设计部管理细则及培训.docx

设计部管理细则及培训
一组织架构
二岗位职责
三工作流程
四工作规范
五绩效考核
为了细化设计部的工作职责，加强内部管理，提高工作的效率，更好的为广大加盟客户服务，特制定此管理手册
一组织结构

二岗位职责
1. 工作范围：
凡本公司接受客户需求或自行内部设计制作之新产品皆属之。
2. 工作内容：
公司媒体广告、橱窗和促销（礼品）的设计和制作、商场的展示布置、产品开发、资讯的收集和管理、电脑软件硬
件的维护和管理等。
3. 权责：
1）权利：有权对商场内部的展示、布置及宣传品的更改，以及所有电脑资讯的管理。
2）责任：凡设计和制作之产品都要维护公司对外对内的形象，要节约公司之成本。
三工作流程：
1. 当业务部接受到国内外客户书面、头、电话、传真、E-mail、等方式的样品需求信息
或部门业务扩展需求时，由业务人员填写设计工作申请单（附件一）及参考资料，经业务主管依技术性、成本、材料、制作方式、市场趋势审核后交设计部，依申请单所述条件进行设计制作。
2. 若非客户需求而由本公司内部高级人员之决策设计制作之产品，由提案者通知业务部，业务部依规定办理。
3. 设计部接获业务部提交之设计工作申请单（附件一）及参考资料后，即时登记于设计工作记录表（附件二）并由设计部主管拟定工作计划表（附件三），设定研发项目、时程及负责人员经总经理审核后，分发相关人员依计划执行。设计部主管并依据计划表中时程进行追踪，及后续执行结果之记录，若发现该计划必须更新或未如预期进度完成时，和相应业务部门负责人员协调，并重新拟定工作计划表。
4. 方案设计人员依据设计工作申请单（附件一）及参考资料之要求条件进行设计，设计时须考量公司形象、产品风格、色彩搭配、图案排列的美观性、制造成本与技术性及使用的配套性等条件。使产品之设计能符合经济与实用之原则。
5. 设计、确认、发包、入库、使用
a. 经设计完成之图案设计稿，须经总经理确认后，交相应需求业务部人员确认，签收稿件确认记录表（附件四）后，联系后续制作厂家（或内部制作）。
b. 联系后续制作厂家时，要考核各厂家之质量、成本等各方面，询价后将结果交由部门主管及总经理确认再发包给合格厂商。
c. 方案设计人员要验收制作之产品是否与设计相符合，验收后交由仓库保管，通过仓库发给各需求部门。
6. 物品管理
a. 消耗品管理，每月月初由相应物品管理人员统计月消耗品使用量、当月库存量等资料统计表，交由部门主任及总经理确认，管理人员不定时检查库存量，确保一定的使用保证，如有库存下降情况，应立即填写《请购单》交由部门主任及总经理签字，并交由行政管理组联系购买。
b. 使用物品及工具管理，设计部门的物品及工具原则上不予外借，如有特殊紧急之情况发生。借用人需登记入物品借用登记表（附件五），根据表格登记清楚，并及时归还，如有遗失按 价赔偿。
c. 电脑使用管理，非设计部人员如有业务扩展需求要使用设计部电脑进行操作时，请填写好
电脑使用记录表（附件六）
d. 电脑文件管理，公司所有图片按版本和壁纸壁布类别存档，以定案的文件统一存入电脑主机内，只能调用，需要修改的填写文件更改单（附件七）。设计部每个设计人员统一将定案的文件存入主机，做统一管理。
e. 临时物品登记管理，凡任何进入本部门之物品，都需登记入设计部物品出入登记表（附件 八）中，并每三个月清点检查一下数量，如有问题及时汇报总经理解决处理。
f. 参考书籍管理，如需购买参考书籍，需填写请购单，交由主任和总经理签字确认，购入书籍统一登记如书籍登记表（附件九）中，并每月输入电脑存档管理。
7.公开化原则
a. 电脑文件公开，凡公司文件无论分属电脑还是主机电脑，操作人员都要公开文件保存的位置，如果要休息，在
休息前一天将近期设计制作的文件位置统一登记在近期设计工作单内（附
件十）。
b. 制作厂家联系公开，凡和公司有过业务联系的公司和个人都要公开，以方便部门内其他人员之联系。
c. 采购价格公开化，所有任何设计人员凡在采购后都应将价格公开对部门所有人员，以方便其他同事采购时参考。
四行为准则
五人员考核
1. 面试要求
a. 电脑要求，会操作使用电脑，同时要了解会使用CORELDRA 、WPHOTOSHO 、PAUTOCAD 等软件。
b. 专业要求，美术专业、建筑设计专业、平面创意设计专业等设计专业。
2. 试用要求
a. 试用期限，三个月。
b. 在试用期内要学习壁纸壁布专业知识及公司内部组织架构。
3个月试用期结束前）
c. 考核内容（只有通过以下考核内容合格者才可成为设计部正式员工）
② 壁纸壁布专业知识和布艺专业知识。
①电脑操作，熟练使用CORELDRAVPHOTOSHOFAUTOCA等软件。（3个月试用期 结束前）
③ 工作效率，完成单项工作的速度及达成的有效度。（3个月试用期中）
④ 工作责任度，对单项工作完成的责任度。
4 .管理制度
1. 上班时间早上9： 至下午18： 30,着装舒适得体，精神饱满。
2.中午吃饭时间为12： -13： （除个别特殊情况）。
3.1 8： 30后如需加班填写加班单（附件十一），交由主管签字确认，否则不允许下班后继续使用公司电脑。
4. 上网规定，早上9： ，装有FOXMAIL 之电脑的设计人员固定收取E-MAIL，如当天休 息，其他同事代收，中午12： -13： 为固定上网查资料时间（除特殊情况）。
5. 卫生打扫时间，下班前15分钟，打扫内容扫地、拖地、整理桌面，文件归档等。
5. 职务说明（设计部人员都必须会平面设计、展示设计、采购维护管理等工作）
1. 平面方案设计：负责公司内部所有对内对外之宣传资料的设计（如公司简介、宣传DM、
促销海报、展示小标签、公司笔记本、灯箱稿件等）。
2. 展示设计：公司所有（内部外部）展示（布置）设计工作，包括专业商场、加盟店、零售门市、经销客户门店等。
3. 采购维护管理：公司所有之展示、布置相关之物品的购买维护管理工作。
4. 电脑软件硬件的维护：公司所有电脑系统之软件、硬件的维护工作，包括硬件的安装
调配、软件的安装控制、电脑内资讯的管理、各类密码的管理等。
6. 奖惩制度
1. 凡未按作业流程操作（填表登记）者，处以10元罚款。
2. 员工行为应遵照商场行为准则标准执行。
印刷发包管理准则
27年7月1日目的：为了控制公司在印刷方面不必要的浪费，同时提高印刷品质。
一、填写申请单各部门在要求设计和印刷相关资料时，填写好设计申请单和印刷申请单，表格填写
详细，相应各人员签字要完整，如申请人、部门主任、部门总经理、设计部总经理。
设计、发包申请单（附件一）
申请
部门

申请
内容

用途
说明

申请

设计

需求

时间

需求
时间

时间

附件

数量

设计及

及参考资

及材质要

印刷要
求说明

料

求

设计部总经理： 部门总经理： 部门主任： 申请人：
二、设计稿确认
设计部根据设计申请单设计稿件，并请相关需求部门总经理和设计部总经理签字确
认后进行价格核查。
三、价格核查
价格核查标注，至少要有三家公司价格报价但进行比较，同时考核各公司相应的印刷品质，取报价最低的为标准，并填写好比价对照表并附上各公司报价单交由相关需求部门总经理和设计部总经理签字确认。
设计、发包比价单（附件三）

四、印刷发包
设计部根据签名确认的价格发包给印刷公司，并提供总经理确认的打印设计稿和电
子稿，印刷颜色标准根据打印设计稿为准，印刷公司根据稿件进行打样，设计人员进行 颜色确认并签字，并交由需求部门总经理确认签字。打样稿留壹份作为印刷成品检验标准。
五、印刷入库
印刷公司送货，设计部人员根据确认过的打样留样进行检验，合格的签收送货单，并入库。
六、完成通知单
设计部人员填写完成通知单，交由各需求部门主任，进行转交工作。

相关需求部门人员和设计部门人员各表单填写一定要详细、完整，同时各总经理、

部门主任一定要签字，如有漏签，设计部不予以接受。