DB13∕T 5329-2021 水利工程建设项目档案管理规程.pdf
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1、ICS 93.160 CCS P 55 DB13 河北省地方标准 DB 13/T 53292021 水利工程建设项目档案管理规程 Rules for the arrangement of water conservancy project archives 2021 - 01 - 21 发布 2021 - 02 - 21 实施 河北省市场监督管理局 发 布 DB13/T 53292021 I 目 次 前言 . II 1 范围 . 1 2 规范性引用文件 . 1 3 术语和定义 . 1 4 基本规定 . 2 5 组织机构及职责任务 . 2 6 档案分类方案及编号 . 4 7 纸质文件收集与整理
2、. 4 8 照片文件收集与整理 . 7 9 录音录像文件收集与整理 . 8 10 实物档案收集与整理 . 8 11 项目文件归档 . 9 12 项目电子文件 . 9 13 档案著录 . 11 14 档案管理 . 11 15 档案验收 . 12 16 档案移交 . 14 附 录 A (资料性)水利工程建设项目文件归档范围和保管期限 . 15 附 录 B (资料性)竣工图编制要求 . 21 附 录 C (规范性)案卷编目 . 24 附 录 D (规范性)档号章 . 29 附 录 E (资料性)水利工程建设项目档案管理情况登记表 . 30 附 录 F (资料性)纸质档案案卷著录表 . 31 附 录
3、G (资料性)纸质档案卷内文件著录表 . 32 附 录 H (资料性)实物档案著录表 . 33 附 录 I (资料性)档案验收申请表 . 34 附 录 J (资料性)档案验收申请表 . 34 DB13/T 53292021 II 前 言 本文件按照GB/T 1.12020标准化工作导则 第1部分:标准化文件的结构和起草规则的规定起草。 本文件由河北省水利厅提出并归口。 本文件起草单位:沧州市水利工程质量技术中心、河北省水利工程质量安全技术中心、沧州水利勘测设计院、中电建路桥集团有限公司、沧州水利工程处、沧州昊海水利工程质量检测有限公司、河北华禹工程咨询有限公司等。 本文件主要起草人:王彩玲、沈
4、秀云、樊永治、贾玉玲、刘兴旺、刘思鸣、修海臣、张子敏、樊琨、王娅菲、杨青、马英娜、郭小刚、孟高原、袁栋栋、郝林平、王永庆、冯象千、张文凯、崔宏才、陈雷、韩迪、沈鑫策、薛宝东、张文斌、李寿海、蒋根华、赵文广。 DB13/T 53292021 1 水利工程建设项目档案管理规程 1 范围 本文件规定了水利工程建设项目档案管理的基本规定、组织机构及职责任务、档案分类方案及编号,明确了纸质文件、照片文件、录音录像文件、实物档案的收集与整理,项目文件归档,项目电子文件,著录,档案管理,档案验收,档案移交等要求。 本文件适用于新建、改建、扩建等水利工程及水利工程的除险加固、维修养护,其它工程可参照执行。 2
5、 规范性引用文件 下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中,注日期的引用文件,仅该日期对应的版本适用于本文件;不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。 GB/T 10609.3 技术制图 复制图的折叠方法 GB/T 11821 照片档案管理规范 GB/T 11822 科学技术档案案卷构成的一般要求 GB/T 18894 电子文件归档与电子档案管理规范 DA/T 28 建设项目档案管理规范 DA/T 31 纸质档案数字化规范 DA/T 38 电子文件归档光盘技术要求和应用规范 DA/T 50 数码照片归档与管理规范 DA/T 69 纸质归档文件
6、装订规范 DA/T78 录音录像档案管理规范 3 术语和定义 下列术语和定义适用于本文件。 3.1 水利工程建设项目 water Conservancy projects 在质量、工期和投资目标条件约束下,涉及防洪、除涝、灌溉、发电、引水、供水、滩涂治理、水土保持、围垦、移民、水资源保护等工程形成固定资产的一次性建设活动。 3.2 收集 collect 按照档案形成的规律,把分散的项目文件进行接收、征集的过程。 3.3 整理 tidying up DB13/T 53292021 2 按照一定的原则,对项目文件进行鉴定、分类、 排列、编目、装订、编页、装盒、排架,使之有序化的过程。 3.4 档号
7、 archival code 以字符形式赋予档案实体的用于固定、反应档案类别和排列顺序的一组代码。 3.5 立卷 generating test paper 将有联系的若干份有保存价值的文件材料经过分类、编目而组成案卷的一个过程。 3.6 归档 place on file 将处理完毕且具有保存价值的项目文件经系统整理后交项目法人档案管理机构的过程。 3.7 水利工程建设项目档案 hydraulic Engineering 水利工程建设项目在前期立项、建设实施、生产准备、竣工验收等工程建设全过程中形成的具有保存价值并经过整理归档的文字、图表、音像、实物等不同形式的项目文件。 3.8 项目电子档案
8、 digital project archive 项目建设过程中产生的、具有保存价值并归档保存的一组有联系的电子文件及其相关过程信息的集合。 3.9 水利工程建设项目档案验收 archives acceptance of water conservancy construction project 水行政主管部门依法组织的水利工程建设项目档案专项验收。 3.10 水利工程建设项目档案移交 file transfer of water conservancy construction project 项目法人将项目档案交运行管理单位、项目主管部门或有关档案管理机构的过程。 4 基本规定 4.1
9、档案管理要求 4.1.1 档案管理应按照“统一领导、分级管理、各负其责、有效利用”的原则,实行集中统一管理。 4.1.2 档案管理应融入项目建设全过程,与工程建设管理同步实施。 4.1.3 各参建单位应通过节点控制强化项目文件管理, 实现从项目文件形成、 流转到归档管理的全过程控制。 4.1.4 各参建单位均应配备满足档案管理工作需要的人员、经费、设施、设备等管理资源。 4.1.5 项目档案应完整、准确、系统、规范和安全,满足建设、管理、监督、运行和维护等活动在证据、责任和信息等方面的需要。 4.2 档案保管期限 4.2.1 水利工程建设项目档案保管期限分为永久和定期两种,定期分为 30 年和
10、 10 年。 4.2.2 同一卷内有不同保管期限的文件时,保管期限应从长。 5 组织机构及职责任务 DB13/T 53292021 3 5.1 组织机构 5.1.1 各级水行政主管部门应负责项目档案工作的监督、检查和指导。 5.1.2 项目法人应明确档案工作的分管领导,设立或明确与工程建设管理相适应的档案管理机构。 5.1.3 各参建单位应配备满足工作需要的档案管理人员, 在工程建设期间保持相对稳定, 不得随意更换。如确因特殊原因进行工作变动的,必须对其负责的应归档文件办理交接手续。 5.1.4 项目档案人员应具备档案专业知识和技能, 掌握一定的项目管理和相关工程技术专业知识, 经过项目档案管
11、理业务培训。 5.1.5 项目法人应建立以档案管理机构为核心, 工程管理相关部门和参建单位参与的水利工程档案管理工作网络,并建立沟通协调机制。 5.2 职责任务 5.2.1 项目法人职责任务 5.2.1.1 项目法人对项目档案工作负总责,实行统一管理、统一制度、统一标准;业务上接受档案行政管理部门和上级主管部门的监督、指导。 5.2.1.2 应在招投标文件中明确项目文件管理要求。与其他参建单位签订合同、协议时,应设立专门章节或条款,明确项目文件管理责任,包括文件形成的质量要求、归档范围、归档时间、归档套数、整理标准、介质、格式、费用及违约责任等内容。监理合同条款还应明确监理单位对所监理项目的文
12、件和档案的检查、审查责任。 5.2.1.3 应建立项目文件管理和归档考核机制,对项目文件的形成、积累和归档等情况进行考核。对参建单位进行合同履约考核时,应对项目文件管理条款的履行情况做出评价;合同款完工结算、支付审批时,应审查项目文件归档情况,并将项目文件是否按要求管理和归档作为合同款支付前提条件。 5.2.1.4 负责制定符合本工程建设实际的项目文件管理和档案管理相关制度, 包括档案管理办法、 档案分类大纲和分类方案、项目文件归档范围和档案保管期限表、档案整编细则,并组织协调工程管理相关部门和参建单位实施。 5.2.1.5 负责制定项目档案工作方案,对其他参建单位进行项目文件管理和归档交底。
13、 5.2.1.6 应按档案行政管理部门和主管部门相关规定, 做好项目档案验收的准备和整改工作, 并向上级水行政主管部门进行档案管理登记。 5.2.2 项目法人档案管理机构职责任务 5.2.2.1 负责监督指导工程管理相关部门及参建单位项目文件的形成、收集、整理和归档工作。 5.2.2.2 组织工程管理相关人员和档案管理人员开展档案业务培训。 5.2.2.3 参加工程建设重要会议、重大活动、阶段性检查验收和竣工验收。 5.2.2.4 负责审查项目文件归档的完整性和整理的规范性、系统性。 5.2.2.5 负责项目档案的接收、保管、统计、编研、利用和移交等工作。 5.2.3 项目法人工程管理相关部门
14、职责任务 5.2.3.1 负责对项目技术文件的规范性提出要求,组织对勘察、设计、监理、施工(或总承包)、质量检测、供货等单位归档文件完整性、准确性、有效性和规范性进行审查。 5.2.3.2 负责对本部门形成的项目文件进行收发、登记、积累和收集、整理归档。 5.2.4 其他参建单位职责任务 5.2.4.1 应建立符合项目法人要求的项目文件管理制度和档案管理制度,报项目法人确认后实施。 DB13/T 53292021 4 5.2.4.2 负责所承担工程项目文件的收集、整理和归档工作,接受项目法人的监督和指导。 5.2.4.3 监理单位负责对所监理项目的归档文件进行检查, 履行审核签字手续, 提交工
15、程档案专项审核报告。 5.2.4.4 实行总承包的建设项目, 总承包单位应负责项目总承包范围内项目文件的收集、 整理和归档工作的组织协调。建立总承包范围内的项目档案工作组织,履行档案管理职责和任务。各分包单位应负责其分包部分项目文件的收集、整理,提交总承包单位审核,总承包单位应签署审查意见。 6 档案分类方案及编号 6.1 档案分类方案 6.1.1 分类原则 6.1.1.1 项目法人应结合有关规定和工程实际编制档案分类方案。 6.1.1.2 应根据项目档案的内容、特点和形成规律统一分类标准。 6.1.1.3 应符合逻辑性、实用性、可扩展性,并保持相对稳定。 6.1.1.4 应反映项目从立项到竣
16、工验收期间整个工程建设活动的全过程。 6.1.1.5 应满足信息化要求。 6.1.2 分类方法 按照项目档案形成阶段、区段、标段、专业、内容等特征进行分类。 6.2 档案编号 6.2.1 编号原则 6.2.1.1 应遵循唯一性、合理性、连续性、稳定性、扩充性和简单性的原则。 6.2.1.2 应保持整个项目档案的有机联系,档案编号体系连续完整,归档权限分明,有利于项目档案的分类整理、归档、统计、检索、保管和利用。 6.2.1.3 应按类别确定,不分保管期限、不分年度编制,且不应有空号。 6.2.2 编号方法 按照工程建设各阶段、参建单位的分标方案、项目划分及归档文件类别,结合监理(施工)标段代号
17、、合同编号统一编制。 7 纸质文件收集与整理 7.1 收集 7.1.1 项目建设过程中形成的、 具有查考利用价值的各种形式和载体的项目文件均应收集齐全。 水利工程建设项目文件归档范围及保管期限表见附录 A。 7.1.2 项目法人应依据附录 A 的表 A.1,结合项目建设内容、特点、管理模式等特征制定符合项目实际的归档范围和保管期限表。 7.1.3 项目划分多个标段时,不同标段项目档案应分别收集。 7.1.4 项目文件应在办理完毕后及时收集,并实行预立卷制度。 7.1.5 收集的文件应格式规范、内容准确、文字清晰、页面整洁、编号规范、签字及盖章完备。 DB13/T 53292021 5 7.1.
18、6 归档的文件应为原件,真实记录和准确反映项目建设过程和竣工时的实际情况。 7.1.7 对表格类文件应格式统一,填写规范,不需填写的部分写“无”或“/”或“以下为空白字样”。 7.1.8 文件(第一套)必须为正本、原件,因故用复制件归档时,应加盖复制件提供单位的公章或档案证明章,确保与原件一致。 7.2 整理 7.2.1 整理要求 7.2.1.1 按照“谁形成、谁收集、谁整理”的原则,项目文件应由形成单位进行整理。 7.2.1.2 涉及多个单位共同形成或请示与批复的项目文件,各单位均应收集整理,为避免重复归档, 宜参照附录 A 的表 A.1 进行项目文件整理。 7.2.1.3 应兼顾项目档案的
19、种类、数量及厚度,以“卷(册)”为保管单位分类整理。 7.2.1.4 竣工图是水利工程档案的重要组成部分, 一般由施工单位负责编制, 须符合竣工图编制要求见附录 B。 7.2.2 分类组卷 7.2.2.1 组卷应保持卷内文件材料之间的有机联系,组卷合理,整理规范,符合档案管理要求,便于保管和利用。 7.2.2.2 项目前期文件、项目管理文件按事由结合时间顺序组卷,其中招标投标、合同协议文件按招标的标段、合同组卷;勘察设计文件按阶段、专业组卷;施工技术文件按单位工程、分部工程或阶段、结构、专业组卷;信息系统开发文件按应用系统组卷;设备制造、采购文件按专业、系统、台套组卷;监理(监造)文件按监理(
20、监造)的合同标段、事由结合文种组卷;科研文件按科研项目(课题)组卷;试运行、竣工验收文件,按工程阶段、事由结合时间顺序组卷。 7.2.3 排列 7.2.3.1 案卷按工程建设程序、项目划分、专业和内容排列。 7.2.3.2 项目前期文件、项目管理文件按主题、事由排列;施工文件按综合管理、施工技术支撑、施工(安装)记录、检测试验、评定验收排列;信息系统开发文件按需求、设计、实施、测试、运行、验收排列;设备文件按质量证明、开箱验收、随机文件、安装调试、检测试验和运行维修排列; 监理(监造)文件按依据性、工作性文件顺序排列;科研项目文件按开题、方案论证、研究实验、阶段成果、结题验收排列;生产准备、试
21、运行、竣工验收文件按主题、事由排列。 7.2.3.3 卷内文件顺序按照印件在前,定稿在后;正件在前,附件在后;复文在前,来文在后;通知在前,回复在后;文字在前,图样在后;译文在前,原文在后;批复在前,请示在后的原则进行排列。 7.2.4 案卷编目 7.2.4.1 案卷编目包括案卷封面、卷内目录、卷内备考表、案卷目录,案卷编目见附录 C。 7.2.4.2 卷内文件页码编写: a) 卷内文件有书写内容的页面均应编写页号; b) 每卷单独编号,统一使用自动号码机编写页号,用阿拉伯数字从 1 依次标注; c) 页号编写位置单面书写的文件在右下角;双面书写的文件,正面在右下角,背面在左下角。折叠后的图纸
22、一律在右下角; d) 图册或印刷成册的文件材料,自成一卷的,如果页号连续完整,沿用原页号;如果已有页号且不连续应重新编写页号; DB13/T 53292021 6 e) 案卷封面、卷内目录、卷内备考表、案卷目录不编写页号。 7.2.4.3 案卷封面编制: a) 案卷封面宜印制在卷盒正表面,亦可采用内封面形式,案卷封面式样见附录C.1; b) 案卷封面的内容应包括档号、案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级; c) 案卷题名,应简明、准确地揭示卷内文件的内容,主要包括产品、科研课题、建设项目、设备仪器名称或代字(号)、结构、阶段名称、文件类型名称、文件标题、文种等; d) 立卷单位,应填写
23、负责组卷单位全称或规范简称; e) 起止日期, 应填写案卷内文件形成的最早和最晚的时间-年、 月、 日 (年度应填写四位数字,月和日应分别填写两位数字,下同); f) 保管期限,应填写组卷时依照有关规定划定的保管期限; g) 密级,应填写卷内文件的最高密级,没有密级的不录; h) 档号,由全宗号、分类号(或项目代号或目录号)、案卷号组成。全宗号,需向档案馆移交的档案,其全宗号由负责接收的档案馆给定。分类号,应根据项目法人单位档案分类方案设定的类别号确定。项目代号,由所反映的产品、课题、项目、设备仪器等的型号、代字或代号确定。目录号,填写目录编号。案卷号,应按一定顺序填写档案排列后的流水号,录入
24、形式为1、2、3。 7.2.4.4 卷内目录编制: a) 卷内目录应排列在卷内文件首页之前,卷内目录式样见附录C.2; b) 序号,应填写卷内文件的排列流水号,录入格式为 001、002、003; c) 责任者,应填写文件形成者或第一责任者; d) 文件编号,应填写卷内文件的发文字号或图号,应照实抄录,不能省略,没有文号(或相关代号)的可不填写; e) 文件题名,应填写卷内文件的标题。文件无标题、标题不规范,或者标题不能反映文件主要内容,应自拟题名或补充题名,拟写标题外应加“ ”符号; f) 日期,应填写文件的形成日期,竣工图应填写编制日期。 “一份文件材料”涉及多个日期时,原则上填写最晚的日
25、期;对于只有月份没有日期的文件均填写01日(月报、年报除外); g) 页号应填写文件在卷内所排的起始页号,最后一份文件应填写起止页号; h) 页数应填写每件文件总页数; i) 备注可根据实际填写需注明的情况。 7.2.4.5 卷内备考表编制: a) 卷内备考表应排列在卷内文件的尾页之后,或直接印制在卷盒内底面。卷内备考表式样见附录C.3; b) 卷内备考表应标明案卷内全部文件总件数、总页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。如:添加、移出文件情况、复印件问题; c) 立卷单位的立卷人和检查人应在卷内备考表上签名,年、月、日应按立卷、审核时间填写; d) 互见号应填写反映同一内容不同载
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