档案数字化外包风险及对策分析.pdf
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1、档案数字化外包是档案部门进行存量档案数字化工作的重要途径,在档案数字化工作中具有提高数字化效率和控制数字化成本的积极意义。但档案数字化外包存在诸多风险。在进行档案数字化外包工作时,需进行全面管理和控制,以确保数字化加工整体工作的质量和效率,从而推动档案数字化工作的开展,加快档案信息化建设的进程。关键词:档案数字化;外包服务;外包服务风险;档案信息安全doi:10.3969/j.issn.2096-2452.2023.04.011中图分类号:G273.3文献标识码:A文章编号:2096-2452(2023)04-0073-04随着我国档案信息化工作不断发展,数字档案馆建设不断推进,国家档案资源存
2、量数字化、增量电子化进程不断加快,档案资源的数字化开发和利用,在促进我国经济社会发展、扩大政府信息公开等方面发挥着重要的作用1。在这样的背景下,各级档案部门积极开展存量档案的数字化工作。面对大量需要进行数字化的存量档案,由于业务安排、人力资源、资金投入等方面的限制,档案部门自行对存量档案进行数字化加工的难度较大。因此让专业的公司承接档案数字化加工业务,以减轻档案人员在档案数字化方面的工作压力,优化资源配置成为很多档案部门的选择。一、档案数字化外包的意义1.有助于提高档案数字化效率数字化业务外包有利于提高档案数字化效率。成立时间早和档案信息化工作开展晚的档案机构、档案部门存量档案数量多,未进行数
3、字化的存量档案数量更是庞大。成立时间早的档案机构和部门存在大量年代久远的档案,这些档案非常珍贵、意义重大,但因年代久远,纸质载体老化、易碎,甚至已经碳化,亟需投入大量人力开展档案数字化工作加以保护。档案数字化是一项专业性较强的工作,有严格的操作规范和技术要求,而且密集型、专业性的档案数字化加工工作需要大量的操作人员才能完成,绝大多数档案机构由于自身业务原因,不可能将工作重心从日常档案业务完全转移到档案数字化建设上来。因此,缺少足够的、专业化的数字化加工人员成为制约存量档案数字化的一道障碍。有资质的档案数字化公司拥有相对充足的数字化技术力量,且业务专一,对数字化工作的流程熟悉,有着成熟稳定的运行
4、机制,档案数字化工作效率高。将数字化业务外包给专业的档案数字化公司,已成为存量档案数字化加工的通行办法,是目前最高效的存量档案数字化解决方案2。37档案数字化外包风险及对策分析 2.有利于控制数字化成本档案数字化除了需要大量人力,还需要大量专业设备,如各种类型的扫描设备、以及专门的拍照设备等。一般的档案机构和部门由于自身资金、业务等原因,并不会配备或者不能配齐这些常用的设施设备,缺少这些设备的档案机构和部门就不能自行开展数字化工作。同时,这些专业的档案数字化设施设备价格相对昂贵、技术升级迭代快,若非专业的数字化公司,设备可能使用不了几次就将面临淘汰。档案部门若想自行开展档案数字化项目,就需要投
5、入大量资金购置这些对日常业务来说并不常用的设备,这将花费档案部门大量的资金,且并不利于资金的合理配置。坐拥各种先进的档案数字化设备正是档案外包公司的优势所在,且他们的设备种类也较为齐全,恰好弥补了一般档案部门在设备上的短板,档案部门因此可以节约大量的设备成本。档案数字化公司拥有的数字化人员可以满足人力需求,档案部门也因此节约了大量的人力成本。二、档案数字化服务外包的风险1.档案实体安全风险档案实体是档案数字化的基础,也是数字化过程中最为脆弱的一环,其物理安全风险也最高。首先,档案部门需要进行档案数字化的对象基本为存量档案,这些档案的时间跨度长,有些可以追溯到几十年前,年代久远、内容珍贵,长期存
6、放造成纸张发黄变脆,甚至破损,如无必要保护措施,数字化加工很容易造成档案的二次损伤,导致破损加剧。其次,档案实体下架、装箱、出盒、装盒都可能对纸质档案造成磕碰、折伤、划损、乱序等物理损伤。档案搬迁运输过程中,如遇到雨雪天气、涉水路面等情况,也可能出现档案实体受潮、受污等风险。再次,为了方便数字化,保证数字化图像的完整清晰,数字化过程无法避免档案拆卷。档案拆装可能会造成档案撕裂、新打装订孔、划损的问题,年代越久远,损伤可能性就越大,拆装档案还可能导致档案实体丢卷、漏页。还有,档案实体出入库交接环节也可能出现错误,大批量档案交接中的清点、核对也可能出现纰漏,进而导致档案丢失,且难以追责。2.档案数
7、字化信息风险档案信息是档案数字化的成果呈现。档案数字化人员水平不同,扫描拍摄设备优劣各异,档案信息在完整性、质量和安全方面都存在一定的风险。在完整性方面,可能会由于人员或设备的问题出现图案丢失、文字错乱、数据不全等问题;在质量方面,由于扫描方法、信息处理方式的不当,可能导致数字化档案信息字迹不清晰、倾斜、变色、缺边、错扫、漏扫等质量问题3;在安全方面存在储存介质和数字化网络环境影响档案数字化信息安全性的问题。存储介质稳定性和耐用性直接影响档案数字化信息的安全,如果移动硬盘、计算机硬盘等出现损坏,会导致正在数字化的档案数据丢失4,而存储设备与数字化加工设备故障后维修也同样存在着安全隐患,必须外送
8、维修时,外送的故障设备中可能存在数字化的数据留存造成数据的泄露。不安全的网络环境可能出现病毒感染、黑客攻击等风险,档案数字化工作完成后,设备可能存在的数据留存也会导致数据信息泄露。3.档案数字化加工环境风险设施设备及环境是档案数字化的物质保障和先决条件。数字化加工场地大小影响着数字化设备的安放与使用。许多数字化设备体积本身较大,使用时也需要很大的空间,如大型扫描仪等。较小的数字化加工场地会影响这些设备的正常使用,限制操作人员数量,档案数字化的效率会受到影响,也会加大档案实体受损的风险。档案存放地与加工场地距离不宜过远,长时间和长距离频繁地搬运,可能增加档案磨损、丢失的风险。数字化加工场地环境因
9、素也影响着档案数字化,诸如场地位置、建筑结构、温湿度、空气质量、光线、磁场等3。相较于专业的档案数字化空间,在不当的加工地点工作,档案实体水淹、受潮、损毁等风险会成倍增加,如一楼、地下室及地势较低的场所等。电子设备静电受损、零件受潮锈蚀、硬盘磁盘消磁、数字仪器故障等风险也会频繁发生,如灰尘大的房间,潮湿的楼层等场所。加工场地的防火、防盗、门禁、报警、电子设备屏蔽等安防设施是否齐全有效,进出数字化加工场所人员的审核等安防管理措施是否到位,都决定了档案数字化加工场所是否安全。4.档案数字化组织机制风险档案数字化项目完成的专业程度,数字化成品效果好坏,都有赖于档案数字化的标准与规范。标准虽然完备,数
10、字化企业仍可能因为工期、资金、人员等一系列原因,选择忽视档案标准,导致数字化成果质量参差不齐。承包方企业资质良莠不齐,档案数字化企业缺少市场准入机制。一些数字化企业唯利是图,盲目压缩成本,存在重视经营、轻视管47档案数字化外包风险及对策分析理、相关规章缺失、加工场地及设备不符合要求等问题5,且基于成本考虑,外包服务公司的服务人员有不少为临时工或兼职人员,个人素质和专业能力可能达不到相关的数字化操作要求,人员流动性大6,也不便于追责,这些问题在数字化过程中可能会造成档案的损毁。所以,档案数字化外包工作不能仅依靠法规法律的制约,还需要对数字化加工人员进行相关的监督和指导,并在数字化项目结束后对数字
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