高校生物实验室安全档案管理工作探析.pdf
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1、 ISSN1672-4305CN12-1352/N实 验 室 科 学LABORATORY SCIENCE第 26 卷 第 3 期 2023 年 6 月Vol.26 No.3 Jun.2023 高校生物实验室安全档案管理工作探析周 韬,王冬梅(福建师范大学 生命科学学院,福建 福州 350117)摘 要:高校实验室安全档案是实验室重要的历史资料和有形财富。生物实验室安全管理难度大,对档案的管理要求高。当前高校实验室安全档案管理工作存在归档薄弱、管理制度缺失、管理能力不强、管理手段落后、档案利用率低等问题,不利于安全工作的开展。为进一步规范高校生物实验室安全档案管理,从加强组织领导、健全规章制度、
2、加强业务指导、提高信息化水平以及提高档案利用率等四个方面,为高校生物实验室安全档案管理工作提出了措施。关键词:高校生物实验室;安全档案;安全管理中图分类号:X921;G642.0 文献标识码:A doi:10.3969/j.issn.1672-4305.2023.03.050Analysis on the file management of the safety work in the university biological laboratoriesZHOU Tao,WANG Dongmei(College of Life Sciences,Fujian Normal Universit
3、y,Fuzhou 350117,China)Abstract:Safety files are important historical data and tangible wealth of the laboratory.The safety man-agement of biological laboratories is difficult,which also need high management requirements.At present,there are some problems in the management of university laboratory sa
4、fety archives,such as weak archiv-ing,lack of management system,weak management capabilities,backward management methods,and low file utilization,which is not conducive to safety work.In order to further standardize the file management on the safety work of university biological laboratories,it prov
5、ides an effective way for the safety file manage-ment of university laboratories from the aspects of organizational leadership,establishment of regulations,strengthen business guidance,improve the level of informatization and the file utilization rate.Key words:university biology laboratory;security
6、 file;security management 收稿日期:2021-11-20 修改日期:2022-12-11作者简介:周韬,硕士,助理研究员,主要从事实验室安全管理、科研项目管理工作。E-mail:zhoutao0794 通讯作者:王冬梅,博士,副教授,主要研究方向为神经科学。E-mail:dmwang 基金项目:国家自然科学基金(项目编号:81400922);福建省教育厅项目(项目编号:JAT200088)。实验室是大学内涵建设的重要载体,同时也是开展教学和科研实验的重要场所,为青年学生成长成才的培养、关键核心技术的突破和经济社会发展提供了重要平台。生物实验室安全档案是在生物实验室开展
7、教学和科研实验、实验室建设和管理,以及社会服务等活动中产生的安全相关的文件、记录资料等1。在生物实验室安全管理中,档案管理在其中发挥着重要作用,对教学、科研和管理工作提供了重要的参考。加强生物实验室安全档案的收集、整理、保管、开发,可为生物实验室安全组织建设、制度规范、安全宣传与教育、检查与评估提供有力支撑。1 高校生物实验室安全档案管理存在的问题1.1 实验室安全档案归档意识薄弱当前生物实验室的实验课程等教学档案规范化程度较高,而安全档案建设意识不强。师生更注重实验内容研究本身,涉及实验室安全档案建设方面则明显不足。实验室有安全工作实际,多数是落实整改意见,往往忽略了安全档案资料的收集、分类
8、和整理,总体归档意识薄弱。在项目验收评审、实验室周韬,等:高校生物实验室安全档案管理工作探析安全检查、仪器设备办证、新进人员培训等情况下,就会暴露安全档案资料不全的问题,从而需花费大量时间进行查漏和补齐工作。1.2 实验室安全档案管理制度缺失近年来,国家对高校生物实验室安全管理越来越重视,科研实验室良好规范(GB/T 27425-2020)、病原微生物实验室生物安全管理条例(中华人民共和国国务院令第 424 号)、实验室生物安全通用要求(GB19489-2008)、病原微生物实验室生物安全环境管理办法(国家环境保护总局令第 32 号)以及实验动物管理条例(中华人民共和国国家科学技术委员会令第
9、2 号)等部分条例也有档案归集的规定,但往往监督不够,缺乏有效的落地制度。各高校也出台(修订)了校级的宏观管理制度,对实验室安全管理体系与主要职责、实验室安全教育与主要管理内容、安全检查与整改、安全事故处置与奖惩等做了系统规定,而对实验室安全档案的规定,仅有少数院校做了规定,且多数是以通知的形式发布,集约化程度不高、权威性和持续性不够2-3。1.3 实验室安全档案管理能力不强实验数据要可追溯,安全责任也要可追溯,这就对实验室档案管理人员素质提出很大挑战。实验室在编制少、人手不足的情况下,往往仅配有兼职安全管理员,兼职安全管理员精于“技术”却疏于“管理”,普遍管理能力不强。一方面,负责档案归档的
10、人员没有经过专门培训,缺乏档案管理专业知识,管理方法不科学。另一方面,涉及实验室安全行业法律法规较多,兼职安全管理员并非“全能选手”,难以掌握全部知识。同时对其培训的实施难度也大,导致该方面的人员管理能力较弱。1.4 实验室安全档案管理手段落后实验室信息管理系统、大型仪器共享系统、实验动物信息管理系统等已经在很多科研平台上得到应用,但多数独立实验室并没有接入系统。以福建师范大学为例,实验室与设备管理处自 2019 年成立以来,密集上线了国有资产管理系统(设备)、大型科研仪器设备开放共享管理系统、实验室安全教育管理平台、实验室化学品全周期管理平台、实验室安全巡检平台等 5 个管理信息系统,但没有
11、与档案管理相关的系统或模块。档案归档仍然停留在靠人工、留纸质材料的阶段,档案管理信息化、数字化、智能化程度不高,亟待提升。1.5 实验室安全档案开发利用率低归档意识不强、人员流动率高致使档案利用率低。一方面归档意识不强,由于档案资料来源面广,收集不够及时造成大量流失。或者资料杂乱无章,立卷分类不准确、不科学,难以保证阅读的有效性。另一方面,相对于实验安全责任人的固定,学生作为兼职安全员流动性高,安全档案少有交接的,或者交接后又没有及时培训,造成档案管理的脱节。很多档案被遗弃,并没有得到充分的利用。2 规范高校生物实验室安全档案管理工作的措施2.1 加强组织领导,落实管理员责任学校层面加强顶层设
12、计,规范全校各类实验室安全档案管理工作,出台具体实施制度,并做到监督指导工作;学院层面,应当设立组织和领导,明确分管实验室安全档案管理工作,遵循“谁主管、谁负责;谁建档、谁管理”的基本原则,建立学院-实验室负责人-兼职管理员三级管理体系,管理到位,责任到人。强化相关人员的归档意识,倡导业务工作与档案工作两手抓、两不误,在开展科研工作的同时,时刻牢记保存有价值的材料。具体来说,各实验室负责人加强对本实验室档案工作的领导,将档案工作切实纳入安全管理工作之中,做好基础性管理工作,更好地为学院教学、科研服务。各实验室负责人指派一名人员,具体落实档案的材料收集、整理、编辑和归档保存工作。每年有新进实验室
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