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企业内部控制制度--会计档案管理分析

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2020年5月29日
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内部控制制度
——会计档案管理

第一章 总则
第一条 会计档案是指会计凭证、会计帐簿、会计报表等会计核算专业材料,是记录和反映经济业务的重要史料和证据。根据国家<档案法>、<会计法>和<会计档案管理办法>的规定,加强会计档案的科学化、现代化、规范化管理,结合公司的实际情况,制定本制度。
第二条 本制度所指的会计档案主要包括:
1、 会计凭证类:原始凭证,记帐凭证,汇总凭证,其它会计凭证;
2、 会计帐簿类:总帐,明细帐,日记帐,固定资产卡片,辅助帐簿,其它
会计帐簿;
3、 财务报告类:月度、季度、年度财务报告,包括会计报表、附表、附注
及文字说明,其它财务报告;
4、 其它类:银行存款余额调节表,银行对帐单,其它应当保存的会计核算
专业资料、会计移交清册,会计档案保管清册,会计档案销毁清册,计算机备份资料等。

第二章 岗位设置与职责分工

第三条 会计档案管理由分管总裁负责。
第四条 财务部应指定专人负责会计档案的管理,具体负责会计核算材料的立卷、整理、归档、保管等工作。
第五条 出纳人员不得兼管会计档案。

第三章 会计档案的归档程序与方法

第六条 对于每年形成的会计档案,应由财务部按照归档的要求,负责整理立卷,装订成册。各会计人员对本岗位产生的会计核算资料应定期收集、审查核对,按照档案管理要求整理立卷、编制目录、装订成册并由立卷人签章,然后交档案会计妥善保管。
第七条 会计核算资料应保证整齐、完整,符合归档范围要求,归档的各种会计档案,要有统一规定的会计档案案卷、卷皮。
第八条 会计凭证类归档方法:
1、每月10日前,将记帐凭证按顺序整理,连同所附原始凭证,装订成册,每册不超过2厘米,注明凭证类别、年度、月份、起止号、连续号,由经办人员及财务主管签字后,交档案会计保管。对于数量较多,不易同记帐凭证一起装订保管的原始凭证,如领料单、工资单、奖金单等,能够单独装订保管,但应在原记帐凭证上加以说明,以备查阅。
2、次年3月1日前,将上一年度银行存款余额调节表及银行对帐单装订成册,移交档案会计保管。
第九条 会计帐簿类归档方法:应填写帐簿启用及交接表。将上年度帐簿装订成册,编写页号,加装封面,附上目录。次年4月1日前,移交档案会计保管。
第十条 会计报表在年度决算后装订,年报单独立卷,月、季报合并装订成册,次年4月1日前,移交档案会计保管。
第十一条 对所有会计档案,财务部按本制度要求,编制移交清册。在规定的时间内,将会计档案移交档案室。
第十二条 各岗位归档内容:出纳:银行存款调节表、银行对帐单,现金、银行收付款凭证;主办会计:固定资产卡片,明细帐帐簿,工资册;副主任:总账;主任:报表。

第四章 会计档案保管期限与要求

第十三条 会计档案应严格按规定归档,保管期限从会计年度终了后的第一天算起。
1、 月、季度财务报告保管3年,年度财务决算永久保管。(均包括文字分
析)
2、 现金和银行日记帐保管25年,明细帐、总帐、辅助帐簿保管 ,固
定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年。
3、 工资册永久保管。
4、 记帐凭证保管 ,银行存款余额调节表保管5年。
5、 会计档案移交清册保管 ,会计档案保管清册永久保管,会计档案
销毁清册永久保管。
第十四条 对会计档案必须进行科学管理,做到妥善保管、存放有序、查找方便。同时,严格执行安全和保密制度,不得随意堆放,严防毁损、散失和泄密。
会计档案室要保持通风干燥,放置温湿度计,定时记录温湿度,平时要保持卫生、清洁。
各种会计档案归档后,要及时登记保管帐簿。

第五章 会计档案的调阅与销毁

第十五条 会计档案调阅:调阅会计档案应严格办理调阅手续,一律填写”调
阅会计档案登记单”,并在指定地点调阅。会计档案一般不准外借,特殊情况需借出或复制,需经财务部主管同意批准后,会计档案管理员才能交付使用者。查阅或复制会计档案,严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。
外单位查阅,需由财务部主管或分管总裁批准,并由财务部会计陪同,办理登记手续,方可查阅。
第十六条 会计档案销毁:会计档案保管期满,需要销毁时,由财务部提出销毁意见,编制会计档案销毁清册,列明销毁会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容,由鉴定小组(由分管总裁、财务部、办公室组成)共同鉴定、清点,签署意见,报分管总裁批准后方可销毁,销毁时,由鉴定小组共同派员监销。销毁后,应在会计档案销毁清册上签名盖章,并将监销情况报告分管总裁。
第十七条 保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其它未了事项的原始凭证,不得销毁,应当单独抽出立卷保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案,应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。
第十八条 财务部档案会计负责本部门各岗位归档考核工作,档案室负责财务部应归档工作的检查与考核,以及调阅工作的考核。

第六章 附则

第十九条 本制度由财务部负责解释。
第二十条 本制度自发布之日起执行。