DB34∕T 3794-2021 办公物业会务服务规范.pdf
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1、 ICS 03.080 CCS A 20 34 安徽省地方标准 DB34/T 37942021 办公物业会务服务规范 Specification for office property conference service 2021 - 01 - 25 发布 2021 - 02 - 25 实施安徽省市场监督管理局 发 布DB34/T 37942021 I 前言前言 本文件按照GB/T 1.12020标准化工作导则 第1部分:标准化文件的结构和起草规则的规定起草。 请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。 本文件由安徽省物业服务标准化技术委员会(AH/TC 75
2、)提出并归口。 本文件起草单位:淮南东华实业(集团)有限责任公司、合肥美而特物业服务有限公司。 本文件主要起草人:雷鸣、裴治松、刘旭、王远、蔡军、常征、洪晓璐、邱梦童、程阳阳、鲍梦洁、陈晨、郭敏、季成、丁丁、管利。 DB34/T 37942021 1 办公物业会务服务规范 1 范围 本文件确定了办公物业会务服务的基本要求,并规定了会务服务中的会前准备、会中服务、会后整理以及应急处理、评价与改进等要求。 本文件适用于物业服务企业提供的会务服务。 2 规范性引用文件 本文件没有规范性引用文件。 3 术语和定义 下列术语和定义适用于本文件。 3.1 办公物业 Office property 已建成并
3、投入办公使用的各类房屋及与之相配套的设施、设备和场地。 3.2 会务服务 Conference services 为会议服务、会场布置、礼仪服务等提供策划、执行的综合性的服务。 3.3 会务服务人员 Conference services personnel 提供直接会务服务的人员,以及其他辅助服务人员。 4 基本要求 4.1 机构 4.1.1 应有独立法人资格,经营范围应包含物业管理服务,具有统一社会信用代码,各类证照齐全。 4.1.2 应根据服务合同约定并结合会务特点、需求,设置满足要求的具体服务部门。 4.1.3 应按合同要求配备提供会务服务的人员,加强会务服务人员的保密工作,定期组织培
4、训,熟悉会议接待工作,熟练操作会务设备和工具。 4.1.4 应有固定的办公场所和工作用房,配备提供会务服务设备、工具和物资。 4.2 人员 4.2.1 会务服务人员的工作职责包括但不限于: 会前准备、会中服务、会后清理及会议服务记录; 会场布置、卫生清洁、会议用品摆放等工作; 会场引导、物品存放、会议提醒、会场秩序维护等工作; DB34/T 37942021 2 会务服务物资的管理与维护; 会场设施设备及会议保障系统的管理与维护; 其他交办的事项。 4.2.2 会务服务人员的基本要求包括但不限于: 大专及以上学历; 身体健康,年龄宜不超过 40 周岁; 五官端正、身材匀称,形象较好; 女性身高
5、宜 165cm-175cm、男性身高宜 175cm-185cm; 待人热情友善、举止大方得体; 统一服装、统一工牌、统一发型、统一妆容; 具有良好的沟通交流和社交礼仪能力。 4.3 制度 应建立健全会务服务管理制度和工作规范,包括但不限于: 会务人员接待规范; 会务人员迎宾规范; 会务人员引导规范; 会议茶歇安排须知; 车辆引导与停放制度; 会议服务类型与等级标准; 会场秩序维护规范。 5 会前准备 5.1 方案制定 会务服务部门接到会议通知后,应根据会议要求, 制定会务服务方案,并经会议主办方确认。会务服务方案包括但不限于: 人员要求,如人员数量、年龄、身高; 工作要求,如会场引导、休息室服
6、务、会务礼仪、会场秩序维护; 会场要求,根据主办方要求设置主席台,摆放会议桌椅、徽标、会标、旗帜、绿植鲜花、果盘、席卡,准备、安装、调试视频、音频、投影、话筒等,准备、摆放写字板、便签纸、会议用笔等会议辅助用品; 其他要求。 5.2 人员准备 根据方案安排会务服务人员,会前 2 小时到位,了解会务服务方案,熟悉会场,并组织演练。 5.3 会场准备 应按方案要求准备会场,至迟于会前1小时完成会场准备工作。会场准备一般应达到下列要求: 桌椅摆放要求整齐、规范,用标尺衡量,横对齐、竖对直; 水牌、座签、茶杯、矿泉水、湿纸、抽纸、加热小毛巾等摆放在规定位置; 茶杯宜置于参会人员的正前方,与参会人员保持
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