档案协作组机制下高校档案工作改革的路径与方法——以泰州档案工作第七（高校）协作组为例.pdf

第 23 卷第 3 期2023年6月泰州职业技术学院学报Journal of Taizhou Polytechnic CollegeVol.23 No.3Jun.2023档案协作组机制下高校档案工作改革的路径与方法以泰州档案工作第七（高校）协作组为例刘艳春1，吴泓蜜2（1.泰州职业技术学院；2.泰州市档案局，江苏泰州225300）摘要：档案协作组是推动档案发展的重要方法，更是新形势下档案工作建设和发展的重要课题。充分发挥档案协作组作用，科学、准确地定位其工作服务领域，探索档案协作组的新模式，特别是高校档案协作组机制对于提高高校档案工作的规范化、标准化、信息化具有重要意义。关键词：档案；高校；协作组；机制；路径中图分类号：G647.24文献标志码：B文章编号：1671-0142（2023）03-0042-03协作性公共管理是21世纪西方公共管理实践探索与理论研究的一个新趋势，强调跨越地域、部门之间的界限，通过合作的方式共同决策、共同担责、资源共享，追求共同的、更大的公共价值。西方地方政府之间的协作性公共管理实践也证明了协作可以聚集更多力量，取得意想不到的翻倍效果1。2021年2月，为贯彻落实新修订的档案法和机关档案工作条例，适应新时代档案事业发展需要，提高档案人员业务素质，增强档案工作活力，进一步提升档案规范化管理水平，泰州市档案馆组建市级机关单位8个档案工作协作组，同年4月以协作组为单位组织年检现场检查。1理论基础1.1协同治理理论协同治理理论是指多个主体协调参与同一公共事务，按照一定的标准和规则进行资源共享，有助于克服单一主体的治理制约。将协同治理理论运用于高校档案管理，一方面是治理单位的多样性，无论是否直接管理高校档案，各个档案部门甚至是档案使用者都可以也应该参与到高校档案的治理中来，从不同的方面和角度为高校档案的管理提供思路和改进措施。另一方面是高校档案馆应与其他各级档案部门（馆）、数据处理中心协作，共同筹建资源平台，利用平台资源为公众提供更好的档案服务。1.2电子政务当应用于高校档案馆（室）时，电子政务可以改善和简化不同档案馆（室）与用户之间、档案馆与移交单位之间、以及不同高校档案馆（室）之间的信息交流。电子政务系统和配套的软硬件服务平台可以大大提高工作效率，减少重复劳动，使档案的收集、整理和移交工作更加高效，便于档案的管理和监督。电子政务平台还可以实现档案馆（室）与用户之间档案信息的远程传输、搜索和下载。利用电子政务技术对高等院校档案进行内部管理，可以实现纸质档案的数字化，改善档案的管理，满足用户的需求。2高校档案协作组机制的意义传统的档案工作业务指导往往是由各市区档案管理业务指导部门“独唱”，而建立各基层协作网络组织，有利于缓解档案管理部门业务指导和理论研究方面的压力，使档案工作更加有合力，更有特色。作为人才高地的高校，更应以活跃专业学术思想、普及推广档案科学知识为职能定位，大胆创新、勇于作为、大力推进管理职能转变，充分发挥本地高校档案协作组功能，形成合力，实现档案工作的推进和发展。一是制度规范化和行业标准化。泰州市第七（高校）档案协作组（以下简称第七协作组）可以作者简介：刘艳春（1977-），女，江苏兴化人，馆员.第 3 期刘艳春，吴泓蜜：档案协作组机制下高校档案工作改革的路径与方法协调、整合在泰七所高校的档案工作资源，共同研究、讨论高等学校档案管理办法 江苏省档案管理条例的同时，组织制定泰州高校档案管理的各类规范，避免重复劳动和资源浪费，提高高校档案工作的规范化程度。如可以由协作组牵头制定市教育行业档案事业发展规划，并进行现场情况评估，联动机制可以形成合力提升本地规范化管理能力。同时，高校档案协作组机制有利于提高档案工作的标准化程度。如在贯彻执行一些文件和通知时可以由档案协作组牵头共同研讨、规划，再根据各校的实际情况来制定、实施。二是队伍专业化。各高校都设有专门的档案机构，有专业的档案工作人员，作为科学技术研究高地，应当成为本地区档案改革创新的头部力量，引导本地档案向科学化发展，确立适合该地区新时期的档案工作行动方案，通过高校档案工作创新实践活动，引导本地区档案工作发展趋势，打造档案专业化队伍。三是载体信息化。高校档案协作组机制可以推进档案信息化建设，实现档案数字化、网络化和智能化，提高档案工作的信息化程度。泰州多所高校已实现档案数字化，要在协作组示范校的引领下全面实现泰州高校档案信息化工作。3现状与存在问题目前，泰州地区第七协作组的七所学校均在档案业务主管部门的指导下开展档案业务工作。在年检实地走访中不但查系统、阅目录、看库房等，还有各类的现场答疑和协作组成员交流，将档案工作中存在的实际问题当场抛出，特别是针对第七协作组档案工作中存在的共性问题，一起商榷、思考并提出解决方案。3.1档案组织建制薄弱，人员配置不均衡第七协作组在泰七所高校均只有档案室或档案科建制，没有档案馆机构设置，缺乏能够引领协作组发展的龙头高校。七所高校档案工作人员总和仅14人，其中具备档案职称的专职人员仅5人（见表1），甚至有些学校档案工作人员仅有1人。从目前泰州市七所高校档案管理人员的整体水平来看，专职档案管理人员人数较少，其相关的专业知识水平偏低，业务更新意识较差，无法满足新时代背景下高校档案资源管理的要求。3.2各校档案工作发展不均衡由于高校档案馆的主要服务对象是师生群体，且档案服务内容繁多，涉及面广，不同高校在建设电子档案资源时应充分结合自身实际，制定项目建设的标准规范，从而保证今后工作的妥善推进和高效互联。第七协作组的七所学校中有几所高校历史较悠久，档案工作工作扎实。个别学校建校较晚，学校的档案工作刚刚起步，机构和人员配置没有基础保障。还有部分独立学校由于档案人员身兼多职，无法全身心投入到档案管理工作中。在信息化建设上，最早开展信息化的A校于2009年就实现了数字化，但个别学校信息化发展缓慢。即使有多个学校进行了档案数字化建设，但也未能达到真正意义上的信息化。由此可见，“电子政务”理念在泰州市高校的档案管理工作中应用程度不高，高校之间的信息交流与共享效率也较低。4泰州市第七协作组功能实现路径4.1拓宽开放利用新举措密切协作、联动配合开创档案利用新模式。在多年的档案工作中，各校均有应保存而未保存和漏保存的部分文件，以往都是档案员之间私下沟通，获得一些开放文件。可通过建设泰州高校开放档案馆际查阅平台，做好开放档案的馆（室）际查阅，制定开放档案查阅管理办法，提高档案利用效率，从而促进高校各类交流合作。4.2创新档案宣传新途径泰州现有在校大学生近六万人，可利用“69”国际档案日，开展有本地高校特色的档案宣传活动。如：以泰州高校发展史为点面，用档案讲好本地高校故事。开学期间，七校联动开展新生入学教育、高校档案知识竞赛等进行宣教，使档表1泰州市第七（高校）档案协作组基本情况一览表档案馆（室）情况档案馆（个）/档案室（个）7星级情况（个）五星1四星1三星2专职档案人员情况学历（人）硕士及以上2本科11大专/其他1档案职称情况（人）高级3中级2从事档案工作年限（人）15年4510年/1020年720年以上343泰州职业技术学院学报第3 期案法律法规真正进校、进班、进脑、入心，达到档案宣教的最大效益。举办各类泰州行业发展展览，让在泰大学生深入了解泰州，找到自身在泰的立足点，争取留住人才并让他们服务于泰州，这也是档案工作文化功能的最大发挥。4.3完善人才结构机制档案管理的现代化需要不同学科的专业人才参与，以往单一的人员结构已经不能满足新时期档案工作的新要求，高校需要建立一支复合型、多层次的专业人才队伍来应对信息化的挑战。泰州市第七协作组单位可以加强人才招聘，通过公开招聘，招收更多的技术人才来管理高校档案，使档案结构更加完善。也可引入档案主管部门专业人才作为协作组成员，帮助高校档案馆做好高校档案资源建设工作，保证高校档案机制的持续、稳定、可靠运行。4.4加快人才队伍建设泰州市第七协作组可以牵头加强对在职档案工作者的培训，培养一支“学习型”的档案人才队伍。全国档案信息化建设实施纲要明确规定在岗档案人员参加培训的时间应不少于20 课时。高校应利用寒暑假，鼓励所有档案员参加业务知识培训，学习档案管理新理念。在新时期高等教育逐步国际化、网络化的背景下，档案工作者还应相应提高自己的计算机和外语水平。在培训形式上，除了传统的集中授课和培训讲座外，高校也应顺应时代潮流，积极利用新媒体对档案人员进行培训。如今，微信公众空间和较大的视频网站都可以成为学习论坛，高校可以引导档案工作者合理利用时间进行自主教学和自主学习。4.5深化档案资源开发高校档案不仅要为学校服务，还要为学生和社会发展服务。档案信息资源的开发是档案管理单位根据社会和高校的需要，利用现代数字信息技术，发现、收集、汇总和保存有用的档案信息资源，供开发利用。它的重要性不仅在于它是服务社会、服务高校发展的重要保障，更在于它是体现档案内在价值、实现档案管理终极目标的重要途径。泰州高校的档案资源开发模式受到社会环境、部门自身以及利用者等多层次的制约，目前档案资源的收集水平不高，档案质量不高，档案资源开发模式单一、狭窄。如何拓展档案资源的开发机制，是对高等院校档案信息资源管理工作的新要求和新挑战。社会的需求和高校的需求是档案收集和研究的主要方向，而档案收集和研究的质量是档案资源发展的重要要求。泰州市第七协作组应该起到引领作用，一是可以建立模块化、标准化的校园档案信息数据库；二是整合现有的档案数据资源，不断挖掘现有馆藏数据；三是加强校园档案文化建设的宣传。通过校园广播、展览、讲座等多种方式，在校际和校内广泛传播档案文化建设的文化内涵，扩大档案在高校的影响，努力将馆藏档案变成“流动的档案”，有利于高校与企业、高校与社会的资源共享，有利于为学生在泰州市找到匹配的工作岗位，也能够反向促进泰州市的人才黏合度，帮助泰州市留住人才。参考文献：1拜丽楠.协作性公共管理视阈下宁夏档案开放问题研究D.宁夏大学,2021.2陈海燕.“双一流”背景下高校档案人才队伍建设研究以上海交通大学为例J.兰台世界,2020,576(10):66-68.3刘文琴.基于“互联网+”的现代化档案管理转型J.办公自动化,2022,27(24):22-24.（责任编辑杨荔晴）Path and Method of the Reform of University Archives Work Based on thePath and Method of the Reform of University Archives Work Based on theMechanism of Archives Collaboration GroupMechanism of Archives Collaboration GroupTaking the Seventh Collaboration GroupTaking the Seventh Collaboration Group(UniversityUniversity)of Taizhou Archives Work as an Exampleof Taizhou Archives Work as an ExampleLIU Yan-chunLIU Yan-chun1 1,WU Hong-miWU Hong-mi2 2(1.Taizhou Polytechnic College;2.Taizhou Archives Bureau,Taizhou Jiangsu 225300,China)AbstractAbstract:According to the national laws,regulations,and policies,the archives cooperation group takes the multiparty cooperation to promote the development of archives,actively explore the new mode,and keep the pacewith the times,develop scientifically and serve innovatively,which is an important topic for the construction anddevelopment of archives work under the new situation.It is of great significance to give full play to the role of archives cooperation group,locate the service field scientifically and accurately,and explore the new mode of archives cooperation group,especially to improve the standardization,standardization and informatization of university archives work under the mechanism of university archives cooperation group.Key wordsKey words:archives;universities;cooperation group;mechanism;path44