某某银行制度和文档管理指引样本.doc

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XX银行
信息技术制度建设和文档管理指引( 暂行)

第一章 总 则
第一条 本指引规定了XX银行会计结算部科技信息支持中心制度建设和文档管理的基本原则、 总体规范、 职责分配及其相应的管理制度。
第二条 本指引依据《XX银行信息技术治理总纲》对信息技术制度建设和文档管理的有关要求制定。
第三条 本指引适用于分行各类信息系统相关的制度建设和文档管理活动。会计结算部科技信息支持中心拥有对本指引的最终解释权, 负责对其进行定期审阅更新, 并将更新情况及时通告所有员工, 以符合业务发展的需要。分行所属各支行信息技术条线参照执行。
第四条 本指引中规定的制度在上述范围内具有强制效力。任何例外或违背信息技术战略制定制度的情况都需会计结算部总经理上报分行行领导, 以供审批。

第二章 信息技术制度建设和文档管理的目标和职责
第五条 信息技术制度建设和文档管理的目标, 是指分行会计结算部科技信息支持中心经过系统的制度建设管理和完善的文档管理来规范信息技术制度的制定、 汇总、 发布、 审阅和更新, 以及信息技术相关文档的归档、 移交、 保管、 利用、 鉴定和销毁处理。
第六条 分行会计结算部科技信息支持中心负责信息技术制度和文档管理工作。其主要职责包括:
( 一) 信息技术制度管理: 科技中心在信息技术治理制度框架下制定与分行科技工作相关的制度, 经会计结算部、 综合管理部负责人及行领导审批后, 向相关部门或分支机构发布。科技中心每年就现行制度进行审阅更新, 以适应分行业务发展的需要。
( 二) 信息技术文档管理: 科技中心负责文档管理, 对所有信息技术制度和文档进行集中保存, 记录文档的存入和借阅, 以及组织对过期文档的销毁。

第三章 信息技术制度管理
第七条 制度起草: 科技中心制定所有与信息技术相关的制度, 按照统一的制度命名规定命名。
第八条 制度发布: 科技中心在信息技术治理制度框架下制定与分行科技工作相关的制度, 经会计结算部、 综合管理部负责人及行领导审批后, 由综合管理部负责按照分行公文要求, 正式发布到各部门和支行。
第九条 制度汇总: 科技中心负责收集所有信息技术制度文档, 并按照统一的文档编号登记。
第十条 制度定期审阅: 科技中心负责每年对信息技术制度进行审阅。科技中心全体员工对参审制度进行讨论, 并就制度的适用与否、 修改等提出具体建议。科技中心负责记录审阅情况并整理成书面材料, 就相关制度的适用或更新情况, 报会计结算部总经理审阅。
第十一条 制度更新: 对于经审阅需要进行更新的制度, 由科技中心对制度内容进行更新, 经会计结算部、 综合管理部负责人及行领导审批后, 由综合管理部负责发布。  

第四章 信息技术文档管理
第十二条 信息技术文档管理分为纸质文档和电子文档管理。电子文档必须按要求将其存储到符合保管要求的载体上进行管理, 如磁盘阵列等。
第十三条 信息技术文档包括项目文档( 如项目技术文档、 项目商务文档) 和日常数据文档、 日常技术文档( 如信息技术运维手册、 记录或报告) 、 日常设备管理文档、 日常管理文档( 如部门管理、 人力资源) 、 技术工具文档等。
第十四条 项目文档指科技中心实施项目过程中产生的文档, 包括项目技术文档和项目商务文档, 保管期限为永久。项目文档必须附项目形成说明, 包括项目的起止时间、 项目组成员等。项目开发组负责对项目技术文档进行整理, 对文档的完整性负责。当项目完成后, 将完整的项目技术文档移交科技中心接收。综合管理部负责对项目商务文档进行整理, 对文档的完整性负责。当项目完成后, 将完整的项目商务文档移交科技中心接收, 科技中心接收完整的项目技术文档和项目商务文档后, 按项目进行归档。
第十五条 日常数据文档( 电子文档) 指科技中心备份的日常数据( 包括设备配置) , 保管期限为永久。科技中心负责对日常数据文档进行分类整理, 对文档的完整性负责。
第十六条 科技中心必须将电子文档存放在磁盘阵列中, 并定期备份在脱机介质上(如光盘)。
第十七条 日常技术文档指科技中心在日常工作中形成的操作步骤、 操作申请、 记录或报告。科技中心负责对日常技术文档进行整理, 对文档的完整性负责。
第十八条 日常生产设备管理文档指科技中心在日常生产设备采购和管理工作中形成的记录或报告。科技中心负责对日常生产设备管理文档进行整理, 对文档的完整性负责。
第十九条 日常管理文档指科技中心进行部门管理、 人力资源管理工作中形成的文档。科技中心负责对日常管理文档进行整理归档, 对文档的完整性负责。
第二十条 技术工具文档包括系统安装盘、 安装资料、 系统密码或密钥等。科技中心负责对技术工具文档进行整理, 对文档的完整性负责。
第二十一条 分行各部门及所属各支行有关工作人员因工作需要借阅信息技术文档, 获得会计结算部负责人的授权后, 并填写《信息技术文档借阅登记表》( 附件) , 方可办理。信息技术文档借阅期限不得超过1个月。如需要继续借阅, 须办理续借手续。出借文档不得私自带出单位。
第二十二条 文档借阅人员应爱护文档资料, 保持文档的完整性, 不得涂改、 缺页、 损坏。未经批准, 不得擅自打印、 复制或刻录。
第二十三条 文档借阅人员应遵守分行保密制度。若出现泄密, 将追究当事人相关责任。

第五章 附 则
第二十四条 本指引自印发之日起施行。
第二十五条 如部门架构发生变化, 则根据部门职责执行此指引。

附件
文档借阅登记表

序号
日期
借阅人
单位
用途
文档
借阅人
签字
归还
备注
档号
名称
数量
日期
经手人