物资采购控制制度.docx

XXX有限（责任）公司
物资采购控制制度
为了规范采购行为和程序，加大对物资采购的监督和管理力度，保证采购物资质量，降低采购成本，合理使用资金，保证生产的需要，使产品按计划完成，特制定本办法。
第一条 适用范围：本办法适用于中钢XXX设备有限公司各物资使用单位、采购单位、仓储等单位。控制范围包括材料、设备备件、办公设备、汽车备件、基建、维修材料、劳保材料（用品）、办公用品、外委、外协加工等采购行为。
第二条物资采购职责
物资计划部是全公司物资采购计划的编制和实施部门；生产部是采购物资的提取部门；仓储部是物资采购的接收部门；审计部对物资采购进行价格审定和审计。在没有职责部门授权情况下，任何部门和个人均不得擅自行使采购部门职责。否则，将视为违规违纪行为。
第三条物资采购计划
（一）各单位需用材料每月23日前报下月需用材料计划（月内每周分解计划）。需用材料明细表，需申报单位主管领导审核后，报物资计划部。由物资综合计划员在收到需用计划后2日内完成下月需用材料计划编制工作，在每月25日前完成所承担物资品种、规格、数量、到货时间及用途详细的月采购计划编制工作（月内每周分解计划）。部门领导签署意见后报主管总（副）经理批准，主管总（副）经理应在12小时内批转物资计划部。物资计划部收到批准物资采购计划后在12小时内将采购计划送交财务部（含审计）、生产部及仓储部各一份。未按时完成和转报（送）的单位，扣罚该单位月岗位工资1%，扣罚相关人员月岗位工资10%。
（二）生产部下达的月份生产计划，如因无某项产品主要材料表至使物资计划部不能按时完成物资计划编制工作时，罚生产部月岗位工资2%，罚生产计划编制人月岗位工资20%。
（三）技术部门在公司月份生产计划下达后，计划中列产品主要材料发生严重漏项，影响生产进度，罚该单位月岗位工资1%，责任人月岗位工资10%。
（四）物资计划员因工作失误造成采购的物资（含外协件）一年无动态（事故、储备除外），积压的物资金额3万元以下（含3万元），按积压物资总额10%罚款；3万元以上的调离本岗。生产部下达的生产计划如某项产品因计划变动或推迟至使入库物资（含外协件）一年无动态，扣发该部年度岗位工资5%。技术部门由于设计修改，至使入库物资一年无动态，按物资原值10%从该部门责任人岗位工资中扣罚。
（五）物资计划部计划员因工作失误漏项而影响生产任务完成的,产品拖期出厂10天（含10天）以内的扣发年度岗位工资10%（12个月）;产品拖期出厂10天至30天的扣发年度岗位工资20%（12个月）；30天以上的调离本岗。
（六）物资计划员在物资采购中由于没有认真找货源，违反比价采购原则，给公司造成损失10元-1元（含1元）的，责任人按损失金额10%罚款。公司损失1-2元（含2元）责任人按损失金额15%罚款，单位主管按损失金额2%罚款。2元-5元（含5元）责任人按损失金额5%罚款。超过5元责任人调离本岗，处长降职，经济处罚另行决定。
（七）物资计划人员掌握自己分管物资的价格，是其基本责任。物资计划人员进行物资采购必须经过认真询价，提供三个供应商及价格（特殊的除外）。计划员所询价格下降2%以上，差价部分视为经办采购业务人员给公司造成损失。
（八）物资计划员应依据需量和存量，参照合理储备，编制物资平衡计划和采购计划。盲目采购和超量采购属失职行为（有供货超限要求除外）。盲目采购和无理由超量采购1元以下（含1元），责任人罚该批物资总额10%、责任单位月岗位工资5%。1元至3元，责任人罚该批物资总额10%，待岗6个月，罚处长年岗位工资5%；超过3元，责任人调离本岗，处长降职，经济处罚另行决定。
（九）审计部最终对采购物资数量、质量和价格全程审计。审计时如出现实施的价格出现2%以上下降，差价部分视为公司损失。将同时追究物资计划部及采购单位责任，处罚规定执行本章第八条。
（十）物资计划员依据月采购计划及审批后的价格签订书面合同。零采物资经价格审核后采购，不需签订书面合同。计划员所签订的书面合同应按《合同法》规定规范标准，不准签订含糊不清的合同及开合同。如由于签订合同失误，公司受到损失，责任人、责任单位按本章第十二条办理处罚办法。
（十一）无采购计划的一律不予采购，确因突发事件需临时追加采购计划的物资，材料需用单位提出申请，经主管总（副）经理批准，经审计部会签后方可执行，每周不超过1个。
（十二）从合格分承包方处采购，是目前弥补公司入库物资检测手段不足的重要措施。如无理由，从合格承包方以外供应厂商处采购同类物资，每次罚款1元。
第四条 合格分承包方选择
（一）物资采购人员必须认真做好市场调查，了解所需采购物资的资源、质量、价格情况，做到比质、比价、比信誉，优先选择产品质量可靠，价格合理，交货及时，服务周到的合格供应厂商作为分承包方。
（二）物资采购人员优选供应商后，应按规定向企管部门提出申请，由企管部门组织人员对该厂商进行资格认证。经审查合格后方可从该厂商处定货采购。
（三）按公司要求的质量特性所确定的A类物资（关键件），B类物资（主要件），必须在生产厂或直销商处定货采购。C类物资（一般件），须用量较大的，也应从厂家或直销商或一级代理商处定货采购。不受控物资应从定点供应商处采购。不受控物资由物资计划部提出清单，企管部门审查。
（四）定期对合格分承包方进行复评，及时取消不符合公司分承包方条件的供应厂商的分承包方资格。
第五条物资采购和入库
（一）采购员应按物资计划员下达的采购计划采购和提货。提货应在计划指定处严格验收型号、规格、质量、数量。如采购或提取的货物与计划不符，应在2小时内向计划员通报。如在规定时间内没有进行通报而影响生产，每次罚款50元。
（二）供应厂商送货、配货物资，由物资计划部主管计划员接收。如无具体原因，2小时内无人组织接货和卸货，物资计划部和仓储部责任人每次罚款50元。
（三）物资交库后，物资计划员应在2小时内做好到货登记，办理交库手续。每延误1小时，罚款10元，累加罚款。
（四）物资计划员每漏登记一批到货登记罚款50元，每漏登记一项物资罚款10元。
（五）计检部应在到货登记做完，2小时内开始检验。检验结果应在检验结束后2小时内将结果输入计算机。违反本条以上规定，责任人每次罚月岗位工资5%，同时罚责任单位月岗位工资2%。
（六）仓库保管员应严格按采购计划中的物资名称、规格、型号、材质、品牌、数量及时间接收物资。A、B、C类物资必须有出厂合格证，金属材料应有材质证明，成台（套）设备应有使用证明书等随货文件，对油漆、稀料等应抽检20%实际检斤，对金属材料、型材、管材等应实测尺寸符合后方可入库，当天检验合格的物资，当天必须入库。如违反以上规定，一次罚保管员50元，累计10次，待岗6个月。
（七）对无采购计划和按采购计划超出数量的物资，保管员在有关人员没有补办手续前不准入库，否则每项罚保管员50元。
（八）到厂物资检验结果为不合格产品时，保管员应妥善保管物资，物资计划员应及时通知供货厂商，并在48小时内办理退货及索赔手续。因工作失职，超过索赔期给公司造成损失，按第三章第八条处理责任人。
第六条物资采购的程序和权限
（一）物资计划部是公司物资采购全权采购部门。
1、物资计划部部长：由公司总经理授权的采购负责人。负责物资计划、采购计划执行情况的检查和日常管理。
2、物资综合计划员：汇总月、周物资采购计划，负责编制资金使用计划，协助部长检查计划的执行情况和日常管理工作。
3、物资计划员：编制不同时期的资源平衡计划和物资采购计划。保证计划物资的采购周期满足顾客需求，保证资金合理使用及采购成本控制。在物资计划部部长授权范围内进行采购活动。
4、采购员：执行合同及采购计划，自提物资的提取和交库。
5、仓库保管员：采购物资的接收人员。
（二）物资采购的依据
1、产品需用物资由公司技术部门提供材料明细表定额确定。技术部门对特殊需要的物资或配套件可向采购部推荐两个以上供应厂商，而不应指定供应厂商（顾客要求除外）。
2、技改、技措、基建等需用物资由相关部门提出，由总（副）
经理批准的材料需求预算表确定。
3、分厂维修需用物资由分厂提出经总（副）经理批准的月份需用材料表确定。
（三）物资采购权限
1、物资计划部部长：
1.1黑色金属、有色金属及制品、配套设备3元以下（含3 元）。
1.2机电产品、仪器、仪表及电子元器件3元以下（含3元）。
1.3工具、量具、刀具、硬质合金、汽车配件、设备备件、水暖、卫生洁具、劳保用品、办公用品、焊条、轴承等1元以下（含1 元）
2、总经理：
2.1黑色金属、有色金属及制品、配套设备2元一5元（含 5 元）。
2.2机电产品、仪器、仪表及电子元件1元一5元（含5 元）。
2.3工具、量具、刀具、硬质合金、汽车配件、设备备件、水暖、卫生洁具、劳保用品、办公用品、焊条、轴承等50元一3元（含 3 元）。
2.4外协件1元一5元（含5万元）。
2.5运费1元以下。
招标或价格委员会讨论：总经理签批权限以上金额的物资。
（四）每笔采购业务发生时，必须按“ERP”《采购供应》模块程序执行，如发现先到货后维护计划或任务，采购合同将不予确认。各类物资采购和外协物资加工付款或结算时必须附盖有“价格已审核”章的《采购合同》。未经审计部审核价格购进的物资，财务部门不得结算付款。
第七条 本办法由物资计划部负责解释，自经理办公会议审定通过后施行。