拍卖公司库房管理制度与工作流程-拍卖行业仓储管理规范.doc

结合实际工作及多年拍卖公司库房管理经验，亲自撰写。目前拍卖行业库房管理、规范和流程没有一个系统和完整的资料参考。
本文已对库房整个工作具体的流程，内容，规范，管理等做了详细的解读和说明，也算是为这个行业做一点贡献吧。仅适合拍卖行业或奢饰品，贵重物品行业的库房的管理，仅供参考，具体细节请参照本公司实际情况予以修改即可。

《库房管理制度及工作流程》
第一章：库房管理工作制度
为了使本公司的仓库管理规范化，保证财产物资的完好无损，根据企业管理和库房管理的一般要求，结合本公司的一些具体情况，特订本规定。
一． 拍品入库后，需按不同类别分类分区码放，提高货架利用率，所有拍品分类堆放整齐、有序，办公用品、工具排放整齐。
二． 库管员对每日有变动的拍品要随时盘点，发现误差须及时找出原因并更正。
三． 库存信息及时呈报。须对数量、文字、表格仔细核对，确保报表数据的准确性和可靠性。
四． 非工作人员谢绝进入库房，如需要进入必须予以登记方可进入。
五． 库管要认真做好库房的安全工作，经常巡视仓库，检查有无可疑迹象。要认真做好防火、防潮、防盗工作，检查火灾危险隐患，发现问题应及时汇报。
六． 库管员的工作任务无特殊原因需要在规定时间内完成，且保证工作品质 。
七． 库管员应该培养良好的工作习惯和工作作风，形成良好的工作态度。倡导细心（严谨）、负责、诚实、团结互勉的工作态度和作风。
八． 库房人员上班时间需要严格遵守公司纪律，遵守作息时间，不得大声喧哗、玩闹、睡觉、长时间聊天、不应擅自离开岗位，不得以私人理由会客等。
九． 库房人员要保守公司秘密，爱护公司财产，发现异常问题及时反馈 。
十． 库管员需要每天进行库房清洁整理工作，整理达到整齐、整洁、干净、卫生、合理摆放的要求。清理垃圾前需仔细检查垃圾中是否夹带有用的物品。
十一． 每天下班后由库管员检查门窗是否关闭，电源是否切断，确保库房安全。
十二． 库房内严禁吸烟和禁止明火，定期检查消防设施。
十三． 库房主管人员调动或离职前，首先必须办理库房内拍品移交手续，要求仔细核对点收，如有短缺，必须限期查清，方可移交，移交双方及部门主管等人员必须签名确认。

第二章：库房管理工作流程
一． 拍品入库
1． 拍品按合同入库
拍品由业务人员与卖家签订合同后，交与库房管理员，管理员按合同标明，仔细核对拍品实际件数和保存状况。确认无误后，放到临时入库区域，等待量尺寸，贴号和拍照。
2． 拍品量尺寸，贴号
拍品量尺寸，贴号须有两人或两人以上同时操作。对照拍品合同，仔细丈量每幅拍品的尺寸，观察拍品实际保存情况，是否有出版，按顺序贴库号，并在合同上表明。以便业务人员录入电子账本。如拍品有破损需要修复的及其他问题，及时向有关主管人员汇报。
3． 拍照或扫描照片
拍品拍照或扫描照片时，需在每幅拍品上标明库号。以方便以后查找。拍完后，按库号顺序把照片排好。
4． 临时入库
有些拍品属于经理或业务人员临时放入库中，这些拍品并不需要正式入库或暂时不需要入库，但是要临时放入库中保存，对此类拍品，也需要仔细核实并做临时入库清单。

二． 拍品保管
1． 拍品主要分为轴，轴盒，镜心，手绢，册页，成扇，镜框以及未托。拍品入库后，需分类放好。并按库号顺序整齐摆放。
2． 写著录时，如需看实物，到指定区域拿取拍品，看完后要及时归放原处。
3．需要修和托裱的拍品，领导同意后，联系托裱公司，并做托裱清单，一式两份，库房管理和托裱公司签字后方可出库。拍品托裱归库时，需要库房管理人员核对拍品，确认无误后在托裱清单签字拍品方可入库。
4． 搬拿拍品时，需轻拿轻放。如有意外破损，及时修复。
5． 注意拍品安全，一切火源不得进入库内。定期检查库房消防设施。不得带水和腐蚀性液体进入库房。
6． 定期盘库，核对拍品进出库清单，确认在库拍品数量和件数。
三． 拍品拍卖
1． 贴图录号
拍品上拍前，由业务人员确定本期实际上拍拍品，这些拍品需 要按账本贴图录号。贴图录号时，需仔细对照库号和图录号，防止贴错和漏贴。
2． 拍卖准备
拍卖开始前，准备工作有：做画框，对照图录出库，打包办公用品和库房用品。
做画框需要把拍品带出库的，需要提前登记临时出库清单，负责人确认签字后方可出库，待拍品回库时库房负责人清点无误后在出库清单签字入库。如画框需要运输，要注意安全，小心刮蹭。
拍品出库是进场前一个重要环节，出库时需要仔细核对拍品图录，确定无误方可打包。
打包拍品时，原则上画框需要全部用塑料泡沫打包，用胶带封好。立轴装画包，画包里需要垫塑料泡沫。手卷册页成扇需要装箱，箱子里需要用塑料泡沫包装。大盒及大轴大心需要单独包装。
最后清点办公用品，装箱打包。
3． 进拍卖现场
拍卖作为最重要的一个环节，需要库房管理人员协调好有关工作人员，认真负责。
拍卖现场主要工作有：运输，布展，预展，撤展，临时库房搭建，现场提货处组建。
运输前装车要注意拍品的安全，小心磕碰刮蹭。从公司到装车，沿途需要安排工作人员看守。每装完一车，上两人押车，等待全部装完集体出发。到现场卸车时，从车到现场要沿途安排人员看守，待最后一车卸完，负责人检查没有遗漏拍品和物品后，所有人员进入现场，准备布展。
布展前，把拍品按指定位置摆放好。按领导指示把人员分组，培训外聘人员，组织挂画。
预展期间，协调好工作人员，分组休息，吃饭。规定休息和吃饭时间。记录人员考勤时间。
撤展时安全第一，按规定位置把拍品放到指定区域。需要现场拆框的，要确保拍品安全，千万注意别把未拆的框夹带出去。要安排人员仔细检查。
组织布展公司搭建临时库房，根据每次拍卖设定临时库房的大小和格局，协调酒店人员准备桌椅等。搭建完毕后，指挥人员按设定区域把拍品上架，顺号，清点。安装监控。
在临时库房客人调阅拍品时，原则上要一次一件，不能同时带多件拍品给客人。客人看完后后，即时收回拍品，放回原位。安排人员在客人调阅区巡视。
拍卖期间，需要进行几次拍品盘点。具体盘点时间为：
进场布展完毕后
撤展结束后
夜班值班交接后
每天拍卖结束后
撤回公司后
每次清点都需要负责人和相关人员签字。

4． 撤回公司
拍卖结束，盘点完毕后。打包拍品，协调搬运公司，同进场运输一样，安全的把拍品运回公司，入库盘点无误后，库房管理员确认签字。

四． 拍品出库
1. 现场提货
拍卖现场提货要注意核实拍品，客人签字后及时收回提货单。 提货前确认拍品完好，有小问题在库房处理后在拿给客人提货。当客人面核实后在打包提货。有大问题的，让客人稍等，联系领导解决。
2． 公司提货
公司提货也要仔细核实拍品，确认无误后交与客人核实，最后打包提货。收回提货单。
3． 邮寄提货
邮寄提货需要有提货单，客人未托书，提货单第一联同运单留库，货品邮寄后，客人签字第二联提货单，并传真回公司。
4． 退货
退货分为直接退货和邮寄退货。
直接退货需要客人出示合同，对照合同和账本，把客人未上拍和未成交的标出，并打印退货清单，客人核实后退货打包。
邮寄退货需要出退货清单，一式两份。拍品里包一份退货清单，库里一份退货清单同运单一起留库备案，待拍品安全邮寄到客人手中后，客人传真回签字的退货单，同留库清单放一起，并在账本销账。
5． 销账
销账就是把已提和已退的拍品，在账本上做以表明。销账要及时，要做到一期一清，不可拖欠。要定期对照账本和库房实物核实在库拍品。
6． 代理提货和退货
对于客人委托他人提货和退货的，要客人出具委托书，代理人身份证复印件，以及提货单和合同。缺少证件的，要和客人电话核实，核实后，方可提货，退货。
7． 其他
此制度和流程以公司规章制度，公司整体管理制度为准。

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