文秘工作与文书档案一体化管理路径分析_张诗晗.pdf
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1、秘书工作Secretary work2023/7(下)总第415期信息化时代背景下,我国企业管理的规范性逐渐提升,企业内部行政管理、办公室管理等工作逐渐向着规范化和标准化的方向发展。在这种情况下,企业要想实现自身长期稳定发展,需要认识到文秘工作与文书档案一体化建设的重要性,提高企业管理水平的同时,促进企业在市场中得到良好发展。一、文秘工作与文书档案一体化建设的价值当前,信息技术水平得到了快速提升,为人们的工作和生活提供了便利条件,尤其是对于文秘工作来说,需要管理大量的文件、处理琐碎事务等,利用现代化的处理方式,能够为日常工作提供便利条件。今后,文秘工作与文书档案一体化建设将成为文秘工作的主要发
2、展方向。(一)提高文秘工作效率。文秘的主要工作包括书写文书、整理文件,与其他部门人员相互沟通,实现部门协调发展等,其工作内容较多,并且较为繁琐,而公文是文秘开展工作的主要对象。无论是文秘还是文书档案工作,公文都是其中的基础条件,也是工作开展的主要环节,文秘工作的开展水平会对公文质量产生较大影响,进而决定文书档案管理水平。文书档案在实际运用中,能够帮助相关人员查阅信息和资料,积累知识,促进企业良好发展。例如,文秘在日常工作中,可以利用查阅文书档案的方式,掌握领导的讲话风格和以往公文样式等,并对现在和以往的公文格式、标准以及流程等相互对比,判断自己在起草文书以及处理工作中是否存在问题,最终达到提供
3、文秘工作效率的目的。提高文秘工作实际开展的规范化和标准化,促进二者之间相互协调共同发展。(二)提高数据信息共享效率。文秘在编写文书以及与领导、同事传递信息、协调工作过程中,都需要建立在掌握一定信息的基础上,因此数据信息对于文秘日常工作来说非常重要,是各项工作开展的基础。在文秘工作与文书档案一体化建设中,利用信息平台实现数据信息的有效共享,避免文秘和档案工作出现重复工作的情况,以往文秘工作在对文书进行管理中,往往采用传统方式,但是随着规模的逐渐扩大,为了保证最终管理质量,需要调整以往管理模式,充分利用信息化手段的同时,与档案管理工作相互结合,提高自身工作效率,实现文秘工作的信息化建设。而从文秘工
4、作角度出发,文秘工作者需要对材料以及文件进行有效处理,领导完成审批之后再归档,或者通过整理分析的方式,形成特定的文书档案,二者之间具有较高的相通性,对其进行一体化建设,与现代化发展需求相吻合。二、文秘工作与文书档案的关系(一)公文为关系衔接点。文秘工作与文书档案之间在内容方面存在较为紧密的联系,但是在本质上仍然存在一定差别,二者的工作本质相互独立。其中相同点在于,二者的工作对象都是公文,但是其中秘书主要负责公文的写作工作,档案管理者主要负责公文收集和管理。从这一关系能够看出,档案管理是公文完成发布之后的后续管理工作。公文是二者之间的衔接点,为文秘工作与文书档案一体化建设提供了具体条件,要想保证
5、文秘以及档案管理工作的质量,就要从公文拟订阶段入手,完成公文的高质量书写和管理工作。当前公文处理质量直接决定档案管理工作的开展水平,因此,在文秘工作与文书档案一体化建设中,要将重点放在文秘工作中,为接下来的档案管理工作提供条件,促进二者相互协调,共同发展。(二)文书档案是文秘文书的后续管理环节。公文作为秘书工作的主要产品,也是文书档案的前身,尤其是在当前信息技术的发展下,形成了一体化的管理模式,从整体出发,针对公文生成到最终的归档工作,以上各文秘工作与文书档案一体化管理路径分析文/广州市增城区大封门林场张诗晗【摘要】在办公现代化背景下,对文秘以及文书档案管理工作提出了更高的要求。基于此,本文探
6、讨了文秘工作与文书档案一体化管理的价值,文秘与文档管理工作都需在文书的基础上完成,因此二者关系紧密,采用一体化的管理路径,可以实现文秘与文书档案管理流程和内容的结合。【关键词】文秘;文书档案;一体化页第 1462023/7(下)总第415期项流程都需要进行管理,充分利用计算机系统,根据统一的格式输入公文,并且该系统还能够完成多次输出,实现文书管理的一体化,加强文秘和档案管理工作之间的有效衔接。由此可以看出,文秘工作与文书档案一体化建设中,能完成对办公信息收集、整理、传递的现代化处理。三、文秘工作与文书档案一体化管理路径(一)提高文秘日常工作水平。文秘工作中涉及的内容较多,较为繁琐,因此,需工作
7、者具有较强的责任心、耐心,才能确保最终的工作质量。在此过程中,需要从细节方面入手,确保各项细小的工作都能高效完成。严格要求自己,从日常工作中的综合材料整合、会议记录以及信访接待等内容入手,反思其中是否存在材料整合缺失、会议记录不完整,以及信访接待礼仪不到位等问题,不断提高自身的工作效率。尤其是对于新入职场的新人来说,由于工作经验较为缺失,需要在日常工作中与其他同事相互沟通交流,积极学习,反思自己,增强自身政治业务水平。例如,在处理公文的过程中,严格根据事业单位公文处理办法中的要求去落实,发文遵循拟稿、核稿等顺序,避免在公文处理中产生失误。而在归档处理过程中,针对纸质文档,注意对纸张的保护,及时
8、存储有用的文档,销毁无用文档,避免纸质文档产生破损影响管理质量。而在处理电子文档中,建立个人工作档案库,并每周进行一次集中处理,及时总结分析处理档案时存在的问题,及时改正,这种方式能够提高电子文档的分类保存效率。除此之外,秘书还要具备良好的人际关系处理能力,积极主动配合他人工作,加强与科室各个人员的沟通和交流,确保自身工作能够得到顺利开展。对于自己工作范围之内的工作,保质保量完成,而在工作范围之外的工作,尽量配合其完成。如在具体工作中,严格按照国家事业单位公文处理办法的程序完成相应工作,如在制定公文时,坚决依照拟稿、核稿、会签、签发、印制、盖章、登记、发文的程序一一落实,确保公文内容的严谨性与
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