DB4406_T 43-2024机关事务管理 会计档案整理服务.docx
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1、ICS 01.140.20CCS A 144406佛山市地方标准DB4406/T 432024机关事务管理 会计档案整理服务Administration of government offices affairsAccounting archives arrangement service2024 - 03 - 11 发布2024 - 03 - 11 实施佛山市市场监督管理局发 布DB4406/T 432024目次前言II1 范围12 规范性引用文件13 术语和定义14 总体要求14.1 服务场所要求14.2 服务单位要求24.3 服务人员要求24.4 信息安全要求25 纸质会计档案整理25.
2、1 整理内容与时间25.2 整理流程35.3 整理要求66 电子会计档案整理77 服务质量控制7附录 A(资料性) 整理场所人员进出登记表8附录 B(资料性) 会计移交服务单位交接表9附录 C(资料性) 纸质会计归档范围和档案保管期限10附录 D(资料性) 档案移交接收表11附录 E(资料性) 纸质会计档案案卷格式12附录 F(资料性) 质检登记跟踪表20参考文献21I前言本文件按照 GB/T 1.12020标准化工作导则 第 1 部分:标准化文件的结构和起草规则的规定起草。请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。 本文件由佛山市机关事务管理局提出并归口。本文
3、件起草单位:佛山市机关事务管理局、佛山市质量和标准化研究院。 本文件主要起草人:张国旗、周锦海、吴爱英、邓晓怡、黄洁虹、钟照华。II机关事务管理 会计档案整理服务1 范围本文件规定了机关事务管理中会计档案整理的总体要求、纸质会计档案整理、电子会计档案整理以 及服务质量控制。本文件适用于机关事务管理部门及为其提供会计档案整理服务的企业。2 规范性引用文件下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中,注日期的引用文件, 仅该日期对应的版本适用于本文件;不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。DA/T 1 档案工作基本术语DA/T 312017 纸质档
4、案数字化规范DA/T 69 纸质归档文件装订规范DA/T 95 行政事业单位一般公共预算支出财务报销电子会计凭证档案管理技术规范3 术语和定义DA/T 1 界定的以及下列术语和定义适用于本文件。3.1档案整理 archives arrangement按照一定原则对档案实体进行接收、分类、组合、排列、编号、编目、装订、装盒、移交,使之有 序化的过程。3.2档案整理服务 archives arrangement service服务单位根据工作职责或合同约定,按照一定的标准和方法,对需求单位待整理的档案提供特定服 务,以满足需求方的行为。4 总体要求4.1 服务场所要求4.1.1 应设置在行政事业单
5、位的办公地点范围内。4.1.2 应符合安保、消防等档案安全管理要求。4.1.3 应设置档案存放区、工作区,同时在档案整理场所之外配备存放私人物品的专柜。4.1.4 应安装视频监控系统,实施全方位监控,重点覆盖档案整理场所的门窗、档案存放区、工作区, 监控应避免直接摄录档案内容。视频监控数据自产生之日起保存不少于 6 个月。1DA/T 94 电子会计档案管理规范4.1.5 服务单位应对会计档案整理场所进行定期或不定期的巡查并建立台账。台账应反映检查时间、检查人、检查事项、存在问题、整改措施及落实情况等。4.1.6 会计档案整理场所内除档案和必备的工具器材设备之外,不应存放任何危害档案安全的危险品
6、。4.1.7 除了档案整理服务项目组人员外,其他进入整理场所的人员应审批并履行登记手续(见附录 A)。4.2 服务单位要求4.2.1 应具备企业法人资格、相应的经营范围、业务资质、专业能力和信息安全保障能力。4.2.2 应具有保证档案安全的管理体系和保障措施,建立健全档案整理服务相关管理制度,包括但不限于档案整理流程、服务人员管理、质量保证和服务验收、档案安全与保密制度。4.2.3 应根据工作流程设置不同岗位,明确服务人员在会计档案整理中的职责分工。4.2.4 应具备与从事档案整理服务相适应的专业人员和设施设备。4.2.5 应与委托方签订委托协议,约定服务的范围、质量和技术标准等内容。4.2.
7、6 应接受委托方和档案行政管理部门监督、指导和检查,确保档案安全和服务质量。4.3 服务人员要求4.3.1 应对服务人员进行背景审查。4.3.2 应具备档案管理、会计、信息管理等相关知识背景,并定期参加业务培训。不具备前述知识背景的工作人员,应经过相关专业知识和技能培训。4.3.3 不应将火柴、打火机、水杯、饮料、食品、动物等私人物品带入档案整理场所。4.3.4 进出会计档案整理场所不应携带照相机、摄像机、手机、电脑、移动存储介质等电子设备和智能穿戴设备,确需携带的,应经批准并履行登记手续。4.3.5 应严格遵守保密相关法规,履行保密职责。4.4 信息安全要求应做好会计档案信息安全和保密工作,
8、包括但不限于:a) 应妥善保管会计档案资料,并做好档案交接登记手续;b) 应做好设备的信息安全技术检测和登记工作,并采用技术手段或专业物理设备封闭所有不必要 的信息输出装置或端口,设备不应连接互联网和其他公共信息网络;c) 不应擅自复制、带走、销毁档案整理场所的存储介质或口头传播任何信息资料。5 纸质会计档案整理5.1 整理内容与时间5.1.1 会计档案的整理内容应包括:a) 会计凭证类:包括原始凭证、记账凭证;b) 会计账簿类:包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿;c) 财务会计报告类:包括财务会计报告、会计报表、部门决算报表;d) 其他会计资料:包括银行存款余额调节表、银
9、行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。5.1.2 会计资料收集完成后应及时整理。其中包括:a) 部门决算报表应在财政部门返还经审核批复的数据后 1 年内完成整理;2b) 会计凭证、会计账簿等其他会计档案应在会计年度结束后 1 年内完成整理。注:各服务单位可视实际工作安排进行调整,确保在当年度完成上年度除部门决算报表以外的其他会计档案的整理工作。5.2 整理流程5.2.1 接收5.2.1.1 应明确会计档案接收人员。清点档案资料的类型和数量。5.2.1.2 确认无误后,应填写会计移交服务单位交接表(见附录 B)
10、。5.2.2 分类5.2.2.1 会计档案的分类工作应由会计人员负责,档案服务人员进行档案整理时应进行二次复核,同 时需初步核查会计档案是否齐全完整,是否符合归档要求,包括但不限于:a) 会计档案封面填写是否准确完整;b) 封面填写内容是否与该册档案相符;c) 会计账簿启用表填写及签章是否完整;d) 会计凭证号是否与实际数量相符合。5.2.2.2 会计档案分类原则如下:a) 按会计资料形式分类:即按会计资料的内容形式分类;b) 按会计年度分类:即按会计档案所属的会计年度分类;c) 按保管期限分类:即按会计档案的保管期限分类(见附录 C);d) 按组织机构分类:即按会计档案形成的组织机构分类,一
11、般用于总预算会计单位的会计档案分 类;e) 按会计类型分类:即按会计档案反映的会计类型分类,一般用于税务机关的会计档案分类。5.2.3 排列5.2.3.1 会计凭证类按记账凭证号组件,记账凭证及其附带的原始凭证、其他附件等组成一件。件内按记账凭证、原始凭证、其他附件的顺序排列。5.2.3.2 会计凭证按适当的时间周期组卷,卷内会计凭证按凭证号先后顺序排列,会计凭证案卷按时间先后顺序排列。5.2.3.3 固定资产卡片按固定资产编号组件。5.2.3.4 会计账簿类按总账、明细分类账、银行存款日记账、现金日记账、固定资产卡片、其他辅助账簿的顺序排列,同一类型的会计账簿按时间顺序排列。5.2.3.5
12、财务会计报告类按财务会计报告、会计报表、部门决算报表、其他财务报告分别组卷,卷内财务会计报告按形成时间先后顺序排列,同一类型财务会计报告案卷按时间先后顺序排列。5.2.3.6 其他会计资料按类别结合时间整理组卷,不同类别和保管期限的会计资料不应组成一卷。5.2.4 编号5.2.4.1 排列好的会计资料应编制档号,会计档案的编号结构模式为:全宗号-档案门类代码年度- 保管期限代码-案卷号,其中门类代码设置为二级,结构图如图 1 所示。3XXXX KU XX XXXX XX XXXX案卷号保管期限代码年度二级门类代码一级门类代码全宗号图 1 会计档案的编号结构5.2.4.2 会计档案的档号编制规则
13、如下:a) 全宗号:采用 4 位阿拉伯数字或者大写汉语拼音字母与阿拉伯数字的结合标识,具体由行政事业单位决定;b) 一级门类:会计档案的代码为“KU”;d) 年度:文件材料形成年度,采用四位阿拉伯数字标识,如:“2023”;e) 保管期限:“永久”以代码“Y”标识,“定期 30 年”“定期 10 年”,分别用“D30”“D10” 标识;f) 案卷号:采用 4 位阿拉伯数字标识,不足 4 位的前面用“O”补足。示例:0499-KUZB2023-D30-0001,表示 2023 年形成的 0499 号全宗第 1 卷会计档案,属于会计账簿类,保存期限为 30 年。5.2.5 编目5.2.5.1 应依
14、据档号顺序编制会计档案文件目录。5.2.5.2 目录宜由系统生成或使用电子表格进行编制。5.2.5.3 编目应准确、详细,便于检索。5.2.5.4 目录可设置序号、档号、责任者、日期、密级、备注等项目。5.2.6 修整5.2.6.1 对会计档案中的书钉、大头针、别针等杂物进行拆除。5.2.6.2 对会计档案的文件统一方向摆放,横版格式档案表头朝左。5.2.6.3 对影响档案质量的资料进行相应处理,包括但不限于:a) 对不规范的材料纸张,用 A4 统一规格纸张底单重新粘贴,不影响资料的正常查阅;b) 对内容模糊、原件破损的档案进行修补。5.2.7 编 页4c) 二级门类:按照凭证 (PZ)、账簿
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