数字化时代高校实验设备采购困境与改革_贺锦.pdf
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1、 实 验 技 术 与 管 理 第 40 卷 第 4 期 2023 年 4 月 Experimental Technology and Management Vol.40 No.4 Apr.2023 收稿日期:2022-11-22 收稿日期:2022-11-25 基金项目:中国产业安全研究中心平台建设学术资助项目(2017A05)作者简介:贺锦(1986),女,河北武强,硕士,助理研究员,主要研究方向为货物和服务采购管理及国有资产管理,。引文格式:贺锦,侯冰,何凌.数字化时代高校实验设备采购困境与改革J.实验技术与管理,2023,40(4):232-236.Cite this article:H
2、E J,HOU B,HE L.Dilemma and reform of university experimental equipment procurement in digital ageJ.Experimental Technology and Management,2023,40(4):232-236.(in Chinese)ISSN 1002-4956 CN11-2034/T DOI:10.16791/ki.sjg.2023.04.036 数字化时代高校实验设备采购困境与改革 贺 锦,侯 冰,何 凌(北京交通大学 国有资产管理处,北京 100044)摘 要:该文通过分析高校实验设备
3、采购工作在数字经济时代面临的困境,探索基于数字化管理方式,设计一体化互联网业态链管理模型。模型涵盖预算申报与论证工作、采购需求调查、采购意向公开、采购计划申报、采购组织实施、项目验收与资产管理、决算数据统计等内容,为落实国家新政策要求、延展实验设备采购生命周期、实现全生命周期闭环管理建立了基础。模型可提升高校实验设备采购管理服务水平,助力实验室发展建设。关键词:实验设备;采购;生命周期;数字化;一体化 中图分类号:C935 文献标识码:A 文章编号:1002-4956(2023)04-0232-05 Dilemma and reform of university experimental e
4、quipment procurement in digital age HE Jin,HOU Bing,HE Ling(Office of State-owned Assets Administration,Beijing Jiaotong University,Beijing 100044,China)Abstract:By analyzing the difficulties faced by the procurement of experimental equipment in colleges and universities in the digital economy era,t
5、his paper explores the design of an integrated Internet format chain management model based on digital management.The model covers budget declaration and demonstration,procurement demand survey,procurement intention disclosure,procurement plan declaration,procurement organization and implementation,
6、project acceptance and asset management,final account data statistics,etc.,which establishes the foundation for implementing the new national policy requirements,extending the procurement life cycle of experimental equipment,and realizing the closed-loop management of the whole life cycle.The model
7、can improve the level of procurement management and service of experimental equipment in colleges and universities,and help the development and construction of laboratories.Key words:experimental equipment;procurement;life cycle;digitization;integration 实验室是高校人才培养和科学研究的前沿阵地,实验室的发展与高校学科建设关系密切。实验室的发展离
8、不开实验设备的支撑,实验设备的先进程度及更新换代,体现了实验室的发展水平。在数字化经济时代,实验设备采购管理工作要突破瓶颈、创新改革、与时俱进,为教育与科研的发展提供更加合理、有力的硬件支持,保障项目资金安全,支持高校发展目标。这些实验室设备采购管理工作的新要求,驱动管理者主动思考,开辟发展新篇章,为高校发展做好基础保障工作。1 高校实验设备采购工作困境 实验设备采购涉及项目立项、采购执行、项目验收等多个环节,由多个部门管理,在实际工作过程中,用户老师以及财务、采购、资产等管理部门尚未建立全局观,各管理节点各自为营,未能以点带线、以点带面地形成一套科学有效的、全生命周期的管理方法。同时在各节点
9、独自管理过程中,也存在内部管理难题。贺 锦,等:数字化时代高校实验设备采购困境与改革 233 1.1 论证工作与采购过程匹配度较低 实验设备采购论证工作需要建立精细化管理模式1,实现充分论证。在实际工作中,实验设备采购论证工作脱离项目预算管理、论证工作流于形式、论证程序不够扎实、论证专家权威性较低等问题突出,以及市场调研工作不规范、调研结果利用率较低,导致论证与采购脱节,影响论证工作的质量与效率2。目前,实验设备论证工作与国家政策的契合度较低,管理制度亟待完善。2021 年财政部制定了政府采购需求管理办法,指出对符合条件的拟采购标的,应通过咨询、论证、问卷调查等方式开展采购需求调查。实验设备采
10、购论证工作是采购需求调查的一种形式,其组织与实施需要以最新政策为导向、以完善制度为抓手、以实施采购为目的,制定科学的工作程序,将论证结果进行数字化改造,为采购工作提供有效支持。1.2 采购意向公开与采购计划协同性有待提升 关于开展政府采购意向公开工作的通知(财库202010 号)、政府采购需求管理办法等文件指出,对符合条件的项目要进行采购意向公开(公示期为 30 天),在进行采购需求调查时,要明确采购计划及进度安排。但是在实施过程中,实验设备采购基本按照工作内容分区管理,如采购需求管理、采购意向公开、采购计划编制等工作在不同管理部门开展。在新政策下,采购前的准备工作包含采购需求管理、采购意向公
11、开、采购计划管理等内容,但目前对于新政策的执行仍停留在探索阶段,各方面实施流程未形成一套科学有效的系统性工作,缺少顶层设计、缺乏统筹规划,存在相同工作内容重复操作执行,削弱了采购工作的管理效能。1.3 采购组织实施进度受限 充分发挥实验设备效益,保障实验教学或科研工作的可持续性及先进性,需考虑设备的先进性和售后服务及更新换代,导致技术需求数据相对复杂。采购需求与采购计划内容的制定要做到高标准、严要求、重实效、专业化,就需要在招标文件编制过程中反复沟通协商3,因此时间成本增加,工作效率降低,影响了用户对采购工作的满意度,给采购工作带来部分负面效应,比如用户配合度降低、无效沟通增多等。对于项目金额
12、较大的实验设备采购,公开招标是最为主要的采购方式。自 2013 年国家出台 电子招标投标办法以来,虽然招标代理机构进行了电子化改造,许多机构也建立了招标采购平台4,但公开招标项目的开标模式仍以线下为主,需要实地组织评委完成开标评审工作。1.4 缺失验收工作的闭环管理 实验设备采购签订合同后,买卖双方按照合同约定的方式进行验收及支付工作。但履行合同要求的验收工作与资产管理的设备上账验收工作,其管理部门及流程不同,基本处于脱节管理状态。资金支付与设备验收工作以线下业务为主,缺乏“业财融合”管理时效,未达到全线上“一体化”管理要求。采购后期的设备验收工作有待加强,如实验设备专业性较强而管理部门人员不
13、足,缺少标准流程化管理,不能保证专业细致的开展验收工作5。由于设备验收、资产管理、资金支付等分散管理的现状,导致实验设备从预算到决算的全过程管理存在缺失,对采购工作的全生命周期闭环管理提出挑战。1.5 未形成全生命周期链路管理 通过调查分析发现,采购前期、中期、后期涉及的项目立项、设备论证、采购计划、采购执行、验收管理、资产管理、财务支付等重要节点,部分高校已进行了电子化建设。如北京交通大学采购前期的专项资金管理项目库、预算管理、科研管理等,采购中后期的采购管理、资产管理、财务管理等,基本实现了信息化管理。但各系统间有效链接缺失、信息数据存在壁垒,导致实验设备采购工作线上链路是断开的,通过线下
14、“跑腿”模式弥补线上管理链路的缺失,增加人工与时间成本。采购后期的验收工作,由于管理人员数量受限,导致监督工作不到位,采购部门或资产管理均存在关键业务缺失管理的风险。研究实现信息数据互联互通,提高传输数据的安全性、可靠性,将给实验设备采购管理工作带来质的改变6。2 探索基于数字化管理模式改革方向 2.1 建设一体化互联网业态链管理模型 为解决实验设备采购工作管理问题,实现“最多跑一次”的管理服务新模式,应加快管理数字化转型升级7。数字化改革首先以数据为生产要素,对实验设备采购工作涉及的数据内容进行表单化及标准化改造,融入互联网技术,嵌入系统建设;其次以数据为引擎,充分利用数据资源,建立共享机制
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