XX公司人事档案管理办法.doc

XX公司人事档案管理办法第一条：目的为了更有效的对员工人事档案进行妥善保管，有效保守机密；同时为了维护人事档案材料的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的利用档案材料，特制定本办法。第二条：适用范围适用于全体员工个人档案。第三条：人事档案内容 公司在入职当天为每个新员工建立个人档案，员工入职后转正、岗位变动、薪酬调整等资料在调整后的当月月底放入员工档案。个人档案应包含以下各完整有效的文件：1、应聘表及面试评估表（应聘表要填写完整，下方一定要本人签字。评估表上一定要把工资标准写上）2、人员资料卡（紧急联系人姓名及其电话一定要有，下方一定要本人缺人签字）3、身份证、学历证书、户口本复印件（保证复印件的清晰度）4、员工转正申请（要著名转正工资）5、述职报告、工作总结7、劳动合同8、岗位变动记录9、保险缴纳记录10、与公司签订的其它合同、协议11、辞职申请第四条：管理权限 人力资源部由专人负责保管人事档案，收集、鉴别和整理档案材料，保证档案资料齐全完整，并做好档案的安全、保密、保护工作。第五条：人事档案管理相关规定（一）基础管理1、原则：分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。2、员工入职前，人力资源部应对人事档案的真实性、有效性进行核查，如有虚假，可不予录用或解聘处理。3、当在职员工的基本档案资料有变动时（如学历变动，身份证号码变动、个人技术职称变动，婚姻状况变动等），应及时将相关资料复印交人事部归案，原件当场查验。4、员工离职档案每月清查，另外存档，高管及核心技术人员可以作为以后的人才储备。（二）人事档案利1、查阅。查阅人事档案的人员应填写人事档案利用申请表，经过人事部的审核，确定申请表与利用人一致，并且手续齐备，方可查阅。2、借出使用。用于因特殊需要必须借用人事档案的情况，借出的时间不宜过长，到期未还者应及时催还。人事档案借出使用时，应填写人事档案利用申请表，借用单位要注意保密，妥善保管，不得交无关人员翻阅和转借他人。归还后及时在外借登记上注销。3、出具证明材料。出具的证明材料可以是人事档案部门按有关文件规定写出的有关情况的证明材料，也可以是人事档案材料的复印件。材料提取人应填写人事档案利用申请表，人事档案部门按照有关规定，结合利用者的要求，提供证明材料。4、查阅、借用档案的单位或个人，不得擅自摘抄、拍摄、复印档案内容。如因工作需要从档案中取证的，应事先征得主管人事档案部门同意，经批准后方可摘抄、复印。5、各部门利用人事档案应严格履行登记手续。第六条：制定、修订、废除与颁布实施本办法经核准后，由人力资源部公告实施；修订或废止亦同1、借阅手续：（1）各部门经办人员因业务需要借阅档案时，应由其部门负责人出示书面借阅条向档案员借阅，经办人必须在公司借阅登记表上签字。（2）档案员接到借阅条，经核查后，取出该项档案，并在借阅登记表上注明借出日期和归还日期，以备及时催还。（3）档案归还时，经档案员核查无异后，档案即归入档夹，填写归还日期，取消借阅记录。2、借阅人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案，不得在文件上圈点、画线和涂改，未经批准不得复印和摘抄档案。3、借阅人确因工作原因需要复印文件或摘抄文件，需借阅部门负责人书面请示，经办公室主任批准。5、借阅人应于规定期限内归还。如有其他人借阅同一档案时，应变更借阅登记，不得私自授受。第七条：附件附件一：人事档案利用申请表附件二：人事档案利用登记表人事档案利用申请表人事档案利用方式 查阅 借出使用 出具证明材料 借阅人部门职务借阅日期归还日期经手人借阅目的借阅内容人事档案借阅登记表档案号利用内容利用人利用时间用途归还时间经手人备注沈阳市就业和人才服务局档案管理服务个人档案转出根据中组部、人事部1996118号文件规定：流动人员人事档案管理机构为县以上（含县）党委组织部门和政府人事行政部门所属的人才流动服务机构，其他任何单位及个人不得擅自管理流动人员人事档案。因此您转出档案时，请按如下程序办理：流动人员及毕业生档案转出： 1、若您想办理退休或4050等相关业务?请您到办理相关业务的县、区人社局或户口所在地街道办事处（须盖公章）开具调档介绍信； 2、若您考取了公务员或被事业单位录用?请到录取您的机关事业单位开具调档介绍信； 3、若您被本地有党委建制的单位录用?请你到该单位开具调档介绍信，介绍信上加盖公章和党委章； 4、若您升学深造?请您到就读院校开具调档介绍信； 5、若您被个体、民营、三资企业等无党委建制的单位录用?请您到该单位委托的存档机构（如省、县、区流动人员档案管理部门）开调档介绍信； 6、若您的工作或户口调往外地需调档?请您到拟调城市的人社局或人才中心开具调档函；7、若你是毕业两年内的毕业生，报到证派遣到外地的，持报到证原件及复印件提取本人档案。 注： 1、请根据以上内容开具调档函，另需携带本人身份证原件办理档案转出，并结清档案管理费； 2、免费存档毕业生也根据上述内容开具调函，还需提供本人身份证原件； 3、若需其他人代办，另需携带代办人身份证原件及存档人身份证复印件，请存档人在其身份证复印件上写好委托书并存档人签字按手印。沈阳市就业和人才服务局档案管理服务个人档案接收存档服务对象 1、辞职或被辞退（开除、自动离职）的机关工作人员、企事业单位专业技术人员和管理人员； 2、与用人单位解除劳动合同或聘用合同的专业技术人员和管理人员； 3、毕业离校未就业的大中专院校毕业生； 4、自费出国留学人员； 5、外商投资企业、乡镇企业、区街企业、民营科技企业、私营企业等非国有企业聘用的专业技术人员和管理人员； 6、外国企业常驻代表机构的中方雇员； 7、军队和武警部队聘用的文职人员；8、自谋职业人员以及其它由单位或个人自愿委托管理人事档案的人员。注： 以上人员应为沈阳户口，或在我市有正规有效劳动合同。 存档服务程序1、 申请存档人员需携带如下材料先到我中心开具调档函： 户口、档案均在本市的人员，持身份证、户口本、离职证明原件及180元，开具调档函； 户口在本市、档案在外市人才中心的人员（档案不在外市人才中心的先调到外市人才中心），持身份证、户口本及180元，开具调档函； 户口、档案均在外市（档案应先存放于外市人才中心）并在沈阳有工作单位的人员，持身份证、正规劳动合同、外市人才中心出具的同意调出函（干部身份证明或复印报到证和转正定级表）及180元，开具调档函； 本市生源现户口在外地，以投靠父母形式落户的人员，持身份证、准迁证（准迁原因必须是投奔父母）或户口本（无迁出页的到派出所出具迁出证明）及180元，开具调档函；注：1档案在省内的，只需要提供身份证、户口本（或正规劳动合同）即可，不需要出具同意调出函（相关干部身份证明）；2如本人不能亲来的，另需提供本人身份证复印件及签字按手印的委托书和代办人身份证； 2、凭调档函到原单位调取档案，档案经密封盖章后，移交到我局，并将干部介绍信、工资证明信或解除合同证明、辞（退）职证明等一并转来； 3、档案管理人员对档案进行查阅、审核，经确认合格后，方可办理存档手续。人事档案材料必须真实、完整，其他开封、复印、缺少主要材料的人事档案等均不能办理存档手续； 4、由存档人员填写存档人员登记表，并办理存档、缴费手续。 注： 1、普通高校毕业生，经确认档案已由毕业学校转入我局的，沈阳户籍的须持身份证、户口本到我局办理档案转存手续； 非沈阳户籍的须持身份证、与沈阳单位签订的正规劳动合同到我局办理档案转存手续； 2、若需他人代办，请携带代办人身份证原件及存档人身份证复印件，请存档人在其身份证复印件上写好委托书并由本人签字按手印。个人档案转出流动人员及毕业生档案转出： 1、若您想办理退休或4050等相关业务请您到办理相关业务的县、区人社局或户口所在地街道办事处（须盖公章）开具调档介绍信； 2、若您考取了公务员或被事业单位录用请到录取您的机关事业单位开具调档介绍信； 3、若您被本地有党委建制的单位录用请你到该单位开具调档介绍信，介绍信上加盖公章和党委章； 4、若您升学深造请您到就读院校开具调档介绍信； 5、若您被个体、民营、三资企业等无党委建制的单位录用请您到该单位委托的存档机构（如省、县、区流动人员档案管理部门）开调档介绍信； 6、若您的工作或户口调往外地需调档请您到拟调城市的人社局或人才中心开具调档函；7、若你是毕业两年内的毕业生，报到证派遣到外地的，持报到证原件及复印件提取本人档案。 注： 1、请根据以上内容开具调档函，另需携带本人身份证原件办理档案转出，并结清档案管理费； 2、免费存档毕业生也根据上述内容开具调函，还需提供本人身份证原件； 3、若需其他人代办，另需携带代办人身份证原件及存档人身份证复印件，请存档人在其身份证复印件上写好委托书并存档人签字按手印单位集体存档开户凡在国家工商行政管理部门领取了营业执照的本市各类企业；国家有关部门批准成立的本市事业单位；民政部门批准的本市审社团组织；在本市工商行政管理等机构登记注册的外省驻沈机构，均可在我局申请办理集体存档“开户”手续。 集体开户手续 1、单位出具申请开户介绍信； 2、出具本单位营业执照副本或上级批文原件，并提交复印件一份（B5纸复印）； 3、出具经办人身份证原件，并提交复印件一份（ B5纸复印）； 4、材料备齐后，与我局签订委托存档协议（加盖单位公章），并履行相应开户手续； 5、单位出具拟存入档案人员名单，我局负责开具调档函办理转档及存档手续。集体开户要求 1、凡在我局集体“开户”的单位，应确定一名人事主管，负责与我中心进行联系； 2、单位存档人员录用、解聘时，单位应出具员工档案转出（转入）通知单（加盖单位公章），通知我局办理档案转入、转出事宜； 3、存档“开户”单位，要积极配合我局做好存档人员相关人事管理工作（包括大中专毕业生见习期考核、职称申报等工作）； 4、存档开户“单位”如遇迁址、变更电话、变更法人、变更公司名称、撤消、合并等情况，应及时通知我局，以便为您提供高效、便捷地服务。 单位集体档案接转档案接收程序 1、凡存入的人事档案，须持单位开具的员工档案转出（转入）通知单（选择“档案转入”项目填写），到沈阳市就业和人才服务局办理存档手续； 2、人事档案在外单位的人员，由单位开具单位人事档案托管服务通知单，到我局开具档案商调函，原单位将档案密封后转至我局； 3、档案经查阅、审核无误后，方可办理存档手续。人事档案材料必须真实、完整，其他开封、复印、缺少主要材料的人事档案等均不能办理存档手续； 4、档案已在我局个人户存档的人员，须持单位开具的员工档案转出（转入）通知单（选择“档案转入”项目填写），方可办理档案转入手续； 5、档案已在我局其它集体户存档的人员，须持原单位开具的员工档案转出（转入）通知单（选择“档案转出”项目填写）、现单位开具的员工档案转出（转入）通知单（选择“档案转入”项目填写），方可办理档案转入手续。档案转出程序一、档案由单位存档转为个人存档 1、须持单位开具的员工档案转出（转入）通知单（选择“档案转出”项目填写）； 2、须携带个人身份证原件来办理，并结清档案管理费； 3、律师办理此项手续时，须持本律师事务所介绍信，并在介绍信上加盖沈阳市司法局律师管理处公章（须经办人签字），携带本人身份证原件，并结清档案管理费。二、 档案由单位存档转出沈阳市就业和人才服务局 1、须持单位开具的员工档案转出（转入）通知单（选择“档案转出”项目填写）； 2、须持有档案保管权单位开具的调档介绍信（例：机关事业单位、国有企业、市区人才中心、市区劳动局、街道办事处等开具介绍信均为有效，民营、私营、合资、独资、股份制企业及社区委员会介绍信不能办理转出手续。）； 3、须携带个人身份证前来来办理，并结清档案管理费。4、若本人不能前来办理另需提供本人签字按手印的委托书及代办人身份证。三、单位集体转档及“销户”办法 1、单位集体转档及撤销集体户时，应持“单位委托管理员工人事档案协议书”、“撤销集体户介绍信”及有档案保管权接收单位调档函，办理转档及销户手续，同时交回我局提供的员工转入、转出通知单、登记表等资料； 2、办理档案集体转出时,须结清档案管理费。一、流动人员人事档案接收（一）接收档案的对象1、辞职或被辞退的机关工作人员、企事业单位专业技术人员和管理人员； 2、与用人单位解除劳动合同或聘用合同的专业技术人员和管理人员； 3、毕业离校未就业的大中专院校毕业生； 4、自费出国留学及其他因私出国人员； 5、外商投资企业、乡镇企业、区街企业、民营科技企业、私营企业等各类非国有企业聘用的专业技术人员和管理人员； 6、外国企业常驻代表机构的中方雇员； 7、实行人员聘用制的事业单位新聘人员；8、社会中介机构、社会团体、基金会、民办非企业单位聘用的专职工作人员；9、军队和武警部队聘用的文职人员；10、其它由单位或个人自愿委托管理人事档案的人员。（二）接收档案的程序1、存档人员可向其户籍所在地或工作单位所在地的人才服务机构，以个人或单位名义提出委托管理人事档案的申请，并根据所办业务需要，提供如下相关材料：（1）身份证原件（留存复印件）、辞职、辞退或解除劳动合同手续原件（留存复印件）、就业手续（劳动合同书、聘用合同书、就业协议书、转正定级表）、同意调出的商调函、户口本（复印首页和迁出页）。（2） 单位营业执照副本（或单位身份证明材料，留存复印件）、单位委托存档介绍信、单位与委托存档人员劳动（聘用）关系证明。 2、人才服务机构审核后开具调档函或商调函（调档函样式见附录1，商调函样式见附录2）。（1）可以直接调取档案的，直接向原档案管理单位开具调档函。（2）需要先调取档案审档才能决定是否调档的，向原档案管理单位开具商调函调档，同意后再调取档案。（3）省内跨地区调转档案的，由转出地与转入地县以上（含县）人才服务机构对口调转。3、审核档案材料（1）原存档单位转来的档案，必须在档案袋封口处密封盖章。 （2）档案材料必须真实可靠、完整齐全。具有普通院校大中专学历的应有转正定级表、报到证或就业（流动）介绍信。个别无法补齐材料的，应由存档本人签字注明。4、档案检查合格后，由存档人填写存档人员登记表，签订存档协议书，办理存档手册和交费手续。二、流动人员人事档案转出（一）档案转出的手续办理调档手续，本人或存档单位须提供以下相关材料：1、本人身份证、档案保管手续、委托存档单位同意调出的证明信。2、调档函。其中：省内跨地区调转的由调入地县以上（含县）人才服务机构出具调档函；办理保险、失业、退休调档的，由该办理部门出具调档函；考取公务员或被国有企、事业单位录（聘）用的，由录取机关、国有企、事业单位开具调档函；考取研究生调档的，由录取学校出具调档函或凭研究生录取通知书转档；应征入伍的，提交入伍通知书或武装部门出具的调档函；非国有单位应由委托管理其人事档案的人才服务机构出具调档函。3、委托他人代办，还需持有存档本人签字的委托书，存档凭证、委托人和经办人身份证原件（留存复印件）。（二）转出档案的要求和程序1、转出的档案应完整齐全，全部材料一次性转出。2、跨地区流动人员的人事档案由现工作单位所在地人才服务机构管理的，流动人员离职后应及时申请转往户籍所在地或新工作单位所在地人才服务机构管理。3、档案转出前，按国家规定的存档收费标准，结清存档费用。4、普通院校大中专毕业生，见习期已满的，要办理完转正定级手续后再办理档案转出手续。5、填写存档经历登记表（见附录3），盖章后装入本人档案。6、办理档案转递手续。开具档案转递单（见附录4）。委托人事代理的开具人事关系介绍信（见附录5）。档案密封盖章后通过机要邮寄或交由办理调转人员转递。7、接收单位收到档案后及时将“档案回执”寄回原档案管理机构。如调出一个月后没有收到回执，原档案管理机构应查询确认对方是否收到档案。三、流动人员人事档案材料的收集与整理（一）档案材料的收集1、收集内容。流动人员人事档案材料收集的内容，要以中组部干部人事档案材料收集归档规定（组通字199614号）的收集内容为准。2、收集要求。要定期收集新形成的材料，及时充实档案内容。对长期未补充材料的档案，要建立登记制度，主动与存档人员或其所在单位联系，督促其补充材料。3、材料要求：（1）归档材料应为办理完毕的正式材料。材料内容应完整齐备、规范真实、文字清楚、对象明确，并有承办单位或个人署名及形成材料的日期。归档材料规定由单位审查盖章的，应有单位盖章。（2）归档材料应使用16开规格的办公用纸，材料左边应留出22?5CM装订边。（3）归档材料的文字应是铅印、胶印、油印、打印或用蓝黑墨水、墨汁书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。（4）归档材料应为原件（电传材料需复印后归档）。特殊情况存入复印件的，应由原件保管单位注明并加盖公章。一般不得用复印件代替原件存档。4、归档要求。材料形成后，要及时送交档案管理部门归档。转递过程中应严密包封并加盖密封章。对符合归档要求的材料，要登记后归入档案；对不符合归档要求的材料，要及时通知材料形成单位补送或补办手续。（二）档案材料的整理1、整理要求。要认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐，使每卷档案达到完整、真实、条理、精练、实用的要求。2、材料鉴别。对归入档案的材料要审核其是否完整、内容是否真实、手续是否齐全。要根据材料的内容和用途判定其保存价值，确定是否属于档案内容。对不属于档案内容和重复多余的材料，应退回材料形成单位。3、材料分类：第一类：履历材料；第二类：自传材料；第三类：鉴定、考察、考核材料；第四类：学历、学位、培训、专业技术情况等材料；第五类：政审材料；第六类：加入党、团组织材料；第七类：表彰奖励材料；第八类：处分材料；第九类：录（聘）用、调动、任免、转业、退（离）休、辞职辞退、工资、福利待遇、各种代表会议和出国（境）审查材料；第十类：其他可供参考有保存价值的材料。4、材料编目。要根据材料形成的时间或材料内容的主次关系进行排序。按照材料类别排列顺序及档案材料目录格式，编写详细的档案材料目录。5、复制与加工。材料载体变质、字迹退色不清或破损时，应采用修复、打印、抄写、复印、裱糊等方法进行抢救。复制材料要核对无误，并注明复制单位和日期。6、材料装订。装订前应将材料上的大头针、订书钉等金属物拆除。然后理齐全卷材料，在材料左侧竖直打上装订孔，装订成卷。四、流动人员人事档案的保管与保护（一）保管的基本要求1、应建立坚固的专用档案库房，配置铁质的档案柜或档案密集架。档案库、阅档室和档案管理人员办公室应分别设置。2、应配置相应的计算机管理、档案整理装订、安全防护等设备。3、要建立档案库房的档案出入库制度、卫生安全制度、工作交接制度和档案排放查找方法。4、库存档案应采取分类管理。对死亡人员档案、无主档案、长期出国人员档案、毕业生档案等要分别登记管理。（二）保护的基本要求1、防火要求。档案库房应远离食堂、汽车库房等消防重点目标；应按装避雷针、火灾报警器和消防灭火设备；档案管理人员应熟悉有关消防安全知识。严禁在库房内吸烟、设置明火、存放易燃易爆物品和其他杂物。2、防潮要求。库房内应安装温湿度记录仪器、加湿机、去湿机等设备。库房相对湿度控制在4560。3、防蛀要求。裱糊档案材料应使用化学浆糊。库房内不得存放食品和易霉物品。要定期施放驱虫药剂和使用防腐防虫物品。4、防盗要求。库房要安装防盗门窗、防盗报警装置和监控设备。档案管理人员每天下班前要检查门窗关闭情况。5、防光要求。库房宜选用白炽灯照明。如采用荧光灯照明时，需有紫外线过滤措施。库房不宜采用自然光源，应避免阳光直射档案。有外窗时应配有窗帘等遮阳措施。6、防高温要求。库房应配备排风扇、空调等通风降温设备，温度应控制在14 24 。五、流动人员人事档案查阅（一）查阅档案范围1、公安、检察、法院、司法等国家机关或公证机构因侦查、审理或公证需要可查阅有关人员的档案。2、设立党委的机关、企事业单位因考察、任免、聘任、调动、入党（团）、参军、出国等工作需要可跨单位查阅有关人员的档案。3、用人单位因工作需要可查阅本单位员工的档案。（二）查阅要求1、查阅单位应派中共党员持有效的单位介绍信及身份证件查阅。2、查阅档案应在阅档室或指定的地方查阅。3、查阅者不得涂改、圈划、抽取、撤换档案材料，对档案内容应严格保密，不得泄漏或擅自向外公布，保障个人隐私不受侵犯。4、需要摘录档案内容的，应征得档案管理部门同意。对摘录部分，由档案管理人员与原件核对无误后，写明出处及日期，并加盖公章。5、不得擅自复制、拍摄档案内容。确因工作需要从档案中取证的，应说明理由，经档案管理部门审核同意后，方可复制或拍摄。复制的材料由档案管理部门注明出处和日期，并加盖公章。（三）办理查阅的程序1、查阅者应持有效的单位介绍信和有效身份证件，用人单位查阅时还应提供被查阅者的存档凭证。2、档案管理部门审核查阅人提供的有效证件及相关材料，填写查阅流动人员人事档案登记表（薄），根据规定和需要提供档案材料。3、查阅结束后，档案管理人员应及时将被查阅档案归库，并将查阅人所持的介绍信、身份证复印件留存。4、人事档案原则上不外借，如确实需要借用档案的，经人才服务机构负责人批准，可按档案转出的规定办理有关手续。六、出具流动人员人事档案证明材料（一）出具证明的适应范围存档人员，需要人才服务机构出具与本人档案记载相关或与管理人事档案相关的证明材料，可向其委托管理本人档案的人才服务机构提出申请，经审核同意后，由人才服务机构出具。证明种类分为：委托管理人事档案证明函（见附录6）、人事档案材料情况证明函（见附录7）。（二）办理证明的程序1、存档人员向人才服务机构说明出具证明材料的事由（或对方索取证明的信函）、提供存档凭证、经办人或申请人有效身份证件。2、根据档案实际记载出具证明。档案中无记载的，应补齐相关材料后出具。3、确需复印档案材料作为旁证的，应在复印件上注明用途及复印日期，并加盖公章。七、流动人员身份认定 （一）认定对象辞职和被辞退的国家机关工作人员、事业单位专业技术人员和管理人员；档案中原身份为全民所有制录（聘）用干部的人员；普通院校大中专毕业生；军队退役军官。（二）认定程序1、对存档人员的原身份进行审定。凡具备以下条件之一的，可以对其原干部身份进行认定：（1）市（地）级以上政府人力资源和社会保障部门批准录用的全民所有制干部。（2）市（地）级以上政府人力资源和社会保障部门批准的全民所有制聘用制干部。（3）普通大中专院校毕业生（以毕业生报到证或就业介绍信为准）。（4）行政机关、事业单位辞职、辞退人员，经审定符合保留干部身份规定条件的，可对其原干部身份进行认定保留。（5）军队退役的排以上军官（不含士官）。2、凡是受开除处分和擅自离职人员，不再对其原干部身份进行认定。3、身份认定由本人提出申请，填写流动人员档案身份认定申请表，经办人员填写审核意见后，报人才服务机构领导审批。4、出具流动人员身份认定书（见附录8），做为接续人事关系的依据。八、流动人员专业技术职务委托评定（一）委托评审职称对象1、存档并实行人事代理服务且在专业技术岗位上工作、符合申报各级专业技术职务任职资格条件的流动人员。2、农村实用人才。（二）委托评定职称程序1、凭本人存档凭证提交评审材料。2、工作人员对提交的评审材料进行资格审核。审核合格后在其评定表及推荐表上加盖公章。3、开具委托评审专业技术职务任职资格函（见附录9），报送相关专业评委会。评委会收取评审材料后，及时返还申报材料原件。4、按照评委会评审要求，通知参评人员参加相应的职称答辩或考试。5、评审工作结束后，及时返还评审材料，并将职称评定表装入本人档案。九、大中专院校毕业生档案接转（一）适用对象普通高、中等院校（含全日制成人教育普通班）应届离校时未就业的毕业生档案。（二）接收毕业生档案的标准人才服务机构接收的毕业生档案应具有下列材料：1、考生档案正卷、副卷（高、中等学校招生报名登记表、志愿表等）；2、学生登记表；3、学年鉴定材料；4、入党、入团材料；5、奖惩材料；6、实习、社会实践材料；7、学生体检表；8、毕业生成绩单；9、毕业论文、毕业设计材料；10、授予学位审批表；11、毕业生登记表；12、普通高、中等学校毕业生就业报到证。其中，1、2、8、11、12五项材料为普通高、中等学校毕业生档案必须具备的材料。（三）接收毕业生档案的程序1、审核档案材料。人才服务机构接到档案后，按照接收毕业生档案标准严格审查档案内容，对于材料不齐全或不清楚的，要求转出单位补齐或查清后方可接收。对于确实难以补齐个别材料的档案，毕业生本人签字确认，自愿放弃这部分材料后可以接收。2、办理档案交接手续。毕业生派遣部门统一转来的档案，经审核无误后，统一办理接收手续；学校邮寄来的档案或由毕业生自带的档案，在查验密封和材料无误后，在转递档案通知单回执上签名并加盖印章后返回转出单位。不符合要求的档案，通知转出单位并将档案退回。3、人才服务机构将接收的毕业生档案登记造册，并专柜进行管理。同时要及时按照干部档案整理工作细则的规定，对档案进行装订整理，达到人事档案的管理标准。4、毕业生毕业后两年内未就业的，在这个期间人才服务机构对其档案实行免费管理。（四）转出毕业生档案的程序1、转出毕业生档案应分别提交以下调档手续：（1）升学的，提交入学通知书和学校出具的调档函；（2）应征入伍的，提交入伍通知书或武装部门出具的调档函；（3）改派的，提交改派后的毕业生就业报到证或人才服务机构的毕业生就业通知书；（4）考录到机关、事业单位的，提交考录主管部门出具的录用通知书或调档手续。（5）毕业生档案免费保管期满后另行委托管理档案的，提交人才服务机构的调档函。2、办理转出档案手续。入伍和就业的毕业生，按照流动人员人事档案转出的规定办理转出手续；档案免费保管期满后仍未就业的，按流动人员人事档案管理。3、对毕业时学校虽已派遣但当时未就业的，两年择业期满后异地就业，不能办理改派手续的毕业生，如属于需要办理落户的，由省人才中心出具高校毕业生就业介绍信；如属于不需要办理落户的，由各市人才服务机构出具大中专院校毕业生流动介绍信（见附录10），办理档案接转手续。十、辞职和被辞退人员档案接转（一）适用对象1、从国家机关、全民所有制事业单位办理辞职手续的人员；2、被国家机关、全民所有制事业单位按照规定辞退的人员。（二）接收辞职和被辞退人员档案标准辞职和被辞退人员档案材料，除了要真实可靠、完整齐全、文字清楚、对象明确、手续完备外，还必须具备下列材料：1、辞职人员档案中应有本人辞职申请表和所在单位或任免机关的批准文件等辞职手续；2、被事业单位辞退的人员档案中应有所在单位或主管部门作出的辞退决定（本人签字或辞退决定与本人见面的说明）、辞退费发放证明等辞退手续；3、被国家机关辞退的公务员档案中应有辞退公务员审批表和任免机关作出的辞退决定（本人签字或辞退决定与本人见面的说明）、辞退费发放证明等辞退手续。（三）接转辞职和被辞退人员档案的程序1、辞职和被辞退人员档案由其原所在单位或主管部门，在办理完辞职或辞退手续后一个月内，向同级政府的人才服务机构移交。2、人才服务机构按照接收辞职和被辞退人员档案标准严格审查档案内容，对于材料不齐全或不清楚的，要求原单位补齐或查清。3、经审查无误的档案，由接收单位与转出单位履行交接手续，接收单位在转递档案通知单回执上签名并加盖印章，将回执退回转出单位。4、辞职或被辞退人员原所在单位，要与辞职或被辞退本人一起，与人才服务机构办理档案移交手续，并签订人事档案管理合同。5、辞职和被辞退人员重新就业或自谋职业，其档案需要转出时，按流动人员档案转出的程序和要求办理。 毕业生你善待你的人事档案了吗？档案可有可无？ 随着 7月的日益临近，应届毕业生们也开始忙着办理各种毕业手续，人事档案的处理政策也相应出台。但不少毕业生在接受记者采访时表示，人事档案的问题并不是十分清楚，“ 现在都是聘用制了，反正也没有什么用处。 ”一位毕业生这样告诉记者。 前年从东部一所大学毕业进入重庆一家事业单位工作的小林，工作还不到一年，就萌生去意，打算 “跳槽”。但他考虑到当初和单位签订了3年的工作合同，如果按正规手续办理辞职，拿回档案，就必须赔偿单位4000元违约金，最后他招呼也没跟原单位打就“跳”走了。他不无得意地认为：“如果我一直背着那个档案包袱，哪能这么容易就从东家跳到西家？档案对我而言，是种束缚。” 西南农业大学应届毕业生小陈日前告诉记者，眼看毕业临近，但自己一直没有找到工作。由于是外地生源，如果没有找到工作的话，档案就会被退回原籍，而自己并不打算回老家。如果在学校附近做小生意，档案对自己来说也没有什么用处，因此打算先写一个待业申请，把档案留在学校，以后要用的时候再说。 记者在采访中发现，有不少大学毕业生都认为人事档案可有可无，置自己的人事档案于不顾，并没有认识到妥善管理自己档案的重要性。 “黑档案”问题多！ 据了解，大学毕业生对自己的档案弃之不问已不是个别现象。据报道，在广州市人事档案托管中心，历届大学毕业生们遗弃的档案多达 7000余份。它们的“主人”大部分都是毕业后没找到接收单位，而把档案留在学校，随后一直都置之不理的大学生。目前石家庄市人才交流中心也有1000多份档案找不到主人来认领，这些档案都是由于一些大学毕业生毕业后超期择业或者自谋职业，丢下档案不管，结果被各地高校打回原籍的。而成都市人才中心像这样的“黑档案”已有3万余份。 据日前的一项调查显示，在 2068名被调查的毕业生中，认为“工作中注重的是能力，档案没用”的占到被调查人数的49.03%，另有12.33%的人表示“无所谓”，只有38.64%的人认为“择业自由，但档案不能遗弃”。 档案的丢弃必然要给自己带来不少的麻烦。已经毕业三年的的小柳日前颇为苦恼， “原来就没拿档案当回事儿，结果耽误了自己评职称。”据了解，她大学毕业三年了，档案一直自己拿着，未交往单位。结果今年单位开始评职称，因为档案没在单位，手续不全，只能比同时进单位的同事晚评一年。 三年前从重庆某高校毕业的小周对于目前的工作不是很满意，打算换个单位，所以想报考国家公务员。但由于当年毕业的时候自己没有落实工作单位，档案被打回了原籍，而自己没有在意，档案被原籍管理部门作为弃档处理。这几年档案上没有任何新增记录，就连自己当时的预备党员也一直没有转正，到现在已没有地方给他出具报考公务员的政审材料，考公务员的事因此落了空。 像小柳、小周这类因为不重视自己的人事档案而使自己遭遇众多麻烦的大学毕业生大有人在。有的因此无法升职，有的无法考取公务员，有的不能评职称，还有的不能办理出国签证，更有甚者连结婚需要的未婚证明都无法开具。 如何管理人事档案？ 对于毕业生的人事档案，重庆市人事部门有关负责人认为，目前人事档案对于一个人来说并非可有可无，因为它作为记录个人经历、政治面貌、品德作风等内容的文件材料，发挥着凭证、依据和参考的作用。毕业生将要面对的转正定级、职称申报、办理养老保险，以及开具出国、考研等有关证明，都会用到档案。因此，一定要 “善待”自己的档案。即使毕业后落实不了接收单位，也最好把档案放到人事部门的人才交流中心委托管理，以免日后给自己带来麻烦。 重庆市教委有关负责人提醒毕业生，落实了工作单位，并且所落实的单位具有人事管理权的学生，档案应自动调到该单位；落实的工作单位不具备人事管理权的学生，则应将人事档案托管到单位所在地的人才交流中心。对于没有落实工作单位的毕业生，如果没有申请待业，人事档案将回转到生源所在地的人事部门。这一类毕业生应该在规定的时间内到当地人事部门报到，办理人事档案的相关手续，否则就会被认为是 “弃档”。此外，按照国家教委的有关规定，在毕业离校前仍没有落实工作单位的应届毕业生，可申请延长择业期(不包括打算考研和自费出国留学的毕业生)，可以和学校签订相关的协议，将档案在学校保留两年。 转载于21世纪人才报 流动人员的人事档案应由什么机构管理?所谓流动人员的人事档案包括辞职或被辞退的机关工作人员、企事业单位专业技术人员和管理人员的人事档案，与用人单位解除劳动合同或聘用合同的专业技术人员和管理人员的人事档案；待业的大中专毕业生的人事档案；自费出国留学人员的人事档案；外商投资企业、乡镇企业、区街企业、民营科技企业、私营企业等非国有企业聘用的专业技术人员和管理人员的人事档案；外国企业常驻代表机构的中方雇员的人事档案及其他流动人员的人事档案。流动人员人事档案的管理机构为县以上 ( 含县 ) 党委组织部门和政府人