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工程项目材料管理手册

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工程项目管理文件

材

料

管

理

手

册

(试行稿)

二 O O 三 年 三 月

目 录

一、 本项目管理文件适用范围
二、 各公司材料管理职责
三、 材料供应和领用流程
四、 材料管理工作标准及具体要求
五、 附表

一、 本项目管理文件适用范围: 适用于***公司内部企业委托兴健工程项目管理有限公司管理的工程项目( 不适用于经营项目) .
二． 集团公司内部涉及工程材料管理各公司的职责:
A、 项目管理公司:
1、 研定有关材料管理的各项制度, 组织编制公司材料管理手册:
2、 组织集团公司内部各企业实施材料管理手册;
3、 对物流公司制定的材料采购方案进行复核; 并会同物流公司签订材料供应合同;
4、 对物流公司的材料供应结算单进行审核;
5、 对装饰公司及下包施工队工程结算中的材料损耗进行审核;
6、 对物流公司的材料付款计划进行审核;
7、 对于用量大的工程材料会同物流公司做好材料供应的招投标工作;

B、 物流公司:
1、 编制材料采购方案报项目公司备案复核;
2、 会同项目公司签订材料供应合同。分送集团内部建设单位( 下称建设单位) 财务部、 建设单位仓库、 项目公司、 装饰公司。
3、 对建设单位、 装饰公司、 下包施工队和现场反馈的材料供应质量进行及时处理。
4、 对材料供应商材料供应的材料数量和质量进行跟踪考核。
5、 根据每月整体的材料供应计划作出的相应的材料付款计划报集团公司财务部核拨工程项目资金。
6、 负责对现场工程材料的管理进行监督和指导。
C、 装饰公司:
1、 负责编制工程材料采购计划( 按工程施工合同要求当工程材料需由建设单位提供时) 。并对材料数量的准确性负责。
2、 会同建设单位材料保管员对物流公司供应的材料的进场验收工作。包括材料的数量和质量。并对材料供应验收过程中发现的问题于当天以电话或书面形式发回公司。材料数量的准确性由建设单位的材料保管员负责, 材料质量的验收意见由装饰公司负责提出.
3、 对装饰公司自身提供的零星建筑装饰材料质量负责。
4、 根据材料供应合同和外协加工合同现场配合实施。并组织对外协加工件的验收事项。
5、 负责材料的施工现场库房管理。
6、 做好甲供材料的验收、 保管和管理工作。
7、 负责施工现场的成品保护工作。
8、 对于外加工的加工件提供现场的准确尺寸。并对于外加工厂家到现场度量尺寸时作好技术交底工作。
9、 对于各施工队做好技术交底工作。包括材料的使用部位、 材料的损耗要求、 材料的合理开栽要求、 材料的使用方法。
10、 对材料供应合同负责现场段的工作实施。如复查材料的供应合同是否与材料的采购计划一致、 供应商供应的材料是否与封样一致、 供应商提供的质量证明书等有关手续是否齐全等。外协件的供应商与现场施工队的现场协调问题的处理。
11、 对材料供应合同实施监督。
D、 建设单位物资保管部门:
1、 材料的入库: 做好材料数量的清点, 并通知现场装修工程师对入库材料的质量一同进行检查验收; 办理有效的材料入库单; 对于在材料入库过程中发现的材料数量和质量问题以最快的方式通知物流公司进行处理。入库单要根据公司合同材料采购合同或送货单中的内容进行填写, 对于不同的材料供应合同的不同的材料送货单要分别填写。入库时对材料的数量／规格／型号／品牌／入库时间／包装情况／材料合同号或材料送货单号作好记录。特别是数量要以材料合同或材料送货单的规范数量进行登记。对于材料的退货也要办理材料的入库手续, 但用红笔填写。材料保管员根据入库单填制材料明细帐。
2、 材料的出库: 根据装饰公司现场装修工程师审批的材料领用计划办理材料的出库手续。同时核查工程公司领用的材料是否在施工合同中规定的提供材料范围内。出库时对材料出库的数量／规格／型号／品牌／出库时间／领料人／施工队合同号作好记录。对于施工队的退货也办理出库手续, 但用红笔填写。每月将材料的出入库报表报及复印件一套报项目管理公司备查。
3、 材料的保管: 做好入库材料的分类保管工作; 对于贵重材料要入箱装锁。
4、 材料的月报: 每月三日前将上月的材料的出入库情况, 库存情况书面报物流公司、 项目管理公司、 建设单位财务部。
E、 财务部:
1、 根据公司物流公司每月资金使用计划安排好材料的使用资金。
2、 做好材料供应合同的归档、 管理工作。
3、 对材料供应合同进行监督。
4、 严格按照集团公司的财务制度和材料费用入帐的单据要求做帐。
5、 对于材料款支付手续予以监督。
6、 定期组织物流公司、 库房材料保管员等有关人员进行对帐。
三． 材料供应和领用( 即材料在企业中的整个运动过程) 流程:
A、 材料的采购流程:
1、 编制材料的采购计划―――2、 材料采购计划的复查―――
3、 材料采购计划的修订―――4、 编制材料的采购方案―――
5、 材料采购方案的审核―――6、 签订材料供应合同―――
7、 材料的跟踪收货。
B、 材料的入库流程:
1、 材料入库检验( 数量、 质量) ―――2、 填写入库单―――
3、 材料入库分类管理。
C、 材料的领用流程:
1、 装饰公司申报材料领用计划―――2、 材料领用计划审批―――
3、 填写材料的出库单―――4、 材料出库。
D、 废料的处理流程:
1、 装饰公司将现场需处理的施工过程中产生中废料报物流公司―――
2、 物流公司负责将废料处理―――废料收入入公司财务帐。
E、 材料款的支付程序:
1、 材料预付款的支付: 由物流公司按合同条款填写支票申领单―――物流公司总经理审查―――项目管理公司总经理复查―――财务审核出票做账。
2、 实结材料款的支付: 由物流公司按合同条款填写支票申领单―――物流公司总经理审查―――项目管理公司总经理复查―――财务主管审核出票做账。实结材料款付款时, 要求附有有效的材料入库单, 对于外协加工件另要附有装饰公司现场工程师的工程质量验收证明和材料款结算书。供应商必须提供的有效的全额税务发票( 除合同说明不需提供发票外) 。在每张发票的背书都必须由经办人审批人的签字。
四． 材料管理中各项工作的工作标准和具体要求:
A、 材料采购计划:
1、 装饰材料: 材料采购计划要列明材料规格型号, 质量要求, 材料的使用部位, 材料的到货时间要求。对于地毯, 软包布的数量计划要附有材料的开栽图。对于墙纸布料地毯的材料计划要考虑门幅和拼花裁边的要求。对于五金, 灯具, 洁具等件要附有设计要求( 如图纸, 文字, 图片) 。
2、 装饰用外加工件: 除了第1项装饰材料的要求外, 还必须附有设计师出具的详细的明确的加工技术要求和质量要求图纸和文字。对于窗帘, 布艺, 盆景, 画, 雕塑品, 门牌标志, 金属加工件的采购计划要附有设计说明( 图纸、 文字、 图片、 技术要求等)
3、 材料计划表格式详见附表。
B、 材料的采购方案:
1、 材料的采购方案包括材料的货比五家; 即比质量, 比价格, 比交货期, 比服务, 比付款条件。在此表中要求列出材料供应商的单位全称, 联系人, 联系电话, 以便日后集团公司监事会和审计部门备查。材料的采购方案只适用于主体材料 。
2、 材料的采购方案格式详见附表。
C、 材料订购合同:
1、 材料的订货合同一式五份。正本一份送财务部。副本一式四份: 物流公司自留一份; 项目管理公司存档一份; 装饰公司留存一份; 建设单位库房一份;
2、 材料的订购合同格式详见附表( 分材料及外协加工件二种) 。
D、 入库单:
1、 入库单在材料质量验收合格后填写; 分别由材料保管员和装饰公司现场装修工程师及送货经手人签字。
2、 材料的入库单要根据不同的材料订购合同和不同材料送货单分列填写;
3、 材料入库单中要反映材料的数量／规格／型号／价格／到货日期／材料订购合同号或送货单号; 其填写内容要与材料订购合同或材料的送货单要一致。
4、 材料入库单的编号要反映该项工程第几本第几号。
5、 材料的入库单的格式详见附表。
6、 材料的入库单一式四联: 一联结帐联( 供应商凭此联及材料的发票与公司结帐) ; 二联库房存根; 三联为送货人留存联; 四联为物流公司核对联。
E、 出库单:
1、 出库单在材料出库时填写; 分别由现场材料保管员和现场装修工程师( 对于重要材料) 及领货经手人签字。
2、 材料的出库单要根据不同的工程公司不同的工程施工合同分列填写;
3、 材料出库单中要反映材料的数量／规格／型号／价格／出货日期／施工队合同号／施工队工程承包人; 其填写内容要与材料入库单的内容一致。
4、 材料出库单的编号要反映该项工程第几本第几号。
5、 出库单的单位一定要填写清楚, 如平方米, 米, 对于论个／桶／捆／扎/箱的材料一定要标明其规格, 以便项目管理公司进行考查。
6、 材料的出库单的格式详见附表。
7、 材料的出库单一式四联: 一联为财务部成本考核联; 二联经营部考核联; 三联库房存根; 四联为领料人留存联。
F、 外协加工材料验收单:
1、 对于外协加工材料要由装饰公司现场项目部组织物流公司参与对外协加工的材料进行验收。
2、 验收的内容包括: 数量、 质量、 完成时间、 现场配合情况、 现场施工过程中有否违反现场劳动纪律等情况( 如工程协调会的参加情况等) 。
3、 外协加工材料验收单的格式详见附表。
G、 材料及外加工件的结算表:
1、 材料部对各供应商的材料供应质量情况用考核表的形式进行考核;
2、 材料及外加工件的结算表包含的内容: 材料的供应数量, 供货时间, 供货质量。材料的入库单及外协加工材料验收单为本结算表的附件。
3、 材料及外加工件的结算表格式详见附表。
附注:
1． 出入库单所填项目必须填写齐全;
2． 出入库单要及时交给财务部门( 每周一次) ;
3． 月底财务与材料保管员核对帐目, 填写清单, 材料保管员必须做到帐目清楚;
4． 物流公司／项目管理公司／财务部对库房材料要进行不定期的抽查盘点。
五． 附表:
A、 材料计划表( 暂按海港大酒店格式填写)
材料计划表要求需附有下列附件:
附1: 材料样板; 附2: 加工要求; 附3: 有关图片资料。
B、 材料的采购方案:
材料采购方案
项目名称: 材料名称: 编号:
供应商名称

联系人

联系电话

质量

价格

交货期

服务

付款条件

以往合作情况

编制: 年 月 日 物流公司总经理: 年 月 日
项目管理公司复核意见: 年 月 日
C、 材料库存月报表( 暂按海港大酒店格式填写)

D、 材料订购合同:
材 料 订 购 合 同
合 同 编 号:
签订合同时间:
签订合同地点:
甲方: ( 需方)
乙方: ( 供方)
经双方协商一致, 签订材料订购合同, 条款如下:
一、 产品的名称、 规格、 数量、 金额。
序号
产品名称
规格/型号
数量
单位
单价
总价( 元)
备注
1

2

3

4

5

合计

合计人民币金额( 大写) :
二、 质量技术要求及验收方法:
1、 要求供应商提供产品合格证、 质量保证书、 质量检验报告及经设计师确认的材料封样样板;
2、 特殊材料还要提供该项材料当地政府部门允许使用的文件。
3、 验收标准及验收方法: 按产品质量标准或封样样板。
三、 供货方式:
交货时间:
交货地点:
送货人: 电话: 传真:
收货人: 电话: 传真:
运输方式及费用: 货到工地后由甲方组织人员卸货。
包装要求及费用: 。
四、 付款方式及时间:
合同编号:
五、 供货商要为甲方提供最优惠价格, 不得对甲方有关人员给予回扣或变相回
扣, 如违背本条, 甲方将取消合同或不支付材料余款。
六、 供货方必须取得收货方数量、 质量双签字的有效单据( 入库单) 。
七、 双方责任:
（一） 甲方应负责任:
1、 甲方按规定时间及方式向乙方付款;
2、 甲方按合同规定接受材料, 组织卸货。
（二） 乙方应付责任:
1、 产品花色、 品种、 规格不符合本合同规定时, 乙方应负责保退、 保换, 由于上述原因致延误交货时间, 每逾期一日, 乙方应按逾期交货部分货款总值的千分之五向甲方偿付违约金。
2、 产品包装不符合合同规定时, 乙方应负责返修或重新包装, 并承担返修或重新包装费用。
3、 如果乙方不能按合同规定的产品数量交货, 则乙方付给甲方不能交货分货款总值的5%的违约金。
4、 乙方不能按合同规定时间交货时, 每延期一天, 乙方应按延期交货部分货款总值的千分之五向甲方偿付违约金。
八、 纠纷解决方法: 交当地仲裁部门仲裁。
九、 本合同一式二份, 经双方法定代表人或法定代表人授权的委托代理人签章后生效。( 若此合同为法定代表人授权的委托代理人, 必须将授权书附后, 方可签订合同。)
甲方: 乙方:
法定代表人: 法定代表人:
委托代理人: 委托代理人:
地址: 地址:
电话: 电话:
传真: 传真:
附1: 双方签认的材料样板; 附2: 加工要求; 附3: 有关图片要求
附4: 供应商营业执照复印件、 法人委托书、 供应商代理人身份证复印件.
E、 入库单( 略)
F、 出库单( 略)
G、 外协加工材料验收单:
外协加工材料验收单
项目名称: 编号:
合同编号:
序号
材料名称
规格型号
品 牌
数 量
单位
单 价
总 价

供应商: 日期: 年 月 日 项目部: 日期: 年 月 日
材料部: 日期: 年 月 日
验收意见: ( 包括对数量／质量／交货期等方面)
1. 材料及外加工件的结算表:
材料及外协加工件的结算单
项目名称: 编号:
合同编号:
序号
结算项目
增减款原因
金 额
备 注
一
合同价款

二
增加材料供应量

三
减少材料供应量

四
质量扣款

五
延期扣款

六
其它扣款

七
结算款

八
质量保证金

供应商: 日期: 年 月 日 材料部: 日期: 年 月 日

附1: 材料入库单( 结算联)
附2: 外协加工材料验收单