外联部内部工作章程及成员职责.doc

外联部内部工作章程及成员职责第一章 总则一、为了高效无误，保证外联部工作的顺利开展，特制定此工作制度。二、长春工业大学人文信息学院物流协会外联部为团委下属部门，一切工作必须服从社团的安排，保障社团的基本利益。三、外联部各成员必须严格遵守外联部工作章程及工作制度。四、外联部各成员必须严格遵守外联部实务操作流程，紧急情况可请示上级后特殊处理。第二章 工作职责一、 增加同学与社会的直接接触机会，同时为同学们提供社会实践机会。积极为有“勤工俭学”意愿的同学寻找真实可靠的外出就业机会，尽我们所能的为同学们提供分担经济压力、锻炼自身能力的机会和场所。二、 促进社团与外界进行学术、文化、艺术、文娱等方面交流。积极为社团的各种活动拉赞助。平时密切注意一些与同学们相关的厂商，发掘潜在的赞助商，洞察潜在赞助商的合作意向，及时收集信息，力求社团与企业双赢，为我社团美誉度的提升坚持做不懈的努力。三、 与兄弟学校、社团密切联系，把各兄弟院校的成功管理经验和优秀活动引进我社团，为其他各职能部门提供信息支持；进一步加强与其他高校间的联系，做好桥梁纽带工作，取其精华，学习他们的经验，借鉴其可行的方法。以便更好的宣传我院，进一步扩大我院的声誉。四、 面向社团同学引进各企事业单位先进的文化，以及政府机关的政治管理理念。适时组织联系参观一些知名厂家、联系社会知名人士，物流企业家，律师等负责人做一些符合社团特色的互动型讲座、请厂商倾谈成功经验，举办学生科协阶段性成果展等，并拉动其他部门积极参与协作，并争取厂商的支持与赞助。五、每次活动做到有书面计划、书面总结。计划要得到理事会.主席与副主席批准后方可实施，并要严格按 照计划实施， 如遇不可抗力因素须临时更改计划，也应尽快与社团联络商妥后在做定夺。活动结束后要及时收集来自各方面的反馈意见，并从中汲取经验教训，将之列入总结之中，以方便日后存档学习。六、 保持和发扬社团优良传统，树立本社团健康、进取、创新的良好形象。时刻牢记自己是物流协会的一员，爱校如爱家，积极宣传我社团的良好形象，全面提升我社团的知名度与美誉度。七、 发挥本部门特色，加强与其它部门的联系共同搞好学生工作。同协会的其他部门团结合作，积极协调其他部门工作，为建设我社团良好的学习生活环境,文化氛围共同努力。八、 加强自身建设和理论学习，提高自身能力与业务素质。以身作则，努力学习科学文化知识，严格要求自己,加强道德修养，为社团树立良好的形象尽自己的一份力量。第三章 工作内容一、主要通过对外界的联系沟通,为社团顺利组织各种活动筹集资金和物品，加强社团与社会经济实体间的合作。二、建立社团和企业联系的渠道，建设和维持同优秀企业间长期合作关系，创本社团与本地社会的交流平台，向社会输出宁夏大学的优秀学子。三、负责社团对外活动及和兄弟院校社团之间的联谊活动。四、同时兼顾社团各项活动的组织与策划工作，扩大社团活动的社会性、树立社团对外形象。五、在力所能及的范围内,为同学提供勤工俭学的机会。六、通过建立和创造各种真实或模拟的营销、谈判、公关的实践平台，如开展“沃尔玛实习”、“课外兼职活动”、“四六级交流会”等一系列活动，提高广大同学参与社会活动，投身社会实践的热情，促进职业综合素质的发展。 第四章 内部责任划分及工作安排一、干部成员组成：外联部部长和外联部部员。 二、具体责任。 1）按工作内容划分：外联部长：负责指导带领策划组开展策划组的工作.指导带领通联组开展通联组的工作。和指导带领日常组开展日常组的工作。2）按职责划分：部长：1、负责本部门的整体工作，配合理事会.主席和副主席做好社团的管理工作。2、协调社团的工作，定时召开部门校区间例会，从整体上考虑本部门的发展。3、决定本部门的重大事宜、协调外联部相关活动的策划和安排。4、及时向理事会.主席和副主席交工作计划和总结，与其沟通本部门的工作。5、负责本部门所有成员的工作考核，关心本部门成员的思想、学习和工作情况。部员：1、熟悉社团的工作，与部门所有成员共同搞好本部门的工作。2、在工作中善于发现问题、提出问题和解决问题，不断提高工作能力。3、完成部长或副部长分配的任务。4、积极参与本部门各项工作，增强主动性，加强与部长、副部长的交流和沟通。5、对社团的公共物品做好维护。 三、部员工作安排。策划组1）负责外联部的活动策划和对外宣传策划2）负责相关活动信息及商家资料的网上搜集以及汇总备案工作3）为联通组的每次任务出行提供必备的背景资料（包括同类活动图片，资料，商家背景，文化等）支持。4）汇总通联组在每次策划过程中提出的不同于早期策划书的新要求，按结果修改完善活动策划书。5）配合秘书部部长及外联部长拟订社团各项活动的最终方案。6）方案决定后，负责与策划部跟进活动前期宣传，落实活动宣传要求。通联组：1）主要负责出行每项活动的外出招商任务或联系活动重要嘉宾，与商家进行主动必要的电话联系，和直接的商务谈判。（由策划组提交策划方案及流程）2）每次任务出行结束后，上交出行过程中所搜集的相关活动信息及商家和嘉宾资料，以任务报告的形式上交给外联部长。（其中包括商家或重要嘉宾的时间，地点和地点的布置事宜）3）活动正式进行时，负责接待每次活动的赞助及邀请商家或嘉宾跟进，主办部门落实相关商家和重要嘉宾动现场宣传部分。4）负责和活动主办部门的沟通，每次商谈过程中不同于招商策划书的商家或重要嘉宾的新要求的审定，敲定时必须及时反馈，咨询活动主办部门负责人和外联部长日常组：1）每次方案确定后，配合部长及分管主席、秘书长跟进赞助资金的到帐，最终汇总到团委由其统一支配，同时向理事会上交方案内容中所示赞助资金的活动预算明细。2）负责收集整理部门内部成员的财务报销票据，定期及时的向外联部长及分管主席、秘书部长汇报。 3）负责外联部的日常事物联系，配合部长定期组织召开外联部的例会，以及联谊活动。4）负责外联部各种例会的出席考勤以及会议记录。5）负责每次活动结束后图片和相关报道的收集备案，为联通组出行任务作准备。6）负责外联部内部档案存档整理。第五章 外联部实务操作流程1、活动开展大概二十天前收集到活动材料拟定的活动策划书，其中要求包括具体流程和经费预算。2、由策划组负责对社团各部门投递的活动策划书进行修改审核并确定最终方案。 3、由策划组根据最终活动策划对活动进行招商策划书的拟定。（此时保留的材料包括活动策划书和招商策划书两份）4、一式两份交由主席团、秘书长及外联部部长审批（以上四步流程须控制在四天时间内）。5、主席团及部长审批合格后，主要任务组即通联组和策划组合作开始进入商家接触和商谈过程，策划组拟定合同书。6、方案审批后，由活动主要负责人敲定方案7、敲定方案后，余款由日常组配合秘书部长及分管主席跟进赞助资金的到帐，最终汇总到理事会由其统一支配，同时向团委上交合同中所示赞助资金的活动预算明细。（以上四步流程必须控制在活动前一星期完成） 8、敲定方案后，策划组与策划部跟进活动前期宣传，落实商家宣传要求。9、活动正式进行时，联通组负责接待每次活动的赞助及邀请商家，主要跟进活动主办部门落实相关商家所要求的活动现场宣传部分及现场布置。10、日常组负责每次活动结束后图片和相关报道的收集备案。11、活动结束后，如有必要社团内部可由部长召开会议交流经验，由部长作出具体活动总结。具体操作中可酌情处理。第六章 例会制度一、由部长每两星期召开一次例会，任何人不得无故缺席。会前请自动关闭一切响闹装置，不得影响正常会议。二、会议主要进行每周工作总结，部长传达上级指示和新的任务，具体安排部门工作和具体活动的人员部署。三、在工作处理中有任何的问题和疑问可及时提出，共同解决。四、若有紧急情况，可由部长临时召开。五、部门例会要求每位成员准时参加且必须考勤签到，因故无法参加的需在例会前向部长请假，请假超过3次（含3次）以上者给予部门内部处分，无故旷2次会议按退部处理。六、日常部负责外联部各种例会的出席考勤以及会议记录第七章 工作细则一、外联部全体成员要服从部门工作安排、部署，要有大局思想和主人翁意识。二、对于部门和校会内部各种资料须妥善保管，不得外泄。三、外出联系商家时，须提前做好充分准备，并应及时向部长报告商家要求及商谈情况。四、严格遵守外联部实务操作流程，任何人无权利擅自同商家签订或口头商定任何方案。五、每次外出，不允许单独行动，需有两人及两人以上共同出行。六、出访时，要时刻牢记自己代表着学院和物流协会，必须着装整洁、言谈得体，保持社团的良好形象。七、与人交谈时要注意所处环境，选择适当的方式方法，绝不可盛气凌人、妄言不知之事。八、外联部的一切赞助物品及资金理事会所有，任何人不得擅自动用，须在合用敲定后由理事会同意，有秘书部统一支配。 九、部门人员有义务为部门收集各方面的消息情况，及商家资料并上报部门。十、任何人不得做出有损社团名誉、利益的行为。若查实，经内部讨论后给予警告处分，对于造成特别严重影响的将直接取消其职位。十一、本着“热情、主动、自信、诚恳、认真”的原则妥善处理工作中发生的问题。