业主入伙管理流程.doc

住户入伙管理流程

1.0 目的
规范业主入伙(住)管理工作，确保业主顺利入住。
2.0 范围
适用于各小区业主入伙(住)的管理。
3.0 职责
3.1 管理处主任负责安排入伙的全面工作。
3.2 房管人员负责协助主任安排的业主入伙工作。
3.3 办公室和其它部门协调的临时人员负责具体办理入伙手续。
3.4 财务人员负责核收各项入住费用。
3.5 机电维修人员负责验楼时发现的各类存在问题整改的跟进，水电表底数采集，水电的开通工作。
4.0 定义
入伙(住)：根据《深圳经济特区住宅区物业管理条例》所称入伙(住)是指入住人收到书面入住通知，并办理完结相应手续，入住人收到入伙(住)通知后在限定期限内办理相应手续的视为入住。
5.0 标准流程
5.1 入伙的准备工作
5.1.1 入伙资料的准备
a） 根据小区的实际情况，编制《住户手册》、《消防安全责任书》、《入伙通知书》等有关入伙文件、表格等。
b） 《入伙通知书》的内容要求写明管理处办公地点，业主办理入住手续时应带的资料，证件及交纳的费用明细，此项工作实际操作中由开发商完成。
c） 印刷以下各类表格及文件：
《住宅使用说明书》（开发商负责、物业公司协助）
《住宅质量保证书》（开发商负责、物业公司协助）
《钥匙领用登记表》
《入住房屋交验表》
《业主家庭情况登记表》
《入伙登记表》
《入伙收费统计表》
《装修申请表》
《装修承诺书》
《装修施工责任书》
《业主公约》（参照国家规范格式文本）
《前期物业管理协议书》（参照国家规范格式文本）
《业主手册》等
5.2 入伙时的环境布置：
5.2.1 区内环境
入口处挂横幅，内容有“欢迎你乔迁XXX”等，插彩旗，营造热烈的气氛。
插指路牌，由入口处到管理处，指路牌标明“管理处”字样。
入口处标明管理处办公地址和办公时间。
5.2.2 管理处办公环境
1 挂灯笼，飘小彩旗，摆放花篮、盆景，给人以隆重喜庆的感受。
2 张贴醒目的“办理入住手续流程图”，办理手续窗口设置要求做到“一条龙服务”，各窗口标示清楚、一目了然。
3 负责管理处入住所有人员着装统一整洁，精神振奋。办公室内各类资料摆放整齐有序。
5.3 办理入伙(住)手续流程图

用户
大厦事务部
财务部
大厦事务部
发放钥匙
验收楼宇
限期整改
大厦事务部
用户

（备齐入住资料）

（登记、归档、派发《住户手册》）

（核收应收费用）

（签订各类契约）

不合格

（办理用户出入证）

（办理装修手续或入住）

5.4 发出入住通知
5.4.1 管理处依据与开发商办公会议决定的入住时间，由开发商向业主发出入住通知，内容包括：
a）《关于办理入住手续的通知》。
b）《致广大业主的慰问信》。
5.4.2 业主收到入伙通知后，应在规定的时间内带齐有关证件和资料到管理处办理入伙手续，业主办理入伙手续需带以下证件：
a）《入伙通知书》
b）《购房合同》原件和复印件各一份
c) 业主及家庭成员身份证原件及复印件各一份，小一寸彩照每人2张
d) 单住购房的尚须带齐营业执照副本及其复印件各一份
e) 委托他人办理的还需带业主委托书
5.5 入住手续的办理
5.5.1 验证：管理员在业主前来办理入住手续时，应首先对以下证件进行检查:
a) 《购房合同》原件
b) 业主身份证原件
c) 单位购房须检查其单位营业执照副
d) 委托他人办理的，须检查业主委托书
5.5.2 检查无误后，管理员将《购房合同》原件，业主及家庭成员的身份证原件、单位营业执照副本返还业主，证件复印件及业主委托书存入业主档案。
5.5.3 将业主提供的一张照片贴在《业主家庭情况登记表》内。
5.5.4 交纳入住费用，业主到财务部交纳入住费用，财务部根据收款项目开具收款收据，一般情况下，入住费用包括以下项目：
a) 煤气开户费，属代收代缴费用，小区无此项目不予收费。
b) 有线电视初装费，属代收代缴费用，小区无此项目不予收费。
c) 管理费，从入伙之日起预收三个月。
5.5.5 验房收楼
a) 专业人员带业主验收房屋，并请业主将房屋存在问题填入《业主入伙验房表》中。
b) 房屋经验收合格的，带验房人员请业主在《业主入伙验房表》中签字确认。
c) 验收中发现问题，相关管理员应马上通知施工单位，限期修复，
— 在限期内不能完全修复的，管理员应将整改情况反馈给业主，并告知推后的具体验收时间。
— 整改完整后，由管理处通知业主二次验收，如业主不满意的由管理处进行跟进，限期尽快解决。
5.5.6 发放钥匙
a) 业主验楼无问题或要求在搬入后在维修的，管理员应将房屋钥匙全部交给业主。
b) 业主验楼有问题，管理员将钥匙交业主时，留下一把入户门钥匙在管理处，以供维修时用。
c) 业主在领取钥匙时，管理员应要求业主在《钥匙领用表》内签名确认。
5.5.7 签署《业主公约》、《消防安全责任书》、《前期物业管理协议》等。
a) 管理员将《业主公约》、《消防安全责任书》、《前期物业管理协议》一式两份交给业主并请业主详细阅读并做解答。
b) 请业主签署《业主公约》、《消防安全责任书》、《前期物业管理协议》。
c) 管理员将签署后的《业主公约》、《消防安全责任书》、《前期物业管理协议》，其中一份存入档案，另一份交业主保存。
5.5.8 资料发放，管理员将以下资料发给业主保存
a) 《住户手册》
b) 签署后的《消防安全责任书》
c) 签署后的《前期物业管理协议书》
d) 签署后的《业主公约》
e) 《住宅使用说明书》
f) 《住宅质量保证书》
5.6 开通水、电
5.6.1 专业验房员应邀请业主一起将水、电表读数抄录在《业主入住验房表》中。
5.6.2 通知机电维修部开通该业主房的水电。
6.0 记录
《钥匙领用登记表》
《住户家庭情况登记表》
《业主入住验房表》