试论房地产档案信息化建设_刘艳华.pdf
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1、1162023 年第 1 期兰台论坛LANTAI BBS试论房地产档案信息化建设刘艳华(烟台市市属直管公房管理服务中心,山东 烟台 264000)摘要:本文分析了房地产档案的主要特点、管理现状,就房地产档案信息建设的意义做了深入分析,为实现房地产档案管理信息化建设提供了新的思路,旨在全面推动在大数据环境下房地产档案信息化建设,促进房产行业的繁荣发展,为国民经济的发展和社会的进步提供良好的基础。关键词:房地产档案;档案管理;信息化建设随着大数据时代的到来,推动了城市建设的飞速发展,智慧城市离我们越来越近。城市化建设和管理工作的开展离不开房地产档案,房地产档案为其提供了原始的记录和可靠的基础。特别
2、是在数据开放的环境下,房地产档案信息化建设提高了城市化建设和管理工作的效率,为国民经济的发展作出了突出的贡献。随着房地产行业的迅猛发展,房地产问题成为被日益关注的民生问题,房地产档案信息化建设为房地产行业的平稳发展提供了一个坚实的平台。对房地产档案信息资源进行系统性研究,进一步加强房地产档案信息资源的开发利用,能够对房地产行业的兴旺和发展起到推动作用,有利于促进整个社会的经济繁荣兴旺,对民生建设也有着举足轻重的重要意义。一、房地产档案的特点房地产档案是记载房地产行政主管部门在房屋权属登记、调查、转移、变更等房屋产权管理工作中有保存价值的文字、图表、声像等形式的历史资料。它记录着房地产行业的整个
3、发展过程,具有档案的基本属性,即原始记录性。房地产档案的特点会受房地产市场的影响,要结合房地产行业的实际情况去分析房地产档案的特点,这样才有利于对房地产档案的收集和整理。房地产档案本身是在房地产行业的大环境下发展起来的,它的内容涉及范围很广。房屋是房地产行业开发的企业产品,涉及到生产和流通领域。从企业涉及的外部行业来看,参与其中的有住建、国土资源、发改委、市场规划、市政公用事业等不同职能的政府管理部门,还有银行、证券等金融投资企业。从企业涉及的内部来看,涉及到企业内的各个业务部门和相关的下属企业、合作单位等。就房地产档案的具体内容而言,涉及开发项目工程档案、房地产公司档案、房地产权属档案、拆迁
4、档案、项目营销档案和物业管理档案等。具体特点如下:(一)具有很强的专业性房地产企业从事的经营活动主要包括:土地的征收、拆迁、开发、出让转让、房屋的出售、出租、转租、房地产抵押及房地产工程建设等内容,在此过程中会产生大量的文件资料、谈判、协调、筹划等合同及一些法律性的文件材料。涉及的每一项内容都需要有专业的人来参与,这在一定程度上决定了房地产档案具有很强的专业性。(二)具有立档周期长的特点房地产档案主要以项目档案为主,归档时间较长,并且时间的跨度很大。例如,建设一个住宅小区,要经历从调研、立项、决策等前期工作阶段到中期的设计、施工、竣工、销售及后期的入住阶段,整个周期至少要经历三到五年的时间。在
5、此期间,还会涉及到分期开发的综合项目,经历的时间会更长。每一个房地产项目都会产生大量的文件资料,不论是哪一年形成的,都需要归到所涉及的项目档案中,没有任何时间上的限制。基于这种情况的考虑,会提前根据归档的要求把每一个房产文件资料收集齐全,按照档案的分类要求放入临时卷宗,在平时就要做好立卷归档工作。等到活动整体结束后,将整理好的文件资料移交到档案部门进行归档。(三)具有法律依据性目前,我国房地产业的经济纠纷在不断地增多。例如,房地产的继承、抵押、交易、保全、评估过程中产生的一系列纠纷,人民法院在解决这些纠纷时会将房地产档案作为重要的法律依据。房地产档案是除房地产权属证书外法律认可的、确认房地产1
6、172023 年第 1 期LANTAI BBS兰台论坛权利归属、鉴证房地产权属处置的唯一有效证明。因此,房地产档案具有法律依据性。(四)具有区域垄断性和局限性此特点是由房地产行业实行属地管理决定的,房地产权属登记状况的管理和记录是唯一的。房地产管理部门在对房地产进行管理的过程中体现了对所管辖地区房地产档案的垄断和独占地位,要不断地对房地产档案加强管理和开发利用,这对本地区的社会经济的发展和稳定及房地产行业有着深远的影响。(五)具有动态性和广泛性房地产档案的组成内容和面向的对象在不断地变化、增加,这也决定了房地产档案的动态性和广泛性。二、房地产档案管理的现状房地产档案管理是一项专业性、政策性很强
7、的专业技术工作。就目前的实际发展情况,房地产企业档案管理还存在着一些问题:第一,房地产行业是社会发展中的新兴行业,大到国家小到地方企业,涉及房地产企业的专门的档案管理制度还不够完善,缺乏一套科学的制度体系,企业内部存在着对制度重视程度不够、理解不足、执行不到位的现象,并未充分地发挥档案管理的作用。第二,房地产企业的档案包含着多个档案门类:机关、施工单位、销售部门、拆迁部门、物业等,数量庞大。对于档案管理人员来说,门类新而杂,缺乏成熟的管理经验,管理方法和管理手段与房地产档案特点不相适应。对一些在工作过程中形成的原始资料,如前期调研、中期投资、后期签订合同等过程中产生的文件资料等,缺乏规范化、系
8、统化的管理。第三,一般来说,房地产企业成立的时间短、人员新且流动性大,领导和管理人员对档案的重视程度不够,认为档案工作是边缘化工作,普遍存在着档案管理意识薄弱的现象,对档案的收集范围和内容缺乏系统化了解和掌握,从而带来了后期文件资料归档不及时、收集不齐全和不完整的等一系列的问题,当需要时很难查阅到。这些问题的存在,在一定程度上制约了房地产档案管理工作的顺利开展,不能把档案的实用性和有效性充分地发挥出来,影响了档案信息资源的有效开发。房地产行业档案管理正在逐步向信息化的方向发展,在发展的过程中也存在着一些信息化问题。首先,档案信息化建设的基础工作做得不够扎实和专业。做好档案信息化管理的前提是要把
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