数字校园背景下高校立卷归档工作探究_刘亚娟.pdf
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1、档案工作archives work第 132 页2023/4 (下)总第409期数字校园背景下高校立卷归档工作探究文/山东农业大学档案馆刘亚娟党的十八大以来,以习近平同志为核心的党中央高度重视信息化发展,加强顶层设计、总体布局,做出建设数字中国的战略决策。随着数字中国建设的深入推进,越来越多的科学技术应用于高校治理之中,数字校园建设显得越发重要。在教育信息化的驱动下,高校档案面临着电子档案激增、“单套制”试点和区域信息共享的多重挑战。高校档案馆作为社会信息系统的重要组成部分,是学校和社会信息化的重要基地。部门立卷归档是高校档案工作中的重要制度,在“互联网+”和“数字校园”背景下,出现了一些新的
2、问题亟待解决。本文结合工作实际,对高校档案立卷归档中存在的问题进行分析,并提出相应的对策。一、数字校园建设对高校档案工作的影响(一)“档案实体思维”向“档案数据思维”的转变。根据高校档案管理办法第十五条的规定,“高等学校应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。”其中指出高校档案实行“双套制”管理。在国家推进档案信息资源共享服务平台建设的背景下,推动档案数字资源跨区域、跨部门共享利用势在必行。随着数字校园建设的推进,高校档案馆作为学校信息资源基地,要解决各部门系统之间的“信息孤岛”现象,就不能再局限于“档案实体”的“收、管、用”,而是扩展为“档案数据”的全生命周期管理。对于原生电子文件的归档,
3、要解决“归什么”“在哪里归”“归哪里”“怎么归”“怎么用”和“归得好”六个问题。(二)“传统档案服务”向“现代档案服务”的转变。高校档案馆作为学校档案工作的职能管理部门,是永久存放和提供利用本校档案的科学文化事业机构。随着公众对信息公开化的呼声越来越高,高校档案馆的职能定位不仅是为本校服务,还承担着服务社会的职责与功能。随着高校档案信息化建设逐渐提上日程,各部门业务系统产生了大量电子文件。在校园网络环境下,这些信息不再被固定于纸质载体,而是产生了很多数据化信息,可以是文本、图像和音视频。各部门可通过学校网络平台实现系统之间的对接,达到数据共享、远程利用的目的。充分运用线上资源和现代信息技术,高
4、校档案馆实现了“传统服务”向“现代服务”的转变,为校内外档案利用者提供了方便、快捷的服务。二、数字校园背景下高校立卷归档工作面临的问题(一)高校档案收集环节面临的问题。高等学校档案管理办法第十六条规定:“高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。”在实际的档案收集环节中,各立卷部门存在归档材料不完整的问题,只注重收发文件,不注重其他材料的收集;只注重结果,不注重过程材料的收集;只注重纸质档案的收集,不注重其他载体档案的收集。随着数字校园建设的推进,国内许多高校都已采用OA系统进行公文信息的收集与处理,基本实现了与档案管理系统的对接,电子公文在线归档已经成为现实。立卷部门业务系统产生的
5、大量电子文件成为收集的重点,不同于纸质载体文件的收集过程,应归档电子文件元数据与电子文件一并收集。而这些业务系统里的电子文件在收集环节面临着诸多风险,可能会出现背景信息不准确、系统之间不兼容、信息整合技术落后等情况。(二)高校档案整理环节面临的问题。随着高校信息化建设步伐的加快,档案管理系统的运用十分普遍,已经成为高校档案管理的必要手段。目前诸多高校在档案管理系统中设置待归库,根据部门职能划分权限,各立卷部门可实现随时在线归档。在实际工作中,兼职档案员对档案整理工作生疏,导致分类不科学,划分期限不准确;为了使用方便,把重要文件或材料的原件留存在本部门,不及时归档。伴随着高校建设力度的加大,【摘
6、要】随着数字校园建设步伐的加快,高校档案工作面临着新的挑战。本文以数字校园建设为背景,结合高校档案立卷归档工作实际,通过分析数字校园建设对高校档案工作的影响,指出高校立卷归档工作面临的问题,最后针对新问题、新挑战提出自己的见解。【关键词】高校档案;立卷归档;数字校园第 133 页2023/4 (下)总第409期规模不断扩大,组织机构的设置逐渐发生变化,档案数量不断激增,业务量急剧上升。特别是新档案法中新增了“档案信息化建设”章节,出现了很多新问题亟待解决。比如档案法明确提出了“电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规。”对于高校信息化过程中产生的电子文件,涉及多个门类,立卷部门如何来整理这些电
7、子文件,按照哪种规则进行分类,电子文件产生的背景信息应该以什么形式存在,这些问题都是档案部门和立卷归档部门需要思考的。(三)高校档案移交归档环节面临的问题。高校档案馆作为全校的信息资源基地,校园文化基地,掌握着全校的核心数据和重要数据。档案移交手续是否完备直接影响到档案库存的盘点,体现了档案工作的专业性和严谨性。立卷部门在归档移交过程中常见的问题有:注重纸质载体档案的移交手续,忽视其他载体档案的移交手续;特殊载体档案的移交清单上只有移交双方的签字,没有具体移交明细;归档材料和移交清单目录不对应等等。档案馆应当对接收的电子档案进行检测,确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。目前,很多高校
8、尚未建立全校的电子签章系统,没有加盖电子签章的电子文件,其真实性、完整性无法判断;对于各业务系统生成的电子文件,与纸质档案无法互为镜像,如何实现规范、完整地归档;通过“爬虫”技术抓取来的数据怎么归,归到哪一类,这些都是传统的档案管理系统无法解决的问题。三、数字校园背景下高校档案立卷归档工作的对策(一)健全档案管理制度,提高档案质量。高校档案馆应当积极响应数字校园建设带来的新变化,结合2020年修订的新档案法,规范本校档案管理办法,完善部门立卷制度,健全立卷归档流程,科学建立兼职档案员网络,切实提高档案质量。1.完善各部门归档范围。新档案法第十三条规定:“直接形成的对国家和社会具有保存价值的下列
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