DB32∕T 4085-2021 福利机构儿童档案管理规范(江苏省).pdf

ICS 03.120 CCS A 00 DB32 江苏省地方标准 DB 32/ T 40852021 福利机构儿童档案管理规范 Specification of childrens archives management in welfare institution 2021 - 09 - 03 发布 2021 - 10 - 03 实施 江苏省市场监督管理局 发 布 DB32/T 4085-2021 I 目 次 前言 .II 1 范围 .1 2 规范性引用文件 .1 3 术语和定义 .1 4 基本要求 .1 5 档案管理人员和场所 .2 6 档案分类 .2 7 档案收集范围 .2 8 归档 .5 9 档案利用 .6 10 档案移交 .6 11 档案统计 .6 12 信息化管理 .6 13 监督考核 .7 附录 A（资料性）儿童福利机构业务档案式样表 .8 参考文献 .13 DB32/T 4085-2021 II 前 言 本文件按照GB/T 1.12020标准化工作导则 第1部分：标准化文件的结构和起草规则的规定起草。 请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。 本文件由江苏省民政厅提出并归口。 本文件起草单位：南京市社会儿童福利院、江苏省质量和标准化研究院、江苏省民政厅。 本文件主要起草人：谢君、金江英、徐灵、高菲、王加倩、朱炜、王胜兵、朱书翠、梁彦芳。DB32/T 4085-2021 1 福利机构儿童档案管理规范 1 范围 本文件规定了福利机构儿童档案管理的基本要求、 档案管理人员和场所、 档案分类、 档案收集范围、归档、档案利用、档案移交、档案统计、信息化管理、监督考核的要求。 本文件适用于民政部门设立的， 按照事业单位法人登记的儿童福利院、 设有儿童部的社会福利院等福利机构的儿童档案的管理。 2 规范性引用文件 下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。 其中， 注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。 GB/T 18894 电子文件归档与电子档案管理规范 GB/T 29194 电子文件管理系统通用功能要求 DA/T 1 档案工作基本术语 DA/T 13 档号编制规则 DA/T 31 纸质档案数字化规范 DA/T 46 文书类电子文件元数据方案 DA/T 47 版式电子文件长期保存格式需求 DA/T 50 数码照片归档与管理规范 DA/T 78 录音录像档案管理规范 3 术语和定义 DA/T 1界定的以及下列术语和定义适用于本文件。 3.1 儿童档案 childrens archives 福利机构在收留抚养儿童工作过程中形成的具有保存价值的文字、图表、实物、音像、电子数据等不同形式和载体的历史记录。 注：载体包括纸质载体和特殊载体两类。 4 基本要求 4.1 应建立并完善儿童档案管理制度，对儿童档案实行集中统一管理。 4.2 应一人一档、动态管理，离开机构后归档。 4.3 应严格执行保密制度，不应擅自调阅、复印或复制儿童档案，不应在互联网上传输。 DB32/T 4085-2021 2 4.4 应限制和克服不利于档案信息安全和载体安全的因素，最大限度地延长档案寿命。 4.5 儿童进入机构以及在机构生活期间形成或收到的材料，应在 5 个工作日内完成整理。儿童离开机构形成的材料，应在 20 个工作日内整理归档。 5 档案管理人员和场所 5.1 应设置专门的档案管理岗位和档案管理场所，配置必要的设施设备，配备专（兼）职档案管理人员，档案管理人员应经过档案管理相关培训。 5.2 档案管理人员职责应主要包括： a) 档案的接收、保管、保密、移交； b) 定期对档案进行安全检查，及时反映或解决检查中发现的问题； c) 对本机构涉及儿童的相关主管科室的档案工作进行业务指导、监督、检查。 5.3 档案存放场所应保持清洁卫生，具备防火、防盗、防高温、防潮、防尘、防紫外线、防磁、防有害生物、防有害气体等保管条件，温度 1424，每昼夜波动幅度2；相对湿度 4560，每昼夜波动幅度5%。 6 档案分类 儿童档案应按照儿童类别分类整理，根据儿童进入福利机构的性质将档案分成五类，分别用A、B、C、D、E作为类别代码： A：无法查明父母或者其他监护人的儿童； B：监护人死亡或者被宣告死亡且无其他人可以担任监护人的儿童； C：监护人丧失监护能力且无其他人可以担任监护人的儿童； D：人民法院指定由民政部门担任监护人的儿童； E：其他儿童。 7 档案收集范围 7.1 纸质载体 7.1.1 进入机构 7.1.1.1 基本材料 儿童进入机构时，登记保存的材料包括但不限于： a) 儿童基本信息表，包含姓名、性别、进入机构时间、照片、健康状况等； b) 体格检查表； c) 门诊病历或出院记录。 注：门诊病历或出院记录如没有可不提供。 7.1.1.2 其他材料 7.1.1.2.1 A 类儿童登记保存的材料包括但不限于： a) 属于无法查明父母或者其他监护人的被遗弃儿童的： 1) 公安机关出具的经相关程序确认查找不到父母或者其他监护人的捡拾报案证明； DB32/T 4085-2021 3 2) 公安机关出具的 DNA 信息比对结果； 3) 福利机构发布的寻亲公告； 4) 公告期疑似弃婴（儿）代养协议； 5) 民政部门接收意见等材料； b) 属于无法查明父母或者其他监护人的打拐解救儿童的： 1) 公安机关出具的打拐解救儿童临时照料通知书； 2) 公安机关出具的 DNA 信息比对结果； 3) 暂时未查找到生父母或者其他监护人的证明； 4) 福利机构发布的寻亲公告； 5) 公告期疑似弃婴（儿）代养协议； 6) 民政部门接收意见以及其他与儿童有关的材料； c) 属于超过 3 个月仍无法查明父母或者其他监护人的流浪乞讨儿童的： 1) 公安机关出具的 DNA 信息比对结果； 2) 未成年人救助保护机构发布的寻亲公告； 3) 公告期疑似弃婴（儿）代养协议； 4) 民政部门接收意见以及其他与儿童有关的材料。 7.1.1.2.2 B 类儿童登记保存的材料包括但不限于： a) 儿童户籍所在地乡镇人民政府（街道办事处）提交的儿童父母死亡证明或者宣告死亡； b) 宣告失踪的判决书以及没有其他依法具有监护资格的人的情况报告； c) 民政部门接收意见等材料。 7.1.1.2.3 C 类儿童登记保存的材料包括但不限于： a) 儿童户籍所在地乡镇人民政府（街道办事处）提交的父母没有监护能力的情况报告； b) 没有其他依法具有监护资格的人的情况报告； c) 民政部门接收意见等材料； d) 父母一方死亡或者失踪的， 还应登记保存死亡或者失踪一方的死亡证明或者宣告死亡、 宣告失踪的判决书。 7.1.1.2.4 D 类儿童登记保存的材料包括但不限于： a) 人民法院生效判决书； b) 民政部门接收意见等材料。 7.1.1.2.5 E 类儿童登记保存的材料包括但不限于： a) 其他需要集中供养的儿童应登记保存儿童户籍所在地县级民政部门与儿童监护人签订的集中供养协议书复印件。 由设区的市级以上民政部门设立的儿童福利机构代为抚养的， 还应登记保存与儿童户籍所在地县级民政部门签订的代为养育儿童的委托协议； b) 未成年人救助保护机构委托、 由民政部门承担临时监护责任的儿童应登记保存与未成年人救助保护机构签订的委托协议。 7.1.2 在机构 儿童在机构生活期间，登记保存的材料包括但不限于： a) 常住人口登记表原件； b) 残疾证原件； c) 中华人民共和国社会保障卡原件； d) 健康档案，包括现病史、既往病史、体检报告表等； DB32/T 4085-2021 4 e) 预防接种记录； f) 手术治疗相关材料：包括入院手续、出院记录、主要的辅助检查记录等； g) 康复治疗相关材料：包括康复计划方案、康复评估报告、康复阶段性记录、转科记录单、康复医师或者专业机构出具的矫形器具及康复辅助器具的适配评估报告等； h) 受教育相关材料：包括受教育基本信息表、教育评估报告、教学阶段性记录、个案服务面谈记录、获奖证明、年度学习成绩单、录取通知书等； i) 家庭寄养相关材料：包括寄养家庭基本信息表、寄养家庭申请表、寄养家庭评估报告、家庭寄养协议、护理医疗康复记录或者相关治疗记录、儿童福利机构探访记录、年度家庭寄养工作评价、解除寄养申请、解除寄养通知书等； j) 社会工作服务相关材料：包括儿童需求预估记录表、综合评估表、社会工作服务计划书、跟进服务记录表、结案评估等。 7.1.3 离开机构 7.1.3.1 儿童父母或者其他监护人出现的，登记保存的材料包括但不限于： a) 公安机关出具的打拐解救儿童送还通知书； b) 儿童确属于走失、被盗抢或者被拐骗的结案证明； c) 人民法院撤销宣告失踪或者宣告死亡的判决书； d) 父母、其他监护人或者其他依法具有监护资格的人提交的户口簿； e) 居民身份证复印件等证明身份的材料； f) 民政部门离院意见； g) 能够反映原监护关系的材料等。 7.1.3.2 儿童父母恢复监护能力或者有其他依法具有监护资格的人的， 登记保存的材料包括但不限于： a) 儿童原户籍所在地乡镇人民政府 （街道办事处） 提交的父母恢复监护能力或者有其他依法具有监护资格的人的情况报告； b) 父母、其他监护人或者其他依法具有监护资格的人提交的户口簿； c) 居民身份证复印件等证明身份的材料； d) 民政部门离院意见等材料。 7.1.3.3 儿童父母或者其他监护人恢复监护人资格的，登记保存的材料包括但不限于： a) 人民法院恢复监护人资格的判决书； b) 父母、其他监护人或者其他依法具有监护资格的人提交的户口簿； c) 居民身份证复印件等证明身份的材料； d) 民政部门离院意见等材料。 7.1.3.4 儿童被依法收养的，登记保存的材料包括但不限于： a) 收养登记证复印件； b) 民政部门离院意见等材料。 7.1.3.5 儿童福利机构和未成年人救助保护机构签订的委托协议期满或者被解除的，应登记保存福利机构和未成年人救助保护机构签订的委托协议或者解除委托协议的相关材料。 7.1.3.6 儿童死亡的，登记保存的材料包括但不限于： a) 负责救治或者调查的医疗卫生机构签发的居民死亡医学证明（推断）书或者由公安司法部门出具的死亡证明； b) 户口注销相关材料； c) 儿童福利机构向所属民政部门及其他相关民政部门提交的情况报告； d) 火化证明； DB32/T 4085-2021 5 e) 注明安放（葬）位置和时间的骨灰安放（葬）合同。 7.1.3.7 其他离院情形的，应登记保存儿童离院确认书。 7.2 特殊载体 7.2.1 实物材料 收集范围包括： a) 儿童进入机构时随身携带能够标识其身份的物品等； b) 单位或个人捐赠给儿童的具有保存价值的纪念品等。 7.2.2 音像材料 收集范围包括： a) 慰问、检查指导儿童工作的照片、音视频等； b) 院内儿童每年的合影（全家福）； c) 儿童成长活动的相关照片、音视频等； d) 儿童进入机构时随身携带的、难以保存的物品的照片； e) 涉及儿童的重要外事活动的照片、音视频等。 7.2.3 电子文件 收集范围包括儿童网络管理系统形成的电子文件、纸质档案的数字化副本等。 8 归档 8.1 要求 8.1.1 归档的文件材料应真实完整、图文清晰。 8.1.2 文件材料应以儿童为单位归档，每个儿童的档案组成一卷。卷内按照进入机构、在机构、离开机构 3 个阶段进行排列，3 个阶段内的材料先按医疗、教育、康复、生活等分类，分类后按收集的时间顺序排列。 8.1.3 档案整理应遵守以下要求： a) 一份文件材料超过一页的，应用不锈钢钉等耐久材料装订，在有文字的正面右上角、反面左上角编写页码； b) 每份文件上方空白处加盖档号章（格式可参照附录 A 的 A.1）； c) 编制卷内文件目录（格式可参照附录 A 的 A.2）和备考表（格式可参照附录 A 的 A.3），卷内文件目录放置在卷内文件之首，备考表放置盒底； d) 逐项填写档案盒封面（格式可参照附录 A 的 A.4）和盒脊项目（格式可参照附录 A 的 A.5）； e) 逐卷编制案卷目录（格式可参照附录 A 的 A.6）并加装封面（格式可参照附录 A 的 A.7）。 8.1.4 音像、电子文件等特殊载体材料，应与对应的纸质文件材料一并归档。电子照片档案的归档应符合 DA/T 50 的要求；录音录像档案的归档应符合 DA/T 78 的要求。 8.1.5 儿童进入机构时随身携带的能够标识其身份和有纪念意义的物品可单独存放，应建立儿童机构实物保管制度。 8.1.6 各类相关档案之间可互置参见号。 8.1.7 儿童档案应编制档号。档号结构按照“全宗号-门类代号-类别号-卷号”的规则编制。 DB32/T 4085-2021 6 8.2 保管期限 儿童档案保管期限为永久。 9 档案利用 9.1 下列情形在办理登记申请后，可利用档案： a) 儿童档案形成、移交单位以及上级业务主管单位因工作需要，可利用儿童档案； b) 儿童成年后持身份证件，可利用本人的档案；儿童监护人持身份证件、户口簿、收养登记证或者能够反映监护关系的证明材料，可利用被监护儿童的档案； c) 人民检察院、人民法院、公安部门、安全部门和纪检监察部门因办案需要，持单位介绍信可利用案件相关的儿童档案； d) 律师凭律师执业证书、 律师事务所证明， 持受理案件法院出具的案件受理通知书或者开庭传票，可利用与承办法律事务有关的儿童档案； e) 其他单位和个人确因工作需要申请查阅儿童档案的， 档案保管部门确认其使用目的合理的， 经主管领导审核后利用。 9.2 应要求利用儿童档案的单位和个人当场查阅、摘抄、复印（复制）儿童档案，不应对儿童档案进行涂改、抽换、圈划、批注或者造成污染、损毁，并提醒不可擅自公开儿童档案内容。 9.3 应对归还的儿童档案进行清点核对。对档案摘抄件或复印（复制）件加盖标有“业务档案摘抄件”或“业务档案复印（复制）件”的印章。 10 档案移交 10.1 儿童转入其他福利机构时，儿童档案应一并移交，填写交接凭据和移交清单。原福利机构应将交接凭据和移交清单归档。 10.2 应按照相关要求向同级国家综合档案馆移交儿童档案。 10.3 电子档案的移交应符合 GB/T 18894 的相关要求。 11 档案统计 11.1 宜建立儿童档案工作统计台帐，统计儿童档案收进、移出、整理、抢救、清理、保管的数量等内容。 11.2 统计内容应与指标保持一致性、稳定性和连续性,不应随意更改。统计数字应准确无误。 12 信息化管理 12.1 基本要求 12.1.1 应加强儿童档案信息化工作，按照国家档案信息化要求，开展传统载体业务档案数字化工作，将电子档案管理纳入机构信息化建设规划。 12.1.2 宜建立电子档案管理制度，明确电子文件归档和电子档案管理的职责与分工： 档案管理科室负责制定电子文件归档与电子档案管理制度， 提出业务系统电子文件归档功能要求， 负责电子档案管理系统的建设与应用培训； 指导电子文件形成或办理部门按归档要求管理应归档电子文件；电子文件归档和电子档案编目、管理和处置；监督涉密电子文件归档和电子DB32/T 4085-2021 7 档案的保密管理； 电子文件形成或办理科室负责电子文件的收集、整理、著录和移交归档等工作； 信息化科室参与电子档案管理系统建设，为电子档案管理提供技术支持。 12.2 系统建设 12.2.1 宜建立电子档案管理系统（包括电子档案目录和全文数据库），并具备以下功能： 对电子档案进行多条件的模糊检索、精确检索和全文检索等功能，宜支持儿童姓名、档案号、建档时间等多种检索方式； 电子档案利用登记功能， 保存档案利用者信息， 并采取技术手段确保利用过程中电子档案不被非法纂改； 对一定时间期限内的电子档案的接收、整理、保存、鉴定、利用等关键业务过程工作情况进行统计的功能； 审计跟踪、用户与权限管理、数据维护、参数设置等基本系统管理功能； 支持电子文件的分类、编目、命名和存储，完成电子文件的归档保存，辅助完成纸质等传统载体归档文件的分类、编目工作； 其他符合 GB/T 29194 要求的相关功能。 12.2.2 电子档案管理系统应配备与其相适应的安全保障措施。 12.2.3 如有业务系统，应有电子文件归档功能，并能与电子档案管理系统实现数据交换。 12.3 电子文件收集和归档 12.3.1 电子文件归档时应按照 DA/T 46 的要求同时归档电子文件的元数据。 12.3.2 应基于安全的网络环境或专用离线存储介质， 采用在线归档或离线归档的方式， 完成电子文件及其元数据的归档。 12.3.3 电子文件归档格式应符合 GB/T 18894 和 DA/T 47 的相关要求，能支持向同级国家综合档案馆长期保存格式转换。纸质档案数字化的要求应符合 DA/T 31 的要求。 12.3.4 电子档案应与纸质档案同步进行收集整理，档号编制符合 DA/T 13 的要求，并保持电子文件与纸质载体之间的有机联系。 13 监督考核 13.1 应接受民政部门和档案行政管理部门的业务指导、监督。 13.2 应制定评价与改进方案，定期对档案管理工作进行检查，对档案管理过程中发现的问题，查找原因，采取纠正和预防措施，及时改进。 DB32/T 4085-2021 8 A A 附 录 A （资料性） 儿童福利机构业务档案式样表 A.1 档号章式样 档号章式样图见图A.1。 全宗号 保管期限代号 顺序号 件号 门类代号 类别号 卷号 页数 注1：全宗号：国家综合档案馆给儿童福利机构编制的代号。 注2：门类代号：统一标注为“ZY ET”（为“专业 儿童”的首字母）。 注3：保管期限代号：统一标注为“Y”。 注4：类别号：按照本文件第6章规定分别用A、B、C、D、E标注。 注5：顺序号：动态管理时使用。以一个儿童为单位，在同一类别内分类别按照儿童进入机构的时间先后顺序用阿拉伯数字编号。 注6：卷号：向儿童福利机构综合档案管理部门移交时使用。按照儿童离开机构后离开时间先后顺序编号。 注7：件号：每份文件按照本文件8.1.2的要求用阿拉伯数字顺序编号。 注8：页数：填写每份文件的总页数。 图 A.1 档号章式样图 A.2 卷内文件目录式样 卷内文件目录式样图见图A.2。 件号 文号 责任者 题 名 日期 页数 备注 注1：件号：卷内每份文件的排列顺序号，与档号章上面的件号一致。 注2：文号：填写文件的文号。 注3：责任者：文件的责任者，应当照实抄录。 注4：题名：填写文件标题。文件材料没有标题或者标题不规范的，可以自拟标题，外加【】号。 注5：日期：填写文件材料的形成日期，以8位阿拉伯数字标注年月日。 DB32/T 4085-2021 9 注6：页数：填写此文件的总页数，应与档号章上面的页数一致。 注7：备注：填写需要说明的情况。例如：其他相关载体档案的档号。 图 A.2 卷内文件目录式样图 A.3 备考表式样 备考表式样图见图A.3。 备考表 卷内情况说明： 整理人： 检查人： 时间： 注1：卷内情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、卷内材料有没有分盒装等情况。 注2：整理人：由负责本卷整理者签字。 注3：检查人：由本卷案卷质量审核者签字，一般为业务部门负责人。 注4：时间：填写本卷案卷质量检查完毕的日期，用8位阿拉伯数字标识。 图 A.3 备考表式样图 A.4 档案盒封面式样 档案盒封面式样图见图A.4。 （全宗名称） 儿童福利机构业务档案 （案卷标题） 姓名+性别+身份证号码 自 年 月 至 保管期限 永久 DB32/T 4085-2021 10 年 月 本卷共 件 本盒内文件起止件号： 卷号 注1：全宗名称：填写最终保存该档案的儿童福利机构全称。全宗名称可以直接印在档案盒封面上。 注2：案卷标题：填写儿童姓名+性别+身份证号码。 注3：起止时间：填写本卷内最早和最晚一份文件的形成时间。 注4：件数：填写本卷的总件数。分盒装的一并统计在内。 注5：本盒内文件起止件号：填写本盒内第一份文件和最后一份 文件档号章上的件号，中间用“”连接。 注6：卷号：填写本卷卷内文件档号章上的卷号。 图 A.4 档案盒封面式样图 A.5 档案盒脊式样 档案盒脊式样图见图A.5。 全宗号 门类代号 保管期限代号 类别号 顺序号 卷号 起止件号 盒号 注1：除盒号外，分别按照档号章和档案盒封面上的对应内容填写。 注2：盒号：归档后按照盒子的排列顺序编号，一个儿童的归档材料一盒放不下的，编同一个卷号，分盒装，分别编盒号。 图 A.5 档案盒脊式样图 DB32/T 4085-2021 11 A.6 案卷目录式样 案卷目录式样图见图A.6。 卷号 案卷题名 进入机构时间 离开机构时间 总件数 备注 注1：卷号：填写档号章上的卷号。 注2：案卷题名：填写档案盒封面上的相关内容。 注3：进入机构时间：填写该儿童进入机构的时间，用8位阿拉伯数字标识。 注4：离开机构时间：填写该儿童最后离开机构的时间，用8位阿拉伯数字标识。 注5：总件数：填写该卷卷内文件总数，应与档案盒封面的相关内容一致。 注6：备注：填写需要特别说明的其他情况。例如：与此儿童相关的其他载体档案的档号。 图 A.6 案卷目录式样图 A.7 案卷封面式样 案卷封面式样图见图A.7。 儿童福利机构业务档案案卷目录 全宗名称： 全宗号： 门类代号： 保管期限： 注1：全宗名称：填写最终保存该档案的儿童福利机构全称。 注2：全宗号：填写国家综合档案馆给儿童福利机构编制的代号。 DB32/T 4085-2021 12 注3：门类代号：填写“ZYET”。 注4：保管期限：填写“Y”或者“永久”。 图 A.7 案卷封面式样图 DB32/T 4085-2021 13 参 考 文 献 1 儿童福利机构业务档案管理办法（民发2019130号） 2 儿童福利机构管理办法（中华人民共和国民政部令第63号） 3 国家档案局办公室电子档案管理系统基本功能规定 4 国家档案局数字档案室建设指南 _