公关事务管理.docx

公关事务管理
一、公关事务主管岗位职责
职责1
负责制定公关管理相关制度，经批准后执行
职责3
全面负责公司对内、对外公关活动

职责4
完成公司重大活动的组织、协调和接待工作

职责5
参与公司重大紧急事件的处理，提出危机公关处理方案

职责6
经总经理任命，亲自或指定专人作为公司发言人

职责7
负责作好公司形象宣传，及相关资料的审查工作

职责8
负责审阅公司对外发布的稿件，配合其他部门开展公关活动
职责9
负责检查本部门的安全、消防工作

职责10
负责公关事务突发事件的处理
职责11
负责向行政经理提请对公关事务人员绩效考核的建议

职责2
起草、拟订年度公关方案和支出预算方案，抱上级批准
职责12
完成公司领导临时交办事件的处理

二、公关事务专员岗位职责
职责1
在主管领导下，按照公司公关管理制度有关规定，负责拟订具体公关管理实施细则
职责3
负责起草公关宣传材料，制作公关宣传品
职责4
配合其他部门做好来宾迎送、接待、陪同、参观、讲解、摄像工作
职责5
与新闻媒体、社会公众、各界人士、客户、政府机关、协会等保持广泛接触
职责6
协调、组织公司各部门参加公关活动
职责7
通过各种联谊活动，扩大公司知名度
职责8
收集各类公关案例，深入剖析和横向比较，对公司公关提出建议和策划方案
职责9
注意收集影响本公司形象、声誉、关系的因素和事件信息
职责10
具体做好公关资料、图片、录音、录像、题词等收集、整理、记载存档等工作
职责11
熟练处理一般性公关危机事件
职责2
参与、主持或策划各项公关活动，提出公关方案预算、及时评价其效果
职责12
完成公司领导临时交办事件的处理

三、商务接待安排表
来宾单位

带队人姓名

带队人职务

随行人员名单

到达时间

停 留 时 间

人 数

考 察内 容

接待计划安排

车辆使用计划

相
关
事
项
摄 影

礼 品

音 响

欢迎标语

用 餐

鲜 花

宣传材料

礼 仪

导 游

题 词

水 果

其 他

负责接待
部门意见

签字：
领导意见

签字：
填表人： 填写日期： 年 月 日四、公务接待审批表
来宾单位

来宾人数

接待日期

带队人姓名

职务

停留时间

来宾事由：
接待费用预算
餐饮费用预算额

住宿费用预算额

其他费用预算额

合计预算总额

陪同人员要求

公关事务主管意见：
签字：
年 月 日
行政部经理意见：
签字：
年 月 日
行政总监意见：
签字：
年 月 日
五、公关活动策划表
文件编号：
归档日期： 年 月 日
策划活动名称：
送出人：（营销部经理签字）
送出日期： 年 月 日
执行人：（公关事务主管签字）
收到日期： 年 月 日
策划案内容摘要：
销售部意见：
销售部经理签字：
年 月 日
行政部意见：
行政部经理签字：
年 月 日
行政总监意见：
行政总监签字：
年 月 日
六、危机预警处理表
编号

时间

危机等级

危机征兆

预警分析

危机处理机构
名称

联系方式

负责人

成员

警戒程度

危机处理对策

七、危机记录分析表
案件简称

发生日期

重要程度

填表日期

危机表象分析

对策处理意见

直接处理人记录
签字
主管确认
签字
八、重要接待流程
是
否
是
是
是
否
否
提出重要接待申请
结束
审核
审核
审批
①规划
接待事宜
②提交请购报告
审核
审批
③组织实施
配合执行
④执行
开始
结束
相关部门
行政部
行政总监
总经理
是
否

九、危机处理流程
相关部门
行政部
公司领导
开始
危机产生
呈报
①确定危机等级

②落实责任人，启动危机处理程序
④危机恢复
③协助
危机总结
结束
是
否

十、媒体宣传流程
相关部门
行政部
外部媒体单位
开始
搜集资料
①审核
②审核

资料汇总
邀请或接待
对外发布
③引导访查
协助
④资料确认
是否需要实地访查
结束
是
否

十一、接待规格表
接待规格
说明
具体形式
高格接待
指陪客比来宾职务高而采取的一种接待方式
1．上级领导派一般工作人员向下级领导口授意见或要求，下级领导要高格接待，出面作陪
2．兄弟单位或协作单位的领导派员到本单位商量重要事宜，本单位领导要出面，高格接待
3．下级同志上访，有重要的事情向上级领导汇报，要高格接待
对等接待
指陪同与来宾的职务、级别大体相同而采取的一种接待形式
1．对重要的来访者，负责接待的领导自始至终地陪同
2．对来宾初到和告别时的对等接待，中间可以请适当人员陪同
低格接待
指陪客比来宾职务低而采用的一种接待形式
1．上级主要领导或主管部门领导来本地视察、了解情况或作一些调查研究，这种接待采用低格接待
2．外地参观学习和旅游团的接待工作只需采取低格接待
3．老干部故地重游或上级领导路过本地只需采取低格接待
十二、例外事项工作安排表
接待项目
具体事宜
应考虑的因素
生活安排
主要是安排来宾访问期间的生活起居，包括饮食、住宿、出行这3方面
1．饮食安排：要尊重来宾的习俗，尽量满足来宾的要求
2．住宿安排：根据获得的来宾资料，依据来宾的人数、性别、身份以及来宾的要求，预定好房间
3．出行安排：出于方便来宾的考虑，对其往来、停留期间所使用的交通工具，公关人员亦须提前做好安排
迎送安排
接机、接站和送行工作
根据确定的接待规格进行安排，包括欢迎仪式、接机接站人员、欢送仪式、送行事宜等
安全保卫
若接待重要来宾，接待人员应将安保工作列入计划
要“谨小慎微”，制定预案，思想上高度重视，还要注重细节，从严要求
宣传报道
若来宾的访问活动对企业有重要影响时，要事先做好宣传准备，确定出席新闻媒体或记者名单并联络
1．注意企业内部口径统一，掌握分寸，并报经上级部门批准
2．有关的图文报道资料应向接待对象提供，并应存档备案
礼品或
纪念品
确定好礼品或纪念品的种类、数量等
1．礼物要轻重得当，不会让人产生误解
2．考虑来宾的风俗禁忌
3．礼品要有意义，最好的礼品应该是根据对方兴趣爱好选择的
4．礼品的选择也可是当地有特色的物品