公司ERP操作管理规定-确保相关人员正确操作ERP系统.doc

重庆金海标准件物流管理文件

版〔第0次修改〕 文件编号：L /JH 02

ERP管理手册

受控状态：

发放编号：

2012年 7 月 1 日 公布 2012年 7 月 1 日 实施

重庆金海标准件物流管理文件
版本：1.0〔第0次修改〕 L /JH 02

ERP管理手册

为保证相关人员正确操作ERP系统，使本公司的ERP能够顺利、稳定的运行，保证数据真实有效。

适用于本公司ERP管理系统操作与维护。

3.1 ERP工程师：负责ERP系统设置、日常维护、ERP相关内容的培训等工作。
3.2物流部：
订单录入：将客户订单录入ERP系统〔福特通过EDI导入ERP系统〕并下达“客户订单〞。
销售发货/退货：按照客户订单所要求的型号、规格、数量对成品进行发货；依据客户的退货单办理入库手续。
库存查询：对各仓库的物料库存查询。
流转出入库：仓库与仓库之间物料的流转。
催货：依据库存状况及计划订单交期，下达“催货单〞。
安全库存：每月对成品安全库存进行评估并录入ERP系统，随时关注库存报警。
订单冲消：当客户订单调整时，业务员通过ERP系统下达订单冲消。

订单接收：在一个工作日内接收物流部下达的“客户订单〞。
计划下达：依据接收的“客户订单〞下达生产计划和外购计划。
流转出入库：仓库与仓库之间物料的流转。
生产指令单：依据生产计划编制“生产指令单〞。
库存查询：对各仓库的物料库存查询。
安全库存：每月对毛料、半成品和模具安全库存进行评估并录入ERP系统，随时关注库存报警。
机台作业计划：依据“生产指令单〞结合生产提前期及订单交付时间编制机台作业计划。
冷镦成型登记：依据收货数量和生产指令录入成型相关信息。
工票单：统计员依据实际收货数量录入ERP系统。
物料出库：凭“领料单〞办理出库手续。
订单冲消接收：一个工作日内在ERP系统接收物流部下达的“订单冲消计划〞。
冲消计划下达：依据接收的“订单冲消计划〞下达生产、外购冲消计划。

订单接收：一个工作日内接收生产制造部下达的“外购订单〞。
外购计划下达：依据接收生产制造部的外购订单下达“外购计划订单〞。
外购流转出入库：依据供应商交货清单收货，经检验合格后办理采购入库；按“外购计划订单〞办理流转出库。
外协流转出入库：依据生产制造部流转出库单核对实物后在ERP系统中接收，办理“流转出库单〞出库；外协回来的产品经检验合格后办理“流转入库单〞入库及“流转出库单〞出库。
原材料及辅料出入库：依据“送货单〞及必需求计划入库；凭“领料单〞办理出库手续。
外购冲消计划接收：接收外购冲消计划并书面通知供应商取消计划。

产品资料：产品基础信息添加及更改；
工装模具资料：工装模具编码添加及更改；
客户仓产品录入：新增和借用产品添加及更改；
3.5.4标准工时：标准工时信息添加及更改。
3.5.5标准成本：标准成本信息添加及更改。

销售数据管理：对公司产品销售数据进行监控，核对销售回单，依据开票资料用料录入，客户库存账面与库存核对。
物料必需求追踪：查询和核对各项原材料、物品、半成品、成品出入库数据的正确性，帮助企业进行物料监控。
库存数据管理：对公司物资盘点结果进行数据更新，按权限调整经审批后盘盈、盘亏、报废帐目。
产品价格更新：对新签产品的价格及时更新。
采购结算、外发结算：依据采购入库单，针对不同的供应商进行结算，生成应付账款单。
3.6.6工票核对：核对工票的正确性。

人员信息管理：人员基本信息添加。

不合格品登记：不合格品录入ERP系统。
计量管理：检测设备台帐、检具台帐、计量周期录入ERP系统。
4．流程
详见《ERP系统操作流程》
5．处罚条例
5.1 ERP管理员工作不到位不及时，累计二次不能按计划完成工作，罚款 50 元一次。
数据输入错误，经本人发现并及时修正，未给公司造成损失的，不予追究；但由其他部门发现催促修正的，每次发现罚款 20元；因数据输入错误造成其他部门引用失误的，按损失价值的大小，处以数据输入直接责任人及部门负责人100-500元经济罚款。
5.3 凡因不按照操作规范操作的，给予严重警告，同时罚款 20 元一次。
5.4各部门的直接操作人员应在规按时间内将上报业务数据及时录入，如果超时录入不能形成业务数据链，导致在系统中的数据不完整的，每出现一次罚款50元。
各级审核人员未认真履行使命，未发现单据错误，造成公司经济损失的，罚款 100元。
6．ERP软件运行与维护制度
公司设ERP工程师1名，负责ERP系统用户权限的管理和维护。
权限申请：操作人员及相关权限由各使用部门提出申请，申请内容包括具体操作人员姓名、权限、范围、岗位责任等，经部门主管审核通过后，报分管副总签批，经批准后再由ERP工程师授权执行。 ERP系统用户第一次登录系统后，必需修改个人的初始密码，密码长度不得小于5位。在使用过程中应不定期的修改个人密码，不得将用户名和密码借他人使用。
6.3 ERP须由专人使用维护，操作人员在使用ERP时必需使用自己帐户登陆，不得使用他人帐户进行操作，使用完毕后应随时退出。使用他人帐户操作并造成数据输入错误者，由ERP帐户本人承当一切责任。
6.4 ERP系统用户出差或其它原因不能办理业务时，由本部门领导指定专人代理负责，并做好用户名、密码交接记录。指定代理人应按相应的岗位使命进行操作，ERP系统用户返回岗位时，应及时收回用户，并修改相应密码。
6.5各部门操作人员，必需熟练掌握有关ERP的流程、操作要领及相关专业常识，明确本部门在ERP范围、责任和具体要求，并在实际运用中不断提升操作技能水平。
数据输入必需规范，输入格式应前后一致，不同意随意变改编码规则，以致给相关部门造成信息误导；
运用ERP软件是公司朝着企业科学化管理方面迈入的一大步，其获得的各种统计数据既是企业成功进步的有力证实，也是企业的一种数据资源，为了保证这些数据不泄漏，要求各部门相关人员承当对ERP数据保密的责任，如发现相关人员在外泄露ERP相关数据的，依据公司相关损失进行处罚及罚款，情节严重者将革职且交予公安部门发落。
7. 相关附件
附件一：《ERP用户权限申请表》
附件二：ERP参数修改/新增内容流程

本文件起草人：
本文件审核人：
本文件批准人：

附件一：
ERP用户权限申请表

申请人姓名： □ 新增用户
部门： □ 新增权限

具体工作范围：

财务负责人： 部门主管： 申请人：

附件二：