档案信息化建设现状、问题与对策.pdf
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1、 75 发 现 区域治理 DETECTION 档案信息化建设现状、问题与对策 王世琨 国能神东煤炭集团档案馆 摘要:为了进一步深化档案信息化建设,本文在认识档案信息化建设必要性的基础之上,分析当前档案信息化建设的现状,并针对档案信息化建设存在的问题提出应对策略,以期为档案信息化建设提供参考。关键词:档案信息化;现状;问题;对策 中图分类号:G270.7 文献标识码:A 文章编号:2096-4595(2023)24-0075-03 作者简介:王世琨,生于 1991 年,初级职称,研究方向为档案信息化建设、档案管理创新研究。引言 档案是指组织或个人在日常活动中产生、收集和保存的各种记录、文件、资料
2、等信息载体。它反映了社会、组织或个人的活动记录和历史文化遗存,对个人发展和人类社会发展具有重要的作用。传统的档案大多以纸质的状态保存,而纸质档案容易在保存、管理和转移的过程中出现损坏、遗漏或者丢失的情况,且随着时间的推移,档案的数量越来越多,纸质档案的工作量会越发庞大,而管理的问题和难度也将快速增加。因此,在信息时代,推动档案信息化建设具有重要的积极意义。利用信息技术和信息设备,将档案资料数据化、信息化,以数字信息的状态存入网络空间,不仅容量大,操作和管理也更加便捷,档案管理和建设的效率将大大提升。一、档案信息化建设的必要性 随着科技的不断发展和信息化的高速推进,档案信息化建设在现代社会中变得
3、日益重要。档案信息化建设是指将传统的纸质档案转化为电子档案,并通过信息技术手段对档案进行管理、存储、检索和利用的全过程。这种建设在政府机关、企事业单位以及学校等各个领域都具有积极的意义。1 首先,档案信息化建设可以提高档案管理效率。传统的纸质档案管理需要耗费大量的时间和精力。无论是查询、整理还是存储,都需要耗费大量的人力物力。而档案信息化建设可以通过数据库和电子存储设备,实现档案的快速查询和统一管理,大大提高了工作效率。同时,档案信息化建设还可以降低档案管理风险,避免因人为操作失误或灾害事故导致的档案丢失或损毁。其次,档案信息化建设可以促进知识共享和协同工作。传统的纸质档案只能被一个人或一个部
4、门使用,无法实现知识的共享和交流。而档案信息化建设可以通过网络和云存储技术,实现档案的共享和协同工作。各个部门之间可以共享档案信息,避免了重复工作和信息孤岛的问题。并且,档案信息化还可以实现远程办公,提高工作效率和灵活性。此外,档案信息化建设还可以将重要的纸质档案进行数字化处理,实现文化遗产和历史记忆的长期保存。最后,档案信息化建设有利于提升政府治理和服务水平。政府机关是信息量较大的单位,档案信息化建设可以帮助政府更好地管理和利用公共信息资源,提升政府治理水平。同时,档案信息化建设还可以提供便捷的在线服务,提高政府与民众的互动和服务质量。二、档案信息化建设现状 档案信息化建设是指通过信息技术手
5、段对档案进行管理、存储、检索和利用的全过程。随着科技的不断发展和信息化的高速推进,档案信息化建设在各个领域中逐渐得到重视和应用。2 其一,政府机关档案信息化建设。政府机关是信息量较大的单位,档案信息化建设对于提升政府治理和服务水平具有重要意义。目前,大多数政府机关已经开始进行档案信息化建设,并建立了电子档案管理系统。这些系统包括档案数字化、电子存储、数据库管理、检索和查询等功能,并实现了与各部门、机构间的信息共享和交流。其二,企事业单位档案信息化建设。企事业单位的档案信息化建设涉及到各行业各个层级的组织。目前,很多企事业单位已经开始进行档案信息化建设,运用信息化技术手段进行档案管理和利用。一些
6、大型企业和机构已经建立了电子档案数据库,实现了档案的电子化存储和查询。同时,一些具备条件的企事业单位还开始尝试利用人工智能、大数 76 发 现 区域治理 DETECTION 据等技术手段对档案进行智能化处理,提高档案信息的价值和利用率。其三,学校档案信息化建设。目前,大部分学校已经开始进行档案信息化建设,建立了电子档案管理系统。这些系统包括学生档案、教职工档案、科研档案等各类档案的管理和利用,实现了档案的电子化存储、查询和共享。学校档案信息化建设大大提高了档案管理效率和服务水平。其四,档案数字化建设。目前,许多机构和单位已经进行了档案数字化工作。档案数字化将纸质档案转化为电子档案,并进行数据库
7、管理。这个过程涉及到扫描、图像处理、OCR 文字识别、数据录入等环节。通过数字化处理,档案可以实现电子化存储和快速检索,方便用户进行查询和利用,提高了档案管理效率和服务质量。三、档案信息化建设存在的问题(一)档案信息软件开发浪费严重 在档案信息化建设过程中,需求的不清晰是导致软件开发浪费的一个主要因素。由于档案信息化建设涉及到广泛的业务领域和复杂的业务流程,如果需求不明确或模糊,就会导致软件开发过程中出现重复开发、返工或满足不了实际需求的情况,从而造成资源的浪费。其次,在项目管理过程中,往往缺乏有效的沟通和协调机制,项目进展不受控制,导致开发周期延长、进度滞后。3此外,技术选型不当也会造成软件
8、开发浪费。在档案信息化建设中,技术的选择直接关系到软件开发的效率和质量。如果选用了不适合档案信息化建设的技术,可能需要进行大量的代码修改或重构,导致开发成本的增加。另外,技术的选用还涉及到相关人员的培训和熟悉,如果人员不能及时掌握相关技术,同样会造成开发工作的耗时和浪费。(二)档案信息化配置不足 档案信息化建设需要充分的资金、设备和人力资源支持。然而,由于单位对档案信息化建设的重视程度不够,往往在筹措资金和配置设备方面存在不足的情况。一些单位对于档案信息化建设的投入只是停留在形式上,而实际上缺乏真正的意愿和决心。而且,档案信息化建设需要依赖先进的信息技术设备来支持数据录入、存储和管理等工作。然
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