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市场管理部行政管理制度

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1.0 总则
1.1 为规范管理, 建立行政管理的标准和程序, 结合市场管理部实际情况, 制定本制度。
1.2 人力资源中心负责行政事务的规范化管理, 市场管理部人力资源科负责具体实施。
1.3 本制度适用于各市场管理部内勤人员, 市场外勤人员参照执行。
2.0 办公纪律
2.1 着装要求
2.1.1 工作期间,员工应保持着装整洁、 大方。男员工穿衬衣、 系领带、 着西装长裤, 穿正规皮鞋; 女员工着装要求大方得体、 正式庄重, 与办公环境协调, 着正规皮鞋( 夏季可穿不露趾皮凉鞋) 、 穿丝袜, 不得穿无袖、 低胸服装。
2.1.2 周五可穿休闲装、 凉鞋, 但不得穿超短裙、 透视装、 背心、 短裤、 拖鞋等不得体装束( 孕妇除外) 。有重要会议或会见客户时, 要求员工着职业装。
2.2 办公环境
2.2.1 人力资源科负责办公区整体布局。办公区要求整洁美观、 布局合理。不得堆放有碍美观、 卫生的物品。不得乱扔纸屑, 随地吐痰。
2.2.2 员工下班或外出时, 要求清理桌面物品及文件, 将重要资料锁入抽屉。
2.3 工作纪律
2.3.1 工作时间不得在办公区大声喧哗、 不得串岗、 闲聊, 不得吃零食、 嚼口香糖, 不得阅读与工作无关的书刊和处理私人事务等。
2.3.2 同事之间以职务或姓名相称。
2.3.3 礼貌热情接待来访客人, 不允许与其争吵或态度冷漠、 无礼等。
2.3.4 接听电话时应使用规范用语, 如”你好! 某某市管部/科””请问您找谁? ””请稍等! ”等。
2.3.5 严禁在办公区内吸烟。
3.0 电话、 传真、 复印及计算机管理
3.1 电话管理
3.1.1 拨打公务电话时应稍加构思, 长话短说, 不得超过15分钟, 超出部分费用自理。
3.1.2 工作时间原则上不准拨打私人电话, 确有需要, 须经部门负责人批准, 填写《私人电话登记表》( 格式见SZ300201) , 并按实缴付电话费用。接听私人电话时间不超过3分钟。
3.1.3 严禁拨打非工作用途的声讯电话。
3.1.4 人力资源科每月定期打印长途话费清单备查。
3.2 传真管理
3.2.1 传真机应专人保管, 严禁业务外传真。
3.2.2 下班时, 应将传真机设为自动传真模式。
3.3 复印管理
3.3.1 复印机由人力资源科指定专人保管, 登记使用, 其它人员未经允许不得自行开机。
3.3.2 不得擅自复印机密文件和个人资料。
3.4 计算机管理见《资讯管理制度( 市场管理部) 》。
4.0 邮寄管理
4.1 人力资源科负责公务邮寄管理。
4.2 公务邮寄分平信、 挂号信、 包裹、 特快专递及中铁快运等。
4.2.1 平信、 挂号信: 一般合同、 信件、 委托书、 证明等函件资料类;
4.2.2 包裹: 名片、 产品、 样品等一般物品类;
4.2.3 特快专递: 小型灯箱片、 案件材料、 车辆证件、 经销协议、 银行汇票及其它特殊、 紧急情况下需特快专递邮寄的物品等;
4.2.4 中铁快运: 大型灯箱片等。
4.3 邮寄原则上不保价。价值3000元以上的贵重物品, 根据实际情况申请保价金额, 由人力资源科审核, 总经理审批。
4.4 各市场及人力资源科必须设置邮件收发登记记录, 详细记录往来函件收发情况, 以备查询。
4.5 严禁以公务名义寄发私人邮件。
5.0 名片管理
5.1 名片由人力资源中心统一设计和印制。
5.2 市场管理部名片印制申请资格: 主管以上(含主管)员工; 业务代表、 终端督导、 超市代表、 客户代表等市场外勤人员。
5.3 印制名片须提前15个工作日申请, 每人每次限印一盒。
5.4 市场管理部人力资源科填写《名片印制申请表》( 格式见SZ300201) , 市场管理部总经理审核, 人力资源中心审批。
5.5 人力资源中心行政部将名片邮寄至市场管理部, 由人力资源科负责人签收, 并在1个工作日内传真至人力资源中心行政部备案。
5.6 每盒名片原则上使用期限不少于一个季度。
5.7 员工离职, 其名片必须退回, 由市场管理部人力资源科负责销毁。
6.0 报刊管理
6.1 为丰富员工业余文化生活, 市场管理部可根据当地情况按每年三报二刊的标准订阅报刊。
6.2 订阅的报刊应具有知识性、 合法性、 严肃性, 并对市场管理部实际工作有一定帮助。
6.3 人力资源科负责报刊收集、 整理、 保管。
6.4 市场管理部可定期将过期报刊进行变卖处理, 变卖收入及时入账。
7.0 办公用品管理
7.1 办公用品分为易耗性办公用品和耐耗性办公用品。
7.1.1 易耗性办公用品是使用期短, 一次性耗费的办公用品。具体分为易耗性个人办公用品和易耗性公用办公用品两类。
7.1.2 耐耗性办公用品是长期使用的办公用品。具体分为耐耗性个人办公用品和耐耗性公用办公用品两类。
7.1.3 易耗性个人办公用品实行岗位定额使用制度, 其中总经理标准为40元/季, 部门负责人(包括市场负责人)为30元/季, 职员为15元/季。
7.1.4 耐耗性办公用品实行限量使用、 以旧换新制, 原领用的未核销或缴回时, 不发放同类用品。员工离职, 须退还所领用的耐耗性办公用品, 如有损坏, 由人力资源科视具体情况要求给予赔偿。
7.2 公用办公用品由部门负责人或市场负责人签字领用, 专人保管。
7.3 办公用品实行季度计划申购制度。
7.3.1 人力资源科根据相关标准审核员工及部门季度申领计划, 将个人申领办公用品费用控制在标准内, 将公共办公用品费用控制在合理范围内。
7.3.2 人力资源科按照总经理批准的申购计划指定专人采购、 保管、 发放、 分品种验收登记入帐。
7.4 人力资源科负责每月对库存办公用品进行盘点, 编制办公用品收、 发、 存月报表, 财务科负责监督执行并予以审核。
8.0 租房管理
8.1 办公租房必须签订租赁合同或协议, 按公司规定的标准执行。
8.2 员工房租按公司规定标准执行, 超标部分费用自理。
9.0 公务车辆管理
9.1 维修保养
9.1.1 车辆维修保养实行申请审批、 定点维修制度。
9.1.2 司机应及时掌握车辆运行情况, 确需修理时, 填写《车辆维修保养申请单》( 格式见SZ300201) , 凡单项维修保养费用在1000元以下的, 经人力资源科审查, 财务科审核并报总经理审批后安排定点维修; 单项维修保养费用在1000元( 含1000元) 以上的需提供3家以上报价及历次大修理记录, 报营销中心、 人力资源中心审核, 总经理助理审批。维修完毕后由司机、 财务科及人力资源科负责人验收, 签字确认。
9.1.3 出车途中需进行维修, 须总经理同意, 并在返程后办理相关手续。
9.1.4 司机行车时要实行”三检”: 即在出车前、 行驶中及收车下班前要对车辆进行例行检查。由于使用不当造成部件损坏, 经鉴定属实, 司机承担全部修理费用。
9.1.5 司机应建立车辆维修保养档案, 记录车辆保养、 故障、 维修、 证件办理、 审验及保险等情况, 每年应对汽车费用进行统计分析。
9.1.6 人力资源科每周至少检查一次车辆状况, 包括机油、 刹车油、 方向油、 轮胎、 水箱、 仪表、 灯光、 刹车及发动机等, 填写《车辆状况检查表》( 格式见SZ300201) , 并记录留存。
9.2 保险
9.2.1 市场管理部车辆应在当地投保, 投保险种可为: 车辆损失险、 第三者责任险、 乘客座位责任险、 司机座位责任、 全车盗抢险、 前后挡风玻璃单独爆裂险、 无过错损失补偿险、 中国境内险等。投保金额根据实际情况确定。
9.2.2 人力资源科原则上选择二家以上保险公司, 对资质条件、 理赔条件及保险费率进行比较后, 报营销中心、 人力资源中心及总经理助理审批。
9.3 用车管理
9.3.1 用车资格
9.3.1.1 部门经理以上人员业务需要;
9.3.1.2 接送公司客户及深圳总部来人;
9.3.1.3 部门经理以上人员出差, 可派车到车站码头( 或机场) 接送;
9.3.1.4 总经理上下班可派车接送, 总经理访问经销商及到所辖区域内考察指导工作;
9.3.1.5 员工家庭出现突发意外事件, 可派车予以帮助;
9.3.1.6 其它情况( 如携带重要物品、 现金、 不易携带物品或时间紧迫、 交通不便等特殊情况) , 须由部门负责人和总经理签批。
9.3.2 公务车辆由人力资源科统一管理和调度。实行定人定车制度, 严禁任何人( 包括总经理) 私自驾车。
9.3.3 司机或其它人员未经批准擅自动用车辆, 否则每次处以500元的罚款, 情节严重者予以开除, 因司机违章或其它人员私自动用车辆造成车辆、 财产损失或交通事故, 由当事人全额赔偿。
9.3.4 未经市场管理部总经理同意, 司机不得私自将车辆交她人驾驶, 一经发现, 立即开除。由此造成事故、 损失, 由当事人全额赔偿。
9.3.5 公务用车由人力资源科负责人统一调度登记备查, 用车人须在《行车登记表》( 格式见SZ300201) 上签名。私事用车须由申请人填写《派车申请单》( 格式见SZ300201) , 由人力资源科负责人审核, 总经理审批后方可派车。
9.3.6 无出差任务时( 包括下班后) , 司机应将车辆停放在指定的停车点, 并检查车辆安全后方可离开。特殊情况下需停放在其它地方时, 应由人力资源科负责人批准。否则, 一经发现, 立即开除, 并承担由此而造成的一切后果。工作时间内( 因公出差除外) , 原则上司机应在指定地点待命, 保证随叫随到。
9.3.7 公务车辆实行定点加油制度。原则上在市场管理部所在市区内行驶的车辆不使用现金加油, 长途行驶在市外需加油的可按实际需要适量加油, 但必须有同车人在发票背面签字证明。
9.4 事故处理
9.4.1 发生交通事故, 司机应立即向当地交通管理部门和保险公司报案, 在协助做好事故现场处理工作同时。将事故情况( 时间、 地点、 车辆、 相关人员、 伤亡、 损失情况等) 报告人力资源科负责人及总经理。严禁私自同肇事方私下交易, 否则由此产生的一切后果由其本人承担。
9.4.2 人力资源科应尽快向保险公司办理保险索赔工作。
9.4.3 因公出差发生交通事故, 根据交通管理部门鉴定的事故双方责任比例, 由司机承担除保险公司赔款外的相应损失及罚金。
9.4.4 司机因违章行驶或证件不全被罚款的, 费用不予报销, 违章造成的后果由司机负责。
10.0 安全管理
10.1 市场管理部应树立、 强化全员防范意识, 做好安全保卫工作, 发现异常情况应及时查问、 上报。
10.2 员工下班时应进行办公设备、 设施的检查。锁好文件柜、 保险柜和办公室门窗。
10.3 员工必须妥善保管市场管理部的专用钥匙, 不得擅自配制或转交她人。妥善保管使用市场管理部的贵重物品, 如有损坏或遗失, 须照价赔偿。
10.4 注意防火、 防盗, 严禁携带危险物品到公司, 严格遵守各项消防安全管理规定。
10.5 员工必须熟记火警电话”119”, 熟悉走火通道及出口位置, 熟悉灭火器具的使用方法。如发生火警, 无论程度大小, 必须采取以下措施:
10.5.1 保持镇静, 不可惊慌失措;
10.5.2 呼唤附近的同事援助并报告市场管理部总经理;
10.5.3 直拨火警电话”119”, 清楚地说出火警地点、 燃烧物质、 火势情况及单位名称、 本人姓名;
10.5.4 在不影响人员安全疏散的情况下, 把火警现场的所有门窗关闭, 切勿使用电梯, 要从楼梯上下。
10.6 市场管理部应根据实际情况制定相关的应急方案。
11.0 礼品管理
11.1 市场管理部因工作关系所收取的礼品, 应上交人力资源科登记保管。
11.2 贵重礼品处理须上报人力资源中心批准, 人力资源科每月公布礼品上交及使用情况, 保证礼品上交及使用的真实性和合理性。
12.0 执行监督
12.1 人力资源科负责行政管理制度的执行与监督, 如出现疏于检查、 处罚不公、 徇私舞弊等现象, 将追究人力资源科相关人员责任。
12.2 对违纪行为纳入该员工考核, 视情节轻重给予相应的行政处罚。
13.0 附则
13.1 本制度由人力资源中心制定并负责解释。
13.2 本制度自 4月1日起施行, 凡与本规定相抵触的制度, 同时废止。
13.3 各市场管理部根据实际情况, 依据本制度制定实施细则。