文件管理制度培训课件.pptx

第一部分公文格式关键注意点n n本教材均依据本教材均依据国家行政机关公文格式国家行政机关公文格式国家行政机关国家行政机关公文处理办法公文处理办法，结合本集团实际情况拟定，解释权归董，结合本集团实际情况拟定，解释权归董事局办公室秘书处。事局办公室秘书处。n n公文管理主管部门：企管办是子公司内部公文工作的唯一公文管理主管部门：企管办是子公司内部公文工作的唯一管理部门，其他科室不得擅自拟定自己的红头，严禁不经管理部门，其他科室不得擅自拟定自己的红头，严禁不经过企管办统一行文、统一办理而随意乱用红头。过企管办统一行文、统一办理而随意乱用红头。n n公文管理原则：本着实事求是的原则开展。所有文件以纸公文管理原则：本着实事求是的原则开展。所有文件以纸质文件为准，电子版文件无效，台帐与实际纸质文件必须质文件为准，电子版文件无效，台帐与实际纸质文件必须一一对应，不得虚报台帐。一一对应，不得虚报台帐。n n公文管理工具：公文管理台帐。保持连续性和完整性，一公文管理工具：公文管理台帐。保持连续性和完整性，一个公司一个年度只有一个台帐，不得按月份制作多个台帐，个公司一个年度只有一个台帐，不得按月份制作多个台帐，以避免管理混乱。以避免管理混乱。n n一、排版一、排版一、排版一、排版n n行距设置：一般为固定值行距设置：一般为固定值2828磅，可在磅，可在2525磅磅2828磅之间调整。磅之间调整。但如最后一页纸只有版记内容时，需做调整，不采用但如最后一页纸只有版记内容时，需做调整，不采用“此此页无正文页无正文”方式；具体方法：应先通过调整行距方式，然方式；具体方法：应先通过调整行距方式，然后可适当调整页边距和删减内容。后可适当调整页边距和删减内容。n n二、主体部分详细说明二、主体部分详细说明二、主体部分详细说明二、主体部分详细说明n n1.1.标题：文号下空两行书写。二号宋体加粗字，居中排列，标题：文号下空两行书写。二号宋体加粗字，居中排列，如有回行，要做到词义完整，排列对称，间距恰当；如有回行，要做到词义完整，排列对称，间距恰当；n n2.2.主送机关（就是文件开头的称谓，必须有）：标题下空主送机关（就是文件开头的称谓，必须有）：标题下空一行，顶格书写后用全角冒号；如使用一行，顶格书写后用全角冒号；如使用“您好您好”字样，左字样，左空空2 2个字；个字；n n3.3.正文：每自然段空正文：每自然段空2 2个字，回行顶格。需要用序号说明个字，回行顶格。需要用序号说明的，第一层用的，第一层用“一、一、”，第二层用，第二层用“（一）（一）”，第三层用，第三层用“1.”1.”，第四层用，第四层用“（）（）”。如有附注说明的事项，在。如有附注说明的事项，在成文日期下一行用三号仿宋体字，左空成文日期下一行用三号仿宋体字，左空2 2个字书写加圆括个字书写加圆括号；号；n n善于使用附件善于使用附件善于使用附件善于使用附件：如有表格、或者需要详细阐述的事情，：如有表格、或者需要详细阐述的事情，请使用附件形式。格式：请使用附件形式。格式：n n在正文下一行空在正文下一行空2 2字写上字写上“附件附件”两个字，后用全角冒号两个字，后用全角冒号+附件名称，附件名称后不加标点符号。多个附件写法，附件名称，附件名称后不加标点符号。多个附件写法，见附件。附件与正文一起装订，并在附件左上角第一行见附件。附件与正文一起装订，并在附件左上角第一行顶格标识顶格标识“附件附件”，有序号时标识序号，并且序号顺序，有序号时标识序号，并且序号顺序和正文里的序号保持一致。和正文里的序号保持一致。n n4.4.落款：只写成文日期，总经理签名在日期上方，用正落款：只写成文日期，总经理签名在日期上方，用正楷字，且注意零的书写要用楷字，且注意零的书写要用“插入特殊符号插入特殊符号”里面的。里面的。n n5.5.版记：版记：“主题词主题词”三个字用黑体三号字，居左顶格，三个字用黑体三号字，居左顶格，后标全角冒号；词目用三号宋体字，词目之间空后标全角冒号；词目用三号宋体字，词目之间空1 1字，主字，主题词中不能加任何标点符号。抄送：左空题词中不能加任何标点符号。抄送：左空1 1字，三号仿宋字，三号仿宋体字，用全角冒号标识，用逗号隔开，最后一个抄送机体字，用全角冒号标识，用逗号隔开，最后一个抄送机关标句号；只有一个抄送机关时，不加标点符号。关标句号；只有一个抄送机关时，不加标点符号。n n印发机关和印发时间、打印份数和归档份数的书写，一印发机关和印发时间、打印份数和归档份数的书写，一律用三号仿宋体字，机关左空律用三号仿宋体字，机关左空1 1字，时间右空字，时间右空1 1字，用阿字，用阿拉伯数字。拉伯数字。n n三、特别说明三、特别说明三、特别说明三、特别说明n n1.1.版记的最后一个要素（打印份数和归档份数一行）必版记的最后一个要素（打印份数和归档份数一行）必须在页面的最后一行；须在页面的最后一行；n n2.2.不能采用不能采用“此页无正文此页无正文”方式；方式；n n3.3.发文机关标识（红头）规格：高发文机关标识（红头）规格：高2cm2cm，宽，宽15cm15cm；红色反；红色反线宽线宽17cm17cm。n n4.4.公文、纪要方面业务和专业性要求，以秘书处要求为准。公文、纪要方面业务和专业性要求，以秘书处要求为准。第二部分子公司文件分类及处理方法 公文管理工作是企管办一项基础工作，切实做好文件管理公文管理工作是企管办一项基础工作，切实做好文件管理工作至关重要。此处理方法仅适用于集团下属子公司的公工作至关重要。此处理方法仅适用于集团下属子公司的公文处理工作。文处理工作。n n红头有两种：红头有两种：红头有两种：红头有两种：n n 公司红头：公司全称公司红头：公司全称+文件（集团统一备案的文号）文件（集团统一备案的文号）n n 纪要红头：公司简称纪要红头：公司简称+纪要（公司文号插入纪要（公司文号插入“会会”字）字）n n文件种类有文件种类有文件种类有文件种类有：n n（1 1）发文：上传总部文件；对外报送的请示等；分公司）发文：上传总部文件；对外报送的请示等；分公司内部的通知、决定、通报、会议纪要。内部的通知、决定、通报、会议纪要。n n（2 2）收文：外收文）收文：外收文外单位函件、通知、公告等正式外单位函件、通知、公告等正式文件；内部请示；集团来文。文件；内部请示；集团来文。n一、各类办文封面使用一、各类办文封面使用n（一）办文单使用强调n1.内容提要：不可照搬原文，提炼出文章主题，用一两句话概括说明文件内容，一般最多不超过3行字；n2.办公室拟办意见：填写完整“呈*阅示，张三，日期”；n3.相关部门意见：当文件为内部请示时当文件为内部请示时：办文单上面该项内容是指需要其他部门出具专业性意见的，比如工程科打一个调整工资的请示，那该项内容就是指人事科科长根据人事管理相关制度签署意见，然后再由总经理批示；n是外收文、集团来文时：是外收文、集团来文时：在收文经总经理批示后明确指示转*科室阅，或者请*科室落实之类的，将原件拿给相关部门负责人阅知，并由该负责人在此栏签字，表示已经转阅；如有需要，可复印给相关责任人一份；n4.办理情况：必须填写处理情况、经办人、日期。n比如文件已经由文员张三在10月10日复印给*科室,必须在办文单下面的处理情况一栏写上：“复印给*科室*人,张三,10.10”；n（二）发文稿纸填写（二）发文稿纸填写n具体填写内容见发文稿纸样稿内各项说明，注意的是：n1.主送和文件称谓保持一致；n2.发文日期和发文经办人必须如实填写，不得提前打印。n二、文件质量及生效要求二、文件质量及生效要求n（一）字迹要求n因铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、红墨水、复写等耐久性差，不利于资料的保管，所以不能作为归档的材料。墨汁、碳素墨水、蓝黑墨水、铅印、计算机打印可作为归档的字迹材料。n（二）纸张要求n所有文件必须是规格纸张，不能用传真热敏纸，如接收的传真为热敏纸，必须用纸张复印后使用并归档。n（三）避免出现无效文件n落款处，既没有加盖公章也没有负责人签字的文件属于无效文件，没有归档价值，可视为作废文件；n各类收文的办文单要求必须有总经理批阅意见，未批阅的，视为无效文件，没有任何归档价值，直接作废即可。n n三、办理、归档要求三、办理、归档要求三、办理、归档要求三、办理、归档要求n n（一）分类归档（一）分类归档n n大致分为：集团来文、公司文件、外收文，按台帐顺序归大致分为：集团来文、公司文件、外收文，按台帐顺序归档。其中外收文主要是指当地政府部门发来的红头文件、档。其中外收文主要是指当地政府部门发来的红头文件、各类函件等正式文件；外部检验报告、统计报表、备案表各类函件等正式文件；外部检验报告、统计报表、备案表等都不属于外收文。等都不属于外收文。n n（二）归档（二）归档n n所有正式办文的文件，必须在企管办归档原件。所有正式办文的文件，必须在企管办归档原件。第三部分传总部文件的特别注意事项秘书处编号董 事局 领导 签署 拟办 意见业务部门会签工程部：设备的购买、维修建筑事业部：土建 装修 改造人资部：工伤、薪酬、人员定编等IT部：购买电脑等品管部：实验室、计量器具物流中心：运费价格、物流车辆等 其他不再列举事业部领导审批事业部审批权内的不再呈报 总裁审批根据实际情况呈报董事长审批原则：按集团制度规定，所有上报总部的红头文件必须传真至董事局原则：按集团制度规定，所有上报总部的红头文件必须传真至董事局秘书处统一办文，不得直接发往其他部门或分管领导处。秘书处统一办文，不得直接发往其他部门或分管领导处。n n一、拟定文件内容要求一、拟定文件内容要求一、拟定文件内容要求一、拟定文件内容要求n n1.1.请购物资请示：购买原因，物资型号、单价，以及总费请购物资请示：购买原因，物资型号、单价，以及总费用金额，且财务总监签字确认；用金额，且财务总监签字确认；n n2.2.买周转筐（盘）的，提供财务签字的盘存情况，具体包买周转筐（盘）的，提供财务签字的盘存情况，具体包括上年度和本年度已经购买数量、目前总库存、报废数量、括上年度和本年度已经购买数量、目前总库存、报废数量、外欠数量、可正常使用数量；外欠数量、可正常使用数量；n n3.3.如果有工伤类请示：将受伤原因阐述清楚，费用清单，如果有工伤类请示：将受伤原因阐述清楚，费用清单，以及保险公司是否理赔等信息必须提供；以及保险公司是否理赔等信息必须提供；n n4.4.调整费用预算调整费用预算 薪资标准的，阐述实际情况，将调整前、薪资标准的，阐述实际情况，将调整前、拟调整的费用额度写清楚；拟调整的费用额度写清楚；n n5.5.涉及到支付当地政府相关费用的，必须提供相关文件作涉及到支付当地政府相关费用的，必须提供相关文件作为附件；为附件；n n6.6.支付款项的，要有通过总部评审的支付款项的，要有通过总部评审的合同评审意见表合同评审意见表。n n所有文件必须一文一事，要主意用词严谨、简明扼要所有文件必须一文一事，要主意用词严谨、简明扼要n n二、出现以下情况之一的，均不给予办理二、出现以下情况之一的，均不给予办理二、出现以下情况之一的，均不给予办理二、出现以下情况之一的，均不给予办理n n1.1.没有采用红头文件格式进行书写，以及行文格式有明显没有采用红头文件格式进行书写，以及行文格式有明显错误、有错别字，或者标题不能紧扣文件主题的；错误、有错别字，或者标题不能紧扣文件主题的；n n2.2.未按未按行业管理制度行业管理制度中供应系统制度明确的中供应系统制度明确的非生产非生产性物资审批权限性物资审批权限行文的；行文的；n n3.3.一文多事的；一文多事的；n n4.4.不是发文单位第一负责人签字的，以及使用设计签名、不是发文单位第一负责人签字的，以及使用设计签名、无法辨认的；无法辨认的；n n5.5.因上下游沟通不畅，导致文件重复报送的；因上下游沟通不畅，导致文件重复报送的；n n6.6.涉及到费用涉及到费用,但没有明确费用金额，多种物资没有提供但没有明确费用金额，多种物资没有提供品名、单价等清单的；改造项目没有提供详细的工程预算品名、单价等清单的；改造项目没有提供详细的工程预算清单的；清单的；n n7.7.没有通过企管办统一办理，由其他科室直接传真给秘书没有通过企管办统一办理，由其他科室直接传真给秘书处的；处的；n n8.8.总经理出差期间必须将其交接单一并传真到秘书处，且总经理出差期间必须将其交接单一并传真到秘书处，且必须在交接单中明确交接公文签署事宜，否则不给予办理；必须在交接单中明确交接公文签署事宜，否则不给予办理；n n9.9.过于口语化，以及大篇幅铺垫导致文件冗长的；过于口语化，以及大篇幅铺垫导致文件冗长的；n n10.10.时间要求：必须是当天的日期；按指标书规定时间传时间要求：必须是当天的日期；按指标书规定时间传到总部，否则不给予办理。（传真后及时确认）到总部，否则不给予办理。（传真后及时确认）n n三、进一步明确的问题三、进一步明确的问题三、进一步明确的问题三、进一步明确的问题n n1.1.为更直接、有效的开展工作，批示后的文件如需要总部为更直接、有效的开展工作，批示后的文件如需要总部相关部门参与的，请自行与其联系，如一份文件批示相关部门参与的，请自行与其联系，如一份文件批示“请请工程部给予把关工程部给予把关”“”“请工程部帮助解决请工程部帮助解决”等，由分公司的等，由分公司的工程科与工程部联系，如有必要请自行转发批示文件；工程科与工程部联系，如有必要请自行转发批示文件；n n2.2.上传总部的文件，请考虑文件办理、流转的时间，杜绝上传总部的文件，请考虑文件办理、流转的时间，杜绝报送紧急件；报送紧急件；n n3.3.越级报送、私自在分管领导处私自取回原件、自带文件越级报送、私自在分管领导处私自取回原件、自带文件给分管领导签字的文件，秘书处不再受理；给分管领导签字的文件，秘书处不再受理；n n4.4.应加强行文前的与分管领导沟通，如出现前期未与领导应加强行文前的与分管领导沟通，如出现前期未与领导协商，文件已批示不同意的，不再重复办理；协商，文件已批示不同意的，不再重复办理；n n5 5.同类物资同类物资同类物资同类物资不能一次性报请多份文件，如需同时请购，必不能一次性报请多份文件，如需同时请购，必须汇总成一份文件报送；须汇总成一份文件报送；n n6.6.不同类物资不同类物资不同类物资不同类物资，同时请购，必须按物资种类分开行文；比，同时请购，必须按物资种类分开行文；比如生产设备和办公设备不能在一份请示中。如生产设备和办公设备不能在一份请示中。n n四、非物资审批权限如下四、非物资审批权限如下四、非物资审批权限如下四、非物资审批权限如下n n（一）基建材料：金额超过（一）基建材料：金额超过5 5万元（含）需分管总裁审核；万元（含）需分管总裁审核；n n（二）维修配件（二）维修配件n n分公司总经理批示后，按分公司总经理批示后，按采购评审制度采购评审制度采购即可；采购即可；n n（三）汽配物资（三）汽配物资n n5 5万元（含）以上报总部批示；万元（含）以上报总部批示；n n（四）办公设备及用品（四）办公设备及用品n n1.1.电脑采购：需报总部批示；电脑采购：需报总部批示；n n2.2.电脑配件：金额电脑配件：金额20002000元以内的由分公司网管、总经理签元以内的由分公司网管、总经理签字即可，字即可，20002000元（含）以上报总部批示；元（含）以上报总部批示；n n3.3.空调：总部批示；空调：总部批示；n n4.4.办公用具：子公司总经理批示；办公用具：子公司总经理批示；n n（五）促销用品（五）促销用品n n由销售公司统一执行，分公司不能单独请示由销售公司统一执行，分公司不能单独请示n n（六）员工礼品、福利、防暑用品、劳保用品（六）员工礼品、福利、防暑用品、劳保用品n n分公司第一负责人审批即可，采购金额超过分公司第一负责人审批即可，采购金额超过2 2万元（含）万元（含）的报总部批示；的报总部批示；n n（七）计量器具（七）计量器具n n采购金额达采购金额达1 1万元（含）以上的报总部批示；万元（含）以上的报总部批示；n n（八）娱乐设施（八）娱乐设施n n10001000元（含）以上报总部批示；元（含）以上报总部批示；n n（九）后勤设施（售饭机、洗衣机等）（九）后勤设施（售饭机、洗衣机等）n n50005000元（含）以上的报总部批示。元（含）以上的报总部批示。第四部分会议纪要培训 会议纪要作为公文的一种，要求必须具有高度的严肃会议纪要作为公文的一种，要求必须具有高度的严肃性和严谨性，就如何写好会议纪要来说，下面先从理论和性和严谨性，就如何写好会议纪要来说，下面先从理论和案例分析两大方面简单介绍一些纪要拟写的基本要求。案例分析两大方面简单介绍一些纪要拟写的基本要求。n n拟写要点拟写要点拟写要点拟写要点n n（一）发文机关标识，即红头（一）发文机关标识，即红头n n由公司简称由公司简称+会议纪要组成，比如会议纪要组成，比如“扶余联润公司会议扶余联润公司会议纪要纪要”、“丹江口福润公司会议纪要丹江口福润公司会议纪要”；会议纪要的；会议纪要的文号是公司文号文号是公司文号+“会会”字即可，其他编写方法无效字即可，其他编写方法无效n n（二）会议纪要通常由标题、正文、版记构成。（二）会议纪要通常由标题、正文、版记构成。n n1.1.标题：标题：“会议名称会议名称+纪要纪要”；n n2.2.正文（一般由两部分组成）正文（一般由两部分组成）n n（1 1）导言。主要用于概述会议基本情况，包括会议的）导言。主要用于概述会议基本情况，包括会议的名称、时间、地点、主持人、主要议程、参加人员、名称、时间、地点、主持人、主要议程、参加人员、会议形式以及会议主要的成果；会议形式以及会议主要的成果；n n然后用然后用“现将这次会议研究的几个问题纪要如下：现将这次会议研究的几个问题纪要如下：”或或“现将会议主要精神纪要如下：现将会议主要精神纪要如下：”等语句转入等语句转入下文。这项内容主要用以简述会议基本情况，所以文下文。这项内容主要用以简述会议基本情况，所以文字必须十分简练。字必须十分简练。n n（2 2）会议概况。主要包括会议时间、地点、名称、主）会议概况。主要包括会议时间、地点、名称、主持人，与会人员，基本议程。二是会议的精神和议定持人，与会人员，基本议程。二是会议的精神和议定事项，有时还包括议定事项的意义；事项，有时还包括议定事项的意义；n n成文日期即纪要定稿时间。一般在标题下居中位置用括号成文日期即纪要定稿时间。一般在标题下居中位置用括号注明年、月、日，也可以在落款处，但两种方式不能重叠。注明年、月、日，也可以在落款处，但两种方式不能重叠。n n（3 3）版记。包括主题词、主送、抄送、制发单位及时间、）版记。包括主题词、主送、抄送、制发单位及时间、打印和归档情况（因纪要没有称谓，主送必须写，如果没打印和归档情况（因纪要没有称谓，主送必须写，如果没有抄送单位，直接删除行）。有抄送单位，直接删除行）。n n（三）注意事项（三）注意事项n n1 1会议纪要概括要全面，且要如实反映会议精神。不得会议纪要概括要全面，且要如实反映会议精神。不得随意取舍，不得以偏概全，不能是自己赞同的就多写，不随意取舍，不得以偏概全，不能是自己赞同的就多写，不赞同的就略写或不写；赞同的就略写或不写；n n2 2要具备一定的分析、综合能力和表达能力，表述上做要具备一定的分析、综合能力和表达能力，表述上做到重点突击，条理清晰，文字简练；重点应放在会议达成到重点突击，条理清晰，文字简练；重点应放在会议达成的意向、提出的重要工作部署，而不是叙述会议的通报内的意向、提出的重要工作部署，而不是叙述会议的通报内容、召开过程，切忌记流水帐；容、召开过程，切忌记流水帐；n n3 3会议纪要一般采用第三人称写法。由于会议纪要反映会议纪要一般采用第三人称写法。由于会议纪要反映的是与会人员的集体意志和意向，常以的是与会人员的集体意志和意向，常以“会议会议”作为表述作为表述主体，主体，“会议认为会议认为”、“会议指出会议指出”、“会议决定会议决定”、“会议要求会议要求”、“会议号召会议号召”等。等。n n二、记录与纪要的区分二、记录与纪要的区分二、记录与纪要的区分二、记录与纪要的区分n n首先，从文体方面看，会议纪要是正式的公文文种。而会首先，从文体方面看，会议纪要是正式的公文文种。而会议记录不是。他是原始材料。议记录不是。他是原始材料。n n其次，从内容上看，会议纪要有选择性、提要性，不需一其次，从内容上看，会议纪要有选择性、提要性，不需一一记录。一记录。n n其三，从形成的过程和时间方面看，会议记录是与会议同其三，从形成的过程和时间方面看，会议记录是与会议同步产生的。会议纪要则要在会议结束后，根据记录内容，步产生的。会议纪要则要在会议结束后，根据记录内容，通过选择归纳、加工提炼之后才能形成。通过选择归纳、加工提炼之后才能形成。n n其四，会议纪要通常要以文件形式发布，用来传达会议精其四，会议纪要通常要以文件形式发布，用来传达会议精神和议定事项，而会议记录只作为内部资料，一般不公开，神和议定事项，而会议记录只作为内部资料，一般不公开，只备查考。只备查考。n n其五，从形式上，会议纪要需要有议定的公文规范格式，其五，从形式上，会议纪要需要有议定的公文规范格式，而会议记录写法灵活。而会议记录写法灵活。n n会议纪要通过记载会议的基本情况、会议的主要成果、会会议纪要通过记载会议的基本情况、会议的主要成果、会议议定的事项，综和概括的反映会议的基本精神，以便统议议定的事项，综和概括的反映会议的基本精神，以便统一认识，在会后贯彻落实。一认识，在会后贯彻落实。