采购管理制度与工作流程.doc

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采购管理制度与工作流程
1、目的：为规范采购流程，提高采购工作的效率，保障公司各项经营业务正常开展，特制定本制度。
2、适用范围：适用于公司采购管理，所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。
3、内容：
3.1采购基本流程
采购需求---采购计划---寻找供货商----询价、比价、议价----采购洽谈----合同的签订（确定付款条件、配送方式、售后服务）----交货验收（仓管）---质检（不合格退货）---入库---计划对账---财务结算 ：
采购需求
采购流程：
产品采购

审核

采购计划
包材/辅料/挂件

寻找供应商

其它

总经理
询价、比价、议价

采购洽谈

总经理

财务/副总
合同签订

建立供应商资料

下单

检验合格
交货验收
检验不合格

仓库对账

入库
财务核算
退货

3.2 采购计划：采购员应根据请购单和公司销售计划制订采购计划。
3.3 供应商的选择和考核：供应商的选择与考核，一般从经营情况、供应能力、品质能力等方面评定，并定期从质量、运货、价格、逾期率、是否配合等方面综合打分。
3.4 询价、比价、议价 。
3.5 合同的签订：买卖双方经过询价、报价、议价、比价及其它过程，最后双方签订有关协议，合约即告成立。采购合同的签订要根据采购商品的要求、供应商的情况、企业本身的管理要求、采购方针等要求的不同而各不相同。需与财务部核实确定付款条件、货运方式、售后服务等情况。
3.6 交货验收：采购员必须确定货物品种、数量、质量、交货期的正确无误。以采购员的确定和合同为验收数据。
3.7 质检：货物质检合格则入库，不合格的，需安排补救和退货。
3.8 财务结算：货物入库后，财务结算
4、申请产品采购主要流程环节：

采购订购
财务/总经理审批
提出需求
业务无合同
业务助理（核对合同）
计划排单
业务

4.1、销售部提出采购需求；
4.2 PMC编制BOM表/物料编码/外购指令单；
4.3采购部制定采购计划，由采购部负责人报总经理、财务审批；
4.4 审批通过后，由各责任采购下单。
5、申请付款流程：
根据供应商帐期限

财务审核
财务付款
总经理审批
采购对账
采购

5.1 采购商品入库后，做应付款对账、及请款申请；
5.2 财务会计根据供应商账期核对成本金额和付款金额是否一致，不一致的找出原因，调整成本金额直至与付款金额一致后做应付款；
5.3 财务部审批到期应付帐款；
5.4 总经理批准财务申请应付付款。
6、商品到货验收流程：
会计审核入库单
入仓
仓管打入库单
仓管验货（数量）

6.1 仓库根据供应商送货单验收产品及数量；
6.2 仓管、及品质合格验收后打入库单，核对入库单金额是否与送货单金额一致，一致后方可审核入库，不一致需报采购审核，采购在当日给予答复。
7、促销流程
配送
门店
促销计划
订单落实

7.1 业务确定促销计划；
7.2 确定产品信息，包括价格、货源、促销执行时间；
7.3 报总经理申请促销采购资金；
7.4 落实采购订单和促销执行方式；
7.5 反馈促销结果在并通报。
同意
退单
8、退货流程
业务退货申请单
采购部审核
仓库
供应商

不同意
供应商
报损

8.1 业务填写退货申请单，写明原因；
8.2 采购根据客户合同和合作情况，审核退货申请；
8.3 审核通过可退回仓库，仓库每周以供应商为单位做退货单；
8.4 不能退回供应商的，做报损处理，报损比例不得超过0.5%。
9、 采购管理制度：
9.1 建立供应商资料管理（表）册，售后服务管理表。
9.2 建立、建全比价制度，保证采购产品的质优价廉。
9.3 每月末将本月付款、欠款、欠票情况进行汇总、总结，并提出下月请款计划。
9.4签订采购合同后，应全面了解发货情况，如不能及时供货，应将原因提前两日通知PMC或请购人。
9.5所有货物一律经品质部验收，发现问题及时和供应商联系，必须及时和供应商联系并得出处理措施。
9.10 品质验收合格后必须在一个工作日内办理入库手续。
10 采购部职责：
10.1 制定并完善采购制度和采购流程：
10.1.1根据公司的长期发展计划，拟定采购部门的工作方针和目标；
10.1.2 负责制定采购方针、策略、制度及采购工作流程与方法，确保贯彻执行。
10.2制定并实施采购计划：
10.2.1 根据公司的拓展规模以及年度的经营目标，制订有效的采购目标和采购计划；
10.2.2 审核采购需求，统筹策划和确定采购内容，编制采购计划；
10.2.3 组织实施市场调研、预测和跟踪公司采购需求，熟悉各种产品的供应渠道和市场变化情况，据此编制采购预算和采购计划；
10.2.4 根据采购管理程序，负责采购项目的谈判、签约，检查合同的执行和落实情况；
10.2.5 督导检查仓库的验收、入库、出库及管理工作，确保采销质量。
11、采购成本预算和控制
11.1 编制月度和每周采购预算，实施采购的预防控制和过程控制，有效降低成本；
11.2 采购价格审核、预算、报价，达到有效的成本控制；
11.3 对采购合同履行过程进行管理、监督检查，及时支付相关款项；
12、选择并管理供应商
12.1根据公司的销售需求，选定价格合理、产品质量可靠、信誉好、服务优质的供应厂商，建立长期战略同盟；
12.2 建立对供应商的资信、履约、售后服务能力及市场价格状况和走势的综合评估系统；
12.3 不断开发新的供应渠道和供应商，加强对新老客户的走访和调查；
12.4 制定供应商管理办法，加强对供应商的管理、考核，确保供应商提供产品的优良性。