印章证照管理制度2011修改.doc

印信管理制度
一、印章的管理
1、公司印章包括公章、党组织公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人印章、分公司公章、各项目部章等。公司公章、党组织公章、分公司公章、各项目部章由办公室负责保管；财务专用章、法定代表人印章由财务部负责保管。
2、印章管理人员要按印章类别建立印章使用登记簿（见附件一），印章使用前登记使用日期、用途、经办人，待领导审批后方可加盖印章，若因领导外出而无法履行审批程序，只有取得口头同意后方可加盖印章，并要在事后补签。签定合同、协议及意向书时，由经办人填写《合同审核表》，经公司领导签批后盖章；各项目部工程文件用章须经项目负责人签署意见，报公司领导审批后盖章。
3、加盖印章的文件材料的行文、格式必须符合有关规定要求。凡在落款处加盖印章时，应骑年盖月。与外单位的合同、协议等文件，篇幅超过两页的要加盖骑缝章。印章管理人员用印前要对用印文件与领导审批原稿进行核对，确定无误后加盖印章。不得在空白表格、纸张上使用印章。
4、用印一律在办公室内，印章不得携带外出使用，如有特殊情况需带出使用，须填写《印章借用申请表》（见附件二），经公司领导签字批准后方可带出使用。
5、印章管理人员应做好印章的保管工作，做到随用随锁，严格按公司规定准确使用印章，印章的使用及管理人员应对未按本规定使用和管理印章而造成的过失承担相关责任。
二、证照的管理
1、公司及分公司的营业执照正、副本，组织机构代码证正、副本（含信息卡），税务登记证正、副本，开发资质证书正、副本由办公室统一管理，并按有关规定要求按时办理各种证照的年检、变更、更换工作，保证公司经营主体资格符合法律法规要求。
2、证照使用及复印必须登记，须注明使用日期、经办人、用途等。
3、证照一般不得携带外出使用，如有特殊情况需带出使用，须填写《证照借用申请表》（见附件三），经公司领导签字批准后方可带出使用。
三、介绍信的管理
1、公司介绍信由办公室专人负责开具。
2、严禁开具盖有印章的空白介绍信，所有开具的介绍信必须填写用信人姓名和联系事项。。
3、介绍信开具后，如因情况变化未使用，应退还保管人员，由其贴在存根处，并注明原因。

附件一：
行政签章登记簿
时间
文号
签章文件名称及内容
报送机关
份数
领导审批
经办人
存档范围

附件二：
印章借用申请表
编号：
印章名称

借用原因

借用时限
年 月 日至 年 月 日
借用人签字

借用部门

领导审批

借出时间
年 月 日
归还时间
年 月 日
借用人签字

借用状况

附件三：
证照借用申请表
编号：
借用物名称及数量

借用原因

借用物状况

借用时限
年 月 日至 年 月 日
借用人签字

借用部门

领导审批

借出时间
年 月 日
归还时间
年 月 日
借用人签字

借用状况