吉大武协组织结构咨询项目建议书.doc

吉大武协组织结构咨询项目建议书

1 项目背景介绍
1.1项目背景
吉林大学武术协会是由吉林大学在校本专科生、研究生、博士生、留学生等武术爱好者自发组织的跨院系的非营利非官方学生社团。自1987年成立以来，协会以发扬武术精神、培养武术人才、弘扬中华武术和中华武德为根本宗旨；以“文明其精神、锻炼其体魄”为基本精神，以“实现强身健体、防身自卫”为根本目的；成为喜爱武术的师生的乐园。
2009年12月5日原吉林大学武术协会、原新民校区武术协会、原和平校区精武协会合并成为吉林大学武术协会。随着武术协会的不断发展，在管理工作中也出现了这样或那样的问题，协会的组织结构面临着变革和发展。
本项目建议书是在与吉林大学武术协会会长、副会长、以及部分会员接触了解后，根据协会具体现状所做出的分析与建议解决方式。旨在帮助武术协会改善组织管理体系，提高部门工作效率，能够更好的运作造福于广大师生。
1.2武协组织现状调查与对需求的理解
1.2.1武协组织现状调查
目前，武术协会日常训练及重大活动事宜均由组织机构负责，组织机构依民主集中制原则、各部协调工作。各项活动必须遵照校内各项规章制度。
吉林大学武术协会由曾获全国冠军的本校武术教练李廷奎老师担任武术总指导和特别顾问。
武术协会组织机构由会长、副会长、秘书部、宣传部、网络部、外联部、竞训部、内务部组成。
会长由有武术基础、掌握或熟悉一种或几种武术套路并具有一定的领导才能和一定的工作能力的人担任。会长享有主要的决定权，掌握协会的发展方向，对各部的工作进行分配。会长、副会长及秘书部统一管理全会日常工作及主持各重大活动。
副会长一名，其职能是协助会长管理协会日常工作，协调各部具体工作。在会长因特殊原因不能执行工作时，副会长有权行使会长的决策权。
秘书部设部长副部长一至二名，其主要协助会长工作，管理协会的财务，日常工作，学年工作计划和工作总结，会员档案管理，会议的主持，事宜的通知等。秘书部有权召开全体会议，其余需两部或两部以上才可要求召开全体会议。
竞训部设部长一至二名，主管日常训练工作，组织参加各种大型活动。
网络部设部长一名，负责网站的建设与维护及用网站积极宣传武协，并且有权用网络举办有益于协会的活动。
宣传部设部长一至二名，主管武协日常及重大活动的宣传。对外打造武术协会的良好形象，对内培养会员的团结精神。
外联部设部长一名，负责对外联络工作，为各项演出竞赛争取外部赞助，扩大对外形象。
内务部设部长一名，负责各部之间的协调与合作，补充各部工作疏漏。
1.2.2对武术协会组织结构需求的理解
吉林大学武术协会建立20多年以来，不断发展壮大，从只有十几人到现在每年约300新会员、累计会员3000多人。如何能够高效的管理社团的日常工作，如何才能继续发展武协，如何才能惠及更多的师生是武协组织结构内人员需要思考的问题。特别是今年三校区武协合并，组织结构变革迫在眉睫。
合并后的武协更加需要合理、有效的组织结构，无论对内还是对外的各方面工作能够有合适的人做恰当的工作，达到没有闲人、没有遗漏的事务。各部门各司其职，又能够相互沟通。各部门每个位置上的同学不仅能够学到更多的知识、锻炼自己的能力，也能够与各学院、各年级的同学和睦相处，团结一致。实现武术协会的目标。

2 项目目标和范围
1、协助武协进行管理诊断，发现武协现存的管理问题。
2、向武协提供适应近期和中期发展目标的组织结构，各部门、岗位的职责以及绩效评估等方面的咨询。帮助武协围绕其核心目标建立起强有力的组织管理体系。
3、在上述咨询的基础上，根据武协的需要，提供可能的实施方面的支持。

3 咨询方法和预期成果
3.1咨询方法
方案设计
评估
协助实施

* 武协现有的组织结构是什么？
* 目前组织结构是否合理？效率如何？
* 制定组织结构模型
* 制定部门岗位职责体系
* 制定组织结构调整计划
* 协助培训、实施

3.2咨询成果
项目成果不仅仅是起草和完成服务所约定的各种咨询报告和方案，应该包括该项目的全部完成过程、不间断的交流与沟通、连续的培训、具有实际操作指导意义的咨询报告与方案以及后续的支持与服务。
管理咨询过程是对企业整体状况的诊断、评估；对于企业未来可能的发展方向和路径的研究以及整体管理的改善过程。咨询顾问的价值是以专业的角度为客户寻求解决问题、克服障碍、提升价值、规避风险、快速成长的整体方案。

4 整体解决思路和操作步骤
4.1项目启动
在项目开始阶段需要做些具体的工作，包括项目或项目阶段的规划、实施和控制等过程、只有在项目的可行性研究结果表明项目可行，或项目阶段必备的条件成熟或已经具备条件的时候才可以启动。
企业现状前期诊断
经过与武协人的接触与交流，对武协历年来的管理流程以及运作模式有了更深入的了解。通过收集到的有关武协的资料以及目前社团外界硬件环境和人文环境状况分析，能够发现武协当前组织结构以及管理工作中存在一些问题亟待解决。
首先，武术协会性质是非营利非官方的学生社团的定位给武术协会的管理人员一种错觉，认为管理工作都是自愿且无偿的，凭自己的喜恶来做事。这在某种程度上造成对工作不负责任，慵懒散漫，效率低下的不良后果。更重要的是，一个人懒散的工作风气会影响到更多的人，使想要努力做事，锻炼自己的同学望而却步。
其次，协会管理工作与企业或其他事业单位等的管理不一样，因为组织结构中人员每年都会一次性彻底更新。这造成了每年周期性青黄不接的一段时期，不断的循环，每年都从头、从零开始，大大阻碍了武协的发展。武协文化、优良传统以及工作经验的传承工作开展困难。
第三，由于社团管理的特殊性，往往使得协会会长独揽大权。同时，会长的负担和责任也更大。这会造成协会总因会长个人的原因导致每年的发展方向大相径庭。在协会里的各项决策也容易出现失误。同时，同样身为学生的会长有时候会因协会工作耽误本专业的学习。这与武协的宗旨相抵触。
第四，每年各部门的人员更替使得各部门之间的交流工作成为最头大的问题。没有一个专门的部门或者岗位来联络各部门的部长、副部和干事，各部门不能在接到活动工作时及时反应及时沟通，使得效率低下。特别是各个组的教练前后顺利更替以及横向交流工作十分重要，但是往往难以做到。
第五，武协最重要的活动除了日常训练外，就是每年的各种晚会表演以及比赛等，但是从接到邀请直至表演结束，其中的管理流程比较混乱。工作没有规划，往往临阵磨枪，使得活动的开展显得粗糙浮躁。
第六，会长几乎承担起武协的每项事务，通常事必躬亲。而各部门的工作职责分工不够明确、不够合理。有的部门事务繁多，即使人员相对较多，也仍然显得忙碌；相反有的部门往往空设职位，几乎没有什么工作和任务。容易造成人员心理不平衡，影响工作人员士气。
4.2项目实施
4.2.1武协文化整合
武协之“家文化”
武协是服务于广大师生的一个平台，武协人都是兄弟姐妹，平等相待，和睦相处，团结一致，共同奋斗。武协里相处的氛围应该是真诚的，温馨的，轻松的，开心的；对待训练学习时是执着的，认真的，持之以恒的，永不言弃的。能够让武协人都感受到在大学里还有另一个家，那就是武协！
公益+商业经营理念整合
因为武协是非盈利非官方的社团，没有固定资金的支持。每一个会员进入武协时都会缴纳一定的会费，这是维持协会正常运作的费用。但是会费往往只能维持正常的活动，无法使武协更进一步的发展与壮大。武协的经营与运作应该借鉴企业单位的经营模式，为武协筹集资源，以协助武协的发展。武协组织结构中的人员在此过程中感受一起学习一起成长一起奋斗的美好经历，也能够丰富自己的大学生活，增长见识和增强能力。这些都是作为大学生渴望得到的宝贵经历。
文化传承，以人为本
作为组织机构中的一员，同时也是武协中一名普通的武协会员。在为热爱的武协工作的同时，也是在为广大的武协会员服务。使武协会员能够学到想学的，得到想得到健康的身体，杰出的能力。在任一年里，除了做武协的工作外，应主意对下任的培养，把武协的文化和自己以及前人的经验传承下去。
4.2.2武协组织架构重组
要成为一个高绩效组织，在组织结构上必须具备三大成功要素：
1. 以各负其责的事业部为核心设计组织结构，同时明确一个专注于经营目标的精干的核心角色。
2. 形成有效的关键人物对各部门实行管理和控制的程序
战略计划
经营运作预算计划
人力资源计划与管理
3. 建立完善的与个人工作成果挂钩的考核激励机制，使付出与得到相一致：鼓励创新，树立个人奋斗理念。
对于武协的组织结构重组，为实现高效，可以从以下几方面着手：
1、清晰、合理的部门划分和武协各部职能界定
对武协内外部环境进行准确全面的分析，增加现在缺少的部门和职位，取消当前有闲置人员的部门与岗位。对武协会长、副会长以及各部门的工作与职责进行清晰的界定。
特别的，由于武协三校区合并，要根据各校区的不同状况设置不同的组织结构体系。中心校区武术协会处于成熟期，协会内事务比较繁杂，组织结构设置最为复杂。需要更多的协调和沟通。新民校区和和平校区武协均处于成长期，组织机构设置应简化，提高工作效率，重点在于壮大武协的队伍，寻找志同道合的伙伴。
对于各部门的任务设定，应该根据各部门不同的特点来划分。每个部门分别由部长、副部长、干事组成。每个部门由于职责和工作的多少不尽相同，人数可以灵活处理。一般来说，部长、副部、干事的工作由总体到具体。
例如，对宣传部职能初步设置：
部长：全面负责宣传部工作，做好和会长、副会长的协调工作和与其他各部门的沟通与合作。对外界的宣传手段和宣传效果应有宏观、准确的了解和认识。并且运用各种合理的宣传措施对外树立武协良好形象，对内促进会员的团结一致。
副部长：辅助部长工作。联络组全面负责会员联络，确保会员尽量来参加训练和协会其他的活动。宣传组做好海报、条幅的宣传，宣传片的策划制作和与网络部、编辑部的合作。
干事：宣传组定期采写新闻稿件，搜集和武术有关的知识，负责设计海报和传单；联络组要与会员保持良好的联系，并利用地理优势承担一定的宣传工作，例如贴海报等。
2、建立和完善管理流程是管理高层对事业部有效监控和事业部高效运作的关键
战略计划
会长、副会长与各部部长商议制定通过武协的的发展战略计划。
经营运作与预算计划
由秘书部的财务人员与其他各部的财务人员相互沟通设计运作流程，同时负责撰写财务预算计划。
人力资源管理
由现任的会长、各部部长等挑选、重点培养下届对象，传承文化与经验。对特别优秀和有特殊能力的人，可以适当的设立合适的职位。
3、系统地制定关键业绩指标和相关的激励机制
应符合武协不同阶段的目标，三校区武协处于不同阶段，需制定不同的指标和激励机制。
运用关键业绩指标，制定目标、评估业绩。对完成工作优秀，对武协贡献大的会员，进行一定的奖励。对完成工作不认真的会员进行劝导，如果无法沟通，则另寻其他合适人选。
对各部门各岗位人员定期评估，提供反馈信息，以便及时发现漏洞和失误，及时纠正。
4.3项目终止
项目成果交付以及结束报告

5 项目时间表和咨询费用预计（略）
6 咨询顾问成员简介（略）