关于档案形成几个问题的探讨_王茂跃.pdf

理 论 探 讨28档案管理3/2023总第262期我国档案学界认为档案形成属于档案学的基本理论问题。笔者曾撰写档案形成若干提法异议以为例一文，对档案形成的提法提出质疑。文章刊发后，庞宇飞等发表了题为“档案形成”一说思考对“档案形成若干提法异议”一文的讨论2的商榷文章，认为我国2020年新修订的中华人民共和国档案法（以下简称档案法）中有档案形成的表述，档案形成的提法是合理的。可见，档案形成问题至今尚未达成共识，仍有进行研究的必要。归档是不是档案形成的标志？档案形成究竟指的是什么？如何理解我国2020年新档案法中的档案形成表述？本文拟对这几个问题加以探讨。1 归档是档案形成的标志吗？归档是我国的一个档案专业术语，但档案学界对归档的理解并不一致。一种观点认为，“文件材料以归档为界，归档之前是文件，归档以后是档案”。3“如果文件不（立卷）归档，它就始终只是文件。”“文件必经（立卷）归档而后成为档案，或者说，档案形成决定于归档工作制度。”4“归档工作是各种记录向档案转化的分水岭，归档之前属于文书工作（或其他工作）的领域，而归档之后便进入了档案工作领域。所以转化为档案的环节确实是归档。”5“归档是现行科技文件转化为科技档案的标志，这一命题自60年代始就已写进了科技档案管理学教材。”6也就是说，这一观点认为归档是档案形成的标志。另一种观点认为，归档与档案的形成无关。“档案不等于是归档的文件，档案在归档前就是档案了。”7“档案并不是因为立卷归档才成为档案的，立卷归档只是档案管理工作的一项内容。作为档案来说，立卷归档与未立卷的没有任何区别。但作为档案管理工作来说，不立卷归档就不便于查找利用，立卷归档是档案组织管理的要求，而不是档案形成的必要条件。”8“一般认为立卷归档是现行文件转化为档案的标志，其实也不是绝对准确的。因为关于档案形成几个问题的探讨王茂跃摘 要：关于档案形成，我国档案学界至今认识不一。归档不是档案形成的标志，档案形成时间指的是文件（档案前身）形成时间，并不是指归档时间，档案形成者也不是归档者；档案形成指的是文件（档案前身）的形成，只有文件（档案前身）的形成而没有档案的形成。文件（档案前身）形成并成为历史记录之后，将有价值的保存起来就是档案。文件（档案前身）形成之后只存在何时将其称为档案的问题，并不存在档案形成的问题。我国新档案法中关于档案形成的表述值得推敲。关键词：档案；档案形成；档案形成者；归档；文件；档案前身；生命周期Abstract:Regarding the formation of archives,Chinas archives circles have different understandings so far.Filing is not a sign of archival formation.The formation time of archives refers to the formation time of documents(the predecessor of archives),not the time of filing,and the maker of archives is not the person who makes the files;the formation of archives refers to the formation of documents(the predecessor of archives).There is only the formation of documents(the predecessor of archives)instead of the formation of archives.After the document(the predecessor of the archive)is formed and becomes a historical record,the valuable preservation is the archive.After the document(the predecessor of archives)is formed,there is only the question of when it will be called archives,and it is not called archives formation.The expression about the formation of archives in the new Archives Law of China is worth pondering.Keywords:Archives;Archives formation;The formers of archives;Filing;Document;Archives predecessor;Life cycle立卷归档从根本上说，是人们为了维护档案的完整与安全，便于保管和利用而采取的主观措施。”9应当说，归档是档案形成标志之说在逻辑上是有问题的。因为档案机构保管的档案并不都是通过归档而来的，归档是机关、团体、企业事业单位档案机构获得档案的主要途径，但并不是唯一途径，捐赠、寄存、代管、征集也是档案的来源。未保存在法定保管处所的散存档案、从原形成国家（地区）流失到国外的散失档案是不可能通过归档获得的，个人所有的档案也不存在归档的问题。有必要指出的是，986年版档案管理学基础认为“归档和保存，既是文件向档案转化的程序和条件，又是文件转化为档案的一般标志和界限”。0而202年版档案管理学基础则认为“归档并不是文件成为档案的必要条件，而只是面向档案管理部门或人员的一种控制文件有规律运动的手段或一种自觉的管理活动而已。所以，不能简单地说归档之后的文件则被称为档案”。笔者非常认同档案管理学基础从第一种观点到第二种观点的转变。如果归档能够成为档案形成的标志，除了逻辑上有问题之外，还存在无法解释的两个问题归档与档案形成时间、档案形成者无关。1.1 归档时间不是档案形成时间。归档时间，如文书档案要求在第二年6月底以前归档。如果归档是档案形成的标志，归档时间就是档案形成时间，也就是文书部门、业务部门与档案部门在档案移交登记表上签字盖章的时间。问题是，档案机构保管的档案，有的并不是通过归档而来，这样的档案形成时间是什么时间呢？个人所有的档案一般也没有归档程序，档案形成时间又如何确定呢？刘耿生教授认为“档案形成时间的准确概念，系指档案处于文件阶段时的形成时间”。2法国档案馆法规定公共档案在下述期限届满后应当完全公开：“25年，从文件产生之日起算，或从案卷中最新产生文件的产生之日起算。”3可见，归档时间不宜成为档案形成时间，所谓档案形成时间，就是文件（档案前身）的形成时间。DOI:10.15950/ki.1005-9458.2023.03.002档案管理投稿信箱： 理 论 探 讨29档案管理3/2023总第262期1.2 归档者不是档案形成者。如果归档是档案形成的标志，那么归档者也应该是档案形成者，即文书部门与业务部门的归档者是档案形成者。其实，归档者不是档案形成者。国家档案局原局长、中央档案馆原馆长杨冬权认为：“档案形成者，包括机关、团体、企业、事业单位、家庭、个人。”4也就是说，对机关单位而言，档案形成者指的是机关单位，而不是机关单位文书部门与业务部门的归档者。丁海斌教授主编的档案学概论（第二版）指出：“档案三主体，包括档案形成者、档案管理者与档案利用者。”5档案三主体是三个并列概念，由此可见，档案管理者与档案利用者都不是档案形成者。“严格说来，档案形成者并不是档案事物本身的形成者，而是档案实体的形成者，即档案的本源原始符号记录（包括文件与零次文献）的形成者。档案形成者只是它的简称或习惯用法。”6这里的档案事物指的是档案，档案实体指的是文件（档案前身）。也就是说，档案形成者指的就是文件（档案前身）的形成者。既然归档时间不是档案形成时间，归档者不是档案形成者，那么归档是档案形成标志之说就难以成立。如果非要说标志的话，归档只能是机关、团体、企业事业单位的档案由分散走向集中的标志。2 档案形成究竟指的是什么？在分析档案形成究竟指的是什么之前，有必要先以公文为例来看一下公文的形成。公文需要拟稿，初稿拟出后还要不断修改完善，最终由机关单位的领导人签发。领导人签发后公文草稿即成为定稿。定稿是印制正式文件的依据，印制的正式文件加盖机关单位印章后，文件正式形成，可对内对外发出。领导人的签发时间一般就是公文的落款时间，也就是文件形成的时间。收文机关收到文件后，该文件就是收文机关办事的依据。文件处理程序完毕，有价值的就需要归档保存。到了归档这个环节，这就涉及归档是不是档案形成标志的问题。上一个问题已经得出结论：归档不是档案形成的标志，那么档案形成究竟指的是什么呢？96年，国家档案局副局长张中在我对档案和档案工作的认识一文中指出：“文件的形成、运动和归宿，是一个具有规律性的运动过程。文件从产生、办理到立卷归档结束了文书阶段，它就转化为档案。”7张中认为文件从产生、办理到立卷归档就转化为档案。962年2月，国家档案局在北京召开全国档案工作会议，中共中央办公厅副主任、国家档案局局长曾三在958年至962年全国档案工作的总结和今后的任务的报告中指出：“各个机关在工作和生产活动中，为了工作和生产的需要，必然产生许多文书材料、技术文件等等，这些文件在处理完毕以后，其中有许多在日后工作、生产、科学研究中还要查考利用，需要经过立卷归档保存起来，这就形成了档案。”8曾三认为办理完毕的文件经过立卷归档保存起来就形成了档案。徐光生认为：“档案是人们有意识地对文件材料进行挑选和保存的结果。”9美国档案学者玛格丽特克罗斯诺顿和菲利浦布鲁克斯认为：“文件最初由形成者产生、保管和频繁利用；然后由于文件的偶尔作用或潜在价值送到机关外的文件中心保存一定时期；最后当文件的业务价值完全丧失后，具有档案价值的文件就被挑选出来移交到档案馆，其他的一概销毁。”20这里使用的是挑选的文件这一表述。转化为档案、形成了档案、挑选的文件，这些表述不一，但说明的都是同一问题档案是怎么来的。转化为档案与挑选的文件这两种表述都认同文件是档案的前身，不存在形成档案的问题。既然档案是人们有意识地对已经形成了的文件材料进行挑选和保存的结果，无疑就没有档案的形成。既然具有档案价值的文件被挑选出来移交到档案馆，这被挑选出来的文件就是档案，也就不存在档案形成的问题。我国档案界有档案形成规律、档案自然形成规律的提法，有学者认为：“所谓档案形成规律，其实都是针对文件材料而言，档案自然形成规律实际上就是文件的自然形成规律。”“具有合理内涵的文件材料自然形成的命题被档案自然形成命题取代，使对这一问题的研究走入误区，而档案自然形成规律在理论上是不能成立的”。2可见，文件（档案前身）形成之后，就不应该再有档案的形成。丁海斌教授主编的档案学概论（第二版）指出：“档案实体是在人类实践活动中直接形成的，是与人类实践活动不可分割的组成部分。这种形成过程又被称为自然形成。”22担心对档案实体概念理解有误，又对档案实体采用脚注方式进行了解释：“档案实体是指作为档案的来源和基础的那些事物，即档案的前身产生并使用于人类实践活动中的文件和零次文献。”换句话说，档案实体指的是文件（档案前身）。可见，所谓档案形成其实指的就是文件（档案前身）的形成。3 如何理解我国新修订档案法中的档案形成表述？庞宇飞等认为：“档案形成一说不仅仅是一种约定俗成的表达，也是对档案事物特定阶段运动规律的客观描述。这一表述在2020年新修订的档案法第二条、第十二条、第十三条、第二十二条、第二十七条、第三十条、第三十二条中也得到了具体体现。”23下面就具体分析一下新修订的档案法这7条中的文字是不是档案形成的具体体现。第二条从事档案收集、整理、保护、利用及其监督管理活动，适用本法。本法所称档案，是指过去和现在的机关、团体、企业事业单位和其他组织以及个人从事经济、政治、文化、社会、生态文明、军事、外事、科技等方面活动直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。这一条规定了档案法的适用范围和档案定义。在档案定义中虽出现了“直接形成”的文字，但说的并不是档案形成。档案定义文字较多，为了简便起见，可以表述为：档案是机关、团体、企业事业单位和其他组织以及个人直接形成的历史记录，甚至还可表述为：档案是直接形成的历史记录，或者干脆表述为：档案是历史记录。由于文件（档案前身）是直接形成的记录，文件（档案前身）成为历史记录后，就决定了这种历史记录也是直接形成的。但如果理解为这是对档案形成的表述，就有偷换概念的嫌疑。档案是直接 理 论 探 讨30档案管理3/2023总第262期形成的指的并不是档案的形成，而是文件（档案前身）是直接形成的。第十二条按照国家规定应当形成档案的机关、团体、企业事业单位和其他组织，应当建立档案工作责任制，依法健全档案管理制度。这一条中的“应当形成档案的”表述多余，因为机关、团体、企业事业单位和其他组织在工作活动中不可能不形成各种记录，有的记录就是文件（档案前身），成为历史记录保存起来就是档案。也就是说，机关、团体、企业事业单位和其他组织必然会不断地积累档案，而不是应当形成档案。另外，档案法是国家档案工作的根本大法，这一规定就是法律规定，无需提及根据国家规定。因此，“按照国家规定应当形成档案的”这一限定语理应删除。第十二条合理的表述应为：机关、团体、企业事业单位和其他组织，应当建立档案工作责任制，依法健全档案管理制度。第十三条直接形成的对国家和社会具有保存价值的下列材料，应当纳入归档范围：这里的“直接形成”指的是直接形成的有价值的应归档的材料，很显然就是文件（档案前身）。第二十二条非国有企业、社会服务机构等单位和个人形成的档案，对国家和社会具有重要保存价值或者应当保密的，档案所有者应当妥善保管。该条中的“形成的档案”准确的表述应为：所有的档案。因为这里谈的是非国有档案包括个人所有的档案，档案所有者应当妥善保管，因而将“形成的档案”改为“所有的档案”就更为合理。为了避免重复，也可删除“所有”二字，即：非国有企业、社会服务机构等单位和个人（所有）的档案，档案所有者应当妥善保管。第二十七条 县级以上各级档案馆的档案，应当自形成之日起满二十五年向社会开放。“自形成之日起”指的是自文件（档案前身）形成之日起。第三十条 馆藏档案的开放审核，由档案馆会同档案形成单位或者移交单位共同负责。尚未移交进馆档案的开放审核，由档案形成单位或者保管单位负责，并在移交时附具意见。档案形成单位指的不是档案形成。档案形成单位也就是我们习惯所说的档案形成者。档案形成者指的是文件（档案前身）的形成者。丁海斌教授等主编的档案学概论（第一版）认为：“文件则是档案的直接来源，是档案的直接实体。”24可见，只有文件（档案前身）的形成和形成者，而没有档案的形成和形成者。第三十二条 属于国家所有的档案，由国家授权的档案馆或者有关机关公布；未经档案馆或者有关机关同意，任何单位和个人无权公布。非国有企业、社会服务机构等单位和个人形成的档案，档案所有者有权公布。“非国有企业、社会服务机构等单位和个人形成的档案，档案所有者有权公布。”这里的“形成的档案”宜改为：所有的档案。因为这一条前一句说的是属于国家所有的档案公布，与此相对应，后一句说的应是属于非国家所有的档案公布。档案法上述7条中的表述，看似与档案形成有关，但表述的其实都不是档案形成。4 结语关于档案形成，我国档案学界一直都有学者持有正确的认识。任汉中教授认为：“档案是观念的产物。从外观上看，档案并不是新产生的事物。”25“我们之所以称形成，是因为档案确实不是人们重新制造出来的，而是转化出来的。”26李培清、张锡田指出：“文件的形成同时也意味着档案物质形体的形成。”27吴品才教授认为，“没有现行文件的形成便不可能有档案的产生”，因为“档案是文件运动至特定阶段的异名词，具体说，就是当文件经历完现行期，成为形成活动真实的历史记录时，如仍有保存价值，则为档案”。28这里使用的是“现行文件的形成”与“档案的产生”，没有使用“档案的形成”是合理的，避免了“文件的形成”与“档案的形成”是两种形成的误解。当然，严格说来，产生与形成并没有本质区别，一事物的形成就是一事物的产生，没有一事物的形成也就没有一事物的产生。严谨的表述，可将“便不可能有档案的产生”改为“便不可能有档案”。吴品才教授最后表述的文件符合什么条件“则为档案”，就非常准确。“则为档案”意思极其直白：就是档案。与我国不同的是，国外很少有档案形成的提法。法国档案馆法认为：“档案是自然人和法人在其活动中产生或接收的，无论时间、保存地点、存在形式、载体形式的全部文件也包括数据的统称。”29也就是说，法国从现行文件开始就看作档案了，但法国将现行文件称为现行档案，“现行档案。由机关、部门、机构产生或收到的仍有利用价值的文件为现行档案”。30美国认为档案是具有永久保存价值的非现行文件。这些不同的档案观无不说明没有档案的形成，只有何时将文件（档案前身）称为档案的问题。欧美国家盛行文件生命周期理论，依据文件作用的不同将文件划分为不同的阶段，没有档案形成的问题，有的只是文件在不同阶段的运动。文件生命周期理论传入我国后，我国档案学者对该理论进行中国化的研究，陈兆祦先生称为文件运动周期理论，何嘉荪和傅荣校先生称为文件运动规律，刘东斌先生称为档案运动周期理论，王恩汉先生称为文件生命理论。将文件比作生命并进行运动，正如人的生命不同阶段一样。无论从哪个阶段将文件（档案前身）看成档案，只有文件（档案前身）的形成，而不应有档案的形成。总之，文件（档案前身）符合什么条件就是档案、就成为档案、就称为档案、就称作档案、就看作档案、就看成档案、就当作档案、就视为档案、就转化为档案，这些表述都是可行的。如果非要说文件（档案前身）符合什么条件就是档案的形成、就形成了档案，反而令人费解。参考文献：王茂跃.档案形成若干提法异议以档案学概论为例J.档案管理,2020(03):27-30.223庞宇飞,明丽丽,张月凡,朱富成.“档案形成”一说思考对“档案形成若干提法异议”一文的讨论J.档案管理,202(0):26-29.3饶士奇.公文写作与处理M.沈阳:辽宁教育出版社,2004:328.4王新才,吕元智.论档案形成的主观性J.图书情报知识,2003(02):28-29.档案管理投稿信箱： 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