DB12_T 1241-2023 大型活动车辆服务保障规范.pdf

ICS 03.080 CCS A 20 12 天津市地方标准 DB12/T 12412023 大型活动车辆服务保障规范 specification for service guarantee of large event vehicles 2023-09-06 发布 2023-10-10 实施 天津市市场监督管理委员会 发 布 前言 本文件按照GB/T 1.12020标准化工作导则 第1部分：标准化文件的结构和起草规则的规定起草。本文件由天津市机关事务管理局提出并归口。本文件起草单位：天津市机关事务管理局车辆管理处（天津市公务用车管理办公室）。本文件主要起草人：姚捷、隋宇泽、刘立和、刘文勇、李天明、肖朋民、卢超、杨文峰、乜婷、李居银、崔纪。大型活动车辆服务保障规范 1 范围 本文件规定了大型活动车辆服务保障的前期车辆筹备、中期车辆保障、后期工作和服务保障评价及改进。本文件适用于天津市大型活动（会议）车辆服务保障工作。2 规范性引用文件 本文件没有规范性引用文件。3 术语和定义 下列术语和定义适用于本文件。3.1 大型活动 large-scale event 有目的、有计划、有步骤地组织众多人参与的社会协调活动，具有社会影响面广、涉及部门多、专业跨度大等特点，如达沃斯、大运会、残运会、全运会等。4 大型活动前车辆筹备 车辆服务保障组织 4.1 4.1.1 车辆服务保障工作领导小组 应建立大型活动车辆服务保障工作领导小组，全面负责大型活动车辆服务保障的组织指挥、计划协调、检查督导和推动落实等工作。4.1.2 办公室 4.1.2.1 车辆服务保障工作领导小组应设办公室，具体协调组织实施车辆服务保障工作。办公室下设协调联络组、综合事务组、车辆管理组、指挥调度组、后勤保障组，各个工作组明确分工、落实责任、紧密配合、相互衔接。4.1.2.2 协调联络组工作职责应包括但不限于：a)及时传达大型活动筹备办的指示要求，督促各项工作落实；b)加强与市相关部门的沟通协调，及时解决车辆服务保障工作面临的困难、问题；c)协调联络与外方车辆交通组的工作；d)协调服务保障车辆的政府采购工作；e)协调赞助车辆及驾驶员、调度员的征调工作；f)协调驾驶员政审及各种证件办理工作；g)协调石油公司落实油料赞助事宜；h)协调行车任务线路事宜；i)协调安装 ETC 事宜；j)协调车辆驾驶员和调度员入驻、用餐和车辆停放等事宜；k)协调车辆检测、停放场地、保险等事宜；l)协调解决通讯设备问题；m)协调志愿者服务；n)车辆号牌尾号限行问题；o)做好保障车辆随车人员对接与各类入场证件权限协调问题。4.1.2.3 综合事务组工作职责应包括但不限于：a)编制驾驶员手册；b)制定驾驶员培训与演练方案，开展驾驶员文明礼仪、安全教育、行车路线、应急处置等培训；c)组织人员现场考察行车路线并进行实地演练；d)汇总确认服务保障车辆和人员情况信息，协助办理人员政审、证件发放；e)负责印制各类单据、报表等；f)负责驾驶员管理，与驾驶员签订安全承诺书；g)负责各项经费开支，做好经费结算等工作。4.1.2.4 车辆管理组工作职责应包括但不限于：a)负责车辆移交、停放、加油、安检、ETC 安装、装具配置、新能源汽车充电等；b)做好与中标单位车辆对接及相关协调工作；c)负责车辆报修、应急和救援等协调工作。4.1.2.5 指挥调度组工作职责应包括但不限于：a)组建总调度室；b)制定大型活动车辆服务保障方案和车辆调度流程；c)制作派车单；d)负责大型活动服务保障车辆的统计等相关工作，做好痕迹管理；e)负责参会代表参加活动期间的用车调度工作；f)负责督促、检查、登记派车情况；g)检查出车任务完成情况，处理与车辆服务保障有关的安全与投诉等问题；h)负责服务保障车辆与驾驶员信息匹配；i)负责明确参会代表随车接待人员信息并进行车辆匹配；j)负责大型活动场馆、参会代表入驻宾馆（酒店）循环班车与保障参会代表专车的合理统筹问题；k)负责大型活动现场应急处置问题（如：离场保障车辆顺序发生变化等）。4.1.2.6 后勤保障组工作职责应包括但不限于：a)落实车辆保障工作人员住宿及用餐等事宜；b)负责后勤保障物资配备、领取、发放等工作；c)制作车辆标识牌（包括但不限于行车路线牌、车辆分类保障牌等）；d)统计、制作参与车辆保障相关人员及车辆的证件信息。明确车辆服务保障需求 4.2 与大型活动主办方进行沟通对接，了解掌握参会人员身份级别、数量、人员接送站方式及活动期间车辆保障模式、明确参会时间、地点、嘉宾（贵宾）入驻宾馆及发车频次等，确定大型活动服务保障车辆的车型、数量等。制定车辆服务保障方案 4.3 根据大型活动车辆服务保障需求，制定车辆保障方案，方案包括但不限于明确车辆服务保障模式、车辆服务保障范围、服务保障时限等外，还要重点对服务保障车辆、驾驶员、调度员来源及其管理方式、油料保障方式和车辆保障应急处置等进行详细说明。测算服务保障车辆费用 4.4 根据大型活动服务保障车辆车型和数量等，进行车辆服务保障费用测算。车辆服务保障费用测算宜包括：a)大型活动前期车辆筹备费用：前期用于协调沟通、勘察会场、筹备搭建现场等车辆保障费用以及保障车辆上线安全检测、随车物资（卫生消杀物资、雨具等）、标识牌制作、驾驶员培训等相关费用；b)中期车辆服务保障费用；c)后期工作总结费用。注：测算过程中要充分考虑油料来源问题，是否有赞助油料。确定保障车辆、驾驶员、调度员来源 4.5 大型活动服务保障车辆应根据大型活动需求，采取招标采购保障、指定单位保障、赞助商保障等方式确定，车辆驾驶员、调度员分别由中标车企选派、指定车企单位选派、全市范围征调或社会化招标等方式确定，大型活动车辆服务保障领导小组应对车辆驾驶员、调度员进行集中培训，培训合格后方能上岗参与车辆服务保障工作。确定车辆调度模式 4.6 4.6.1 基本要求 大型活动车辆调度应建立“三级调度负责制”，包括总调度、二级调度（车型调度）、三级调度（驻场调度）。4.6.2 总调度 负责统筹安排调度车辆，根据大型活动主办方用车需求，结合参会代表身份级别、人数、保障区域、时长等信息，分派给各级驻场调度。4.6.3 二级调度(车型调度）按照用车需求，分车型、数量调派车辆给相关机场、车站、宾馆（酒店）和活动（会议）组织现场等地的驻场调度。4.6.4 三级调度（驻场调度）根据用车需求，提前15分钟将服务保障车辆安排在指定待客区域等候，根据任务需求按既定行车路线给予保障，任务完成后，在指定停车区域集结待命。确定车辆服务保障模式 4.7 根据参会代表身份级别、活动范围、活动方式等确定车辆服务保障模式，进行车辆服务保障任务分配。活动期间，各大型活动场馆、嘉宾（贵宾）入驻宾馆（酒店）等各车辆服务保障点位均应放置一定数量的商务车或小型轿车做为应急服务保障用车备用。车辆管理 4.8 4.8.1 车辆技术检测 负责组织服务保障车辆进行上线安全检测，并提供车辆安全性能检测报告。4.8.2 车辆安保检测 负责协助安保部门对贵宾服务保障车辆进行排爆等安全检查，检查合格后方能参与服务保障。4.8.3 车辆停放 服务保障车辆按要求进行集中停放，由专人负责值守。4.8.4 车辆保险 参与大型活动服务保障车辆应按照有关规定购置车险，规避风险。人员管理 4.9 4.9.1 食宿管理 驾驶员、调度员由车辆中标单位提供食宿，负责本单位驾驶员的日常管理，并协助调度完成车辆调派等工作。如遇疫情等特殊情况，由主办单位视情况统一提供食宿，统一管理。4.9.2 人员培训 人员培训分为集中培训和分组培训，一般以集中培训为主，紧急情况下可以分组培训。培训内容主要包括：动员教育、文明礼仪、安全驾驶、宣传天津建议口径、熟悉行车路线及大型活动场馆地形等。油料管理 4.10 参与大型活动服务保障车辆加油应实行“一车一卡”管理模式，由专人监督管理。车辆应急处置 4.11 参与大型活动服务保障车辆遇到紧急情况，应按应急预案及时处置。大型活动全要素演练 4.12 根据大型活动相关指示要求，组织服务保障车辆全要素参与大型活动会前演练。5 大型活动中车辆服务保障 现场车辆服务保障 5.1 5.1.1 现场服务保障车辆按照任务需求分区域集中停放，听从驻场调度安排，按规定路线行车。5.1.2 加强各级调度之间协调沟通，根据大型活动车辆服务保障方案适时做好现场车辆服务保障工作。5.1.3 加强大型活动现场车辆指挥，做好活动现场应急车辆保障。接送站（机）工作 5.2 根据大型活动主办方提供的参会代表抵（离）津信息，做好接送站（机）工作。突发事件处理 5.3 5.3.1 驾驶员突发状况。驾驶员居住地出现疫情、因身体或心理等因素突发不适，导致保障车辆不能正常运行时，应采取但不限于如下措施：a)通知驾驶员按照社区要求落实相关疫情防控政策，做好疫情防控排查。b)督促各车辆服务保障单位对参会驾驶员进行逐一体检和思想摸排，严格驾驶员审查机制。c)协调相关保障单位及时、就近派出备用车辆或驾驶员进行接替保障。5.3.2 车辆服务保障期间，遇有大风、暴雨等极端天气时，应采取但不限于如下措施：a)根据车型，为每辆服务保障用车配备适量雨具。b)加强驾驶员在恶劣天气条件下安全行车的教育和应对技术培训。c)及时与总调度员沟通天气现场情况，服从工作安排。5.3.3 车辆在执行任务过程中发生交通事故或因车辆自身原因发生故障不能继续使用时，应采取但不限于如下措施：a)及时向派车调度汇报情况，由调度员安排就近车辆及时实施救援，并派应急保障车辆到达现场接送乘客至指定下车点位。b)如发生人员受伤，驾驶员要及时同调度员进行联系，由调度员通知相关服务保障部门赶赴现场予以接应，同时派车将伤员送往就近医院进行救治。5.3.4 在车辆服务保障过程中如发现来宾身体不适症状时，应采取但不限于如下措施：a)及时与医疗保障人员联系确诊病情，视情派出应急服务保障车辆送医救治。b)如出现疫情症状，及时按防疫要求进行处置。5.3.5 会议期间参会代表、媒体记者等参会人员错过指定车辆或巡回班车、突发临时用车需求等时，应采取但不限于如下措施：a)会议期间各点位调度加强与本点位随车人员联系沟通，及时了解乘车人员情况。b)及时联系调度或现场指挥人员，协调就近安排备用车辆进行服务保障。6 大型活动后服务保障要求 协调相关车辆服务保障单位，组织做好服务保障车辆和人员的有序退场工作。6.1 做好相关材料的归档整理工作，对大型活动车辆服务保障过程中好的做法和出现的问题进行梳理6.2 总结，形成一套可推广复制的车辆服务保障工作经验。7 服务的评价和持续改进 车辆保障领导小组对相关车辆保障车企进行测评，评价内容应包括但不限于：7.1 a)预算执行情况；b)提供车辆的外观、技术状况和卫生情况；c)驾驶员完成任务、服务质量、表扬和被投诉情况；d)驾驶员安全驾驶、违章驾驶及交通事故出险情况。活动结束，车辆保障领导小组应总结车辆服务保障工作筹备、方案执行过程中存在的突出问题并7.2 制定改进措施。