信息化环境下人社档案管理探究_孟凡强.pdf
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1、312023年 第2期 兰台内外数字档案创新研究人社档案管理质量和水平对社会保险体系建设有重要影响,档案管理部门积极探究信息化档案管理,既利于民生民利,也对维护社会稳定、促进社会和谐有积极作用。对此,人社档案管理人员要深刻意识到发展人社档案管理信息化的重要性,以标准化、现代化、信息化来构建全新的档案管理体系,确保档案管理的实效性,发挥其社会物质资源最大效能,为人社部门其他工作的高效率、高质量开展打下良好基础。一、信息化环境下人社档案管理的特点1.标准性及规范性特点信息化背景下,人社档案管理工作的开展更追求规范性和标准性,特别是智能技术的应用,让档案管理系统更加整齐、简洁,能更好地服务于档案管理
2、系统,为人社局各部门工作提供便利。同时,先进的科学技术还在无形中对人社档案管理业务流程形成一种约束,使员工的每一步操作都在规范化、标准化范围之内,形成新的数据指标,为我国人力资源管理、社会保障事业以及档案管理等工作提供全新的技术支持和保障,推动我国档案管理事业高质量、高效率发展。例如,在人社档案信息录入过程中,档案管理人员会根据信息化档案管理模式来进行数据输入,在无形中就会形成一种规范性、标准化工作流程和形式,既方便了档案管理人员操作,也让档案管理更加简洁、明了,方便档案管理人员调用、查询信息,提高其工作质量和服务效率。2.先进性及成熟性特点在标准性、规范性特点的基础上,人社档案信息化管理还会
3、进一步趋向于成熟性、先进性,为档案管理部门其他工作顺利开展打下良好基础。同时,在信息化推动下,人社档案管理在业务流程、实际操作以及便捷度等方面都具有一定的先进性、可延伸性,且更加成熟稳定,能够真正发挥人社档案管理的价值,满足当下人社部门业务发展需求。例如,青海人社档案管理在已建立信息化、标准化的基础上,完成对档案收集、整理、归纳等八个环节的规范化管理,并以此为基础,自定义配置了各业务事项档案元数据,提高了档案数据查询的精准化。同时,青海人社还通过档案权限控制形成一套安全防扩散机制,提高档案管理的安全性。在业务管理实现标准化、规范化之后,青海人社档案管理还进行了延伸拓展,完成了电子档案系统与各类
4、应用系统间的有效对接,将人社业务和档案管理有机融合为一体,完善业务流程,实现业务、档案协同发展,体现出档案管理的成熟性和先进性优势。3.全面性及专业化特点信息化时代,人社档案管理在信息化技术的推动下逐渐呈现出全面性、专业化特点。特别是在人社档案涉及多个领域方面,信息化技术的应用不仅能够帮助人社档案管理实现有效的分类管理,还能覆盖人社档案管理的各个业务层面,确保其能更好地服务于人社工作,提高人社服务质量和工作效率,满足人社局业务发展需求。例如,在户籍调动方面,受我国经济体制改革持续深化的影响,各地人员流动频繁,人事档案流转速度加快,这也增加了人社档案的使用频率。因此,集中化档案管理模式已经很难适
5、应当前档案管理需求,无法彻底解决人社档案管理中的实际问题。对此,档案管理部门利用信息化技术全面实施规范化管理,提高对各个业务的覆盖面,解决不同地区间人员档案调用频繁问题,为人员流动提供便利,为社会经济发展提供后盾支持。可以说,在信息技术的推动下,人社档案管理实现了真正的资源共享,能最大限度地发挥档案资源的价值,促进人社档案管理部门紧跟时代步伐,提高其专业性和全面性,以便更好地服务于新时代人社档案管理工作。信息化环境下人社档案管理探究文/孟凡强摘要:信息化时代,我国人社档案管理正在发生巨大变革,应用新技术创新档案管理标准与模式,构建统一化、精简化档案管理已成为提升人社档案管理质量和水平的必然之举
6、。本文以信息化为背景,以人社档案管理为探究对象,探究其相关理论并提出有效优化对策,希望能强化大数据、云计算等新技术在人社档案管理中的应用,提高人社档案管理信息化水平,促进其稳健发展。关键词:信息化;人社档案;档案管理基金项目:新时期人事档案管理信息化建设研究,项目编号:KJCX21809。作者简介:孟凡强(1984),男,汉族,山东日照人,本科,副研究馆员,研究方向:档案管理。322023年 第2期 兰台内外数字档案创新研究4.安全性及保密性特点信息化技术的应用让人社档案管理彻底摆脱了纸质化工作,也解决了纸质化档案管理过程中不稳定易丢失、漏写、错写等问题,为保证人社档案管理的安全性提供保障。同
7、时,人社档案管理部门积极利用信息技术的加密手段来防止档案信息的泄露和丢失,避免黑客攻击,保证数字信息的安全与稳定,确保人社档案管理信息化工作的稳定开展。例如,鄞州人社局档案中心高度重视档案信息化管理的安全性和保密性,不仅将档案安全工作作为一项重要任务来抓,还利用信息技术优化信息系统动态跟踪问效,配置视频监控系统、温湿度仪器等,对档案实施全程监控管理,全面升级其安全防护体系,切实做好防盗、防火、防泄漏等安全预防工作,充分发挥信息化在档案管理中的优势,提高档案管理安全性。同时,为维护档案信息化管理的安全性,鄞州人社局还严格规范了档案管理人员的身份验证和操作权限,通过备份、日志、可恢复文件等举措来保
8、证人社档案管理的安全性和稳定性,为确保鄞州人社局工作顺利进行奠定良好基础。二、信息化环境下人社档案管理的价值1.有利于提升对信息化管理的认知,拓展信息技术的应用对人社档案管理信息化的正确认知是提升其管理效能,提高其服务质量的重要前提。档案管理部门在应用信息技术之后,为了更好地确保档案管理信息化、数字化发展高效性、高质性,会在部门上下发起学习号召,引领部门员工积极学习并了解信息化档案管理相关事项,提高其对信息化档案管理的正确认知,继而树立其更好的服务意识和创新意识,为推进人社档案管理信息化发展提供支持。同时,人社档案管理部门以信息化为背景展开创新发展,还能提升档案管理部门领导对信息化档案管理重要
9、性的重视,从而投入完善工作当中,确保档案信息化管理有规可循、有法可依,确保人社档案管理信息化发展拥有充足动力和助力。此外,在信息化影响下,档案管理部门还会积极构建属于自己的门户网站、微信公众号和App,并利用抖音、快手等短视频平台来更好地宣传人社档案信息化管理,以此来拓展人社档案管理的知名度,提高群众对人社局的支持和认可。此外,通过大数据、云平台等信息技术的应用,人社档案管理部门还能更好地了解群众需求,并以此为基础开发出针对性应用系统,完善档案信息化管理,整合档案资源,推进人社档案管理进一步完善和发展。2.有利于强化人社档案管理效率,提升其管理服务效能大数据时代,档案管理部门积极应用信息技术,
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