探讨同姓同名者人事档案精细管理的路径_逄煜.pdf
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1、|档案馆室建设|2023.2 下兰台内外25摘要:同姓同名者档案精细管理,是人事档案管理的重要方面。本文列举企业出现同姓同名人事档案问题的事实,分析存在问题的原因,叙述档案精细化管理的内涵,继而探寻同姓同名人事档案管理的接收、增量材料、转递手续、查借阅利用方法,以及提升档案人员素质、专业技能途径,以实现从源头把关。关键词:精细管理;错放;核实;严把;关口我国人口众多,出现一些同姓同名者实属难免。而在社会管理工作中,对这一现象必须引起重视,严防在一定范围或一定事项中因忽视对同姓同名者的精准认定而出现差错。笔者是一名退役军人,在职工人数有1万多人的大型国企综合档案室工作。我们这个企业集团的职工队伍
2、中,重名者达50余人。多年来,我们对这些同姓同名者的人事档案管理一直用心加以了甄别,从而未出现过差错。但从去年我们在协助政府某部门核查比对青岛市的吕某与我单位与其同名的吕某的人事档案,纠错的处理过程及情况分析来看,对同姓同名者的人事档案管理必须用心对待、精细管理,从源头把关,以避免出错。现将以上所提及的查找过程情况公之于众:1 两个吕某N多的个人档案材料相互错放的事实和原因分析自2018年8月起,退役军人事务部先后下发退役军人和其他优抚对象信息工作方案关于进一步做好退役军人和其他优抚对象信息采集工作的通知等相关文件,对全国的退役军人和其他优抚对象进行信息采集工作。信息采集的主要内容包括退役军人
3、和其他优抚对象的个人身份信息、政治面貌、兵役类别、基本生活状况等项目,其中涵盖户籍、救助、社保、医疗、住房、抚恤优待、服役及安置情况等多项基础信息和照片。退役军人吕某因暂时处于失业状态,其个人档案存放于青岛市就业服务中心。2020年下半年,在开展青岛市退役军人和其他优抚对象信息采集工作时,吕某持从其个人档案中复制的应征公民入伍登记表和义务兵退出现役登记表前往所在街道办事处登记个人信息,街道办事处工作人员发现吕某所持的两份表格与其实际情况不符,即表内登记的“吕某”的有关信息与现场的这个“吕某”相对照,明显不是同一个人。之后,吕某又回到青岛市就业服务中心,查找自己的档案中为何存有与探讨同姓同名者人
4、事档案精细管理的路径文/逄煜其本人不符的材料,并表达不满。为此,青岛市就业服务中心的工作人员开始查找吕某档案材料信息与其本人情况不符的原因。经调查核实,全市同姓同名的吕某共有16人;再经详细筛选比对,发现现在青岛城运控股交运集团某基层单位工作的在职职工吕某与失业的吕某不仅同姓同名,而且都是退伍军人。进一步查阅研判交运集团吕某(以下失业人员吕某简称吕某,交运集团的吕某简称吕某)的个人档案,发现其中的退役鉴定表、走访表、奖励登记表、军衔报告表等14件档案材料均与其本人(吕某)的情况不符,即:这14件档案材料好像是吕某的。据此,再比对研判吕某存放于再就业服务中心的个人档案,发现其中的职工登记表、入团
5、志愿书、入伍批准书、体格检查表等12件档案材料都与吕某的情况不符,而恰恰与吕某的情况相吻合。这样,青岛市再就业服务中心的工作人员与交运集团综合档案室的工作人员共同对两个吕某的个人档案材料现场进行了比对与核实。通过严肃认真地调查落实与研判,于2021年3月,将原错放于吕某档案中的14件原始档案材料,改放于吕某的个人档案之中;同理,又将原错放于吕某档案中的12件原始档案,改放于了吕某的个人档案中。至此,同姓同名的两个吕某的个人档案中N多相互错放的档案材料回归到了正确的位置,双方分别到各自辖区的街道办事处办理了退伍军人信息采集登记工作。由于市就业服务中心和交运集团工作人员的积极协调和认真核查,多年来
6、长期存在的两个吕某个人档案中若干材料相互错误置放的问题得到了纠正,消除了后患。那么,两个同姓同名的吕某的个人档案怎么会出现20多件原始档案材料相互错放的失误呢?在工作过程中,我们发现,原来两个吕某的档案中共有6处相同之处:一是两人参军前后同属青岛市街道办事处;二是两人同年出生;三是两人同年同月同日参军入伍;四是两人同年同月同日退出现役;五是两人复员后同时分配到青岛车辆厂工作(两人不在一个车间,也不相识);六是两人各自的母亲均姓孙,并且她们还都曾在青岛卷尺厂工作。同姓同名的两人,相互间有着多处相同或相似的信息,这种现象实属罕见、也真巧合。据此,我们分析认为,两个吕某的职工档案中之所以出现上述错放
7、的问题,可能是当年的所在街道办事处的工作|档案馆室建设|2023.2 下兰台内外26人员在工作中有所疏忽所致。2 档案精细化管理的内涵精细化管理是一种理念,一种文化。它是源于发达国家企业管理的一种理念,它是社会分工精细化,以及服务质量的精细化对现代管理的必然要求,是建立在常规管理的基础上,并将常规管理引向深入的基本思想和管理模式,是一种大限度地减少管理所占用的资源和降低管理成本为主要目标的管理方式。根据笔者理解,档案精细化管理主要应包括以下内容:一是精细化规划。主要包括档案材料的收集整理、分类、编号、查借阅等工作的整体谋划。随着信息化的发展,档案工作精细化规划考虑的细节越来越多、越来越细,以至
8、于每个节点、每个过程都明确、具体,以获得档案利用更便捷、更高效。二是精细化解剖。将档案管理中存在的内容,多层次展现、多角度展示,体现社会分工的精和细,体现服务质量的精和细。也就是,将档案内容逐一分解为具体的数字和程序,使每个档案都有个性,看得见、摸得着。三是精细化操作。精细化管理是相对于粗放型管理而言。档案管理精细化操作,是指档案从进入到档案室开始,每个环节的运作。精是指精益求精,是一种态度,一种文化;细是指细致、细节,能细则细的一个工作单元,要求每一项操作都致微致小。四是精细化管控。档案精细化管控,是指档案登记、查、借、阅全过程标准化、规范化、专业化的管理和控制。3 对同姓同名者的职工档案精
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