关于档案馆档案鉴定工作的几点思考_陈瑞萍.pdf
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1、3142023 年第 2 期馆室建设MUNIMENT ROOM CONSTRUCTION关于档案馆档案鉴定工作的几点思考陈瑞萍(柳州市自然资源和规划档案馆,广西 柳州 545001)摘要:在档案馆工作中,档案鉴定工作是十分关键的工作环节,其不仅对档案的价值评估及存毁起到决定性作用,也对整体档案管理工作质量及效率具有重要的影响。而目前对于我国多数档案馆来说,其仍普遍存在馆藏档案数量巨大而档案质量参差不齐的问题,档案鉴定工作质量及效率亟待提升。对此,本文主要从档案馆档案鉴定管理的重要性入手,进而对当前档案馆档案鉴定工作中存在的不足进行分析,并总结一些改善措施及建议。关键词:档案馆;档案鉴定;档案管
2、理对于国家而言,档案不仅是重要的财富,也是承载人类社会活动记忆的关键性载体。档案所具备的价值主要由其在人类社会生活中承担的作用所决定,而人们是否认可这一价值则主要受到其自身认识水平限制。另外,档案的实际价值还会受到时代变迁、环境变化、时间推移等诸多客观因素而发生变化。结合我国档案馆工作通则中提到的相关规范,针对无需保存或已经到期的档案需要进行及时鉴定,若鉴定为尚有保存价值则要延长保存时间,反之则需进行销毁处理,以实现馆藏档案的有效、有序、优质整理。但在具体实践中,仍有不少档案馆未能依据相关要求进行档案鉴定,大部分仍采取所有文件统一归档管理,如此一来则普遍存在“有文必档”的现状,不仅导致部分无保
3、存价值的文件仍被归档整理,加重了馆藏档案管理负担,同时也增加了档案管理工作量,在一定程度上浪费了档案管理资源。因而强化档案馆档案鉴定工作,明确档案保存价值十分关键。一、落实档案馆档案鉴定工作的现实意义科学鉴定原始档案,剔除“糟粕”,保留“精华”,是档案工作者的主要职能,这对于优化馆藏及开发、利用档案资源,为社会提供准确、及时的服务具有重要价值。首先,完善档案鉴定是优化馆藏、打造馆藏精品工程的需求。优化馆藏即为在有限馆藏量的情况下,保存最大限度的信息量。基于这一理论来看,在馆藏档案管理中,档案质量十分关键,数量需要服务于质量。而在档案管理工作开展中,只有科学完善档案鉴定工作,确保档案鉴定质量及效
4、率,才能够对数量庞大、成分复杂、种类繁多的档案进行优化鉴选,去粗存精,推动馆藏档案逐步实现精而全、丰而富的优化目的。其次,落实档案鉴定工作,是有效开发利用档案信息,为社会提供服务的需要。目前我们已经迈进了信息化时代,社会对档案资料信息化的需求也不断增加,档案在社会各领域的应用价值也逐步凸显。只有合理开展档案鉴定工作,才能有效剔除无价值档案,并保管好有价值档案,确保为社会及时提供准确、翔实、可靠的档案材料,最大限度满足社会需求。最后,落实好档案鉴定工作有助于对人力、财力、物力的合理使用。在档案事业持续发展中,馆藏档案数量也与日俱增,这就导致档案管理部门面对库房饱和、人员不足、经费紧张、设备短缺等
5、一系列问题。对此,只有合理开展档案鉴定管理,才能够及时将无保存价值档案剔除,以确保有限的人力、物力、财力能够得到合理、充分地利用,确保档案保护及管理工作的有序落实。二、档案馆档案鉴定工作的重要性对于档案馆而言,档案鉴定工作即为档案价值判断工作,这一工作直接决定了档案的存毁问题,在评估后需将有利用价值、有保存意义的档案进行存档处理,将无保存必要、无价值的档案进行合理销毁。而这种“存”“毁”的抉择是有一定标准、原则及方案的。换言之,“存”要有依据,“毁”也要有程序,此为档案管理中十分关键的一项工作。分析具有档案鉴定工作内容来看,首先应依据国家档案法以及相关管理规定,制定科学可行的鉴定总则;其次需结
6、合单位及部门实际规定,制定相应执行规范;再次需要结合实际档案管理情况与工作需3152023 年第 2 期馆室建设MUNIMENT ROOM CONSTRUCTION要明确档案保管期限;最后则要对档案实际价值应作出具体判定,进而对其保管期限进行明确,从而及时分离保管期满、无保存价值的档案,并结合相关程序进行销毁等相应处理。从表面来看,档案鉴定工作需要对一些档案进行销毁但实质上,档案鉴定并不以销毁为主要目的,适当的销毁只是为了更好地保存,以精简档案,节约资源,确保有价值的档案能够得到更好的保存、保管。由此可见,档案馆档案鉴定的重要性主要体现在如下几方面:(一)有助于馆藏档案的优化精简通过科学鉴定馆
7、藏档案的本质价值,可直接影响馆藏档案质量。随着时代的不断发展,很多文档内容已经失去了保存价值,却仍占据馆藏资源,尤其在未进行价值鉴定的情况下,导致很多文件即便早已超过了保存年限,仍处于精心保存状态,导致大量只存不用的现象存在,大大浪费了档案馆人力及物力资源。此外,当前馆藏档案还存在一定的档案重复问题,特别在党政机关普发性文件中,重复比例极高。这一类文件的逐年累积,大大加重了馆藏档案管理负担,并增加了存档信息冗余度,通过进行档案鉴定,将无保存价值档案销毁,促进资源合理利用。(二)有助于促进档案馆管理资源的充分利用现阶段,各级档案馆人力不足、经费不足、设备不足、库房不足的问题已经广泛存在,在这一现
8、状下,档案数量仍呈逐年增长的趋势,不仅进一步增加了档案馆工作的矛盾性,也严重阻碍了我国档案事业的可持续发展。基于此,即便采取现代化信息技术也难以在短期内缓解巨大的馆藏问题,对此就需要合理进行档案鉴定,以确保档案馆有限的人力、财力、物力能够得到充分发挥价值。(三)有助于促进提高档案部门服务质量针对档案部门而言,利用档案信息资源服务社会是其主要的工作任务,如此就要求相关工作人员能够快速、及时、准确地为社会提供详实、全面的档案材料,以最大化地满足社会需求。而这一要求则依赖于相关工作人员对馆藏档案价值的鉴定,只有其能够充分掌握馆藏档案价值鉴定方法,才能够合理整理有价值的馆藏档案,提升服务质量。三、档案
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