高校财务网络化报销平台的构...北科技工程职业技术大学为例_马丹.pdf
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1、第 40 卷 第 3 期 邢 台 职 业 技 术 学 院 学 报 Vol.40 No.3 2023 年 6 月 Journal of Xingtai Polytechnic College Jun.2023 收稿日期:20230402 作者简介:马丹(1983),女,辽宁开源人,河北科技工程职业技术大学财务处,会计师。100 高校财务网络化报销平台的构建 以河北科技工程职业技术大学为例 马 丹,来臣军,赵 莉,李路洋(河北科技工程职业技术大学,河北 邢台 054035)摘 要:针对高校财务“报账难”的问题,在分析传统报销流程的基础上,构建了高校财务网络化报销平台,并利用网络重构优化了报销流程,
2、实现了报账过程中的报、审、核三个环节的分离,实现了报销人员、审批人员、财务人员之间高效沟通,避免了报账人员现场报销排队等待时间过长和跑空趟次数过多,节省所有参与人员的时间和精力。关键词:高校;财务报销;网络化平台;流程优化 中图分类号:F234.4 文献标识码:A 文章编号:10086129(2023)03010005 近年来,我国公共财政改革取得了快速发展,新的高等学校财务制度等一系列政策文件陆续颁布,对高校的资金管理提出了更严格的要求。财务报销是高校财务工作中最基础的一环,随着我校的财政拨款、科研到款等各种经费快速增长,财务部门在预算、结算、报销等管理能力上面临新的挑战1,2。在网络信息化
3、时代下,陈旧的财务报销模式和报销方式,是阻碍财务报销效率提高的主要原因,成为高校财务改革的重要内容。一直以来,学者们针对“报销难”这个高校财务工作中的顽疾,进行了深入分析研究。为提高报账速度,牛星等3分析了窗口式报销、投递式报销和网上报销的利弊,并对财务报销流程进行了再设计;基于“互联网”系统,邱均成等4提出高校网上预约报销体系;陈建凯等5为了简化业务流程,将网上预约报销系统与审签系统结合起来,形成一个体化报账系统;付耀珍等6将微信平台引入高校经费报销环节,提出了基于微信的排队模式。针对我校财务报销现状,构建高校财务网络化报销平台,有利于提高财务工作效率和质量,支持高校财务信息系统一体化和数字
4、化。一、报销流程现状与问题分析 河北科技工程职业技术大学,是一所以工科为主的河北省全日制本科高校,是新时期国家设立的本科职教试点学校。现阶段,我校财务系统信息化建设迅速,经过近几年的快速发展,现已基本完成了财务部门内部的日常核算管理体系,但工作主要集中在预算编制、内部管控等财务部门本身层面,而在面向全校教职工的财务信息化层面,尤其是财务报销方面,仍以人工为主。如图 1 所示,报销流程可概括为 5 个步骤:(1)票据准备。报销人员完成经济活动后,按规定准备 图 1 报销流程现状 所需票据。(2)各级负责人签章审批,包括经费负责人、业务部门主管、校级主管等。(3)由报销人将纸质票据送至财务部门进行
5、会计核算,编制记账凭证,包括单据审核、凭证打印和凭证复核等 3 个主要步骤。其中,单据审核包括:审核经费审批手续的合规性,审核经费来源及收入的 邢台职业技术学院学报 2023 年 第 3 期 101 合理性,审核经费开支范围和开支标准,审核原始票据的真实合法性等。若在审核过程中发现不符内容,需退回报销人,修改后重新从第一步开始走流程。(4)复核记账凭证和原始凭证。(5)现金或银行转账支付。我校为了推动学校报销工作的发展不断努力,报销工作有了很大进步,但仍旧存在如下问题:(1)人工报销为主,报销工作量大。学校没有网上报销、无现金支付以及报销信息查询一体化系统,财务人员靠人工报账,工作量大,报销排
6、队时间过于漫长。随着我校各类业务量逐年增大,报销数量呈快速增长趋势。(2)审批流程复杂,耗时长。报账流程中,审批签字采用线下操作,报账人员需申请多个级别签字权,存在签字人员出差、开会等多种情况,导致跑空趟次数较多。(3)信息不对称,报销重复次数多。一般教师对报账流程了解不够,对报销制度规范认知度不高,原始凭证保存不规范、不完整;同时由于教职工缺乏对财务报销的知识学习,造成经费使用有误,单据填错被退回、多次更正等问题频繁发生,报销时存在反复跑腿、重新走流程等“报账难”问题。(4)报销明细和进度不透明。只有财务处内部人员才可以了解报销信息,财务数据不对外发布,教师不能实时跟紧报销进度,需要主动打电
7、话或者本人到场询问具体进度细节,影响本人或对外资金周转的效率。这一系列矛盾与问题既导致了财务工作效率不高,又影响了教学和科研业务的正常开展,致使财务信息质量对提高学校管理效率所起到的作用有限。随着我校升本后的办学规模不断扩大,服务对象以及经济业务日趋多样,经费量不断增加,以上问题更加突出。二、财务网络化报销平台的构建 1.高校财务网络化报销系统总体架构 为了解决高校财务报账过程中的各种问题,特别是从根本上解决“报账难”问题,本文构建了财务网络化报销平台的网络结构,如图 2 所示。报账用户和审批用户在登录后,以 Client/Server 方式访问财务系统的 Web 服务器,分别完成网上填报和网
8、上审签等业务;财务系统服务器获取用户操作数据,将业务数据转入财务内网中,供财务人员完成报账工作;财务系统通过银行业务与银行连接,实现转账、查询等工作。图 2 财务网络化报销平台结构 2.网络化报账系统使用流程 在财务网络化报销平台下,通过网上报销(账)、审批、无现金报账的管理,实现全校网上报销,审签人员和财务人员可高效地完成财务报销工作,提升报销人员的报销速度和质量。“零接触”式高校财务报销系统流程。(1)报销单填写:报账人员首先登录学校网上报销平台,在网上报销界面下找到对应的报销单据,如经费报销单,点击“新单”,部门、人员信息自动带出,报销人填写项目信息、选择相关项目、指标、结算方式及本次报
9、销金额,通过“附件”功能,上传本报销单的相关电子附件,包括发票、合同等。本步骤是网络化报账的第一步,也是最关键的一步,与传统手工报销相比,变化也是最大的。在本步骤的界面上设计有多种不同类型的报销门类,使报销人能够在报销界面上快速准确地找到相应类别,极大地降低了报销类型错误的发生概率,充分发挥了事前预防的作用。(2)报销单初审:本步骤由若干个审核流程组成,主要审核单据所述业务内容的合理性合规性。报销单据保存后,系统按照流程设置将该单据传送到下一节点,由下一节点审核通过或退回。下一节点未审核的情况下,报销单发起人可以提请收回,对单据进行修改。各级审核人员均可在自己权限范围内处理。若审核不通过,则须
10、写明退回原因及修改意见。退回的过程中,报账人员可以在任意时间查看审核意见和退回理由,便于发起人进行修改。(3)会计单据复审:财务人员从财务角度对报销单进行再次审查,重点关注所选报销科目的正确性,财务内网银行数据库财务系统服务器Web服务器业务数据库CS网络报账用户/审评用户财务系统数据库财务人员 邢台职业技术学院学报 2023 年 第 3 期 102 对应报销材料的完整性、发票的真实性等内容。(4)审核日志及审核流程:审核日志详细记录各节点对该单据的审核、退回等内容,便于报销单发起人对该单据进行追踪;审核流程能够清晰看到该单据上一审核节点及下一审核节点,便于发起人催单。(5)制证:财务制单人员
11、可以对流转到本节点的单据操作后生成记账凭证,系统预置了生成财务会计及预算会计的对应模板,一键生成相关凭证。(6)付款:按照业务处理流程,生成凭证后系统将完成发放工作。目前系统可与河北省财政支付一体化平台对接,导出相关额度报表,导入财政一体化平台,即可完成额度申请工作。网络化报账系统对整个报销流程上的各环节人员的分工进一步细化,即不同身份人员完成不同工作:报销人负责填写初始信息,各级审核人员负责发生业务的内容审核,财务人员则将精力集中在财务规范的审核上,各角色各司其职,各有侧重。通过网上报销业务流程管理,实现了报销流程的标准化和规范化,既规范了报销单据的填写格式,又降低了原始单据的数据出错率,在
12、减轻财务人员重复性劳动的同时,又提高了报销人员的报销速度。另外,网上报销系统支持报销单据、报销流程、住宿标准、报销标准等多种功能,可满足学校的日常报销业务。报销系统还支持各类报销单据、报销流程的定义和自定义,通过报销系统用户可以将单位的财务内控标准内置进去自动执行,如差旅费标准、补助标准、乘车标准等等。报销支付信息数据可以对接到财政厅一体化平台,形成授权支付申请单据。3.网上报销流程优化设计 流程优化(Business Process Improvement)是对现有流程进行改进,使之符合变革目标的需要。高校财务流程优化的基础是财务信息化平台的建设,可实现组织不同部门之间的财务信息与共享,更好
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