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财务费用报销管理制度

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2020年4月19日
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财务报销管理制度
目的：
为了加强公司财务管理的工作，完善公司的报销程序及规定，合理控制公司经营费用，根据国家有关财务法规的规定及公司对财务规章制度的要求，结合本公司的实际经营情况制定本制度。
适用范围：
本制度适用于集团及子公司，包括办公费用、员工费用、车辆费用、应酬费、差旅费等；固定资产购置、在建工程、工程装修、集中采购不在本制度规范。
第一章 总 则
第一条 费用审批及报销流程。
各项费用开支，必须经部门经理以上人员和财务审核后，报总经理批准，并按以下具体各项费用的报销流程办理：

审签权限签批
出纳报账
财务
审核
部门
审核
经办人填
写报销单

第二条 费用的报销期限。
(一) 现金日常费用报销（用于零星购物或支付零星费用）：备用金借支和报销单据的审核，财务部随时受理，但报销的领取时间为每周二、周四，其余工作日财务部不办理。
(二) 差旅费报销：所有人员的差旅费报销必须填制统一的“差旅费报销单”，公司员工出差回来后一周内交回总部核销。
(三) 每次核销都必须附 “差旅费报销单”以及“出差申请报告”，差旅费用报销不得跨月；一周内未能按时将报销单据交回总部，延迟一天扣除报销金额的10%。
第三条 原始凭证有效性的规定：
(一) 经办人员在费用支出时，应取得真实合法的原始凭证。以下凭证视为合法凭证，准予报销：
² 税务部机关加批的带防伪水印底纹和全国统一发票监制章的税务发票；
² 财政机关批准并统一监制的行政事业性收据；
² 邮政、银行、铁路系统的各类带印戳的收据、支出证明单；
(二) 经办人员取得的合法凭证时，应按要求规范填写，否则，视为无效凭证，不予
报销。
(三) 经办人取得报销凭证时，凭证内容应填写完整；住宿发票填明起止日期及天数，
否则不予报销（除特殊情况外）。
(四) 经办人报销支出费用时，报销内容应符合报销凭证的使用范围及性质。
第四条　本制度适用对象为公司全体人员。
第二章 借款报销及审批制度
第五条 公司员工因公出差借款或报销，应据实认真填写借款单，由各部门经理审签后，报公司财务部审核，并送公司总经理批准，方能借款或报销。借款清帐联在报销完毕后退还给借款人。
第六条 员工出差预借差旅费应填写“借款单”，并注明借款事由，按规定程序审批后，到财务部门预借差旅费。
第七条 借款人须在公务完毕后7个工作日内到财务部结清借款，前款不清后款不予办理借款手续。每年12月31日前，除12月下旬借支的款项外其余所有个人借支的备用金都必须结清归还，逾期不还的，一次或分次从工资中扣回。
第三章 公司内部采购报销制度
第八条 各部门、各子公司应该对经营需要的物资定期编写采购计划，交由该系统负责人组织采购。采购发生的费用按照正式发票上显示的金额实报实销。
第九条 采取预付款方式的采购物资，由采购人员凭《采购合同》或供应商提供的报价单，填写《借款单》，经财务部审核、总经理批准后办理预付款手续。
第十条 采购人员在报销时，需由主管部门经理审核，经手人将手续齐全的“报销单”及物品入库单交财务部审核并进行账务处理，冲销预付款项。
第十一条 采取除预付款方式之外的方式付款的采购物资，在采购物品入库后，由采购人员凭《采购合同》或供应商报价单、《物资入库验收单》以及购货发票，交由财务部核，总经理批准后办理报销付款手续。
第十二条 采购发生的运费，由经手人填写报销单，部门经理审核，财务部门审核后，实报实销。
第四章 差旅费用报销制度
第十三条 本制度所指出差是指公司员工受公司主管负责人派遣在公司办公所在地城市以外的地区履行公务。出差员工根据本制度的规定享受相应标准的住宿补贴、伙食补贴和交通补贴；在公司办公所在地城市市内履行公务不享受出差补贴、伙食补贴和交通补贴。
第十四条 员工出差分为“长途”和“短途”两种，即当天往返的为“短途”，出差时间在一天以上的为“长途”。
第十五条 公司各部门应严格控制出差人数，并考虑其完成任务的期限，确定合理出差日期，逾期出差应向上一级主管负责人报告，对因公出差人员，按相应标准报销出差费用。
第十六条 公司员工出差应严格履行报批手续，而且必须填写《出差审批表》（见附件一），未经批准不得自行出差，自行出差或因私出差所发生的旅差费均由其本人自行承担，公司不予报销。
第十七条 员工出差地点分为Ⅰ类地区、Ⅱ类地区，其中Ⅰ类地区包括经济特区、北京、上海、天津、南京、广州及其它省会城市；Ⅱ类地区是除Ⅰ类地区以外的城市。
第十八条 员工出差乘坐交通工具时，公司总经理及副总经理能够乘坐飞机、软卧；部门经理级别能够乘坐软卧、硬卧，如有特殊情况必须乘坐飞机时必须由总经理审批；一般员工出差能够乘坐硬卧、硬座，如必须乘坐飞机时需要有部门主管及总经理审批。
第十九条 总经理及副总经理的出差费用实行实报实销制度，其它员工的出差补贴实行全额包干制，具体包干标准见下表（元/日）：

² 管理人员的出差补贴：
地区类别
补贴名称
Ⅰ类地区
Ⅱ类地区
住宿标准
220元/天
160元/天
其它补贴（含出差当地交通、餐费及本市往返机场、车站交通等）
80元/天
60元/天
合计
300元/天
220元/天
² 基层员工的出差补贴
地区类别
补贴名称
Ⅰ类地区
Ⅱ类地区
住宿标准
140元/天
100元/天
餐费补贴
24元/天
24元/天
合计
164元/天
124元/天
第二十条 基层员工与管理层员工一起出差时，由带班管理人员控制各项开销，不得超过按照人员的出差补贴标准，费用报销时凭发票报销。
第二十一条　报销凭据必须是出差地实际发生的票据，费用包干部分凭发票报销（发票金额大于费用包干标准的按标准报销，发票金额小于费用包干标准的按实际金额报销）。
第二十二条 出差天数以离公司之日（含）起至回公司之日（含）止；住宿补贴按实际住宿天数计算。
第二十三条 司机带车出差且当天不能返回的，实行每天住宿、生活补贴包干，不享受交通补贴，标准参见基层员工的出差补贴。
第五章 市交通费用报销制度
第二十四条 市内交通费报销实行实报实销及限额报销制。按照级别规定的限额报销，不足限额的按照实际发生费用报销。标准见下表（元/月）

职 位
市内交通费
车油费
备 注
总经理

实报实销
1、 公司有配车及自备车的按此标准，不同时享市内交通费补贴。
2、 凭票据实报销，差额不补。
副总经理
350
500
总 监
300
经 理
280
主 管
200
特别岗位
特批
凡市内办理公务主管以下人员，特殊情况下需要乘坐出租车的，事先必须取得部门经理的批准，实行实报实销。
第二十五条 所有因公报销出租车费用的员工，必须在出租车票背面注明往返地点及用车事由。报销时间为每月最后一周的报销日
第六章 通讯费用报销制度
第二十六条 因公发生的通讯费用的报销实行限额及实报实销制度。标准见下表（元/月）：
职 位
通讯费
备注
总经理
实报实销
1、 凭票据实报销，差额不补。
2、 如果因公超出最高限额的报销，需要写出书面报告，交由总经理审批。
副总经理
300
总 监
250
经 理
200
主 管
150
特别岗位
特批
第二十七条 报销人员在实际报销时，需要向财务部提交正规的通信费缴费发票。
第二十八条 各部门要严格控制办公室电话的使用情况，员工除了因公业务需要之外，不得使用公司电话另作她用。报销时间为每月最后一周的报销日。
第七章 公司业务招待费用报销制度
第二十九条 各部门人员因公接待外单位人员，需要到外面宴请的，须事先填写《业务招待申请审批表》（见附件1），报相关领导批导批准后方可列支，未经事先批准者一律不得报销。
第三十条 各部门人员因公出差确需应酬的，须事前电话请示部门经理同意，由部门经理向总经理请示，限额接待。
第三十一条 招待费发票日期栏必须填写清楚并附《业务招待申请审批表》，逐笔限时（在接待发生5个工作日内）审批核销。
第三十二条 凡公司统一安排的公务接待活动由公司行政部统一进行联系、登记、管理。
第八章 其它费用报销制度
第三十三条 误餐补贴。员工如在市内出差或加班误餐，按每人每餐15元，凭发票报销，超额自理。
第三十四条 礼品费。因工作特殊需要，需赠送有关部门人员或客户礼品的，由公司行政管理中心结合各部门要求统一订购，采购前行政管理中心列出“礼品采购计划表”，报相关领导批准后进行采购。临时发生的礼品需求，由经办人员填写“费用开支申请单”，注明礼品数量、预算单价、用途、建议物品及其它要求等，交部门经理签字，报相关领导批准后方可自行采购或委托采购配送中心代为采购。
第三十五条 加班费。加班费由人力资源部按国家和公司有关规定办理，月底随同工资一起发放。
第九章 附则
第三十六条 本办法中未做出规定的，按照公司的有关规定办理。
第三十七条 本办法由财务管理中心制定并负责解释。
第三十八条 本办法自 9月25日起执行。

附件一
业务招待申请表

申请部门： 年 月 日
来客姓名职务

来客人数

接待部门姓名

陪同人数

来访单位
事 由

申请金额
元/人次 总额：
部门经理
意 见

批准意见

批准人：