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如何做好信息化项目管理

做好档案管理的信息化
档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和统一组织下，在档案管理活动中全面的应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理并提供相应的利用服务。一方面，因为档案必须要长期储存，为提升其存储环境，避免可能造成文档纸张受潮、腐蚀以及火灾等灾害，无论是国家还是企业，每年大量投入文档的保管经费是在所不免的，而且因其无备份而又为每年不得不有的文档损失而担忧。
另一方面，因为档案必须反复被查阅，所以不可避免的存在原件受损或遗漏、丢失，从而给文档的保管与利用带来管理上的忧虑。可见，对档案管理进行信息化的建设工作，是一种既节省人力，又减少纸张的浪费保护环境，避免不必要的困忧的现代信息管理的手段。

要做好档案管理的信息化工作首先要：强化基础设施建设，比如〔计算机〕的配备，在档案管理上，运用计算机可以进行档案的整理、收集、编制、检索内容、相关介绍等工作。也同时可以用于特别的档案工作项目，如编制大型索引、为档案的编研工作提供服务以及档案统计等工作。所以，首先要从硬件上配备电子计算机，提升档案室计算机和网络技术的应用程度，逐步提升档案信息化水平。第二，要建设和完善局域网。
使各项工作都形成网络化的工作模式，从而强化对档案的管理和利用。第三，强化档案的目录数据库的相关建设：形成档案信息系统和网络建设形式的统一，逐步适应档案信息资源共享的要求，强化档案目录数据库建设，开发标准化的档案管理系统，强化档案目录的输入与储存，便于有必须要的工作人员随时查、取。最后，强化档案信息化人才的培养，信息化建设人才必须要深厚的档案学基础理论，熟悉档案工作的规律，从而革新出更科学、更先进的管理方法，所以，要通过各种途径强化档案业务人员培训工作。从多方面提升档案业务人员的管理水平。
企业档案管理在信息化中的具体操作要求
1.原有的档案的储存与重新整合
在企业档案管理在运用技术之前，企业的原有档案的管理还是要依据原有的方式所存在的，这样的储存有可能会有一些变化和数据储存的管理不当。这样我们可以对原有的信息进行一定的数据录入，但是关于原有数据的规模大小那我们必须做一定的考核，关于可实现重新录入管理的数据我们当然要进行合理的运用了。但对数据量过大的信息，我们可以依据企业的实际发展状况关于档案的要求进行重新的编排管理。
2.在信息化下关于文件的储存与管理
信息技术的一个弊端就是信息的整合过程中关于数据的储存与管理，技术的运用中都会存在一定的失误性，为了避免在操作过程中的方式方法的运用导致的档案数据的丢失，我们在整个操作过程中要关于重要的数据进行备份和分开管理，这样就在面对有时的不稳按时，我们可以方便数据的不丢失和在运用。
3.信息系统的管理方面
管理的合理化和规范化方面，档案的管理会实现一定的正常化，关于一定的企业档案，我们要进行不同的管理，信息技术的发展让一些不法分子会利用技术的手段关于信息的盗取会造成一定的障碍和弊端，这就要求了在信息技术方面要有一个系统的管理手段，安全性方面的要求也是十分关键的。 。
学校档案信息化管理
1. 加大宣扬力度，普及档案知识。
学校的档案管理首先要扩展普及宣扬面，让全校师生都了解掌握档案的相关知识。学校档案馆(室)应做好档案、档案工作、档案法律法规等的宣扬工作，让广大师生对档案工作有一个正确的熟悉，了解档案的重要作用。其次，档案馆还应主动做好电子文件归档意义、归档范围和归档办法的宣扬工作，将电子文件归档范围公布在校园网或者是的档案馆(室)的部门网站上，扩展宣扬面，提升广大师生对档案信息化的熟悉。
学校档案馆(室)的工作人员要深入到各归档部门进行调研，广泛听取各部门对电子文件形成与归档状况的看法，制定出合适自己学校的电子文件归档防卫以及切实完善的档案信息化建设的法规、政策。再次，学校档案馆(室)不应该局限于为学校建设、日常教学提供档案材料这一狭隘的服务功能上，而应该更好地发挥档案作为一个学校不断发展的历史见证的功能，成为广大师生了解学校历史面貌和发展的信息平台，展示学校合格文化传统和优良学习风尚的教育基地，让更多的人熟悉到档案信息化建设的重要性和必要性，自觉地支持学校档案信息化管理工作，从而使学校档案信息化管理工作有更好更完善的发展。

2.学校档案工角色的重新定位和素养提升。
学校档案信息化管理就是采纳计算机技术和网络技术实现传统的档案管理业务，它只能通过专业人员操作计算机才干得以实现和发展。因此，档案信息化管理对学校档案工提出了更高的要求，一方面档案业务知识要过硬;另一方面计算机技术也要过硬，即不仅要掌握档案专业知识、计算机知识，还要精通网络技术、多媒体技术及具备信息分析能力。所以学校档案工要改变过去那种"看摊守业'的做法，加强危机感和紧迫感。
首先，应努力优化自己的知识结构，在钻研档案理论的同时进一步扩展自己的知识面，努力学习外语、互联网、计算机应用等方面的知识和技能，使自己成为一专多能的复合型人才;其次，应积极革新，始终坚持对新事物的敏感度。以全新的姿态投入到档案事业中。而相关的重要档案部门也应重视对现有档案管理人员的教育培养及各种专业人才特别是计算机人才的引入，为档案信息化管理配备一支素养高、结构合理的档案管理专业队伍。而针对某些学校档案管理人员专业素养偏低的问题，要采用激励管理人员通过业余自学、短期培训、脱产进修等形式来逐步提升自身素养，同时招聘接纳专业人才，改善学校管理人员队伍素养结构。