新时代科技档案管理创新路径研究_武凤莉.pdf
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1、2102023 年第 1 期实践纵横BEST PRACTICE新时代科技档案管理创新路径研究武凤莉(海南省生态环境监测中心,海口 571126)摘要:本文以科研档案为研究蓝本,从管理体系、数字化建设、顶层设计、档案编研等角度进行问题分析,提出自己的观点,旨在能够更好地帮助相关单位科学解决科技档案工作中存在的弊端,实现常态化、创新化、全面化管理的目标。关键词:科技档案;档案管理;创新路径科技档案管理工作是一项系统性、严谨性的工作,对信息处理、信息整合的要求较高。然而,过去一段时间内,部分单位管理、开发以及利用科技档案过程中存在无序化的问题,档案资源损毁、丢失问题频发,不仅制约了档案管理工作良性发
2、展,而且难以将“死档案”转化为“知识库”和“智库”。为此,新时代有必要从理论层面就科技档案管理工作进行研究,分析现存问题,提出相应对策,更好地指导科技档案管理以及开发利用等实践工作。一、新时代科技档案管理模式创新的意义对于相关单位来讲,档案管理水平高低可以衡量管理效果及业绩标准,通过合理规划可以提高科技档案管理的可靠性,帮助提升业绩。在科技档案管理机制运行的过程中,为了能够最大化将管理的作用及价值展现,必须要根据实际情况进行合理规划,这样可以充分进行优化控制,推进科技档案管理工作,提高企业的经济效益,使得企业的市场竞争能力得到不断提升。二、新时代科技档案管理中常见的问题在科技事业稳定发展的背景
3、下,涌现了大量科技文件,传统科技档案管理模式已经无法顺应时代发展,严重影响整体管理效果,无法充分体现科技档案管理的价值。(一)科技档案管理体系不完善部分单位科技档案事业在取得可喜成绩的同时,也在发展创新过程中暴露了一些困境,主要体现在科技档案管理体系不完善这一领域。一是尚未对科技档案进行集中化管理,制度层面也未对科技档案建设工作进行规定,导致科技档案难以朝着专业化的方向发展,后期保存以及查询利用效率不高。二是部分单位对于新时代下科技档案工作的领悟能力不足,导致科技档案管理工作与时代发展、单位发展要求不相适应。三是部分单位在建章立制的过程中忽视本单位科技档案工作的实际情况,不能因地制宜、因时制宜
4、地制定出适合本单位具体实际的科技档案管理机制。例如,大多沿用老旧的科技档案管理体系,没有对各项标准、格式以及要求进行明确。长此以往,导致各部门的技术人员缺乏存档意识,科技档案在收集环节困难重重,部分重要资料也随之流失,阻碍了单位科技档案管理转型的步伐。(二)科技档案数字化转型步伐缓慢首先,部分单位在推进科技档案数字化建设的过程中,既未分步骤、有计划地对纸质档案进行数字化处理,也未对直接产生于互联网终端的电子文件进行立卷归档,难以顺应大数据时代的发展趋势,不利于电子文件归档、移交、接收以及保存。之所以出现这种问题,主要是因为单位软硬件设施难以满足科技档案数字化建设的基本要求,档案管理以及开发利用
5、工作受到限制。其次,部分单位各类数字档案的标准、格式不明确,导致数字档案在管理以及开发利用的过程中存在质量不一、格式不规范等问题。最后,部分单位对于新型信息技术的了解程度不深,难以真正将信息技术融入到科技档案管理工作中。(三)缺乏统筹规划思维部分单位对于科技档案管理工作缺乏应有的重视,存在科技档案管理领导机制、绩效考核机制不完善以及责任机制不健全等问题。归根到底,单位2112023 年第 1 期实践纵横BEST PRACTICE科技档案管理工作以及各项任务没有落实到位,最为关键的原因在于单位层面的重视力度不够。许多单位即使投入了物力、人力以及财力,但由于重视程度不够以及责任机制、绩效机制的不健
6、全,导致科技档案管理工作经常流于形式,甚至出现责任推诿、分工不明、配合不佳等问题。(四)科技档案编研工作滞后近年来,部分单位出于成本控制、人员精简等考量,并未充分重视科技档案开发利用工作。典型表现在科技档案管理工作中存在“重保管,轻编研”的现象,导致科技档案编研工作难以有效推进。一是缺乏专职的编研工作人员。对于档案管理人员而言,档案编研工作并不是唯一的工作,其通常还需要负责档案室的管理、档案日常管理、档案检索查阅、档案数字化建设等工作。在这种环境下,一旦出现人力资源短缺的现象,就无法有效对信息资源进行整合。除此之外,部分单位缺乏科技档案编研思路,难以形成一批具有特色的科技档案编研成果。三、新时
7、代科技档案管理的创新路径(一)建章立制,推动科技档案规范化管理一是要从制度层面对档案室的各项建设进行明确,优化档案管理工作的环境。具体而言,单位可以建立科技档案室,立足于单位建筑设计规范单位建设标准以及其他的规范性文件,保证档案室的建设符合国家相应标准,库房管理满足“九防”的要求。二是要进一步细化科技档案管理的各项流程以及标准,为档案管理人员提供强有力的指导,避免出现标准不一以及管理不规范等问题。要进一步立足于单位科技档案的具体管理目标和要求,在结合国家档案局以及其他部门出台的“十四五”全国档案事业发展科学技术档案案卷构成的一般要求以及其他规范性文件的基础上,制定符合本单位的规章制度,全面推动
8、科技档案管理工作的转型。三是要明确科技档案立卷归档、开发利用、查询检索等领域的各项内容,做到重点突出。以立卷归档为例,要明确科技档案立卷归档的时限以及格式要求,做好事前的质量控制工作,避免后期出现二次加工等问题。(二)技术赋能,推动科技档案信息化管理科技档案具有显著的社会价值、经济价值以及文化价值。新时代,单位需要进一步掌握并利用大数据技术、云共享技术等新型信息技术的优势,全面推动科技档案管理工作转型升级。一是要构建科技档案管理的数字化环境。一方面,从硬件设施配套的角度来看,要配置性能强的机房设备、智能配电柜、数字档案柜、硬盘、微缩相机、高拍仪、扫描仪、网络设备以及其他硬件设施,为科技档案数字
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