商务秘书知识点.pptx

,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,意向、协议文书,1/167,意向书,意向书,是双方当事人经过初步洽商，就各自意愿达成一致认识而签定书面文件，是双方进行实质性谈判依据，是签署协议（协议）前奏。,格式：,1,、开始写双方单位名称，代表人姓名、身份、洽商时间、地点及洽谈主要事项。,2,、主体：写双方意图冀到达一致认识条款。,3,、各方代表署名、时间。,2/167,协议书,协议,是指当事人双方对设置企业或进行经济合作一些关键点、标准达成一致意见，确定双方权利、义务及违约仲裁书面文件，与协议一样有法律约束力。,格式：,企业各方名称、性质。企业经营范围（项目、产品）。各方出资额、出资方式、百分比。企业组织机构，各方席位安排。产品销售（各方百分比）。技术引进（赔偿方法）。利润分配方式。违约、仲裁。合作期限。各方代表签字、时间、地点。,3/167,意向书,厂（甲方）,企业（乙方）,双方于年月日在地，对建立合资企业事宜进行了初步协商，达成意向以下：,一、甲、乙两方愿以合资或合作形式建立合资企业，暂定名为有限企业。建设期为年，即从年年全部建成。双方意向书签署后，即向各方相关上级申请同意，同意时限为个月，即年月日年月日完成。然后由厂办理合资企业开业申,请。,二、总投资万（人民币），折万（美元）。部分投资万（折万）；部分投资万（折万）。,甲方投资万（以工厂现有厂房、水电设施现有设备等折款投入）；,乙方投资万（以折美元投入，购置设备）。,三、利润分配：各方按投资百分比或协商百分比分配。,四、合资企业生产能力：,五、合资企业自营出口或委托相关进出口企业代理出口，价格由合资企业定。,六、合资年限为年，即年月年月。,七、合资企业其它事宜按,中外合资法,相关要求执行。,八、双方将在各方上级同意后，再行详细协商相关合资事宜。,本意向书一式两份。作为备忘录，各执一份备查。,厂（甲方）企业（乙方）,代表：代表：,年月日,4/167,协议书实例,中国黑龙江国际经济技术合作企业（甲方）,香港金桥金属有限企业（乙方）,双方于年月日至日在哈尔滨市经验丰富友好协商，在平等互利标准下，就合作投资创办出租汽车企业事宜，达成以下协议：,一、合营企业定名为北方出租汽车企业。经营大、小车辆。其中：西德飞驰轿车辆（为二手车，行车里程不超出公里，外表呈新）、日产丰田轿车辆（其中：辆含里程、金额记数表、空调、步话机等）、面包车辆。,二、合营企业为有限企业。双方投资百分比为：，即甲方占，乙方占。总投资万美元，其中：甲方万美元（含库房等公用设施），乙方万美元。合作期限定为年。,三、企业设董事会，人数为人，甲方人，乙方人。董事长人由甲方担任，副董事长人由乙方担任。正、副总经理由甲、乙双方分别担任。,四、合营企业所得毛利润，按国家税法照章纳税，并扣除各项基金和职员福利等，净利润依据双方投资百分比进行分配。,五、乙方所得纯利润能够人民币计收。合作期内，乙方纯利润所得到达乙方投资额（合括本意）后，企业资产即归甲方全部。,六、双方共同恪守我国政府制订外汇、税收、合资经营以及劳动等法规。,七、双方约定，在适当时间，就相关事项深入洽商，提出详细实施方案。,甲方代表乙方代表,5/167,拟订意向书实例,拟订意向书,操作步骤,明确该意向书内容确定标题写法个拟写正文导语拟写正丈主体、结尾,+,拟写尾部。,通威厂,(,甲方,),与大西洋企业,(,乙方,),愿以合资或合作形式建立合资企业，暂定名为大通有限企业。建设期为,3,年，即从,年,5,月至,年,5,月全部建成。总投资人民币,39,万元,(,货币单位下同，略,),。其中：厂房部分投资,10,万元，设备部分投资,24,万元，其它项目投资,5,万元。通威厂投资,8,万元,(,以工厂现有厂房、水电设施现有设备等折款投入,),，大西洋企业投资,31,万元,(,主要用于购置设备,),。双方按协商百分比进行利润分配。合资年限为,20,年，即,年,1,月至,2024,年,1,月。你是通威厂秘书，请拟订这份合作意向书。,6/167,拟订意向书步骤,步骤,1,明确该意向书内容,充分了解通威厂和大西洋企业在合作中意图和目标，依据洽谈时所形成初步构想来安排。,尤其提醒：,该构想为初步构想，是一个意向性意见；要忠实于洽谈内容。,步骤,2,确定标题写法,将标题确定为“项目名称文种”写法，即“合资建立大通有限企业意向书”。,尤其提醒：,也能够直接用“意向书”作标题。,步骤,3,拟写正文中导语,通威厂,(,以下简称甲方,),与大西洋企业,(,以下简称乙方,),于,年,7,月,20,日对建立合资企业事宜进行了初步协商，达成初步意向以下。,尤其提醒：,导语部分要写明合作双方当事人单位全称，简练明了地交代达成该意向书目标。,7/167,拟订意向书步骤,步骤,4,拟写正文中主体、结尾,(,正文范例,),一、甲、乙两方愿以合资或合作形式建立合资企业，暂定名为“大通有限企业”。建设期为,3,年，即从,年,5,月至,年,5,月全部建成。双方意向书签署后，即向各方相关上级申请同意，然后由通威厂办理合资企业开业申请。,二、总投资,39,万元人民币，其中：厂房部分投资,10,万元人民币，设备部分投资,24,万元人民币，其它项目投资,5,万元人民币。甲方投资,8,万元人民币,(,以工厂现有厂房、水电设施现有设备等折款投入,),，乙方投资,31,万元人民币,(,主要用于购置设备,),。,三、利润分配：双方按协商百分比分配。,四、合资企业自营出口或委托相关进出口企业代理出口，价格由合资企业定。,五、合资年限为,20,年，即,年,1,月,1,日至,2024,年,1,月,1,日。,六、合资企业其它事宜按,中外合资法,相关要求执行。,七、未尽事宜，在签署正式协议或协议书时再给予补充。,尤其提醒：,分条款写明达成意向性意见，可参考协议或协议条款排列；语言要准确，表示要清楚。,“未尽事宜，在签署正式协议或协议书时再给予补充”是正文中结尾部分，,这么写目标是为了留有余地，表示了意向书灵活性。,8/167,拟订意向书步骤,步骤,5,拟写尾部,甲方：通威厂,(,公章,),乙方：大西洋企业,(,公章,),代表：,(,署名,),代表：,(,署名,),年,7,月,28,日,尤其提醒：,写明通威厂和大西洋企业名称、代表人姓名，将甲方排列在左边，,乙方在右边。并加盖公章、私章。,如有变更或补充，应在正式签署协议、协议前进行。要将意向书中需要变更或补充条款进行变更或补充，然后重新拟写意向书。,9/167,意向书确定训练,大应市当代科技培训中心,(,甲方,),与海峡出版社,(,乙方,),经讨论协商，拟合作举行一期编辑、校对技术短期培训班。初步意向以下：,一、培训期,3,个月。,年,2,月,1,日开班，,4,月,30,日结业。,二、培训学员,15,名。由乙方选送,30,岁以下、含有大专以上文化程度人员。,三、培训费,2,万元，由乙方在开班前支付给甲方。,四、甲方提供培训场地、师资、教材，负责教学与管理，并发放结业证书。,你作为大应市当代科技培训中心秘书，请依据以上内容，拟写一份合作培训意向书。,10/167,意向书确定训练,基本操作步骤描述,明确该意向书内容,确定标题写法,拟写正文导语,拟写正文主体、结尾,拟写尾部,11/167,意向书范文,大应市当代科技培训中心,(,甲方,),与海峡出版社,(,乙方,),经讨论协商，拟合作举行一期编辑、校对技术短期培训班。初步意向以下：,一、培训期,3,个月。,年,2,月,1,日开班，,4,月,30,日结业。,二、培训学员,15,名。由乙方选送,30,岁以下、含有大专以上文化程度人员。,三、甲方提供培训场地、师资、教材，负责教学与管理，并发放结业证书。,四、培训费,2,万元，由乙方在开班前支付给甲方。,五、未尽事宜，在签署正式协议或协议书时再给予补充。,甲方：大应市当代科技培训中心,(,公章,),乙方：海峡出版社,(,公章,),代表：,(,署名,),代表：,(,署名,),年,1,月,8,日,12/167,主要考评点,13/167,横向沟通,14/167,横向沟通训练,训练：,为加强企业内部凝聚力，大光明企业总经理秘书方尚准备为企业拟制一个横向沟通计划，请你帮助他进行。,15/167,横向沟通步骤,基本操作步骤,了解横向沟通主要障碍,依据企业情况选择适当方式促进横向沟通,拟制横向沟通计划,16/167,横向沟通步骤,步骤,1,了解横向沟通主要障碍,方尚经过调查研究，了解到企业在横向沟通方面存在以下障碍：部门“本位主义”，性格冲突。调查显示，企业员工普遍希望企业兴旺发达，各部门对企业布置任务能认真完成，但部门之间合作协调不够，员工之间经常因为性格不合而发生冲突，绝大多数员工对当前工作环境感到不满意，希望能有所转变。,尤其提醒：,横向沟通常见障碍有：本位主义、先入为主、性格冲突、猜疑、威胁和恐惧等。,横向沟通障碍根源在于缺乏开放意识和彼此信任，在沟通中要极力克服。,造成横向沟通障碍有制度原因，也与个人主体性格相关。,横向沟通障碍往往表现为部门之间敌视与不合作。,横向沟通障碍是造成横向沟通一个原因。,17/167,横向沟通步骤,步骤,2,依据企业情况选择适当方式促进横向沟通,横向沟通基本策略主要有：选择针对性沟通形式；树立“内部客户”理念；耐心倾听；换位思索。针对企业实际情况，能够这么做：寻找沟通平衡点。企业整体利益是各部门全体员工共同努力方向，能够作为横向沟通平衡点。,采取恰当方式实施横向沟通。举行一个企业发展大讨论，引导各部门和全体员工针对企业现实状况改进，实现企业大发展等方面展开讨论，以统一思想、提升认识，在讨论中，有意识地引导全体员工注意倾听他人不一样意见；在此基础上拟制一个必须各部门共同协作才能完成工作目标，使各部门在完成目标过程中养成协作意识。,尤其提醒：,正确思维方式是横向沟通顺利实现前提，横向沟通中，沟通双方不存在直接上下级关系，所以营造平等、宽松气氛至关主要。,横向沟通策略应用基础是对双方情况了解，实现横向沟通能够经过个别谈心、座谈、会议、协作活动等各种方式来实现，沟经过程中要注意反馈和引导，确保信息高实现值。,沟通意味着对现实状况某种改变，所以要从前景、大局出发，倾注热情、了解、耐心方能顺利实现。,能够从众多部门中发掘一两个合作意识很好部门作为经典展开此项工作。,18/167,横向沟通步骤,步骤,3,拟制横向沟通计划,大光明企业横向沟通计划,最近一段时间，企业运行态势平稳、效益很好，但也存在一些不利于企业发展原因，如部门之间合作意识不强，员工之间个性冲突也时有发生，为了更加好地理顺关系，营造良好工作和发展环境，有必要加强横向沟通，依据企业实际情况，特制订计划以下：,19/167,一、目标,经过横向沟通，深入树立大局意识、协作意识，使部门之间加强协作，杜绝工作相互推诿、相互拆台现象，员工之间能够进行换位思索，到达相互了解，融洽协作目标，从而为企业发展营造良好环境气氛。,二、方式,拟在,3,月份采取宣传和工作相结合方式，经过一系列活动实现以上目标。详细将开展活动见下表,(,仅供参考,),。,20/167,尤其提醒：活动期间要加强宣传报道工作，使活动目标意义深入人心，并确保工作进度协调一致。,21/167,横向沟通训练,今年,1,月,29,日，正理企业发生了一起企业现金失窃案，失窃现金,2,万元，因为案件正在调查之中，所以企业里议论纷纷，疑云重重，工作环境遭到破坏。你是正理企业秘书刘柳，请你设计两个经过横向沟通改进环境方案供上司参考。,22/167,横向沟通训练,基本操作步骤,了解横向沟通主要障碍,依据企业情况选择适当方式促进横向沟通,拟制横向沟通计划。,23/167,横向沟通训练,尤其提醒：,方案一：,分析,2,万元现金失窃案造成现实状况，企业当前存在横向沟通障碍是猜疑。为有效地消除猜疑，在继续加紧调查同时，能够各部门为单位，经过个别谈话、座谈、信件、电话反馈等形式广泛搜集员工们议论主要问题及基本观点，经整理后由相关部门进行针对性澄清，并在企业大会上交流。这么能够使一些无依据传言及其消极影响得以化解。,24/167,横向沟通训练,方案二：,在充分调查和广泛征求意见基础上，要对捏造事实制造混乱者进行批评教育乃至处罚，同时要经过讨论加强大局意识和贡献精神教育。,注意：,横向沟通中，沟通双方不存在直接上下级关系，所以营造平等、宽松气氛至关主要；及时澄清相关事实；找准突破口。,25/167,纵向沟通,26/167,纵向沟通训练一,通达企业经理李飞让秘书傅赫为企业拟制一份保障政令通畅工作方案。傅赫该怎么办,?,27/167,纵向沟通步骤,基本操作步骤,了解通达企业纵向沟通主要障碍,掌握纵向沟通基本策略,拟制通达企业纵向沟通方案,28/167,纵向沟通步骤,步骤,1,了解通达企业纵向沟通主要障碍,傅赫应了解清楚通达企业在纵向沟通方面是否存在以下障碍：员工了解力差异；沟通者对传输效果顾虑；员工不善倾听；员工了解偏颇；员工草率评判；语义方面存在歧义。调查得知，企业员工责任感都很强，工作态度端正，但因为学历层次，普遍不高，存在不能正确了解企业意图情况。,尤其提醒：,对沟通双方而言，要力争客观、简练，重视反馈；对沟通发出者而言，要努力提升沟通技能，做到因人而异地采取恰当沟通方式；对沟通接收者，而言，要善于防止先入为主、草率评判，做到准确获取信息。,29/167,纵向沟通步骤,步骤,2,掌握纵向沟通基本策略,下行沟通策略：制订计划，降低步骤，提倡简约，重视反馈，多介质组合。,上行沟通策略：建立信任，服从管理，内部一致。,尤其提醒：,秘书在纵向沟通中不能超越上司授权范围；尽可能利用本身能力使各方面服从疏导、取得结果认同；自上而下沟通是纵向沟通主体。,30/167,纵向沟通步骤,步聚,3,拟制通达企业纵向沟通方案,依据通达企业纵向沟通存在主要障碍，有针对性地利用纵向沟通策略拟制出方案。,依据李经理要求，该方案应该属于下行性沟通方案，因为该企业存在主要沟通障碍是员工了解能力问题，所以能够经过加大宣传和组织培训方式实现政令通畅。沟通方案范例以下。,31/167,纵向沟通方案一,一、目标,经过宣传，使员工了解企业制度要求；经过培训，使员工素质得到提升。,二、拟实施办法,1,举行为期一周企业规章制度宣传周,(,时间为,6,月,5,日,-6,月,11,日,),。详细由宣传科负责组织实施，各部门可采取讲座、座谈等各种形式宣传落实，使企业规章制度深入人心。,2,组织培训班，聘请相关教授对全体员工进行业务能力和基本素质培训，详细事宜由培训部规划落实。,三、保障办法,1,秘书科负责进行指导、协调，督促落实；总务科负责后勤保障工作。,2,财务科负责活动经费预算和使用监督。,尤其提醒：,政令通畅属于下行沟通，应按下行沟通策略来制订方案；沟通方案应切合通达企业实际，针对性、操作性要强。,32/167,纵向沟通训练二,东福矿山机械制造企业为打破“大锅饭”，解放生产力，决定实施人事分配制主改革，消息传开以后，群众议论纷纷，赞成者拍手称快，反对者聚众闹事，为稳定局面，企业经理要秘书李蔚尽快调查相关情况，拿出一个处理方案。请你设计一个纵向沟通方案。,33/167,纵向沟通步骤,基本操作步骤,了解东福矿山机械制造企业纵向沟通主要障碍,掌握纵向沟通基本策略,拟制东福矿山机械制造企业纵向沟通方案。,34/167,纵向沟通方案二,一、目标,经过纵向沟通缓解矛盾，为人事分配制度改革营造良好环境。,二、拟实施方法,1,经过座谈会、谈心、接待来信来访等方式，广泛搜集群众意见。,2,召开企业各部门责任人会议，分析形势，尤其要分析有意见职员困难及其处理方法，拿出促使职员处理思想问题方法。,3,加强思想工作，做好经典人物引导工作。,4,召开企业全体员工会议，深入宣传改革意义，经过经典人物现身说法促进群众思想转变，并辅之以可行性配套方法，以保障改革顺利实施。,注意：,沟通中要全方面、准确地掌握群众意见；及时沟通、缓解矛盾有利于冲突处理；汇报要客观真实，含有建设性。,35/167,纵向沟通训练三,东福矿山机械制造企业最近组织了一个干部、职员学习“三个代表”主要思想理论学习班。学习结束后，秘书李蔚向党委汇报干部、职员理论学习情况时，有这么一段叙述：“最近，干部、职员经过对三个代表主要思想学习和讨论，对全方面建设小康社会宏伟蓝图有了更深入认识，思想愈加解放了，觉悟更提升了，主人翁责任感增强了，焕发了大家工作主动性，更有信心地支持企业深化改革,我想，最近，全企业生产进度一定会有大幅度提升。”“提升多少？”党委书记马上问了一句。秘书李蔚支吾回答：“这个吗,，还说不详细。”“说不详细怎么知道有大幅度提升？”书记不满意地说。试分析党委书记不满意原因和李蔚汇报失误之处。,36/167,纵向沟通步骤,基本操作步骤,了解汇报主要情况，搞清纵向沟通主要障碍掌握纵向沟通基本策略,分析李蔚失误主要原因,37/167,纵向沟通方案三,汇报是把工作中听到、看到相关情况向领导汇报，包含工作动态、活动安排、实发事实、文件摘要等。对于一项工作或活动，在进行之前准备阶段、进行当中以及完成之后，都要及时汇报。,汇报要注意把握客观性、概括性和详细、准确性。,李蔚失误在于他在汇报时把事实与个人推断混为一谈了。,38/167,处理冲突,39/167,处理冲突,近日，总经理秘书艾霓被派往一向以矛盾纠纷多而知名九曲分企业挂职锻炼，担任分企业副经理，分管宣传教育工作，并负责理顺企业人事关系。他应该怎样做才能降低分企业内部冲突，不辱使命,?,40/167,处理冲突步骤,基本操作步骤,识别冲突发生征兆,分析冲突产生原因,采取适当方式处理冲突,41/167,处理冲突步骤,步骤,1,识别冲突发生征兆,艾霓到九曲企业任职后，应尤其注意企业是否存在以下冲突发生征兆：气氛,人员情绪、士气低下，时有消极言论出现；同事关系,相互防范或不愿交谈；工作交往,交谈降低，会议纪要、电子邮件、备忘录数量显著增加。,尤其提醒：,冲突往往表现为公开和隐蔽两种，后者含有更大破坏性；处理冲突要从征兆入手，发觉征兆，及时分析，制订方案，快速处理，以降低负面影响。,步骤,2,分析冲突产生原因,艾霓应搞清楚九曲企业矛盾纠纷多原因主要有哪些，方便对症下药，提出处理方案。冲突产生主要原因有：信息传达不够准确、完整；职责不明，、缺乏效率；目标不合；存在抵触或敌对情绪等。,尤其提醒：,冲突产生有一定渐进性，加上引发冲突原因很多，范围很广，所以应分析情况，区分对待。,42/167,处理冲突步骤,步聚,3,采取适当方式处理冲突,艾霓应依据九曲企业实际情况采取对应处理方式。在早期暂时采取按兵不动方式，搜集企业内资料，争取分企业内部主要力量支持，同时利用粉饰太平方式：凝聚有共同观点人员；在取得了主要力量认同后，用订定规则、和平共存方式，淡化企业内部矛盾，协调人员关系，用携手合作方式争取企业内部运作平稳。,尤其提醒：,处理冲突主要方式有：按兵不动；粉饰太平；铁令如山；订定规则；和平共存；讨价还价；弃子投降；全力支持；携手合作等。,冲突累进性和产生冲突原因综合性决定了冲突处理针对性和求同性；不一样策略有不一样适用情况，实际操作时应区分对待。,43/167,处理冲突训练一,最近，大红保健晶集团为了弘扬正气，激励先进，决定组织本集团先进工作者,100,多人去某风景区休养所疗养，通知已经发出：决定,7,月,15,日在市文化广场集合，由集团人事部派人带队乘火车去休养地。,15,日清晨，,100,多名先进工作者手拿通知高高兴兴地从市区、郊区赶到集合地点集中，却不见详细组织者,集团人事部相关人员影子，当万般无奈先进工作者赶到集团总部去问询时，才得知因接待单位有紧急任务，经协商后，集团决定延期前往休养，而且延期通知事先已经发出。先进工作者们你问我，我问你，都说没有接到。经集团领导调查，原来，详细经办此事赵秘书粗心大意，竟然把通知改期事给忘记了，造成了事故，使得一件很好事情却得到一个很坏结果，弄得先进工作者们心情很不愉快。你是集团企业总经理秘书艾霓，请你为集团办公室设计一套处理此冲突方案。,44/167,处理冲突步骤,基本操作步骤,识别冲突发生征兆,分析冲突产生原因,采取适当方式处理冲突,45/167,处理冲突方案一,大红保健品集团先进工作者疗养纠纷处理方案,一、目标,经过协调化解因为工作失误而造成消极影响，同时深入规范秘书工作。,二、拟采取方法,1,及时向先进工作者们解释相关情况，就工作失误造成不便向他们致歉，以稳定相关人员情绪；,2,召开企业相关人员会议，研究补救方法及对相关责任人员处理方法；,3,以文件形式将企业决定下发。,注意：,认清冲突产生原因是秘书渎职造成信息沟通不畅；当务之急是稳定先进工作者情绪；从有利于工作前提出发，研究一个切实可行处理方法，报领导同意后下发。,46/167,处理冲突训练二,大红保健品集团最新研制生产出一个补血口服液，推出市场后销售很好。但有一天，某地报纸报道，说某人服用了大红保健品厂补血口服液后吐血身亡。消费者纷纷要求退货并给予赔偿，有些地方还发生了消费者与代理商之间打架伤人事件。企业总经理要办公室立刻拿出一个处理方案，办公室主任把拟订处理方案任务交给了秘书艾霓。请为艾霓拟订出处理方案。,47/167,处理冲突步骤,基本操作步骤,识别冲突发生征兆,分析冲突产生原因,采取适当方式处理冲突,48/167,处理冲突方案二,大红保健品集团产品报道冲突处理方案,一、目标,经过协调，化解报道失真给企业造成消极影响。,二、拟采取方法,1,经过法律伎俩及时与相关报社进行交涉，查清问题症结，协商处理方法。,2,及时处理消费者与代理商之间冲突，预防事态恶化。,3,经过新闻媒体及时向社会公众澄清事实真相。,4,假如协商不行，可经过司法程序处理。,注意：,冲突产生原因是因为信息传达不完整、不准确以致消费者产生抵触情绪和行为；要尽快与新闻媒体携手合作，搞清楚死者死亡真实原因并及时通知消费者；在沟通中要认为消费者利益高度负责态度来进行处理。,49/167,进行安全检验,50/167,进行安全检验,4,月,16,日，又到了金鹿企业要求一周一次办公室常规安全检验时间，秘书安妮照例应该怎么做,?,51/167,进行安全检验步骤,基本操作步骤,检验并发觉隐患,处理隐患,填写隐患统计及处理表,52/167,进行安全检验步骤,步骤,1,检验并发觉隐患,安妮要按规范操作程序进行检验，检验侧重在设施是否齐备，及现有设施是否安全运转发觉安全隐患要准确统计。经过检验，安妮将相关情况统计以下：,金鹿企业办公室,4,月份安全检验统计,1,设备短缺情况：碎纸机一台。,2,设备安全运转情况：复印机卡纸；办公室,A,计算机,B,网络线路故障。,尤其提醒：,应对全部设备进行全方面检验。,53/167,进行安全检验步骤,步骤,2,处理安全隐患,将相关情况及时汇报办公室张主任，并依据张主任意见，按照问题轻重缓急分项归口处理：由办公室秘书李俊拟写一份碎纸机采购汇报申请，提交后勤科；办公室固定资产管理员晓冬联络复印机销售商，约定时间维修复印机；办公室网络安全员甄碧联络企业网络管理员，及时排除网络线路故障，并做好相关统计。,尤其提醒：,遵照在职责范围内排除隐患，降低危险标准；职责范围内无法排除危险，有责任和义务汇报。,54/167,进行安全检验步骤,步骤,3,填写隐患统计及处理表,尤其提醒：,内容包含隐患发觉、汇报、处理情况；填写要及时、准确、客观；如有必要，可依据检验情况提出工作环境改进意见。,55/167,进行安全检验训练,作为某学校办公室秘书，李元职责中包含对全校安全检验，该校近期正在进行试验大楼兴建工作，请为李元设计一份每七天一次学校安全检验工作安排表，并设计相关记录表。,56/167,进行安全检验步骤,基本操作步骤,检验并发觉隐患,处理隐患,填写隐患统计及处理表,57/167,进行安全检验方案,安全检验工作安排表,学校安全检验工作安排表,说明：本表安排每个月一个轮次，由相关人员轮番实施。,注意：,安全检验重点部位包含：教学大楼、办公大楼、图书馆、食堂、学生宿舍以及正在修建中试验大楼；工作安排要表达分工负责标准，明确责任人；工作安排表应提出检验内容和要求，预防遗漏。,58/167,拟订商务旅行计划,59/167,拟订商务旅行计划,得力办公设备制造企业陈总下星期一要到广州出差。星期一：陈总,12:00,要与广州经销商李先生在南方大酒店进行午餐聚会，,15:00,他将在文具制造商张先生企业所在地银海大厦四楼会见张先生。星期二：陈总,9:00,还要和嘉华电子有限企业王总见面，商讨合作事宜，下午还要到企业驻广州办事处检验工作，预计他于,17:00,离开广州返回北京。陈总要在广州度过一个晚上，你还要为他选择一个最少四星级宾馆，房间不要临街。你是陈总秘书蔡燕，请为陈总安排这次商务旅行。,60/167,拟订商务旅行计划步骤,基本操作步骤,明确商务旅行计划基本内容,拟订商务旅行计划,制作旅程表,拟写讲话提要,61/167,拟订商务旅行计划步骤,步骤,1,明确商务旅行计划基本内容,商务旅行计划最少应包含以下,8,项内容：确定出差时间、启程及返程日期，接站安排；预定出差路线、终点及途经地点和住宿安排；选择适当交通工具（如飞机、火车、汽车，任选其一,),，选择飞机要列明飞机客舱种类及停留地交通安排；准备需要携带必要资料,(,如谈判协议、协议书、科技或产品资料、演讲稿和与会地指南等,),；咨询上司或接待人尤其要求；查明上司旅行区域天气情况；安排会晤计划，包含约会、会议计划,(,人员、时间、地点,),，同时准备会晤人员名单背景，会晤主题；准备差旅费用，即预借现金、兑换外币、办理旅行支票。,尤其提醒：,商务旅行计划内容要完整，语言要简明，通惯用表格形式。,62/167,拟订商务旅行计划步骤,步骤,2,拟订商务旅行计划,旅行计划（陈力总经理）,63/167,拟订商务旅行计划步骤,尤其提醒：,拟订计划前要先对本企业差旅费用、交通、食宿等级标准范围相关要求及程序等清楚明了；计划拟订完后，要向上司汇报，依其指示决定旅程。,拟订时应注意：要明确上司旅行意图、目标地、旅行时间、抵达目标地后商务活动计划；了解上司对交通工具及食宿要求，熟悉本单位对出差相关要求；需要中转时，尽可能选择衔接时间在,2-4,小时之间班机，将时间浪费降至最低；旅行计划要按时间次序编排，做到简单明了；要考虑上司身体情况，时间上留有余地；多拟订几个旅行方案，供上司参考，最终选定最正确方案。,64/167,拟订商务旅行计划步骤,步骤,3,制作旅程表,按照预定日程表和陈总经理计划要求、意见而制作旅程表。,陈力总经理行程,65/167,拟订商务旅行计划步骤,尤其提醒：,旅程表内容普通比旅行计划更详细；安排日程时，在时间上要适当留有余地；要将每日日程表打印在纸上，并按时间次序进行编号，供上司使用；旅程表应一式三份,(,或几份,),，一份存档，一份给上司及其家眷，秘书存留一份。,66/167,拟订商务旅行计划步骤,步骤,4,拟写讲话提要,发 言 提 纲,一、感激嘉华电子有限企业热忱接待。,二、介绍本企业组织结构、产品特点、发展计划及实力。,三、阐述企业对与嘉华电子有限企业实力必定。,四、展望双方合作前景。,尤其提醒：,要依据上司讲话不一样场所来拟写讲话提要。,67/167,拟订商务旅行计划,尤其提醒：,旅程表内容普通比旅行计划更详细；安排日程时，在时间上要适当留有余地；要将每日日程表打印在纸上，并按时间次序进行编号，供上司使用；旅程表应一式三份,(,或几份,),，一份存档，一份给上司及其家眷，秘书存留一份。,68/167,拟订商务旅行计划训练,天乙企业是奔极企业新收购一个下属企业，总企业管理模式、经营理念在天乙企业遭到了中层管理者反对，天乙企业经理无奈之下希望总企业许总能出面帮助他处理这一问题。于是，在许总下班前两个小时，求援电话打到了秘书王灿那里。许总得知此事后，决定第二天前往天乙企业看看，预定停留两天，并把详细安排任务交给了王灿。离下班只有一个半小时了，在如此短时间里，王灿该怎样拟订许总商务旅行计划。,69/167,拟订商务旅行计划步骤,基本操作步骤,明确商务旅行计划基本内容,拟订商务旅行计划,制作旅程表,拟写讲话提要,70/167,拟订商务旅行计划步骤,尤其提醒：,在日程安排上应考虑许总与天乙企业中层管理者见面会，可安排许总在天乙企业全体员工大会上讲话。,要为许总拟写好在天乙企业员工大会上讲话稿，重点阐述企业管理模式和经营理念由来、特点与优势等，以打消天乙企业中层管理者及其它员工顾虑。,71/167,拟订商务旅行计划方案,以下是秘书王灿为许总制作旅程表，请分析一份周密旅程表应该包含哪些内容。,许海总经理出差旅程表,72/167,拟订商务旅行计划方案,尤其提醒：,一份周密旅程表主要包含以下六项内容：,日期：指某月、某日、星期几。,时间：出发及返回时间，包含目标地抵离时间和中转时间；开展各项活动时间；就餐、休息时间等。,地点：上司此次出差目标地,(,包含中转地点,),；旅行过程中开展各项活动地点；食宿地点等。,交通工具：出发、返回时使用交通工具；停留地交通安排等。,详细事项：商务活动内容，如访问、洽谈、会议、宴请娱乐活动以及私人事务活动等。,备注：记载提醒上司注意事项，如抵达目标地需要中转中转站或中转机场，休息时间、飞机起飞时间，以及某地为旅客提供特殊服务；在当地需要注意一些风俗习惯和利益等。旅程表除行动计划外，还应将必要信息尽可能详细地写入：旅馆名、所在地、电话号码；当地联络人姓名、地址、电话号码；会晤者姓名、企业名、所在地及电话号码；海外出差时当地中国大使馆所在地及电话号码。可见，王灿制作这份出差旅程表还不很完善。,73/167,准备出国商务旅行,74/167,准备出国商务旅行,应一家美国企业邀请，你上司张经理将于,年,3,月率领企业,3,名部门主管到美国一家企业参观考查，你应该在近期为他出国旅行做好哪些准备工作,?,75/167,准备出国商务旅行步骤,基本操作步骤,撰写出国申请,办理护照,办理签证,办理“黄皮书”,办理出境登记卡,+,订购机票,(,船票、车票,),办理保险,做好出行前准备。,76/167,准备出国商务旅行步骤,步骤,1,撰写出国申请,出国申请应包含以下内容：出国事由，出国路线,(,外国企业所在国名称,),，出国日程安排、包含出国时间，在国外活动时间、地点，回国时间等，出国组团人数。,尤其提醒：申请文书后面要附出国人员名单和外国企业所发邀请函,(,副单,),，出国人员名单要写清姓名、年纪、性别、职务、职称等内容。,步骤,2,办理护照,携带主管部门出国任务书，出国人员政审批件，美国企业邀请书，张经理等,4,人,2,寸正面免冠半身照片等，到外交部或其授权机关办理，认真填写相关卡片和申请表。拿到护照后，应检验姓名、出生年月、地点等是否填写正确，并在签字格上署名。,77/167,准备出国商务旅行步骤,基本操作步骤,撰写出国申请,办理护照,办理签证,办理“黄皮书”,办理出境登记卡,+,订购机票,(,船票、车票,),办理保险,做好出行前准备。,78/167,准备出国商务旅行步骤,步骤,3,办理签证,张经理等人是因公出国，所以要到前往国驻我国大使馆或领事馆直接联络申办签证，办理签证要上交护照并填写一份签证表，取得签证后，检验签证使用期及是否签字盖章。,尤其提醒：,我国政府要求，因公出国中国公民出入国境凭有效护照，可不办理签证，而持因私普通护照出入国境中国公民必须办理相关签证。因公出国人员也能够委托权威可靠签证代办机构,(,如中国旅行社总社签证代办处,),代办，也能够委托前往国家洽商企业到前往国家使,(,领,),馆办理。,79/167,准备出国商务旅行步骤,步骤,4,办理“黄皮书”,在办理了有效护照和签证后，应持企业介绍信到所在地卫生检疫部门进行卫生检疫和预防接种，并取得“黄皮书”。当拿到“黄皮书”后，要对填写内容、医生签字、检疫机关盖章、应该接种项目等内容进行认真查验。,步骤,5,办理出境登记卡,在办妥了上述各项手续后，再携带张经理等,4,人护照、户口簿、居民身份证办理暂时出国登记手续。,80/167,准备出国商务旅行步骤,步骤,6,订购机票,(,船票、车票,),在国内各航空企业及其售票代理点办理购票手续，购置国际机票必须出示护照。拿到机票后必须对票面进行查验。查验程序普通是：查验姓名拼音是否与本人护照或其它有效证件中拼音相符；全部航程每班航班是否都有乘机联，每一联黑粗线框内是否与原旅行计划相一致；每个航班起飞和降落时间、机场名称；是否在定座栏内填好“,0K,”；是否有涂改或填写不清楚地方，是否盖有公章。,尤其提醒：,机票也能够在外国航空企业驻我国办事处购置。,步骤,7,办理保险,经过代理人直接由保险企业为张经理等人办理出国保险手续，适合用于意外事故，如医疗及行李丢失等。,81/167,准备出国商务旅行步骤,步骤,8,做好出行前准备,编制旅程方案兑换美元准备文件资料检验证件。搜集所到国背景资料。,旅程方案应准备几套供张经理选择，选定最正确方案后，将其打印成文。,了解外汇信息，办理兑换外币。,依据这次旅行主要是以参观考查为目标，应为张经理准备必须携带演讲稿以及目标地指南等，同时还要为张经理提供相关美国风土人情及各种礼节，使张经理商务活动圆满顺利。,令出行前要认真检验张经理等人护照、签证、“黄皮书”、国际机票、外文名片,(,切不可忘记,),、外币以及其它必需出国文件、证件等是否齐全。,在国际交往中，不论是出国考查或商贸洽谈，都会碰到各种不一样情况，掌握美国文化、习俗、礼节等常识是非常有必要。,82/167,准备出国商务旅行训练一,两天后，你企业总经理许海将带着企业产品到法国参加博览会。请问：你应该为许总出行做好哪些准备,?,83/167,准备出国商务旅行步骤,基本操作步骤,撰写出国申请,办理护照,办理签证,办理“黄皮书”,办理出境登记卡,订购机票,(,船票、车票,),办理保险,做好出行前准备,84/167,准备出国商务旅行方案一,尤其提醒：,应持法国博览会邀请函办理护照、签证等相关出国手续；应依据法国博览会议程安排来制订详细商务旅行计划；应搜集并向总经理介绍相关法国气候、风土人情等知识和博览会相关情况。,85/167,准备出国商务旅行训练二,你是白塔集团企业秘书秦溪，你上司王总要去日本东京出差，与,A,商社佐佐木先生商议商品代理权问题，时间大约,3,天。这期间，王总除了此事之外，还要拜会与企业有业务联络几家商社，同时还要探望企业驻东京办事处人员。请依据以上材料，为王总编制一份出国商务旅行旅程表。,86/167,准备出国商务旅行步骤,基本操作步骤,撰写出国申请,办理护照,办理签证,办理“黄皮书”,办理出境登记卡,订购机票,(,船票、车票,),办理保险,做好出行前准备,87/167,准备出国商务旅行方案二,尤其提醒：,出差旅程表,王林总经理出差旅程表,88/167,拟订会议议程,89/167,拟订会议议程,天海企业将召开季度销售总结会，会议主要内容是进行本季度销售情况总结与分析，商讨下一季度销售目标及销售策略，而且讨论销售人员招聘和培训事宜。你是天海企业秘书周仪，请拟订此次会议议程表。,90/167,拟订会议议程步骤,基本操作步骤,明确会议各项议题,确定各项议题次序,拟写会议议程表标题,拟写会议议程表开头,拟写会议议程表主体,91/167,拟订会议议程步骤,步骤,1,明确会议各项议题,在编制会议议程表前，请企