物业单位公司企业管理制度绿化部物资采购管理办法.docx

绿化部物资采购管理办法
1. 目的
为了加强绿化工程部物资采购的管理和监控，确保绿化工程的顺
利开展。
2. 范围
适用于公司绿化工程部
3.职责
部门/岗位
工作内容
总经理/分管领
导
负责权限内的物资审核、审批
相关职能部门
负责权限内的物资审核、审批，采购行为监控。
参与现场议价。
部门经理
负责权限内的物资审核、审批
负责对部门物资采购的监控
工程主管
负责对工程用物资采购的审核
养护项目负责人
负责对绿化养护类物资采购的申请、审核
工程项目负责人
负责对工程用物资的申请、验收、领用控制与监
督
部门采购员
负责物资的采（订）购

苗木（物资）验
收人
负责部门工程（苗木）物资的验收，独立于采购员。

4.方法与过程控制
4.1中标工程的物资采购申请
项目
操作办法
合同评审
评审时，须附《绿化苗木采购申请单》。
物资申请
根据《绿化苗木采购申请单》费用按审批权限分批借款采购，每张《绿化苗木采购申请单》对应一家供应商。报销时附填写完整的《绿化苗木采购申请单》按权限审批后进行报销。
合同签订
按地产公司的合同文本签订工程合同
4.2地产公司指定的零星工程物资或甲供物资采购申请

项目
操作办法
物资申请
根据《绿化苗木采购申请单》费用按审批权限分批借款，每张《绿化苗木采购申请单》对应一家供应商。报销时附填写完整的《绿化苗木采购申请单》按权限审批后报销。
甲供物资附发票、按地产相关部门要求到地产报销
合同
如地产公司事后要求补签合同时，按合同管理程序进
行
资料
部门保存签证单、业务指令单等记录

4.3物业服务中心、补苗及部门工具用品的采购申请
项目
操作办法
苗木类
申请人填写《绿化苗木采购申请单》，每张《绿化苗木采购申请单》对应一家供应商。
非苗木类
填写物资申请，按权限审批后采购

4.4采购行为、资金的管理办法
项
目
操作办法
常用绿化苗木采购应建立部门供应商名录（填写《合格物资供方（品
牌）
一览表》）及价格清单，并挂部门内部网页，长期合作的应每年
签订框架协议，每次采购时可不签订采购协议。
市
外
苗
木
采
购
市外采购要求有两人同时在场，并选择在有正规发票的供应商购买。
单宗采购金额在5元以上及单宗人工服务外包额在1元以上的须有公司职能部门人员参与现场议价，填写《供方现场（约见）评审记录表》（人工外包的单独签订施工协议）。结账应以转账方式进行。特殊情况下需使用现金付款超过50（含）元以上，必须事前经分管领导审批，支付时，金额在1元以上的必须两人以上前往结账；金额在3元以上的必须由公司财务人员陪同结账。
不签订采购协议的，须提供供应商的电话、姓名、地址等相关资料。

甲供物资在地产相关部门参与及授权下进行，并由参与人员及授权人签字确认。
市内苗木采购
在价格、质量同等条件下，应选择在合格供应商采购。
结账以转账方式，可采取月、季等期限定期付款。
合格供应商无需要的苗木或价格不合理时，经部门经理同意后可以在其它苗场采购。
如不能进行支票交易，按市外采购规定执行或供应商直接到财务管理部结账。
不签订采购协议的，须提供供应商的电话、姓名、地址等相关资料。
其他物资采购
按《采购管理程序》要求执行

4.5验收入库及报销办法
项目
操作办法
养护
项目负责人负责验收，核对实数，并在供应商送货单收货人
绿化
处签名、填写《绿化部苗木（物资）采购验收单》。现场领用
苗木
物资。不再填写《进仓单》和《物资领（借）用单》。

工程
绿化
苗木
凭送货单、发票、《绿化苗木采购申请单》、《绿化部苗木（物资）采购验收单》等资料报销。
设备
工具、药品、
肥料等备用品
由专人验收入库，仓管员填写《进仓单》、入账。
物资领借用按《物资存储及管理程序》执行。
凭《进仓单》、发票等报销。
土方、陶粒、一次性消耗品
工程项目负责人负责验收，核对实数，并在《物资申请单》
“备注”栏中签名，现场领用。不再填写《进仓单》和《物资领（借）用单》。
采购凭送货单、发票、《物资申请单》复印件等资料报销。

4.6本办法中未明确规定的内容，按公司《采购管理程序》执行。
5.相关文件
VKWY7.4-Z01
《采购管理程序》

《物资存储及管理程序》
6.记录表格

VKWY7.4-Z01-F1
《物资申购单》

VKWY7.4-Z01-F3

《物资/服务申请报告》
《进仓单》
《物资领（借）用单》
《绿化苗木采购申请单》
《供方现场（约见）评审记录表》
《绿化部苗木（物资）采购验收单》