员工电脑采购管理办法-员工电脑采购流程与费用控制制度.docx

员工电脑采购管理办法
提案：行政管理中心 行政部
审批：制度管理委员会
编号：〔公司〕制字20200601第001号
修订：2020年6月1
施行：总经理签署之日起试行，试行期满无修订即正式施行
总经理签署：
日期：2020年6月1日

目录
第一章 目的
第二章 范围
第三章 员工电脑的定义及采购规则
第四章 员工电脑的分类和采购必需求类型
第五章 员工电脑采购流程的规定
第六章 员工电脑采购的使命明确及费用控制
第七章 参照文件
第八章 附则

第一章 目的
为了强化对员工电脑采购流程的管理，协调人力资源管理、行政采购、内网管理等方面的关系，规范员工电脑采购流程中各个参加主体的权力义务，特制定本制度。
第二章 范围
适用于公司所有员工电脑采购的流程管理、使命分配及相关事宜。
第三章 员工电脑的定义及采购规则
本制度所称的员工电脑是公司固定资产的重要组成部分，是指公司因工作必需要而购置的电脑设备及其周边设备，包括了不能涵盖到《服务器采购管理制度》内的其他所有电脑设备；
本制度所称的受益人是员工电脑的实际使用者，可以是员工个人，也可以是多个使用人的代表，通常为中心总监或部门经理，受益人对电脑设备负有直接的财产保管责任；
本制度所称的领用人是受益人所在的部门经理，除非部门经理以上级别员工调动〔调任、离职等〕时，电脑并不随之流动，如发生变更领用人的状况，必需经领用人依照公司《办公设备资产管理规定》执行；
员工电脑的采购必需求由领用人向行政部门提出，如为中心乃公司级的采购必需求，则由行政部门代为提出，接到必需求后，行政部门依照必需求属性，依据安全控制部门提供的电脑配置标准进行采购；
员工电脑使用过程中产生的采购必需求，如组件或整机的升级、更新等由领用人向安全控制部提出，涉及采购的，经安全控制部确认后由领用人向行政部提出；

第四章 员工电脑的分类和采购必需求类型
员工电脑可划分为以下类型：

领用人
设备性质
用途类型
说明
个人
台式电脑
专业型
研发
应用型
技术保证、美工、测评、策划、财务、数据分析
一般型
其他一般应用
特别型
其他极为特别状况下的应用
笔记本电脑
管理型
公司正式任命的管理层使用
部门型
用于特别的工作必需要，以部门为单位的应用，如机房、培训等
部门
类服务器
企业IT
公司级或中心、部门级IT项目应用

安全控制部依据上述分类按季制订“员工电脑配置标准表〞，并经该部门、中心二级审批后，成为行政部采购员工电脑配置的重要参照依据；
员工电脑的采购必需求可分为以下类型；
类型
说明
引发事项
涉及用途类型
新购
指电脑整体性的新的购置
新员工入职
专业型、应用型、一般型
新增特别用途
特别型、部门型、企业IT
升级
指电脑部分配件的新增或更新
工作必需求
所有类型
更新
指原领用的电脑退还的状况
职位晋升
管理型
报废
所有类型
第五章 员工电脑采购流程的规定
新员工入职新购电脑的情形：当人力资源部门向新员工发放入职通知书的同时通知入职部门及其中心秘书，该部门经理应即通过中心秘书向行政部申请采购，中心秘书应进行督办，保证新员工正式入职前电脑到位；
新增特别用途新购电脑的情形：当特别用途产生时，由受益人所在的部门经理通过中心秘书提出采购申请，经其中心总监、主管业务副总审批后提交行政部进行采购；
升级引发员工电脑配件采购必需求的情形：因工作必需要或电脑设备自身损耗必需要进行配件升级的，受益人应向领用人提出申请，经安全控制部门审核后，通过中心秘书提出采购申请，经其中心总监审批后提交行政部进行采购；
职位晋升引发更新电脑的情形：依据公司规定可以领用笔记本电脑的管理层员工，可通过中心秘书提出采购申请，经其中心总监、主管业务副总、总裁审批后提交行政部进行采购，领用新电脑后，原有电脑原则上应当返回行政部，经其中心总监同意的，可予以保留；
报废引发更新电脑的情形：因原有电脑报废不能使用的，经安全控制部审核后，由受益人所在的部门经理通过中心秘书提出采购申请，经其中心总监审批后提交行政部进行采购；
第六章 员工电脑采购的使命明确及费用控制
上述采购一律由领用人填写“员工电脑采购申请单〞进行申请，由安全控制部对电脑配置做出核定，获得按照本制度规定的审批权限规定的批准后，由行政部进行采购；
采购到货后行政部将员工电脑移交给安全控制部，安全控制部为代表公司行使该项资产的保管和维护权人，领用人、受益人应依照公司个人工作平台资源管理规定进行领用和使用；
除审批权限的规定外，财务部门对员工电脑采购的费用控制行使建议、审核权，有权要求领用人对超出费用预算的采购申请做出说明，并有权在理由不充分的状况下否决此申请。
第七章 参照文件
《公司授权管理制度》
《个人工作平台资源管理规定》
其他相关部门规章
第八章 附则
本制度的解释权归总经理办公室。