医院档案管理工作中引入PDCA循环理论研究_亓宝贵.pdf
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1、2022 年 第 6 期黑龙江档案82兰台论坛Lantai BBS医院档案管理工作中引入 PDCA 循环理论研究亓宝贵(淄博市第一医院,山东 淄博 255200)摘要:本文以 PDCA 循环理论为研究切入点,阐述了 PDCA 循环理论的基本涵义及主要特征,论述了PDCA 循环理论引入医院档案工作的重要意义,并围绕 PDCA 循环理论中的四个阶段尝试提出提升医院档案工作管理成效的具体策略,以期可以为医院档案工作提出新的管理视角与思路。关键词:医院档案;PDCA 循环理论;基本内涵;具体策略新时代,档案管理工作成为医院日常管理的重要组成部分,医院档案工作对于医院实现可持续发展至关重要。提升医院档案
2、管理工作水平,有利于为医院工作有序开展打下坚实的基础。PDCA 循环理论为医院档案工作提供了新思路和新方式,在医院档案管理中引入 PDCA 循环理论至关重要。医院档案资源是医院运行与发展的重要资源,如何充分发挥医院档案资源的重要作用值得深入探究。医院档案资源种类较多,内容较为繁杂,而且档案管理人员数量相对较为有限,在档案资源管理过程中经常会出现管理效率低下、管理质量不高等问题。由此可见,提升医院档案管理工作成效至关重要。PDCA 循环理论的引入对于医院档案工作来说无疑是一种新方式,可以为医院档案管理工作提供理论支持与实践指导,最大限度解决医院档案工作在管理过程中存在的突出问题。一、PDCA 循
3、环理论的内涵及特征PDCA 循环理论形成了一个系统的工作程序,也是一个拥有全面质量管理体系的重要方法,可以为管理活动提供重要的理论指导。PDCA 循环理论可以分为四个基本阶段,分别是 P(Plan)、D(DO)、C(Check)、A(Action),被译为“计划、执行、检查、处理”,具体结构如下图(图 1)所示。此理图 1PDCA 循环理论的结构示意图论在实施过程中具有循环性,就像一个“爬楼梯”的过程,在每一个阶段需要解决某一类问题,前一个阶段是后一个阶段的实施基础,后一个阶段也可以为前一个阶段提供检验,这样一环扣一环的方式可以促使每一个阶段相互牵制与互补,进而有助于提升管理成效。首先,在 P
4、 阶段,需要明确实施方针与目标,在方针与目标的指导下进一步确定活动计划方案。其次,在 D 阶段,此阶段主要是实施环节,需要形成具体的运作方案,将前一个计划阶段的内容加以运作。再次,在 C 阶段,做好执行计划实施过程的检查工作。主要是围绕实施结果进行检查,进一步明确哪些策略是正确的、哪些是存在问题的,在明确检查结果的基础上明确存在的问题点。最后,在A 阶段,此阶段是四个阶段中最为重要的阶段。以检查结果为重要依据,采取相应的处理措施,对于正确的策略与方案形成标准化方案并在后续工作中加以应用,或者形成相应的指导性文件,对于存在问题的策略与方案及时进行总结,形成相应的经验总结方案,为后续操作起到警示的
5、作用。对于此四个阶段未解决的问题来说,可以在下一个阶段循环中进行完善与解决。通过对 PDCA 循环理论的基本内涵进行深入理解的基础上,可以对 PDCA 循环理论的主要特征进行总结与概括。第一,PDCA 循环理论中包含的四个阶段处于完整统一的关系中,四个阶段相辅相成,缺一不可。但 PDCA 循环理论在实际应用的过程中,经常会出现计划脱离现实、只有布置而缺少检查、对于实施经验缺少总结、未能对取得的成果加以总结等问题,由此导致 PDCA 循环理论未能很好地保持完整性与统一性,由此影响了管理水平的提高。第二,大环与小环之间相互联系,彼此促进。图 2 为 PDCA 循环理论中大环与小环结构关系的示202
6、2 年 第 6 期HEI LONG JIANGA R C H I V E S83兰台论坛Lantai BBS意图。每一个小的循环共同构成了一个大的循环管理体系,在同一个部门中的各个环节都可以设置相应的小循环,从而构成了大循环与小循环相嵌套的管理体系。从某种程度而言,大循环是小循环的重要依据,小循环是大循环的重要基础。图 2PDCA 循环理论中大循环与小循环相互嵌套的结构图第三,PDCA 循环处于阶梯式上升、持续改进的基本态势。图 3 为 PDCA 循环“动态良性大循环”的基本图式。从图 3 可以看出,PDCA 循环在应用过程中不是在原地打转,而是处于一个向上爬楼梯的基本过程。在每一个小阶段都有
7、着新的任务目标,在完成目标的过程中始终坚持不断改进,这样既可以解决新的问题,又有利于规范操作流程与完善相应的规章制度,进而有助于不断提高管理质量。图 3PDCA 循坏“动态良性大循环”的基本图式二、医院档案工作中引入 PDCA 循环理论的意义受医院档案自身性质制约,档案资源的种类较多,既包括科研档案、基建档案,也涉及设备档案、病例档案,还包括会计档案、人事档案等,不同类型的档案共同构成了医院档案体系。医院档案是对医院发展历程的记录,既见证着医院的发展过程,也紧密关系着人们的生活。从医院档案的实际管理情况来看,其还存在着不同程度的问题。例如,收集与管理缺少规范性、重视程度有待增强、人员管理素质有
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