业务管理规范

今麦郎食品有限公司制面事业部文件
文件名称
订单管理规定
文件编号

拟定

审核

核准

发文范围

会签

签批

一、目的
规范订单管理,提高订单的发运准确率。
二、有效订单的标准
1、订单须清晰填写订货产品详细名称、订货数量、订货时间及金额。
2、订货数量不能低于最小订货量(客户自提车除外),最小订货量为30入(含30入)以下不能低于2800箱,30入以上不能低于 箱(今道部及开发市场允许两户拼车,运费按客户里程分别计算)。
3、客户订货的单条码订货量不能低于20箱(开发市场不能低于10箱,不包含五连包、VIP)。
4、客户订货条码须在公司的条码规划范围内。
三、有效订单的管理
1、营运科(组)须先将强配新产品及促销品修订到客户订单当中,并在当日将订单录入到销售系统中,未及时录入的每次给予营运科(组)长负激励50元/单•天。
2、营运科、组须按客户原始订单的所有品项及数量如实录入订单,否则每次差错给予营运科(组)长负激励50元/单•天。
3、营运科在接到客户订单并确认货款到账后24小时内填写派车单,组织车辆发货,对未按要求填写派车单的每次给予营运科长、组长负激励50元/单•天。
4、对超过48小时仍无车的订单负激励工厂营运科(组)长5元/单•天。
四、无效订单的管理
1、对无效订单,营运科、组长须在24小时内同营业所长或直营经理进行沟通,将无效订单变为有效订单,同时每例无效订单对营业所长或直营经理负激励50元/单•天;同时因未做沟通擅自改订单造成客户拒接,损失由相关营运科长或营运组长承担。
2、对客户报单后超过48小时仍无款的,按超出天数给予营业所长或直营经理负激励50元/单•天。
五、物流合格订单的管理
1、合格订单的标准:单条码发货数量都满足客户订货90%以上的为合格订单。
2、对因客户条码规划外、公司取消生产条码、促销强配改单的直接在原始订单上做标注,经组织发运后视为合格订单。
3、虚假合格订单的管理:营运科(组)须保证合格订单的真实性,对出现虚假合格订单的,给予营运科(组)长负激励100元/单。
六、订单缺品项补发的管理
1、补发原则:执行七天内补发的原则,客户在七天内发货的进行补发。
2、缺品项补发的程序
(1)订单修订:订单发运完毕后,再按照合格订单的标准对<今麦郎订货记录表>进行修订,对合格订单直接归档,不合格放至客户文本台帐等待补发。
(2)缺品项补发:接到订单后,查看文本台账中是否有七天内的不合格订单,如有七天内的不合格订单则同客户沟通确认是否补发,同意补发后则将缺品项添加在订单上,并做好沟通记录。如文本台帐内有超过七天的不合格订单则同客户沟通后直接归档。凡没有记录的给予营运科长、组长负激励50元/单。
(3)每月1号将上月23号以后的不合格订单复印,原件留工厂进行缺品项补发,复印件同上月23日以前的订单一起寄回总部,由管理中心订单审计小组对订单进行分析、审计。未按规定执行的,则对相关工厂营运科负激励50元/次。
七、不合格订单的考核
按照<条码激励考核办法>相关条款执行。
八、<今麦郎订货记录表>(附表)须采用公司统一格式,严禁改动。
九、本规定由企业管理中心订单审计小组及稽查部监督执行并不定期抽查,凡发现未执行标准的加倍考核。
十、本规定自下发之日起执行。

物流部
7月1日

今麦郎食品有限公司制面事业部文件
文 件 名 称
关于客户自提车管理规定
文 件 编 号

拟定

审核

签批

发 文 范 围

会签

自我公司产品运输实施承包管理后,客户自提车一直处于无管理状态。在一些优势线路上客户找社会闲散车辆低价自提,赔钱的线路上要求物流商找车,打乱了正常的物流商管理秩序,为提高物流服务水平,物流部针对自提车管理做规定如下:
一、自提车定义
承运车辆的车主、行车证标注信息必须与公司备案的客户名称一致,承运车辆的所有权归客户所有,此类车辆为客户自提车辆。
二、自提车申请标准
1、客户自行购买或自公司提取的车辆,行车证与公司客户名称一致,车辆所有权归客户所有
2、前期经客户自行联系,而且长期固定为该客户服务的社会车辆。该类车辆须在现行运价基础下调5%后,方可视为客户自提车,否则取消自提车资格。
3、即日起不再办理非客户自有车辆运输业务。
三、自提车申请程序
客户向营业所提报→所长以签呈形式向营业部申请→营业部申核客户自提资质→报营销公司总经理批准→物流部备案留存并办理相应手续→正常发货
备注:以上各环节中,除申请自提的签呈外,必须附带承运车辆的行车证及司机驾驶证复印件,否则不予以办理。
四、自提车管理要求
1、自提车必须提前24小时报订单,且必须在订单上注明车到时间及汇款情况。
2、客户自提货物的货款,必须以存款的形式打到其在公司的银行卡上。
3、在公司备案的自提客户必须与公司物流商一样,接受同等管理,以营业部为单位签定承运合同,自提有效期至物流承包商合同期满时截止,之后营业所、部可做延续申请。
4、自提车辆载货出厂后,运输过程中的一切损失由客户自行承担,与公司无关。
5、客户自提车必须做到坚持自提。在日常配送过程中,如出现客户个人车辆原因,而要求公司安排车辆时,公司按市场运输价格安排车辆,产生的运费差额部分由客户承担,客户拒绝承担时,将从其货款或经销商押金中扣除支付。
6、客户自提车辆,必须上午十时前赶到公司装货,如若下午或晚上到厂后未能装上货物,后果由客户自己承担,特殊情况由营运科与客户协商处理。
7、自提车到厂后必须遵守厂纪厂规,服从公司安排,违者一律按公司相关规定处理。

物流部　　
7月14日
接收部门签收:

今麦郎食品有限公司制面事业部文件
文 件 名 称
促销品及广宣品的配发管理规定
文 件 编 号

拟定

审核

签批

发 文 范 围

会签

为保证促销产品及广促品能在第一时间配发到位,使促销活动能够及时执行,强化促销管理。现对促销品及广促品配发过程出现的问题规定如下:
一、调拨不及时
1、对因总部有库存调拨不及时造成广促品及促销品不能按时配发的每次对相关责任人罚款50元。
2、处罚后第二次仍未及时调拨的对责任人加倍进行处罚。
二、配发不及时
广促品及促销产品有库存时必须在客户首次发货时进行配发,未按配发的每户每次对营运科(组)长罚款20元。
三、错误配发
1、超额配发:广促品或促销产品必须严格按市场部下达的配发量进行配发,对超额配发的对营运科(组)长罚款10元/次,对当事人罚款20元/次。
2、无计划量配发:对无计划量配发的每次对营运科(组)长罚款10元/次,对当事人罚款20元/次。
3、未足额配发:
(1)广促品必须一次性配发完毕不得分次配发,否则对营运科(组)长罚款20元/次。
(2)促销产品配发量小于客户订货量的1/4时必须一次配发完毕,对大于1/4时可分次配发,未按要求配发的每户每次对营运科(组)长罚款20元/次。
四、错误配发的处理方法
1、广促品:
(1)对价值较高或紧缺的广促品要求营运科(组)必须追回,产品运费由相关责任人承担,对无法追回的责任人自行购买。
(2)由责任人同经销商联系购买,经销商同意购买后按广促品销售进行冲帐。
(3)对经销商不同意购买的,在同营业所或分公司联系追加广促品配发量,经市场部审批后方可结束。
(4)对未市场部未审批的在同营业所或分公司协调将超额配发的广促品调整配发区域。
2、促销产品:
(1)由责任人同经销商联系按普通产品购买,经销商同意后将促销产品按普通产品销售冲客户帐。
(2)对经销商不同意购买的,同上(广促品的处理方法)。
五、由于促销产品生产原因或广促品的采购原因造成不能调拨或配发的不做处罚。
六、由物流综合管理部每周对各营运科(组)广促品及促销产品的配发情况进行检查,并按以上标准进行处罚。

物流部　　
7月14日
接收部门签收:

第五章 物流业务标准流程

今麦郎食品有限公司
文件编号
0605-03-01
版 本
A/0
页 次
5/1
文 件 名 称
营运科(组)订发货流程
文件类型
三级文件
1.目的
规范订单处理程序,保证订单能及时、准确的发出。
2.范围
适用与各营运部各营运科、组。
3.接收订单
3.1接收客户传真订单
3.1.1电话铃声响起3声内必须拿起话筒接听,报”您好,华龙日清××部门”,客户要求订货直接按”启动”键,接收客户传真订单。
3.1.2讲话要用普通话,同时要语气和蔼、诚恳,吐字要清晰。
3.1.3客户订货使用的订单格式必须是集团规定<华龙日清标准格式订单>。
3.1.4接收客户订单后要对订单内容的填写情况及传真效果进行检查,如出现填写不清或传真模糊的应通知客户重新填写并传真。
3.2接收客户原始订单
3.2.1客户直接或委托司机将原始订单交相应最佳提货地营运科。受委托的司机必须要有客户的原始委托代转订单证明,否则营运科将按无效订单处理。
3.2.2同1.1.3
3.2.3对订单内容的填写情况进行检查,如出现填写不清应通知客户重新填写并传报。
4.货款处理
4.1货款上财务账
4.1.1同经销商确认打款方式及金额进行取款
4.1.1.1确认经销商已将货款经过卡汇方式打至订单所在地后,认真填写<经销商回款记录表>,并转交至货款卡管理处,由专人将经销商货款以POS形式取出,并打印<POS单>,营运组人员签字领取。
4.1.1.2确认经销商已将货款经过银行电汇方式打至订单所在地后,致电详细询问其打款时间及金额,由公司财务及时从银行取回汇款单入账后,出据汇款证明条,由营运组人员领取汇款证明条,准备上账。
4.2.1货款入账
4.2.1.1按照<POS单>或<汇款证明条>所示区域、客户姓名、汇款金额认真填写<货款结算凭证>,填写完毕后连同<POS单>或<汇款证明条>交于财务出纳进行入账。
修订日期
制定日期

核准
会审
初审
制定
①
②
③

实施日期
1月15日

今麦郎食品有限公司
文件编号
0605-03-01
版 本
A/0
页 次
5/2
文 件 名 称
营运科(组)订发货流程
文件类型
三级文件
4.2.1.2入账完毕后将<货款结算凭证>第三联取回,妥善保存以备日后查阅。4.2发货工厂的货款转结。
4.2.1转出:认经销商货款未打至订单所在地后,接到订单后通知货款所在营运组在第一时间内将其货款取出并上账。上账后填写<转款明细单>,由营运科长及财务主管签字后发传真于订单所在地营运组。
4.2.2转入:订单所在营运组人员接到传真后,将传真件复印后,一份留存,其余交至出纳财务对号入账。 <转款明细单>原件应妥善保存,以备查阅。
5.订单编号
5.1查看客户应收账款明细,落实客户账上余额,根据订单上的汇款信息查询客户汇款,保证客户货款在第一时间内上账。货款能够满足订单的订货金额的为有效订单。
5.2对有效订单进行编号,编号方式为:××(部门前二个字的第一个字母大写)－××(月)－××(日)－×× ××(当月第几张单)。
6.修订订单
6.1取出客户文本台账,查看客户是否为分品项销售客户,订单中的品项是否超出规定销售品项,超出规定销售品项的订单一律视为无效订单,予以作废处理。
6.2查看客户文本台账中的<促销明细表>,结合促销产品及广促品的库存按配发标准将广促品直接添加在订单上,并将修改后的订单内容通知客户。促销产品的配发标准:每个单品的配发量每次不低于500件,500件以上可根据客户的发货规律频次分批配完。
6.3查看客户文本台账中是否有不合格订单,不合格订单中的缺品项本次订单