DB41T2539-2023市场主体登记档案管理规范.docx

ICS01.140.20CCSA 1441 河南省地方标准DB41/T 25392023市场主体登记档案管理规范2023 - 10 - 31 发布2024 - 01 - 29 实施河南省市场监督管理局发 布目次前言II1 范围12 规范性引用文件13 术语和定义14 文件归档25 档案整理26 档案保管37 档案移交38 档案查询4附录 A（资料性） 市场主体迁移登记调档通知函样式6附录 B（资料性） 市场主体登记档案移交表7附录 C（资料性） 市场主体登记档案查询承诺书和登记表样式8前言本文件按照GB/T 1.12020标准化工作导则 第1部分：标准化文件的结构和起草规则的规定起草。 请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。本文件由河南省市场监督管理局提出并归口。 本文件起草单位：河南省市场监督管理局企业信用中心、河南省工商行政管理学校、河南中靖文博档案整理有限公司。 本文件主要起草人：韩晓明、赵中林、李静、王栋、张妍、李红瑞、毕延超、张其姝、赵文豪、张靖武、许凯、李兆雨、赵志通。 市场主体登记档案管理规范1 范围本文件规定了市场主体登记档案的收集、整理、保管、移交、查询等要求。本文件适用于市场主体登记档案的管理。 2 规范性引用文件下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件， 仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。 GB/T 18894 电子文件归档与电子档案管理规范DA/T 18 档案著录规则 DA/T 22 归档文件整理规则DA/T 31 纸质档案数字化规范DA/T 69 纸质归档文件装订规范 JGJ 25 档案馆建筑设计规范 3 术语和定义下列术语和定义适用于本文件。 市场主体在中华人民共和国境内以营利为目的从事经营活动的下列自然人、法人及非法人组织： a) 公司、非公司企业法人及其分支机构。 b) 个人独资企业、合伙企业及其分支机构。 c) 农民专业合作社(联合社)及其分支机构。 d) 个体工商户。 e) 外国公司分支机构。 f) 法律、行政法规规定的其他市场主体。 市场主体登记档案市场主体设立、变更、注（吊）销、年报（年检）、迁移等登记、备案、监管等活动中形成的具有保存价值的文件。其中，通过市场监管综合业务管理系统归档保存的市场主体登记电子文件称为市场主体登记电子档案。 市场主体登记电子文件DA/T 85 政务服务事项电子文件归档规范DA/T 93 电子档案移交接收操作规程 市场监管部门在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成的办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。电子文件由内容、结构和背景组成。 纸质档案数字化采用扫描仪等设备对纸质档案进行扫描加工，使其转化为可在网上存储、利用的数字信息，并按照纸质档案的内在联系，建立目录数据、元数据与数字图像关联关系的处理过程。 迁移市场主体因住所、经营场所发生变化；或因市场主体类型发生变化，超越原登记机关地域管辖范围或级别管辖权限；或者其他原因，需从原登记机关迁至新登记机关的情形。 4 文件归档归档范围市场主体登记、变更、备案、注销、歇业、股权出质、证照管理、登记机关监督管理、司法协助执行等活动中形成的文件。 归档方式包括自动归档和上传归档两种方式。自动归档指全程电子化登记方式（线上）产生的材料，包括原始电子申请材料、登记机关电子审核表单、其他需要归档保存的电子信息和数据库文件，直接通过市场监管综合业务管理系统归档的方式；上传归档指窗口登记方式（线下），申请人线下提交的纸质材料， 经收集整理，将相关数据上传至市场监管综合业务管理系统归档的方式。 归档时间登记事项完结后，5个工作日内完成纸质文件材料的归集整理并在市场监管综合业务管理系统中完成纸质档案数字化；线上提交的市场主体登记电子文件材料2个工作日内自动归档。 归档要求4.4.1 归档数据采集应符合国家市场监管总局市场主体准入退出数据规范“多证合一”改革信息化数据规范注销便利化工作数据规范等数据标准。 4.4.2 归档数据质量应标准化、规范化，符合国家市场监管总局市场主体登记数据质量建设实施方案及相关数据质量评价标准。 4.4.3 归档的材料应及时、完整、准确、系统、规范、安全，同时保证“一户一档”的成套性特点。 4.4.4 归档的材料应准确反映市场主体各项活动的真实情况和历史过程。 4.4.5 归档的材料应层次分明，符合形成规律，程序手续完备。 4.4.6 归档的纸质材料应纸质优良、字迹耐久、书写工整清晰。 4.4.7 归档的市场主体登记电子文件应经过真实性、完整性、可用性、安全性检测并确保来源可靠、程序规范、要素合规。 5 档案整理 档号编制市场主体登记档案应按市场主体登记注册号或统一社会信用代码编制档号。 电子档案整理5.2.1 市场主体登记电子档案整理应符合 GB/T 18894、DA/T 85、DA/T 93 要求。 5.2.2 市场主体登记电子档案应具备完整性和一致性，按“一户一档”“一档多卷”的原则立卷管理， “一户”市场主体登记电子档案应具备“一档”的数据完整性和“多卷”的数据结构一致性。 5.2.3 市场主体登记电子档案应具备数据结构的规范性，对于结构化数据，应包括市场主体基本信息、案卷基本信息、卷内文件目录、页级别信息、各项编码等；对于非结构化数据，以符合国家档案数字资源标准规范的形式，建立与元数据之间的关联。 5.2.4 应依据档号等标识符逐级建立文件夹，分门别类、集中有序存储市场主体登记电子档案及其组件，并在元数据中自动记录市场主体登记电子档案在线存储路径。 纸质档案整理5.3.1 市场主体登记纸质档案整理应符合 DA/T 18、DA/T 22、DA/T 31、DA/T 69 要求。 5.3.2 纸质档案装订前，应按照档案登记、扫描成像、著录标引、图文校核等流程进行纸质档案数字化。 5.3.3 卷内文件材料按照“企业类型”分类，并按卷内目录顺序排放，同一类文件材料按时间先后顺序排列。 5.3.4 归档文件应按市场主体自设立登记以来的时间顺序进行排列。 6 档案保管 档案数字资源安全管理6.1.1 市场主体登记电子档案安全管理应符合国家信息安全三级等级保护测评要求。 6.1.2 对市场主体登记电子档案及其元数据、市场主体登记电子档案管理系统及其配置数据、日志数据等，采取异地异质备份措施。 6.1.3 采取有效技术措施，防止数字档案被非法读取、复制、更改、增加、删除等。 6.1.4 建立市场主体登记电子档案灾难恢复机制，严格实行用户认证管理，完善信息访问控制和痕迹追溯等防控措施，确保市场主体登记电子档案的安全。 6.1.5 定期对涉密市场主体登记电子档案进行密级审查，根据市场主体登记电子档案所标密级并结合国家有关政策、要求，实施解密、延长保密期限或提升密级等处置措施。 档案库房安全管理6.2.1 档案库房温度、湿度应符合 JGJ 25 要求。 6.2.2 档案库房防护应符合档案库房技术管理规定。 7 档案移交移交办理电子档案和纸质档案的移交办理，应在市场主体迁移业务办理的同时进行。档案迁入、迁出应当记录备案（附录A、附录B）。 完成时限登记机关应当于3个月内将该市场主体所有登记档案移交迁入地登记机关管理。 8 档案查询实施部门各级市场监管部门或政务服务机构。 查询申请8.2.1 申请查询市场主体登记档案，需填写市场主体登记档案查询承诺书和登记表（附录 C）。 8.2.2 公安机关、国家安全机关、检察机关、审判机关、纪检监察机关、审计机关等国家机关进行查询，应当出具本部门公函及查询人员的有效证件。 8.2.3 市场主体查询自身登记档案，应当出具市场主体营业执照原件或加盖公章的复印件以及查询人员的有效证件。查询已经注销的市场主体，还应当出具注销通知书原件及复印件。 a) 自然人股东查询，应当出具查询人员的有效证件原件及复印件。 b) 法人股东查询，应当出具法人股东的有效主体资格复印件、加盖公章的介绍信或委托书及查询人员的有效证件。 8.2.4 法院指定破产管理人（清算组）查询，应当出具人民法院受理破产案件民事裁定书和指定破产管理人（清算组）决定书等复印件、破产管理人（清算组）的有效主体资格复印件或身份证明、加盖公章的介绍信或委托书、被委托人（查询人员)的有效身份证件。 8.2.5 律师查询与其承办法律事务有关的市场主体登记档案，应当出具执业证书、律师事务所证明。 8.2.6 企业、事业单位、公证机构、仲裁机构、社会组织及已进入诉讼程序的个人查询： a) 企业、事业单位因与被查询市场主体共同涉案，应当提交与被查询市场主体共同涉案的法院或仲裁机构出具的相关司法文书（文件）、本企业或事业单位有效主体资格复印件、加盖公章的介绍信及查询人员的有效证件。 b) 公证机构、仲裁机构工作人员查询，应当提交所在机构出具的有效证明并出示查询人员的有效证件。 c) 社会组织因与被查询市场主体共同涉案，应当提交与被查询市场主体共同涉案的法院或仲裁机构出具的相关司法文书（文件）、社会组织有效主体资格复印件、加盖公章的介绍信及查询人员的有效证件。 d) 已进入诉讼程序的个人因与被查询市场主体共同涉案，应当提交显示其身份信息的、与被查 询市场主体共同涉案的法院或仲裁机构出具的相关司法文书（文件）及查询人员的有效证件。 e) 鉴定机构工作人员查询，应当出具鉴定委托书、鉴定机构加盖公章的介绍信（公函）、鉴定机构资质复印件、鉴定人的有效执业证件原件及复印件。 查询权限8.3.1 公安机关、国家安全机关、检察机关、审判机关、纪检监察机关、审计机关等国家机关具有查询市场主体登记档案全部内容的权限。 8.3.2 市场主体具有查询自身登记档案内容的权限。 8.3.3 律师具有查询与其承办法律事务有关市场主体登记档案内容的权限。 8.3.4 市场监管部门内部审批文书，在办理涉及市场监管部门的案件时方可查阅。 8.3.5 除需要鉴定字迹或印鉴等司法鉴定事项外，一般不提供纸质原件查阅。 8.3.6 市场主体登记档案查询内容涉及国家秘密、商业秘密、个人信息的，按照中华人民共和国民法典中华人民共和国保守国家秘密法中华人民共和国个人信息保护法等法律法规执行。 加盖专用章8.4.1 市场主体登记电子档案的打印件和纸质档案的复制件，根据申请人需要加盖同级档案查询专用章。 8.4.2 市场主体迁移至外省份，市场主体登记电子档案打印件应全部加盖审批专用章。 AA 附 录 A（资料性）市场主体迁移登记调档通知函样式市场主体迁移登记调档通知函（区域名称）登记迁字 第 号 市场监督管理局： 同意你局登记的 （市场主体名称） 至我局登记注册，请按规定办理有关迁移手续，并将该市场主体登记档案移送我局。 （印章） 年 月 日 抄送: （本通知函适用于市场主体迁入审批程序） 注：邮寄地址： 本表一式两份，市场主体档案接收部门、迁出部门各留存一份 BB 附 录 B（资料性）市场主体登记档案移交表市场主体登记档案移交表参见表B.1 表B.1 市场主体登记档案移交表市场主体名称（盖章） 统一社会信用代码： 注册号： 移交事由：地址变更 接收部门意见： 同意迁入 年 月 日迁出部门意见： 同意迁出 年 月 日档案管理人员移交意见：该市场主体档案已密封，由 携带于 年 月 日送往 局 处 签 名 ： 年 月 日移交档案材料情况 共 卷 页。其中： 1 6 2 7 3 8 4 9 5 10 档案管理人员意见： 收到 （接收部门盖章） 签 名 ： 年 月 日CC 附 录 C（资料性）市场主体登记档案查询承诺书和登记表样式市场主体登记档案查询承诺书申请人郑重承诺： 一、严格遵守国家法律、法规和规章，全面履行应尽的责任和义务。 二、承诺不侵犯他人隐私、商业秘密等在先合法权益，仅限于查询与承办法律事务相关的市场主体登记档案信息。 三、因本人非法泄露所查档案涉及个人隐私、商业秘密等相关信息，承担相应的法律责任。 特此承诺。 申请人： 身份证号： 市场主体登记档案查询登记表 年 月 日 序号 日期 查询市场主体名称 查询人 联系电话 备注