企业印章操作规程及责任明确条例.doc

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甲方： XXX
乙方： XXX

20XX
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企业印章操作规程及责任明确条例
本合同目录一览
1. 印章种类及使用范围
1.1 印章的种类
1.2 印章的使用范围
2. 印章的制作与保管
2.1 印章的制作
2.2 印章的保管
3. 印章的使用流程
3.1 印章的使用申请
3.2 印章的使用审批
3.3 印章的使用记录
4. 印章的使用权限
4.1 印章的使用人员
4.2 印章的使用权限的授予与撤销
5. 印章的使用监管
5.1 印章使用的监督
5.2 印章使用的检查
6. 印章的丢失与损坏
6.1 印章的丢失处理
6.2 印章的损坏处理
7. 印章的责任追究
7.1 印章使用不当的责任
7.2 印章管理的疏忽责任
8. 印章的交接与退出
8.1 印章的交接
8.2 印章的退出
9. 印章的电子化管理
9.1 电子印章的使用
9.2 电子印章的管理
10. 印章操作规程的修订
10.1 规程的修订申请
10.2 规程的修订审批
11. 印章操作规程的培训与宣传
11.1 培训的内容与方式
11.2 宣传的方式与范围
12. 印章操作规程的监督与评估
12.1 监督的方式与频率
12.2 评估的标准与流程
13. 印章操作规程的违规处理
13.1 违规的认定
13.2 违规的处理措施
14. 印章操作规程的解除与终止
14.1 解除的条件与流程
14.2 终止的原因与处理
第一部分：合同如下：
1. 印章种类及使用范围
1.1 印章的种类
（1）公司法人章：用于公司重要文件、合同、协议等法律文书的签署。
（2）财务章：用于财务报表、发票、支票等财务文件的盖章。
（3）人力资源章：用于员工入职、离职手续、劳动合同等人力资源文件的盖章。
（4）合同章：用于公司对外签订的各类合同、协议的盖章。
（5）其他必要的印章：根据公司实际情况，需要使用的其他印章。
1.2 印章的使用范围
（1）公司法人章：用于公司对外签署的各类法律文书，包括但不限于合同、协议、起诉状、答辩状等。
（2）财务章：用于公司财务报表、发票、支票、收据等财务文件的盖章。
（3）人力资源章：用于员工入职、离职手续、劳动合同、证明文件等人力资源相关文件的盖章。
（4）合同章：用于公司对外签订的各类合同、协议、补充协议等文件的盖章。
（5）其他必要的印章：根据公司实际情况，需要在相关文件上盖章的其他事项。
2. 印章的制作与保管
2.1 印章的制作
（1）公司法人章、财务章、人力资源章、合同章等印章，应由公司法务部门或指定的专业机构制作。
（2）其他必要的印章，可由公司自行制作或委托专业机构制作。
2.2 印章的保管
（1）公司法人章、财务章、人力资源章、合同章等重要印章，由公司财务部门或指定的专门部门负责保管。
（2）其他必要的印章，由使用部门或指定人员负责保管。
（4）印章应放置在安全可靠的保管设施中，确保印章不受损坏或遗失。
3. 印章的使用流程
3.1 印章的使用申请
（1）使用印章的部门或个人，应提前向印章保管部门提出书面申请，说明印章使用的理由、范围和目的。
（2）印章保管部门应在收到申请后的2个工作日内进行审批。
3.2 印章的使用审批
（1）印章保管部门应根据申请内容，审核印章使用的合法性、合规性，确保印章使用符合公司规定和法律法规要求。
（2）审批通过后，印章保管部门应将印章发放给申请部门或个人。
3.3 印章的使用记录
（1）使用印章的部门或个人，应在每次使用印章后，详细记录印章使用的情况，包括但不限于使用时间、使用地点、使用人员、使用文件等。
（2）印章保管部门应定期对印章使用记录进行审查，确保印章使用的合规性和安全性。
4. 印章的使用权限
4.1 印章的使用人员
（1）公司法人章、财务章、人力资源章、合同章等重要印章的使用人员，由公司明确规定。
（2）其他必要的印章的使用人员，由使用部门或指定人员确定。
4.2 印章的使用权限的授予与撤销
（1）印章的使用权限的授予，由公司法定代表人或授权负责人进行。
（2）印章的使用权限的撤销，由公司法定代表人或授权负责人进行，并通知印章保管部门和相关人员。
5. 印章的使用监管
5.1 印章使用的监督
（1）公司应设立专门的印章使用监督机构，负责对印章使用的合法性、合规性进行监督。
（2）印章使用监督机构应定期对印章使用情况进行检查，发现问题应及时处理并报告给公司法定代表人或授权负责人。
5.2 印章使用的检查
（1）印章保管部门应定期对印章的使用情况进行检查，确保印章使用的合规性和安全性。
（2）公司应不定期对印章使用情况进行检查，发现问题应及时处理并报告给公司法定代表人或授权负责人。
6. 印章的丢失与损坏
6.1 印章的丢失处理
（1）如发生印章丢失，应立即向印章保管部门报告，并启动应急预案。
（2）印章保管部门应立即向公司法定代表人或授权负责人报告，并采取相应的补救措施。
6.2 印章的损坏处理
（1）如发生印章损坏，应立即向印章保管部门报告，并停止使用该印章。
（2）印章保管部门应立即向公司法定代表人或授权负责人报告，并采取相应的补救措施。
8. 印章的交接与退出
8.1 印章的交接
（1）印章保管部门应在员工调动、离职或职务变更时，对印章进行交接。
8.2 印章的退出
（1）不再使用的印章，应由印章保管部门负责处理。
（2）印章退出时，应经公司法定代表人或授权负责人批准，并由印章保管部门负责登记、封存或销毁。
9. 印章的电子化管理
9.1 电子印章的使用
（1）公司可以采用电子印章，用于电子文件的法律效力确认。
（2）电子印章的使用应符合国家法律法规关于电子印章的相关规定。
9.2 电子印章的管理
（1）电子印章的管理应建立健全管理制度，确保电子印章的安全性和合法性。
（2）电子印章的保管部门应采取技术措施，保障电子印章不被非法使用。
10. 印章操作规程的修订
10.1 规程的修订申请
（1）如遇法律法规变化或公司实际情况变化，需对印章操作规程进行修订的，由相关部门提出修订申请。
（2）修订申请应明确修订的内容和理由，并提交相关法律法规依据。
10.2 规程的修订审批
（1）印章操作规程的修订，应由公司法定代表人或授权负责人审批。
（2）审批通过后，由印章保管部门负责对印章操作规程进行修订，并通知全体相关人员。
11. 印章操作规程的培训与宣传
11.1 培训的内容与方式
（1）印章操作规程的培训内容应包括印章的种类、使用范围、使用流程、使用权限等。
（2）印章操作规程的培训方式可以包括内部培训、外部培训、发放培训资料等。
11.2 宣传的方式与范围
（1）印章操作规程的宣传方式可以包括公司内部公告、海报、邮件等方式。
（2）印章操作规程的宣传范围应涵盖所有使用印章的部门和人员。
12. 印章操作规程的监督与评估
12.1 监督的方式与频率
（1）印章操作规程的监督可以包括定期检查、不定期抽查等方式。
（2）监督的频率应根据公司实际情况和法律法规要求确定。
12.2 评估的标准与流程
（1）印章操作规程的评估应建立标准，包括合法性、合规性、安全性等方面的标准。
（2）评估的流程应包括自评、他评、整改、批准等环节。
13. 印章操作规程的违规处理
13.1 违规的认定
（1）违反印章操作规程的行为，应由印章保管部门或其他监督机构认定。
（2）认定违规行为时，应充分调查事实，并听取当事人的陈述和申辩。
13.2 违规的处理措施
（1）对违规行为，应根据情节严重程度，采取相应的处理措施，包括但不限于警告、罚款、停职等。
（2）对严重违规行为，应依法移交司法机关处理。
14. 印章操作规程的解除与终止
14.1 解除的条件与流程
（1）印章操作规程的解除条件应符合国家法律法规和公司规定。
（2）解除流程应包括申请、审批、通知等相关环节。
14.2 终止的原因与处理
（1）印章操作规程终止的原因可能包括法律法规变化、公司解散等。
（2）终止处理应包括对现有印章进行清理、登记、封存或销毁等。
第二部分：其他补充性说明和解释
说明一：附件列表：
1. 附件一：印章种类及使用范围详细列表
附件说明：详细列出公司所有印章的种类、用途、使用范围等信息。
2. 附件二：印章制作与保管规范
附件说明：详细规定印章制作的要求、质量标准、保管流程等。
3. 附件三：印章使用流程图
附件说明：以图表形式展示印章使用的步骤，包括申请、审批、记录等。
4. 附件四：印章使用权限列表
附件说明：详细列出各种印章的使用权限，包括使用人员、使用条件等。
5. 附件五：印章使用监管制度
附件说明：详细规定印章使用的监督机构、监督方式、监督频率等。
6. 附件六：印章丢失与损坏处理流程
附件说明：详细列出印章丢失或损坏时的应急处理流程，包括报告、审批、补救措施等。
7. 附件七：印章交接记录表格
附件说明：标准化的交接记录表格，用于记录印章交接的过程和细节。
8. 附件八：电子印章管理规范
附件说明：详细规定电子印章的制作、使用、管理要求等。
9. 附件九：印章操作规程培训材料
附件说明：包括印章操作规程的培训教材、PPT、培训视频等。
10. 附件十：印章操作规程监督与评估标准
附件说明：详细列出印章操作规程监督与评估的标准、流程等。
11. 附件十一：违规行为处理办法
附件说明：详细列出各种违规行为的处理措施，包括警告、罚款、停职等。
12. 附件十二：印章操作规程解除与终止规定
附件说明：详细规定印章操作规程解除与终止的条件、流程等。
说明二：违约行为及责任认定：
1. 违反印章使用范围和使用条件的规定，未经审批使用印章或超范围使用印章。
违约责任：警告，并视情节严重程度，可能面临罚款或其他处罚。
2. 不按照规定程序使用印章，私自使用或盗用印章。
违约责任：警告，并视情节严重程度，可能面临罚款或其他处罚。
3. 不按照规定保管印章，导致印章丢失或损坏。
违约责任：根据印章的重要性，可能需承担赔偿责任，严重者可能面临辞退。
4. 未按照规定报告印章丢失或损坏情况。
违约责任：警告，并视情节严重程度，可能面临罚款或其他处罚。
5. 未按照规定进行印章交接，交接过程不规范或未签署交接记录。
违约责任：警告，并视情节严重程度，可能面临罚款或其他处罚。
6. 未按照规定进行印章使用记录的保存和审查。
违约责任：警告，并视情节严重程度，可能面临罚款或其他处罚。
说明三：法律名词及解释：
1. 印章：指公司用于确认法律文件效力、代表公司意思表示的标记。
2. 公司法人：指依法设立，具有法人资格的公司。
3. 法定代表人：指公司法律意义上的代表人员，通常为公司董事长或总经理。
4. 授权负责人：指公司内部被授权行使一定权力的人员，包括但不限于部门经理。
5. 电子印章：指采用电子技术制作的印章，用于电子文件的法律效力确认。
6. 电子文件：指以电子形式存储的文件，包括文字、图表、音频、视频等。
7. 法律法规：指中华人民共和国的法律、行政法规、地方性法规、部门规章等。
8. 违约：指合同当事人违反合同约定的义务或条件的行为。
9. 赔偿责任：指因违约行为而需要对对方承担的经济赔偿责任。
10. 辞退：指公司依据规定，解除与员工的劳动关系。